基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務(wù)后勤管理中的應(yīng)用

饒冬東 林建華 林彥斌

[摘要]在醫(yī)院整體的管理過(guò)程中總務(wù)后勤管理屬于非常重要的組成部分，醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作的有序進(jìn)行是保證醫(yī)院正常治療及為患者提供服務(wù)較為基礎(chǔ)且重要的前提。現(xiàn)階段絕大多數(shù)醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中存在著較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)在很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展及管理水平的提高。因此，有效的醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作顯得尤為重要，有效的管理措施能規(guī)范總務(wù)后勤科工作人員的行為規(guī)范，提高管理效果。為了分析基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中的應(yīng)用，筆者針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]戴明循環(huán);5S管理;總務(wù)后勤管理;PDCA循環(huán)

[中圖分類號(hào)] R197.3? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? ? ? ? [文章編號(hào)] 1674-4721（2020）5（c）-0199-04

Application of 5S based on PDCA cycle in general affairs logistics management of hospital

RAO Dong-dong? LIN Jian-hua? LIN Yan-bin

General Affairs Section， Fujian Provincial Maternity and Children′s Hospital， Affiliated Hospital of Fujian Medical University， Fuzhou? ?350001， China

[Abstract] In the overall management process of the hospital， the general affairs logistics management is a very important part. The orderly management of the general affairs logistics of the hospital is a prerequisite and important prerequisite for ensuring the normal treatment of the hospital and providing services for patients. At present， there are many problems in the process of general affairs logistics management in most hospitals， and the emergence of these problems has largely hindered the overall development of the hospital and the improvement of management level. Therefore， effective hospital general affairs logistics management work is particularly important. Effective management measures can standardize the behavioral norms of the general logistics department staff and improve management effectiveness. In order to analyze the application of 5S based on PDCA cycle in the hospital general logistics management process， the author analyzes the problems existing in the general logistics management process of the hospital at this stage.

[Key words] Deming cycle; 5S management; General affairs logistics management; PDCA cycle

醫(yī)院后勤負(fù)責(zé)為醫(yī)院提供各種保障與服務(wù)，后勤是醫(yī)院健康發(fā)展、正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障與基礎(chǔ)，醫(yī)院的后勤管理水平與醫(yī)院的服務(wù)能力、經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益均具有密切的關(guān)系[1-2]。新形勢(shì)下該如何進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理，從而提高后勤的保障能力與服務(wù)能力、打造團(tuán)隊(duì)精神、提高工作人員的綜合素質(zhì)、提高后勤的工作質(zhì)量與服務(wù)效率，這是每一個(gè)后勤管理人員都需要為之不斷付出努力的課題[3]。5S管理是當(dāng)前較為先進(jìn)的管理模式，這一模式在各行各業(yè)都應(yīng)用廣泛，近年來(lái)醫(yī)院開(kāi)始將5S管理模式應(yīng)用于醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，且取得了良好的應(yīng)用效果[4]。醫(yī)院總務(wù)科的工作量大、服務(wù)性強(qiáng)、涵蓋面寬、時(shí)效性高，工作事務(wù)瑣碎繁雜，人員眾多，是總務(wù)后勤推進(jìn)5S管理成為醫(yī)院順利推進(jìn)5S管理的“攔路虎”。為了順利推進(jìn)5S管理，總務(wù)科將PDCA循環(huán)管理應(yīng)用于5S的推進(jìn)中，在實(shí)踐過(guò)程中不斷完善5S管理，取得了理想的應(yīng)用效果，現(xiàn)報(bào)道如下。

