“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理工作探討

鄒麗瓊

摘 要：檔案資源是事業(yè)單位寶貴的資源，在互聯(lián)網(wǎng)+理念下開(kāi)展檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案管理體系，解決好檔案管理的現(xiàn)實(shí)困惑，在完善檔案管理體系的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案管理策略，發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的作用。

關(guān)鍵詞：檔案;管理體系;互聯(lián)網(wǎng)+

本文在分析當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理需求的基礎(chǔ)上，總結(jié)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，圍繞著檔案信息化發(fā)展方向，探索有效的檔案管理策略。

1 ““互聯(lián)網(wǎng)+””背景下事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題

1）重視程度不足。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理工作主要體現(xiàn)在重視不夠，檔案管理操作簡(jiǎn)單，沒(méi)能體現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+”特征方面。例如，有些事業(yè)單位檔案管理只注重開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案管理活動(dòng)，沒(méi)能通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”方式提高檔案管理人員的工作效率，不能對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效收集。而且，當(dāng)前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不足，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面梳理，影響了檔案管理硬件設(shè)備均衡配置，缺乏形成完善的檔案管理體系，事業(yè)單位檔案資源的運(yùn)行效率相對(duì)較低，沒(méi)能發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值，不利于更好的輔助事業(yè)單位各項(xiàng)工作。

2）利用效率不高。當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)檔案資源的利用效率不高，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的嚴(yán)格保存，檔案管理人員有限，檔案管理體系不完善，檔案管理人員與外部接聯(lián)系不足。首先，現(xiàn)有的檔案管理人員未能在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下充分的運(yùn)用各種信息技術(shù)，檔案管理沒(méi)能與各種現(xiàn)代化的信息設(shè)備廣泛結(jié)合。其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落實(shí)，現(xiàn)有的檔案管理人員未能在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，未能挖掘出檔案管理的新價(jià)值。第三，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不足，不能在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的針對(duì)性培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員不具備“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，檔案管理的信息檢索率較低，檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)的規(guī)范程度不足，因此影響資源的有效挖掘，不利于提高檔案數(shù)據(jù)信息的管理質(zhì)量。

3）檔案管理設(shè)備不足。在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下主要實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與各種硬件設(shè)備的綜合有效應(yīng)用。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下事業(yè)單位并未能拓展檔案資源收集渠道，檔案數(shù)據(jù)信息的收集速度較低，檔案管理的智能化、自動(dòng)化與信息化的水平不足，因此影響了檔案管理工作效率，沒(méi)能根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行全面的檔案管理，存在著檔案管理技術(shù)落后，檔案管理難度較大，現(xiàn)有的檔案管理不滿足在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與云計(jì)算機(jī)環(huán)境下的需求，造成了檔案管理質(zhì)量較低，沒(méi)能通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”滿足事業(yè)單位對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)信息需求的問(wèn)題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下突顯出事業(yè)單位檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)更新不足，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備已經(jīng)不滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境工作需求。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理機(jī)遇

1）檔案管理手段創(chuàng)新。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，各種信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，檔案收集的智能化、自動(dòng)化與系統(tǒng)化水平不斷提升，借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的水平越來(lái)越高，這些技術(shù)不僅減輕了檔案管理人員壓力，而且提高了檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)容量與存儲(chǔ)效率，檔案數(shù)據(jù)信息資源的優(yōu)化檢索更為快捷，能夠根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求進(jìn)行大規(guī)模的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的信息管理已經(jīng)從以往的人工檢索方式向著智能化方向前進(jìn)，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)快速的信息檢索并且日益向著潛在信息挖掘方向進(jìn)行快速發(fā)展。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)多樣類型數(shù)據(jù)檔案管理，聲音、圖片、文字、視頻等形式的檔案管理可以廣泛使用。傳統(tǒng)的紙制文件信息可以快速的被電子化與信息化，并且可以運(yùn)用多種方式對(duì)傳統(tǒng)技藝，工藝、理論進(jìn)行記錄，這對(duì)于提高事業(yè)單位知識(shí)存儲(chǔ)能力有重要意義。

