技工院校干部人事檔案管理優(yōu)化研究

仇宏毅

摘 要：本文首先從管理理念片面、管理機(jī)制缺陷兩個角度出發(fā)，分析了技工院校干部人事檔案管理的現(xiàn)存問題;其后，圍繞加快實現(xiàn)理念變革、全面落實制度完善兩個方面，提出了技工院校干部人事檔案管理的可行優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：技工院校;干部人事檔案管理;制度體系

干部人事檔案管理是技工院校管理體系的核心組成部分，其不僅是考核干部人員工作質(zhì)量、崗位能力的主要依據(jù)，同時也承擔(dān)著引導(dǎo)技工院校正向發(fā)展、優(yōu)化技工院校資源配置的重要任務(wù)。

1 技工院校干部人事檔案管理的現(xiàn)存問題

第一，管理理念的片面性問題。在干部人事檔案管理的實踐過程中，技工院校全體人員應(yīng)做到通力合作、積極配合，以確保干部人事檔案管理職能作用的最大化發(fā)揮。但從當(dāng)前來看，技工院校大部分人員并未意識到干部人事檔案管理的重要性。一方面，受到社會因素的影響，一些技工院校領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理抱有一定輕視態(tài)度，認(rèn)識檔案文件只要不丟失、不泄露即可。還有一些技工院校領(lǐng)導(dǎo)人員將檔案管理視為技術(shù)要求低、資源需求小的簡單工作，且認(rèn)為檔案管理與學(xué)校運(yùn)行發(fā)展間的關(guān)聯(lián)性較小。另一方面，多數(shù)基層教職工并未明確自身的崗位責(zé)任，僅將干部人事檔案管理看作是檔案部門的內(nèi)部工作，進(jìn)而疏于關(guān)注、懶于配合。在這兩方面的共同制約下，技工院校的干部人事檔案管理工作便很容易出現(xiàn)配置水平低、人員不專業(yè)、落實能力弱等負(fù)面情況，最終導(dǎo)致干部人事檔案管理流于形式，甚至對技工院校的運(yùn)行發(fā)展起到阻礙作用[1]。

第二，管理機(jī)制的缺陷性問題。管理理念的片面，勢必會導(dǎo)致管理機(jī)制的缺乏?，F(xiàn)階段，技工院校領(lǐng)導(dǎo)層中普遍存在輕視甚至忽視檔案管理的情況，進(jìn)而無法制定出全面化、科學(xué)化的檔案管理制度體系。首先，技工院校檔案部門的工作人員多為其他崗位教職工轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，因此專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力都處在較低水平，進(jìn)而嚴(yán)重制約了干部人事檔案管理的質(zhì)量上限;其次，技工院校檔案部門并未從制度上融入學(xué)校教學(xué)工作的主體運(yùn)行當(dāng)中，因此存在檔案信息采集的滯后性與模糊性問題;再次，檔案問題的內(nèi)容結(jié)構(gòu)相對簡單，僅包括各層教職工人員的個人履歷、專業(yè)學(xué)歷、薪資材料、政審材料等，并未將人員細(xì)化的工作表現(xiàn)、階段評價納入內(nèi)容體系當(dāng)中，因此很難反映出人員的真實情況;最后，檔案載體以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，不但不利于長期性的查閱、保存與養(yǎng)護(hù)，也缺乏嚴(yán)格的證實能力。

2 技工院校干部人事檔案管理的優(yōu)化建議

2.1 加快實現(xiàn)干部人事檔案管理理念的優(yōu)化變革

行為優(yōu)化，意識先行，只有技工院校全體人員實現(xiàn)理念上的優(yōu)化變革，才能構(gòu)建出上下一體、通力合作的工作氛圍，促進(jìn)干部人事檔案管理的順利運(yùn)行與持續(xù)發(fā)展。具體來講：

首先，技工院校領(lǐng)導(dǎo)人員必須要正視和重視干部人事檔案管理的價值作用，進(jìn)而從院校規(guī)劃、制度支持、資源投入等多個方面入手，為干部人事檔案管理工作提供出充足的發(fā)揮空間與配置條件。例如，在院校規(guī)劃方面，領(lǐng)導(dǎo)人員可圍繞檔案管理設(shè)立出“先實踐，再改革，后開發(fā)”的漸進(jìn)性、階段性發(fā)展目標(biāo)，并將發(fā)展目標(biāo)落實到學(xué)校的建設(shè)項目、會議活動當(dāng)中;在制度支持方面，領(lǐng)導(dǎo)人員可通過既往成果分析、工作現(xiàn)場考察、人員意見采集等多種手段，了解干部人事檔案管理的工作現(xiàn)狀與監(jiān)管水平，并制定出針對性的制度內(nèi)容;在資源投入方面，領(lǐng)導(dǎo)人員要結(jié)合干部人事檔案管理具體的工作需求，適當(dāng)提高其在技工院校財政分配中的比重，進(jìn)而購入先進(jìn)的計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施，為干部人事檔案管理的質(zhì)量發(fā)展夯實條件基礎(chǔ)。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)從薪資福利、工作環(huán)境等角度出發(fā)，提升檔案部門工作人員的待遇水平，以確保人員具備良好的工作心態(tài)與工作狀態(tài)[2]。