1現(xiàn)階段醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中涉及的內(nèi)容較多，具體的管理內(nèi)容包括醫(yī)院內(nèi)的水電管理、中央空調(diào)的管理、醫(yī)院內(nèi)建筑及房屋的修繕、醫(yī)院辦公用品等日常物資的采購(gòu)、電梯的維保、整個(gè)醫(yī)院的保潔工作、醫(yī)院綠化管理及維護(hù)、醫(yī)院內(nèi)部的洗滌管理等，這些工作大部分是與第三方公司進(jìn)行合作共同完成。在這一后勤管理過(guò)程中，人員較多、技術(shù)要求的水平較高、管理范圍較大、管理的對(duì)象較多、工種較多，若在管理的過(guò)程中哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題都會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)工作造成負(fù)面影響。此外，總務(wù)后勤管理過(guò)程中的各個(gè)工作人員的文化程度不高，多數(shù)維修人員及操作人員甚至都不是專業(yè)對(duì)口的人才，這影響著后勤保障工作的順利進(jìn)行及質(zhì)量提升。最后，醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中大多數(shù)工作人員的工作積極性較低、工作責(zé)任心不強(qiáng)，這主要是由于絕大多數(shù)的后勤人員均屬于臨時(shí)工或合同工，工資待遇較低，且工作強(qiáng)度較大，具有較差的穩(wěn)定性，導(dǎo)致工作人員的工作積極性及責(zé)任心直線下降，使得后勤管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)工作不達(dá)標(biāo)及差錯(cuò)現(xiàn)象[5]。

2基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中的應(yīng)用

2.1醫(yī)院總務(wù)后勤5S管理中心的計(jì)劃階段

在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中，應(yīng)做好相應(yīng)的管理計(jì)劃，總務(wù)科在開(kāi)展管理工作、招納人才開(kāi)展工作之前應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的培訓(xùn)處理，組織工作人員參加院內(nèi)組織的科室骨干人員、后勤部門(mén)干部的集中培訓(xùn)，由科室干部對(duì)總務(wù)科的基層工作人員包括外包工作人員實(shí)施內(nèi)部的集中訓(xùn)練及培訓(xùn)管理，提高工作人員對(duì)于5S管理的認(rèn)識(shí)及參與自我管理的積極性、責(zé)任感[6]。在培訓(xùn)后制訂相應(yīng)的管理計(jì)劃及規(guī)范，根據(jù)責(zé)任區(qū)分相應(yīng)的管理小組，指派工作人員分別負(fù)責(zé)醫(yī)院的水電、空調(diào)、電梯、保潔、醫(yī)院的綠化、醫(yī)院的房屋修繕及醫(yī)院與第三方服務(wù)工作的合作洽談等管理，由幾名責(zé)任劃分的管理人員組成PDCA的管理小組，落實(shí)相應(yīng)的5S管理計(jì)劃及目標(biāo)。

2.2醫(yī)院總務(wù)后勤5S管理中心的實(shí)施階段

在計(jì)劃完成之后，應(yīng)對(duì)醫(yī)院總務(wù)后勤落實(shí)相應(yīng)的管理措施，在實(shí)施管理的過(guò)程中首先應(yīng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)總務(wù)科的各種物品進(jìn)行劃分與區(qū)分，對(duì)無(wú)用的物品貼上紅牌標(biāo)識(shí)，并在標(biāo)識(shí)后進(jìn)行階段性的統(tǒng)一處理，提高資源的應(yīng)用有效性。將有用的物品放置在合適的地方方便工作人員拿取，并要求各個(gè)組結(jié)合工作現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況確認(rèn)物品擺放是否安全、有序及高效等，明確地標(biāo)示某一區(qū)域的物品[7]。準(zhǔn)確地定位醫(yī)院的電梯配置、安全閥門(mén)、應(yīng)急物資、醫(yī)療廢物的準(zhǔn)確放置位置;針對(duì)醫(yī)院內(nèi)常用的定容、定量等進(jìn)行有效的定位;針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污進(jìn)行有效的清除，對(duì)總務(wù)后勤科的設(shè)備、消防、保潔、空調(diào)等進(jìn)行相應(yīng)的管理，有效地降低設(shè)備的故障，最大程度延長(zhǎng)使用壽命，控制運(yùn)行成本，減少醫(yī)院管理過(guò)程中的安全隱患[6]。

