新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法研究

摘 要：在我國深入落實新醫(yī)改以來，其對于醫(yī)院檔案管理也提出了更高層次的要求，醫(yī)院檔案管理優(yōu)化改革迫在眉睫。但受到當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有限、信息化管理系統(tǒng)不完善等各種因素的影響，導(dǎo)致目前醫(yī)院在檔案管理中還普遍存在諸多問題。因此本文將從闡明新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題入手，結(jié)合筆者多年工作實踐，針對新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法進(jìn)行簡要分析研究。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;改進(jìn)方法

隨著新醫(yī)改的逐步推進(jìn)，我國許多醫(yī)院均紛紛加大了檔案管理的重視力度，并先后向其投入了大量的人力、物力等資源，取得了一定的管理成效。為了能夠滿足醫(yī)院多樣化的檔案管理需求，還需要繼續(xù)對醫(yī)院檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。本研究可為相關(guān)工作人員切實完成醫(yī)院檔案管理工作、優(yōu)化整體檔案管理成效提供所需理論參考與實踐指導(dǎo)幫助。

1 基于新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.1 檔案信息質(zhì)量問題頻出

在新醫(yī)改下，醫(yī)院檔案信息內(nèi)容越來越多，檔案類別也逐漸多樣，包括普通文書檔案、基建檔案等等。雖然檔案信息總量持續(xù)增加，且檔案類型日益多元，為醫(yī)院各項工作活動的開展提供了重要支持，但隨之也產(chǎn)生了諸多檔案信息質(zhì)量問題。包括部分檔案信息失真、檔案信息內(nèi)容不全或是存在諸多重復(fù)、錯誤的檔案信息等等[1]。其也為醫(yī)院后續(xù)對各項檔案信息資源的利用預(yù)埋了一定風(fēng)險隱患，在錯誤的檔案信息干擾下，相關(guān)工作人員容易做出錯誤的決策決議，進(jìn)而難以使得新醫(yī)改得以深入落實，同時也不利于醫(yī)院自身實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案管理細(xì)則尚未明確

雖然在新醫(yī)改實施至今，絕大多數(shù)醫(yī)院能夠正確認(rèn)識醫(yī)院檔案管理的重要性，并主動為其提供所需的人力、物力等基本支持，大部分醫(yī)院在檔案管理方面也已經(jīng)初步建立了相關(guān)管理制度。但具體來看，該管理制度只站在全局的高度上大致對檔案管理范圍與內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)規(guī)定，其在具體管理方法、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面還較為籠統(tǒng)模糊。例如新醫(yī)改下醫(yī)院檔案信息內(nèi)容經(jīng)常容易發(fā)生變動，醫(yī)院中不同類型的檔案信息其在編制形式、歸檔方式、整理規(guī)則等方面也不盡相同，故而容易導(dǎo)致針對同一類型的醫(yī)院檔案內(nèi)容，不同工作人員所采用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一。由此也容易影響醫(yī)院內(nèi)檔案資源的充分有效運用，同樣不利于醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化。

1.3 信息化程度安全性偏低

雖然在新醫(yī)改背景下，面對海量的檔案信息內(nèi)容，許多醫(yī)院中檔案管理人員可以有意識地采用專門的管理工具軟件或計算機(jī)系統(tǒng)等，對其進(jìn)行信息化管理。但其整體信息化管理程度還稍顯不足，且存在缺乏對醫(yī)院檔案信息安全管理的現(xiàn)實問題。例如部分工作人員只簡單運用計算機(jī)等設(shè)備，對紙質(zhì)文書檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行電子化處理，而后依托相關(guān)工具軟件，直接將其錄入并存儲在數(shù)字化檔案庫中。未能對各項檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘與分析處理，導(dǎo)致檔案信息的核心價值無法得到充分運用。此外，受到醫(yī)院自身屬性特殊的影響，其內(nèi)部許多檔案信息對安全性、隱私性有著較高要求，但由于眼下部分工作人員在開展信息化檔案管理工作時，未能對檔案信息安全質(zhì)量管理與保護(hù)給予相應(yīng)重視，因此也使得檔案信息泄露、被篡改等問題發(fā)生的可能性大大提升。

