醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理研究

荊龍

摘 要：在當前醫(yī)院的各項管理活動中，檔案管理具有特殊性、專業(yè)性的特點。在各醫(yī)院尤其是規(guī)模較大的醫(yī)院，隨時有人員變動、基礎(chǔ)設(shè)施更新、醫(yī)療設(shè)備更換、病患檔案變動等情況發(fā)生，且存在日積月累的問題，因此醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。完善醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，對醫(yī)院實現(xiàn)更好更快發(fā)展具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;問題;重要作用;創(chuàng)新策略

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院正常運行發(fā)展的重要憑證，是醫(yī)院行政管理工作和醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的重要信息載體，管理好醫(yī)院檔案是保證醫(yī)院各項工作順利開展的關(guān)鍵。目前，醫(yī)院檔案管理仍存在諸多問題，特別是在檔案管理現(xiàn)代化方面遠遠落后于信息時代發(fā)展步伐，因此，必須深入分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并采取有效的創(chuàng)新策略，逐步提升醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

1）管理人員檔案意識淡薄。從當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀看，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員普遍存在對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象，過多注重醫(yī)院業(yè)績和經(jīng)濟效益，對具體的檔案管理工作有所忽視。同時，受傳統(tǒng)保守的檔案管理理念影響，缺乏現(xiàn)代化的管理意識，導(dǎo)致資金投入不足，管理設(shè)備落后，人員配備與崗位不相適應(yīng)，檔案管理手段落后，不適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時代要求。加之，主要領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠，導(dǎo)致檔案工作人員對待檔案工作的忽視及懈怠，工作積極性不高。醫(yī)院既懂檔案業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化信息技術(shù)的復(fù)合型人才缺乏，檔案管理的信息化手段運用不足，使醫(yī)院檔案管理工作陷入發(fā)展滯后的艱難境地。

2）缺乏完善的制度體系。大部分醫(yī)院尤其是小醫(yī)院普遍存在檔案管理制度不健全、不完善的問題，一方面，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認識不到位，制定的相關(guān)檔案管理制度缺乏規(guī)范性、內(nèi)容不詳細，使制度要求與當前醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀脫節(jié)，執(zhí)行起來有難度，落實力度也不夠。另一方面，缺乏對檔案管理人員的約束機制，部分檔案管理工作人員工作標準隨意性大，對檔案管理工作也只是簡單的人工整理、歸檔和保存，對電子化及數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用不熟練，尤其是一些大醫(yī)院的人力資源檔案管理難度較大，在檔案管理中容易出現(xiàn)信息資源丟失、資料擺放雜亂等問題，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量及效率低下，嚴重影響醫(yī)院檔案管理工作的開展水平。

3）檔案管理信息化技術(shù)不強。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，信息化技術(shù)也越來越多的運用于社會各項事業(yè)中，但大部分醫(yī)院檔案信息化管理手段相對落后，這也嚴重影響了現(xiàn)代化醫(yī)療的發(fā)展水平。在醫(yī)院的檔案資源管理過程中，缺乏專業(yè)的電子管理系統(tǒng)和歸檔軟件，使大量的醫(yī)院檔案信息無法實現(xiàn)全面信息化管理，醫(yī)院檔案工作無法系統(tǒng)化、科學(xué)化的有效管理。另外，醫(yī)院缺少專業(yè)性的高技術(shù)人才，對管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)不足，自身的專業(yè)素養(yǎng)及信息技術(shù)應(yīng)用水平不能滿足檔案管理的電子化要求，不能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料與電子檔案的合理融合。

2 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要作用

1）有利于醫(yī)院的科學(xué)化決策，推動醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策時，需綜合考慮各方面因素，醫(yī)院的檔案資料對醫(yī)院人力資源、醫(yī)療設(shè)備等都做了詳細記錄，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的參考憑證，通過對檔案的查閱分析，能夠較準確的了解相關(guān)信息，進而對醫(yī)院的運行進程情況進行全面把握，從而制定合理的短期及長期發(fā)展目標，確定準確的發(fā)展方向。

2）有利于科學(xué)管理醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備利用率。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案管理的重要部分，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)具有非常重要的意義，有效提高醫(yī)療質(zhì)量及醫(yī)療水平。對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進行合理管理，建立起詳細全面的醫(yī)療設(shè)備電子檔案，保證醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性、安全性，從而促進醫(yī)院檔案資源的有效性和完整性，推動醫(yī)院檔案現(xiàn)代化的建設(shè)進程。