2.2.1整理? 根據(jù)要與不要來(lái)區(qū)分物品，以5S管理方法來(lái)清理、登記所有物品，確保醫(yī)院總務(wù)工作現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有不需要的物品。

2.2.2整頓? 在合適的地方放置必要的物品，從而方便隨時(shí)取用。根據(jù)條塊工作劃分，要求工作人員結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際，做到先進(jìn)先出、高效拿取、擺放安全，同時(shí)物品定容、定量、定位管理，明確標(biāo)識(shí)物品與區(qū)域。

2.2.3清掃? 對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的臟污進(jìn)行清除，營(yíng)造明亮、干凈的工作場(chǎng)所。將清掃工作做好，為工作人員營(yíng)造整潔、干凈的工作環(huán)境，這有助于延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，減少隱患的發(fā)生，同時(shí)降低運(yùn)行成本，還能減少院感隱患、火災(zāi)隱患。制訂管道井、倉(cāng)庫(kù)、值班間、操作間以及病區(qū)的設(shè)施設(shè)備點(diǎn)檢制度、衛(wèi)生清掃制度、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)制度，做到嚴(yán)格執(zhí)行。

2.2.4清潔? 總務(wù)科梳理科室規(guī)章制度，在梳理過(guò)程中總結(jié)、改進(jìn)管理過(guò)程中的人性化、高效、安全活動(dòng)，從而使其規(guī)范化、制度化，執(zhí)行員工認(rèn)可的制度能有效減少抵觸情緒的產(chǎn)生，這對(duì)整頓、整理、清掃活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行、深入進(jìn)行是有利的。

2.2.5提高員工素養(yǎng)? 提高員工的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)員工嚴(yán)格遵守規(guī)章制度工作的習(xí)慣。后勤工作質(zhì)量受到人員工作素質(zhì)的影響，為了提高工作人員的素養(yǎng)，科室通過(guò)專項(xiàng)會(huì)議、月例會(huì)、科周會(huì)、班前教育會(huì)等途徑宣傳5S知識(shí)，促使員工感受到推行5S管理的好處，讓其在不知不覺(jué)中認(rèn)可5S理念;同時(shí)，通過(guò)日常監(jiān)督、檢查以及指導(dǎo)，營(yíng)造出遵守標(biāo)準(zhǔn)、積極參與的氛圍，打造團(tuán)隊(duì)精神，提高員工的綜合素養(yǎng)。

2.3醫(yī)院總務(wù)后勤5S管理中心的檢查階段

醫(yī)院在實(shí)施相應(yīng)的管理措施之后應(yīng)開(kāi)展檢查處理，檢查及核實(shí)工作人員管理過(guò)程中實(shí)施的各項(xiàng)操作是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。將5S工作納入日常管理，并實(shí)施相應(yīng)的檢查跟蹤處理。首先總務(wù)科應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理要求及管理情況借鑒5S標(biāo)準(zhǔn)化建置步驟解析實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練，并制訂院區(qū)水電、中央空調(diào)、房屋修繕、物資采購(gòu)、電梯、醫(yī)院保潔、園林綠化、布類洗滌等，特別是和第三方服務(wù)公司有很多合作的工作標(biāo)準(zhǔn)[8]，采用拍攝圖片、添加文字說(shuō)明的方式對(duì)管理過(guò)程中的成果進(jìn)行檢查，最后針對(duì)某一個(gè)階段內(nèi)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行提出，以科室內(nèi)組織會(huì)議探討的方式分析5S管理過(guò)程中存在問(wèn)題的根本原因，分析這一問(wèn)題及不足出現(xiàn)的人文因素及影響因素，并實(shí)施相應(yīng)的會(huì)議記錄，將其記錄在PDCA管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)良性管理的循環(huán)，提高質(zhì)量管理的水平。

