基于釘釘?shù)霓k公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

劉平

摘要：釘釘作為免費(fèi)的溝通和協(xié)同多端平臺，內(nèi)置各類模板，為企業(yè)自我定制辦公自動化系統(tǒng)提供了便利。文章初步探討了基于釘釘?shù)霓k公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)，主要實(shí)現(xiàn)功能包括溝通功能、協(xié)同功能、審批功能、智能工資條、智能人事等功能模塊。

關(guān)鍵詞：釘釘;辦公自動化;審批;移動辦公;溝通;協(xié)同辦公

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0104-03

釘釘（Ding Talk）是阿里巴巴集團(tuán)專為中國企業(yè)打造的免費(fèi)溝通和協(xié)同的多端平臺，電腦和手機(jī)端均可使用，且配置簡單方便，使用門檻低，可高效實(shí)現(xiàn)辦公自動化和移動辦公，全方位提升溝通和協(xié)同效率。

1總體設(shè)計

釘釘為辦公自動化提供了強(qiáng)大而豐富的功能，用戶可根據(jù)企業(yè)自身情況選擇、配置需要的功能，還可以選擇接入第三方應(yīng)用，如智能人事、智能工資條等。而且配置簡單方便，不需要編程基礎(chǔ)也可輕松實(shí)現(xiàn)。根據(jù)單位部門分工情況，搭建了組織架構(gòu)，設(shè)置了部門和部門主管，如圖1所示。再邀請員工加入單位所在的釘釘團(tuán)隊，可通過手機(jī)通訊錄加入、花名冊導(dǎo)入、微信邀請、二維碼邀請、團(tuán)隊號分享等方式。然后選擇并配置了以下功能模塊：溝通功能、協(xié)同功能、審批功能、智能人事、智能工資條等。

2功能實(shí)現(xiàn)

2.1溝通功能

釘釘?shù)臏贤üδ芏鄻?、?shí)時且有效?？梢酝ㄟ^建立群聊天、釘電話、釘消息、電視電話會議等多種方式實(shí)現(xiàn)溝通。消息已讀未讀顯示功能，可讓消息發(fā)送者及時了解消息的接收情況，對長時間未接受的重要信息可以以短信、釘電話等形式提醒對方，從而提高群發(fā)消息的有效性，提高了工作效率。多方電話、電視會議可以讓多地辦公人員就某一個議題實(shí)現(xiàn)有效、便捷地溝通交流。最高可支持30人電話會議，還支持免費(fèi)高清視頻會議。

釘釘有統(tǒng)一的通訊錄，員工加入釘釘后，無須保存同事的手機(jī)號，即可在通訊錄中找到通話對象，選擇短消息、釘短信、普通電話、語音電話、視頻通話等方式進(jìn)行溝通。

2.2辦公協(xié)同功能

考勤打卡功能可實(shí)現(xiàn)多種方式考勤，支持wifi及辦公地點(diǎn)打卡。外勤簽到功能，可讓管理者快速查看團(tuán)隊外出員工分布，掌握員工外勤工作情況。

釘盤功能打通了多端跨平臺存儲共享，電腦和手機(jī)均可存儲、取出，這樣即使外出辦公，也可便捷訪問釘盤文件。還提供了權(quán)限保護(hù)功能，員工一旦離開了相應(yīng)的權(quán)限，則會自動失去了文件的訪問能力。

2.3審批功能

審批功能提供了審批在線提交功能，方便企業(yè)員工日常的審批提交，即使領(lǐng)導(dǎo)出差，也可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地申請秒批，大大提高了工作執(zhí)行力和工作效率。釘釘提供了各類審批流程的模板，用戶可以直接使用，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定制。單位目前使用的審批流程有：加班申請、請假申請、出差申請、用車申請、用章申請、業(yè)務(wù)批辦、合同審批、物品領(lǐng)用、會議室使用預(yù)約等，均可在釘釘系統(tǒng)中輕松實(shí)現(xiàn)。審批單支持打印，所有數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)后臺匯總導(dǎo)出，便于做統(tǒng)計分析。數(shù)據(jù)后臺導(dǎo)出界面，如圖2所示。