2）拓展檔案服務(wù)的空間。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)信息可以快速傳遞，可以在共享的平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效交換，不僅數(shù)據(jù)信息的收集更為快捷，而且傳遞使用的渠道也日漸豐富，這極大的提高了檔案服務(wù)空間，滿足了用戶的檔案使用需求，對(duì)于服務(wù)更多人群有重要意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)信息可以與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的廣泛嫁接，對(duì)于提高檔案數(shù)據(jù)服務(wù)效率有重要價(jià)值。首先，檔案數(shù)據(jù)信息可以用于各種數(shù)據(jù)分析，可以輔助事業(yè)單位管理決策，促進(jìn)高各教學(xué)活動(dòng)有效開(kāi)展。其次，數(shù)據(jù)檔案可以在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境實(shí)現(xiàn)智能化的推送，可以根據(jù)用戶的需求分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的有效供給，滿足用戶的個(gè)體需求。第三，檔案數(shù)據(jù)信息可以在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下提高應(yīng)用的智能化水平，可以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)通過(guò)人機(jī)互動(dòng)、在線溝通方式進(jìn)行檔案服務(wù)。

3）提高檔案研究工作價(jià)值。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理不僅在存儲(chǔ)與維護(hù)數(shù)據(jù)方面，而且還要提高數(shù)據(jù)信息挖掘的有效性。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理日益追求時(shí)效性，強(qiáng)調(diào)在第一時(shí)間對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編輯處理，著力在各種實(shí)體設(shè)備的支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位所有相關(guān)數(shù)據(jù)資源調(diào)取，這對(duì)于打破傳統(tǒng)檔案管理的限制，挖掘出數(shù)據(jù)信息的價(jià)值有重要的意義。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)下既有利于事業(yè)單位檔案管理人員學(xué)習(xí)新的檔案技術(shù)，同時(shí)有利于檔案管理人員不斷創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案數(shù)據(jù)信息的交互性，同時(shí)可以助力檔案管理技術(shù)再上新臺(tái)階，達(dá)到高效開(kāi)展檔案管理目標(biāo)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理策略

1）創(chuàng)新檔案管理思維?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新思維，注重加強(qiáng)檔案管理體系的建設(shè)，切實(shí)把個(gè)體工作與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)結(jié)合起來(lái)，注重在互聯(lián)網(wǎng)背景全面提高檔案管理有效性，能夠利用網(wǎng)絡(luò)、微博、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)全面進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的收集與管理，能夠有效應(yīng)對(duì)新的工作形勢(shì)，切實(shí)提高檔案服務(wù)的有效性。在互聯(lián)網(wǎng)思維下還要注重運(yùn)用遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)、教育培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)交流方式全面提高檔案管理的有效性，不斷加強(qiáng)檔案的編目工作，壯大檔案管理隊(duì)伍，全面提高檔案管理的有效性。而且，還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，全面優(yōu)化檔案管理思維，著力在互聯(lián)網(wǎng)指導(dǎo)下改進(jìn)傳遞的檔案管理方法，形成優(yōu)化的檔案管理體系。

2）培訓(xùn)檔案管理人員。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，注重在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提高檔案管理的員的互聯(lián)網(wǎng)思維，有效提高事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員的信息化水平。首先，針對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備和管理技術(shù)，切實(shí)提高檔案管理人員的信息化水平，引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)個(gè)性化的培訓(xùn)，組織開(kāi)展專業(yè)的定期培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理人員掌握基本的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。其次，采用激勵(lì)機(jī)制促進(jìn)檔案管理人員主動(dòng)開(kāi)展專業(yè)能力培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的主動(dòng)性，逐步提高檔案管理人員的操作能力，并且在績(jī)效評(píng)價(jià)中給檔案管理人員的指明發(fā)展方向。第三，促進(jìn)檔案管理人員進(jìn)行管理創(chuàng)新，引導(dǎo)他們掌握在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的各種“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，促進(jìn)他們更好的拓展創(chuàng)新性的工作方法。

3）加強(qiáng)數(shù)字資源的融合。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化資源的融合，實(shí)現(xiàn)紙制檔案管理資源的建設(shè)工作，要引導(dǎo)檔案管理人同收集、整理、加工檔案數(shù)據(jù)信息，提高檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)融合的水平。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理與新媒體技術(shù)的融合水平，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的分類，使用創(chuàng)新型的檔案管理操作方法。其次，加強(qiáng)相關(guān)部門的合作，在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)下提高檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞水平，建設(shè)優(yōu)化的檔案管理資源平臺(tái)，提高檔案數(shù)據(jù)信息管理的有效性。

4 結(jié)論

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理工作思路，豐富檔案管理方法，達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效開(kāi)展檔案管理目標(biāo)。

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