2.4醫(yī)院總務(wù)后勤5S管理中心的優(yōu)化處理階段

在5S管理的過(guò)程中針對(duì)醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化解決后，實(shí)施相應(yīng)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的管理，組織小組開(kāi)展總務(wù)后勤管理的兩極檢查評(píng)價(jià)工作的會(huì)議，針對(duì)檢查階段發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題進(jìn)行根本原因的尋找，通過(guò)結(jié)合實(shí)際、搜索文獻(xiàn)等方式分析原因、提出針對(duì)性的優(yōu)化整改措施，對(duì)已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行解決。針對(duì)初見(jiàn)成效的管理措施，應(yīng)提高其實(shí)施及管理的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)總結(jié)、優(yōu)化、改善及再計(jì)劃等實(shí)現(xiàn)PDCA的循環(huán)管理，提高5S管理的有效性，促進(jìn)醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作的有序進(jìn)行，最大程度地提高醫(yī)院總務(wù)后勤的管理效果，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[9]。

3小結(jié)

總務(wù)科一直是醫(yī)院5S推進(jìn)的難點(diǎn)之一，將PDCA循環(huán)應(yīng)用于5S管理中，并將其應(yīng)用于醫(yī)院總務(wù)后勤管理中的效果顯著[8]，其應(yīng)用效果具體如下。①提高了員工的素養(yǎng)：在5S管理中，通過(guò)提高員工的素養(yǎng)來(lái)培養(yǎng)員工遵守規(guī)章制度的作風(fēng)與習(xí)慣。5S現(xiàn)場(chǎng)管理行為規(guī)范，員工從5S中感受到其對(duì)自己的積極作用后，其關(guān)于5S管理的錯(cuò)誤認(rèn)知得到改變，開(kāi)始從小事做起，培養(yǎng)依據(jù)規(guī)章制度行事、營(yíng)造整潔環(huán)境的好習(xí)慣。在5S管理下，員工的執(zhí)行力、自主管理意識(shí)、責(zé)任感以及參與感均較以前增強(qiáng)，改善了工作人員的精神面貌，其服務(wù)態(tài)度也明顯改善，員工素養(yǎng)得到了提高。②減少了資源浪費(fèi)：在醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略中，控制成本始終是重中之重。5S管理實(shí)施后，總務(wù)后勤資源浪費(fèi)的情況得到了極大的改善。食堂無(wú)變質(zhì)、腐爛、過(guò)期的食物，對(duì)食物進(jìn)行加工時(shí)做到了充分利用，這有效減少了資源被浪費(fèi);倉(cāng)庫(kù)無(wú)廢棄、積壓、過(guò)期物品，物品的庫(kù)存量、流通合理;對(duì)設(shè)備進(jìn)行規(guī)范保養(yǎng)、維護(hù)以及點(diǎn)檢，杜絕了由于拖延造成的浪費(fèi)，設(shè)備的故障率也由此降低，其使用壽命得到延長(zhǎng)，運(yùn)行成本得到降低;通過(guò)提高員工素養(yǎng)，杜絕了開(kāi)門(mén)開(kāi)窗的情況下開(kāi)空調(diào)、長(zhǎng)流水、長(zhǎng)明燈、空房開(kāi)空調(diào)等現(xiàn)象，這一系列措施的應(yīng)用都有效地節(jié)約了資源，這對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極作用。③提高了工作效率：5S管理是提高工作效率的有力工具。5S管理的定容、定量、定點(diǎn)以及三要素（標(biāo)識(shí)、場(chǎng)所、方法）有助于營(yíng)造良好的工作氛圍與工作環(huán)境。在5S管理下，通過(guò)建設(shè)制度使得工作的規(guī)范性得到提高，督察時(shí)能夠做到有據(jù)可循，減少了人為因素對(duì)管理造成的影響，這是各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的前提;在5S管理中，時(shí)常對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行梳理，對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范與優(yōu)化，從而使得工作更為高效、省時(shí)以及精準(zhǔn);在5S管理下，工作人員根據(jù)先進(jìn)先出的原則對(duì)物品進(jìn)行有序放置，根據(jù)使用頻率的高低來(lái)放置物品，采用鮮明的色彩對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，進(jìn)行合理、科學(xué)的定量、定容管理，這一系列措施都能幫助工作人員在短時(shí)間內(nèi)尋找到需要的物品，降低誤拿差錯(cuò)發(fā)生率，工作效率也由此得到了明顯的提高。④營(yíng)造了良好的科室形象：在5S管理的推行下，總務(wù)科辦公室、食堂、庫(kù)房以及工作現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境都較推行前明顯改善，環(huán)境安全、舒適、明亮、整潔，這營(yíng)造了良好的科室形象。⑤提高了管理水平：對(duì)管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，滿意度是說(shuō)服力最強(qiáng)的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。5S管理實(shí)施后，醫(yī)院總務(wù)后勤管理流程得到優(yōu)化，且制度標(biāo)準(zhǔn)，并推行人性化管理，這一切的推行都使得總務(wù)科的質(zhì)量、安全、服務(wù)、成本、效率以及工作作風(fēng)得到了明顯的提高，因此臨床對(duì)總務(wù)科的滿意度明顯提高，患者更加信任醫(yī)院，能夠產(chǎn)生安全感，其滿意度也提高，這都說(shuō)明在5S管理下，總務(wù)科的管理水平得到了明顯的提高。