2 新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法分析

2.1 采用全過程精細(xì)化管理理念

基于新醫(yī)改的醫(yī)院檔案管理，需要相關(guān)工作人員根據(jù)醫(yī)院實際檔案管理需要，在認(rèn)真遵循相關(guān)管理規(guī)定下，采用全過程精細(xì)化管理理念，根據(jù)實際崗位、級別等對醫(yī)院不同類型檔案進(jìn)行合理分類[2]。與此同時，醫(yī)院還需要對現(xiàn)有的傳統(tǒng)媒介渠道包括院內(nèi)廣播、電視等進(jìn)行集中整合，配合使用諸多新興媒介如醫(yī)院官網(wǎng)、醫(yī)院貼吧、微信公眾號等，大力宣傳醫(yī)院檔案管理及其重要性，引導(dǎo)全體醫(yī)院員工及廣大病人、家屬與社會民眾，一并參與到醫(yī)院檔案建設(shè)及檔案管理工作中。使得各部門工作人員可以相互配合、協(xié)同合作，借助醫(yī)院中的OA系統(tǒng)或其他現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，自覺向相關(guān)工作人員提交各項檔案材料，全程參與醫(yī)院檔案建設(shè)與管理各環(huán)節(jié)與各流程的監(jiān)管中，從而實現(xiàn)醫(yī)院上下聯(lián)動，動態(tài)化地完成醫(yī)院檔案管理工作，并保障醫(yī)院內(nèi)各項檔案信息資料均具有良好的時效性、銜接性。

2.2 細(xì)化明確醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院需要從自身實際出發(fā)，依托其現(xiàn)有的檔案管理制度，在主動參考其他同類型醫(yī)院在檔案管理中的先進(jìn)經(jīng)驗、成功案例下，制定出詳細(xì)明確的各項醫(yī)院檔案管理細(xì)則。對各類型檔案類型劃分、歸檔整理規(guī)則等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范。將檔案管理責(zé)任落實到各崗位工作人員手中。例如工作人員除需要主動收集整理各種文書、文字型的檔案資料外，也需要有意識地歸檔整理包括音頻、視頻、圖像等在內(nèi)的其他各種形式的檔案信息。對于醫(yī)院的人事檔案如個人履歷等，需統(tǒng)一按規(guī)定格式標(biāo)準(zhǔn)將其規(guī)范編制成表格形式。使得院內(nèi)出現(xiàn)人員流動或檔案資源交互傳輸?shù)惹闆r時，可有效防止出現(xiàn)不同單位及部門對材料認(rèn)可意見相左的情況。而制定詳細(xì)明確的各項檔案管理細(xì)則，對包括檔案收集整理、移交保存等各項基本流程以及管理標(biāo)準(zhǔn)要求、管理范圍等進(jìn)行深入明確下，也可以有效提升醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度。

2.3 搭建起信息化安全管理平臺

一方面，醫(yī)院需要充分整合利用其現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源、計算機(jī)系統(tǒng)等優(yōu)勢資源，搭建信息化的檔案管理平臺，借助通用型接口將各種智能監(jiān)管裝置、數(shù)據(jù)傳感器等與之進(jìn)行相互連接，自動完成醫(yī)院各項檔案信息的收集整理。而后運用專門的管理軟件，如數(shù)據(jù)庫軟件等，針對不同類型的醫(yī)院檔案信息建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，用以對醫(yī)院檔案進(jìn)行妥善保管[3]。在此基礎(chǔ)上，工作人員也需要積極將大數(shù)據(jù)技術(shù)、可視化技術(shù)以及云計算等先進(jìn)技術(shù)引入其中，對其收集整理的各項醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行匯總整理后先對其進(jìn)行篩選、清洗等預(yù)處理，剔除其中錯誤、殘缺或其他無價值的檔案信息，而后再對其展開深入分析，挖掘出檔案信息的核心價值。另一方面，工作人員還應(yīng)當(dāng)通過采用在信息化檔案管理平臺內(nèi)，加裝防火墻與殺毒軟件，或是按照檔案信息的重要等級程度，采用編轉(zhuǎn)碼技術(shù)、加密技術(shù)等對其進(jìn)行加密處理，使得各項醫(yī)院檔案信息均可以具有較高的安全可靠性，為全面優(yōu)化醫(yī)院檔案管理奠定堅實基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

總之，針對在新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理中存在的各種檔案信息質(zhì)量問題、檔案管理細(xì)則不明確、檔案信息化管理程度偏低等一系列問題，相關(guān)工作人員還需要在醫(yī)院檔案管理實際要求的指導(dǎo)下，嚴(yán)格遵循相關(guān)管理規(guī)定，運用全過程精細(xì)化管理理念，在對醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行深入明確與細(xì)化下，引入更多信息化的管理技術(shù)手段，并重視加強(qiáng)對檔案信息的安全監(jiān)管。從而使得醫(yī)院檔案管理能夠得到有效優(yōu)化，切實發(fā)揮其應(yīng)有效用。

參考文獻(xiàn)

[1]何姝婧.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理面臨問題和改進(jìn)對策探討[J].蘭臺內(nèi)外，2020（04）：17-18.

[2]馬婕.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑分析[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（97）：225.

[3]鄭士柱.新醫(yī)改背景下提高醫(yī)院人事檔案管理效率研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：177.

作者簡介

毛思佳（1993-），女，河北省唐山人，本科，畢業(yè)于河北大學(xué)工商學(xué)院，助理館員，研究方向：醫(yī)院文書檔案管理。