實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

沙力塔娜提·比馬西

摘 要：現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，對檔案管理工作產(chǎn)生重大影響，這既是挑戰(zhàn)，也是機遇，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，我們要迎接挑戰(zhàn)，抓住機遇，在現(xiàn)有基礎上，積極采用先進的科學技術手段，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：檔案;管理;現(xiàn)代化

隨著社會的需要和時代對電子化、數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。如何或怎樣實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是擺在我們面前的一個非常大的困難，我們是一個邊境和少數(shù)民族地區(qū)且經(jīng)濟欠發(fā)達，如果完全等待上級或財政的專項經(jīng)費來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化這有點不現(xiàn)實，為此我們必須建立新的管理機制和管理體系或?qū)崿F(xiàn)途徑，只有這樣才能適應持續(xù)、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，下面結合本人從事多年群眾文化檔案管理工作的實際，在此與檔案界各位專家共同探討我們邊境地區(qū)群眾文化系列實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑，不足之處望多多指正。

1 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的迫切性

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作勢必也要與時俱進。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，已無法適應當前工作的需求。檔案管理的現(xiàn)代化已迫在眉睫，勢在必行。與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體，其信息與載體不可分割;而檔案管理現(xiàn)代化，其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計和提供利用等環(huán)節(jié);現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對檔案利用手段進行變革，促進館藏檔案信息資源的開發(fā)利用，樹立檔案館對外服務的新形象，使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化存在的主要問題

大家都知道現(xiàn)階段檔案管理工作存在著很多問題，這是造成實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的最大瓶頸，主要可以概括為以下幾個方面：

1）對檔案管理工作重要性的認識不足，管理人員素質(zhì)較低。造成許多單位或企、事業(yè)對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管 理工作不重要，檔案管理人員的聘用，主觀性較強，只是簡單的信息錄入和管理。

2）許多單位檔案管理的體制機制不健全，相互監(jiān)督管理的制度不健全。

3）檔案管理工作的信息化水平較低?，F(xiàn)代信息技術發(fā)展的十分迅速，一些企業(yè)仍然依靠紙質(zhì)檔案的管理方法，跟不上社會變化發(fā)展的需求。

4）檔案的使用率和利用率不高，無法對政府、單位或企業(yè)提供必要的參考和查詢，加之部分領導和部門的主觀性較強，這些情況在不少單位都或多或少有所體現(xiàn)。其根本原因在于不了解檔案管理工作的現(xiàn)代化內(nèi)容，對新方法、新技術、新技能置身事外更不愿投入資金。

3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

1）檔案管理觀念現(xiàn)代化。檔案管理觀念現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈，現(xiàn)代化的檔案管理，必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。

2）檔案資源信息化。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在各個領域中發(fā)揮不可替代的作用.因此，加強檔案信息化建設，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設，將現(xiàn)行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理，將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過掃描電子化，將傳統(tǒng)館藏檔案進行。

3）檔案工作技術現(xiàn)代化。檔案工作技術現(xiàn)代化，是指運用先進的技術裝備武裝檔案工作部門，使之廣、快、精、準地完成各項任務。檔案工作應用的先進技術與裝備主要有：電子計算機技術、縮微照相技術、復印復制技術、聲像以及其他技術等。檔案工作電子計算機化與檔案存貯微化，是今后一段時間內(nèi)檔案工作技術現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，也是檔案工作現(xiàn)代化的一個標志。

4）檔案工作組織與管理現(xiàn)代化。就是在檔案事業(yè)的建設和檔案工作的組織管理過程中，運用科學管理方法與手段來研究和處理各種問題，使檔案管理日趨完善。它的內(nèi)容包括：管理理想的現(xiàn)代化，即以現(xiàn)代科學理論指導檔案管理，進行合理地組織、計劃、協(xié)調(diào)和控制;管理方法的科學化，即由單一行政管理手段，發(fā)展成為既有行政的，又有法律的、經(jīng)濟的、計劃的、宣傳咨詢的綜合管理手段，提高管理功效;管理機構的高效化，即組織機構充分發(fā)揮管理功能，有效地行使管理職責;管理內(nèi)容的標準化，即一起管理內(nèi)容逐步規(guī)范，最終達到標準一致，使管理活動更加先進、科學。

5）檔案工作專業(yè)人員的現(xiàn)代化。就是指形成一致的檔案事業(yè)發(fā)展所需要的，掌握現(xiàn)代化的技術和管理方法的現(xiàn)代化的檔案專業(yè)人員隊伍，這是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關鍵。檔案管理機構由人構成，現(xiàn)代化技術由人掌握，設備由人操縱，科學的管理由人實施，這一切離不開檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。必須培養(yǎng)既熱愛本職工作，又有一定能力和專長的，既能掌握最新科學技術，又能熟知檔案業(yè)務知識的檔案專業(yè)人才。

4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

我們地處邊境又是一個多民族聚集地區(qū)，區(qū)域面積跨度大且大多數(shù)是山區(qū)地帶交通不便，還存在多民族語言文字等方面的障礙，僅憑我們現(xiàn)有的檔案管理工作者要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還遠遠不夠。我們必須把實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化納入檔案管理現(xiàn)代化建設和改善各族群眾生活的工作中來，做為一項經(jīng)常性、基礎性工作來做，無論是在基礎設施建設還是在人才培育資金投入方面都要提高，并且采取分層次、分批次，有重點、分專業(yè)的方式進行實現(xiàn)。采取政府主導，專家指導，公眾參與，多方興辦。我們探索實施群眾文化藝術檔案實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理的“3+3”模式既“統(tǒng)一安排部署、統(tǒng)一目標要求、統(tǒng)一活動平臺”、“分領域?qū)嵤⒎謱哟瓮七M、分專業(yè)施策”和“統(tǒng)分結合”。

1）統(tǒng)一安排部署：制定了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作的總體定位、重點規(guī)劃、實施標準、落實措施、工作步驟和時間安排，以縣市為基本單位推進落實。

2）統(tǒng)一目標要求：培育一支“懂文化、懂政策、有特長、會組織”的實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作隊伍。

3）統(tǒng)一活動平臺：為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化人才提供充分的學習、交流、鍛煉、成長的機會。

4）分領域?qū)嵤捍蛟鞂崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化特色品牌。（1）分地區(qū)實施，分別確定實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理目標和工作任務。（2）分內(nèi)容實施，將實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作任務分解，分別部署工作重點和相關要求。（3）分特色實施，打造實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化特色品牌，做到實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理有特色。

5）分層次推進：建立科學的實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理體系，層層分解工作指標，調(diào)動各級工作小組的力量，實現(xiàn)量化管理，狠抓實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理完成工作。

6）分專業(yè)施策：實現(xiàn)各專業(yè)領域?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)化管理，優(yōu)勢互補、強強聯(lián)合。