PDCA循環(huán)主要是由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出，由戴明進(jìn)行采納、宣傳、獲得及普及，因此又稱為戴明環(huán)[1]。PDCA循環(huán)管理中主要包括計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、檢查階段及處理優(yōu)化階段等流程，在質(zhì)量管理過(guò)程中要求將各項(xiàng)工作按照做出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果的步驟執(zhí)行，然后將成功者納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功者進(jìn)入下一循環(huán)解決。將PDCA循環(huán)應(yīng)用在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中能顯著糾正醫(yī)院管理過(guò)程中存在的問(wèn)題與偏差，推動(dòng)管理工作的有序進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。將PDCA循環(huán)管理應(yīng)用在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中能顯著解決及緩解醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中由于各種因素的影響存在著較多的問(wèn)題，加之總務(wù)后勤管理中的工作內(nèi)容較多、工作范圍較廣等因素的影響導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院總務(wù)后勤管理效率較低[10-12]。在醫(yī)院總務(wù)后勤管理中實(shí)施相應(yīng)的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查及優(yōu)化處理等PDCA管理顯得尤為重要，PDCA循環(huán)管理主要包括醫(yī)院總務(wù)后勤管理范圍、標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃階段，制訂好工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容;醫(yī)院總務(wù)后勤管理措施的實(shí)施最大程度地解決以往醫(yī)院總務(wù)后勤管理存在的問(wèn)題;減少工作過(guò)程中重復(fù)錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生，提高后勤管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。將5S應(yīng)用于醫(yī)院總務(wù)后勤管理中，有助于提高員工的綜合素養(yǎng)，能夠減少資源浪費(fèi)，提高工作效率，營(yíng)造良好的科室形象，提高科室的管理水平，進(jìn)而提高了醫(yī)院總務(wù)后勤的服務(wù)保障能力[13-14]。將PDCA循環(huán)應(yīng)用于5S管理的推進(jìn)中，在實(shí)踐過(guò)程中不斷改進(jìn)，這確保了5S管理的順利推進(jìn)[15]，也確保了5S管理能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此將PDCA循環(huán)下的5S管理應(yīng)用于醫(yī)院總務(wù)后勤管理的應(yīng)用價(jià)值較高，這一管理模式具有較強(qiáng)的實(shí)踐價(jià)值。

綜上所述，PDCA循環(huán)的5S管理在醫(yī)院總務(wù)后勤管理過(guò)程中應(yīng)用效果顯著，建議推廣實(shí)施。

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（收稿日期：2019-10-12? 本文編輯：祁海文）