3）有利于合理配置人力資源，提高經(jīng)濟效益。做好醫(yī)院檔案管理工作，能更好的評價醫(yī)院工作人員的基本素質(zhì)及實際工作情況，達到人力資源最優(yōu)化配置的目的。醫(yī)院的人事檔案詳實的記錄了每位醫(yī)務(wù)者的工作經(jīng)歷、成長歷程，通過對醫(yī)務(wù)人員特長及優(yōu)勢的分析，可以科學(xué)安排使用，實現(xiàn)對人才的有效利用和培養(yǎng)，同時，通過對醫(yī)院人力資源的合理配置，可以對整個醫(yī)療系統(tǒng)的資源進行共享，為醫(yī)院人力資源管理的科學(xué)化、合理化提供依據(jù)。

3 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的創(chuàng)新策略

1）增強檔案管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，檔案管理部門應(yīng)高度重視醫(yī)院檔案管理工作，利用現(xiàn)代化思想不斷改進、創(chuàng)新檔案管理工作，為各業(yè)務(wù)部門檔案管理者樹立標桿榜樣。檔案管理工作人員也應(yīng)充分認識醫(yī)院檔案工作的地位和作用，嚴格遵守各項管理制度，認真負責(zé)、嚴謹細致地做好檔案工作，杜絕檔案管理的隨意性。相關(guān)部門應(yīng)將檔案管理工作列入部門議事日程，制定檔案工作目標，加大執(zhí)行力度，落實崗位責(zé)任制，確保醫(yī)院檔案管理工作有序、規(guī)范開展。

2）強化檔案管理隊伍建設(shè)?，F(xiàn)階段，隨著醫(yī)療體制改革進程的加快及醫(yī)院自身業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作顯得越來越重要，這也對檔案工作人員提出了更高的要求。醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，選拔一批專業(yè)性強、素質(zhì)高的人員從事檔案管理工作，不斷加強現(xiàn)代化檔案管理知識的教育培訓(xùn)，使檔案管理工作更加科學(xué)化、專業(yè)化。另外，要增強醫(yī)院檔案管理人員的創(chuàng)新意識，通過不斷學(xué)習(xí)更新知識結(jié)構(gòu)，提升理論水平和管理技能，利用現(xiàn)代化的眼光探索新的管理方式方法，使現(xiàn)代化管理水平和檔案專業(yè)技能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的開展要求。

3）建立完善的檔案管理體系。隨著醫(yī)療管理結(jié)構(gòu)體系的全面發(fā)展，新型醫(yī)院的檔案管理也離不開完善的管理體系，一方面，要建立完善流暢的檔案管理流程，從檔案資料的收集、整理、歸檔到檢索、利用等一系列流程都要做詳細的操作規(guī)范，確保整個檔案管理過程嚴謹、無誤，防止因操作不當引起的檔案資源流失及殘缺現(xiàn)象。另一方面，要建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，“沒有規(guī)矩不成方圓”，制度的完善對開展工作具有十分重要的作用。在醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，必須建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，完善考核獎懲機制，約束工作人員日常行為，使醫(yī)院檔案管理工作有法可依，有章可循。

4）提升檔案管理信息化水平。新時代背景下，檔案管理的信息化、數(shù)字化已成為一種發(fā)展趨勢，基于醫(yī)院自身特點要求，每天形成大量的檔案信息，如患者病歷、藥單信息、人員變動、各種影像資料等，利用傳統(tǒng)的管理手段已無法實現(xiàn)檔案資料的高效率管理，加快檔案管理的信息化、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案已是大勢所趨。醫(yī)院應(yīng)完善檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件等配套設(shè)施的配備，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，利用專業(yè)軟件導(dǎo)入檔案信息，并對檔案信息進行統(tǒng)一管理、保存，建立詳細清楚的檔案目錄以便于查詢。另外，還應(yīng)加強檔案數(shù)字化信息安全管理，防范黑客攻擊和入侵，對未鑒定開放及秘密資料設(shè)置訪問權(quán)限。

總而言之，基于信息社會的快速發(fā)展，我國各項事業(yè)正在逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)事關(guān)醫(yī)院的長遠發(fā)展，醫(yī)院必須高度重視檔案管理工作，采取一系列應(yīng)對策略，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，促進醫(yī)院全面科學(xué)發(fā)展。

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