2.3.1加班審批功能配置

在管理后臺，進(jìn)入到審批模塊，找到“加班”審批，進(jìn)入編輯界面，可對其進(jìn)行：基礎(chǔ)設(shè)置、表單設(shè)計、流程設(shè)計及高級設(shè)置等四個方面的配置。表單設(shè)計是對加班審批模塊的界面進(jìn)行設(shè)計，可以根據(jù)需要從控件庫中拖曳需要的控件到表單設(shè)計界面上。表單設(shè)計如圖3所示。控件庫位于界面的左邊，如圖4所示。流程設(shè)計是對審批的流程進(jìn)行配置：發(fā)起人選擇了除主任室的所有部門，一級審批人為本部門負(fù)責(zé)人或加班申請部門的負(fù)責(zé)人，二級審批人為分管領(lǐng)導(dǎo)，抄送人一般為辦公室人事負(fù)責(zé)人。為了靈活起見，這里一級審批人、二級審批人、抄送人均設(shè)置為發(fā)起人自選。流程設(shè)計界面如圖5所示。審批模塊配置好后，相關(guān)人員就可以在工作平臺直接使用，提交審批要求，流程就會自動流轉(zhuǎn)到相關(guān)人員，并附消息提醒，相關(guān)人員就可以即時進(jìn)行審批，大大提高了審批效率。

2.3.2請假審批功能配置

請假審批的流程為：發(fā)起人為除主任室外的各部門;第一級審批人為部門主管;第二級審批加了一個條件判斷：發(fā)起人如果屬于資產(chǎn)部、后勤部及技能訓(xùn)部，則審批人為其分管主任陳主任;如果屬于辦公室或財務(wù)部，則審批人為其分管主任張主任;抄送人為辦公室人事負(fù)責(zé)人。請假審批流程設(shè)計如圖6所示。請假申請界面如圖7所示。

2.4智能工資條

智能工資條為第三方接入的應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)導(dǎo)人Excel表后自動生成工資條，一鍵批量將工資條發(fā)送給所有員工，并且支持隨時撤回，還支持閱后即焚功能，降低企業(yè)工資條管理風(fēng)險。員工可通過登錄釘釘查看自己的工資條，可查詢每月工資明細(xì)，年度累計工資，歷史工資條等。上傳工資條界面如圖8所示。

2.5智能人事

智能人事也是第三方接人的應(yīng)用，可高效實(shí)現(xiàn)辦理入職、辦理離職、考勤管理、假期管理、人文關(guān)懷、人事報表等功能。對于大量的職工信息錄入，可做好Excel表格后批量導(dǎo)人。對于少量新人職職工信息，也可由職工個人在線填寫。人事管理人員可進(jìn)入人事報表，隨時隨地查看職工人事、入職、轉(zhuǎn)崗、轉(zhuǎn)正、離職等統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。在人文關(guān)懷方面，智能人事可在職工生日、入職周年自動發(fā)送祝福語，讓員工時刻感受到企業(yè)在關(guān)懷職工。

3總結(jié)

系統(tǒng)目前設(shè)計與實(shí)現(xiàn)的功能模塊，是根據(jù)單位辦公自動化和移動辦公實(shí)際需要所做出的嘗試和探索。從目前使用情況來看，釘釘在溝通交流、協(xié)同辦公方面的優(yōu)勢已初見端倪，特別是審批流程的實(shí)時、快捷，大大地節(jié)省了審批的時間，提高了工作效率。釘釘為應(yīng)用提供了大量模板，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇相應(yīng)的模板進(jìn)行再開發(fā)定制，操作簡單方便，降低了編程的專業(yè)門檻。上文介紹的加班審批、請假審批均是在模板上再配置而實(shí)現(xiàn)的。由于設(shè)計時間倉促和本人水平有限，系統(tǒng)在使用方面還有很多不足之處，隨著平臺使用的推進(jìn)，將逐步改進(jìn)不足，并設(shè)計實(shí)現(xiàn)出更實(shí)用、強(qiáng)大的功能，以滿足實(shí)際工作的需要。