其次，檔案部門工作人員作為干部人事檔案管理的實施主體，其專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力對檔案管理價值具有直接影響。因此，檔案部門工作人員一方面要明確自身的崗位責(zé)任，全面做好檔案文件的采集、核對與編制，嚴(yán)格杜絕文件遺漏、信息偏誤、描述模糊、弄虛作假等情況發(fā)生，以免降低檔案文件對技工院校干部工作的反映水平。另一方面，檔案部門工作人員還應(yīng)做到積極學(xué)習(xí)、勇于創(chuàng)新，不斷將先進(jìn)檔案管理理論、優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗、現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備融入到自身的工作實踐當(dāng)中，從而促成檔案管理質(zhì)量與效率的持續(xù)提升。

最后，其他崗位教職工也應(yīng)意識到自身在干部人事檔案管理中的參與必要性，保證個人檔案填寫的準(zhǔn)確無誤，并積極配合檔案部門工作人員的調(diào)查、核對、評價等管理行為。同時，為了進(jìn)一步提升全體教職工的配合質(zhì)量，技工院校還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)的宣傳與約束力度，主動對教職工提出檔案管理相關(guān)的工作要求。例如，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2017年6月開展了“6·9國際檔案日”專項宣傳活動，并組織院校各職能部門、教學(xué)系負(fù)責(zé)人召開了檔案工作專題會議。在會議中，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長黃遠(yuǎn)新圍繞“提高認(rèn)識”、“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)”、“加強(qiáng)學(xué)習(xí)”、“履行職責(zé)”四點內(nèi)容，對全體教職工人員共同推動檔案工作發(fā)展提出了指導(dǎo)和要求。

2.2 全面落實干部人事檔案管理制度的優(yōu)化完善

制度是企業(yè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)行之本，要想保證干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)扎實、手段先進(jìn)、實踐順利，就必須要從多個角度入手建立健全檔案管理相關(guān)的制度體系。具體來講：

第一，應(yīng)建立起科學(xué)的人員管理制度。首先，為了改善傳統(tǒng)工作中人員素養(yǎng)普遍較低的情況，技工院校應(yīng)制定出定期化的教育培訓(xùn)機(jī)制，從管理理論、相關(guān)法律、歸檔技術(shù)、設(shè)備操作等多個角度入手，提升專崗人員的專業(yè)水平。其次，技工院校應(yīng)圍繞所學(xué)專業(yè)、執(zhí)業(yè)資質(zhì)、工作經(jīng)驗、道德素質(zhì)等方面，抬高檔案部門的準(zhǔn)入門檻，以此保證后續(xù)檔案人員均為檔案學(xué)、圖書館學(xué)、信息資源管理學(xué)等專業(yè)出身的優(yōu)秀人才，為干部人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展夯實動力基礎(chǔ);最后，技工院校還應(yīng)將崗位晉升制度、薪資福利制度與檔案管理人員的工作績效直接掛鉤，從而構(gòu)建出良性的激勵氛圍與競爭氛圍，真正做到吸引人才、留住人才、發(fā)展人才。

第二，應(yīng)建立起嚴(yán)格的質(zhì)量管控制度。為了確保干部人事檔案管理不走過場、收到成效，技工院校必須要實施出約束力強(qiáng)、內(nèi)容細(xì)化的監(jiān)督與控制措施。例如，甘肅省慶陽市職業(yè)技術(shù)學(xué)院建立起了名為“干部人事檔案重點工作回頭看”的專項管控制度，并從信息漏審、審核登記表、材料查缺補(bǔ)漏、認(rèn)定政策程序、干部檔案管理等五個方面入手，對干部人事檔案管理的工作質(zhì)量提出了明晰要求。在“嚴(yán)格核查干部‘三齡兩歷一身份信息”、“專項審核表格涂改意見”、“檢查復(fù)印、補(bǔ)制材料標(biāo)識信息”、“建立獨立干部人事檔案庫房”等制度內(nèi)容的引導(dǎo)與約束下，干部人事檔案管理的滯后性、模糊性問題得到有效治理，檔案信息的內(nèi)容也更加具有實效性和全面性。

第三，應(yīng)建立起先進(jìn)的信息化工作制度。在新形勢下，檔案管理由紙質(zhì)化向數(shù)字化發(fā)展已成大勢所趨。因此，技工院校必須要建立起信息化的檔案管理制度，從設(shè)備設(shè)施更新、管理手段改革、檔案系統(tǒng)開發(fā)等多方面出發(fā)，推動檔案管理的信息化建設(shè)。例如，福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2019年8月開展了云盤存儲、手機(jī)門戶、廉政檔案管理系統(tǒng)等信息化建設(shè)的采購項目。

3 總結(jié)

綜上所述，從目前來看，技工院校的干部人事檔案管理仍有較大發(fā)展空間。對此，技工院校必須從認(rèn)識理念、管理制度、人員素養(yǎng)、資源條件等多方面出發(fā)，為干部人事檔案管理的運(yùn)行能力提供優(yōu)化支持。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉靜.技工院校干部人事檔案管理存在的問題及對策[J].新西部，2019（08）：132+131.

[2]秦兆玲.新時期技工院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].職業(yè)，2017（02）：54.