新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響及對(duì)策創(chuàng)新

周麗

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，媒體行業(yè)也呈現(xiàn)著突發(fā)猛進(jìn)的變革，新媒體的發(fā)展正在以迅雷不及掩耳的速度進(jìn)行中，帶來(lái)了機(jī)遇的同時(shí)也有著非常大的挑戰(zhàn)。在高校檔案的管理工作中，由于新媒體的發(fā)展，也使得檔案信息呈現(xiàn)多元化和多樣化的特征，需要通過(guò)一定的變革以此來(lái)適應(yīng)新媒體下的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境;高校檔案管理;對(duì)策創(chuàng)新

檔案工作在高校工作中起著重要的傳承作用，是高校工作不可或缺的一部分。在近些年以來(lái)隨著新媒體行業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作呈現(xiàn)著多樣化的發(fā)展局面，高校檔案工作的信息來(lái)源和儲(chǔ)存方式也在不斷更新，這是一個(gè)多方位記錄的同時(shí)也成為一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

1 新媒體環(huán)境下高校檔案的管理

高校檔案的管理工作在現(xiàn)階段看來(lái)具有多個(gè)層面的影響，具體來(lái)分析，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面上：第一個(gè)層面就是對(duì)于隱私問(wèn)題的涉及，也就是說(shuō)，高校檔案工作涉及檔案的隱私性難以保證的問(wèn)題。在很大程度上，高校的檔案工作有一部分工作會(huì)交由學(xué)生管理，而對(duì)于檔案管理的學(xué)生僅僅只有口頭上的束縛沒(méi)有實(shí)際制度上的約束，這就一定程度上使得高校檔案管理工作的檔案缺乏一定的安全性，容易使得學(xué)生個(gè)人的隱私信息被泄露，對(duì)于一些保密性的文件，高校并不能夠?qū)Υ思右灾匾?，而是存在一定的僥幸心理，這就說(shuō)明著高校檔案工作缺乏一定的安全性和制度上的束縛力這是一個(gè)方面;還有一個(gè)方面就是新媒體環(huán)境下對(duì)高校檔案宣傳工作的影響，在傳統(tǒng)的高校檔案管理宣傳工作中，很長(zhǎng)一段時(shí)間都是通過(guò)一次又一次的會(huì)議來(lái)讓管理人員深化檔案管理的意識(shí)，從而形成一定的管理能力，進(jìn)而起到相應(yīng)的宣傳效果，但是這種宣傳方式不僅需要重復(fù)性的工作，而且宣傳耗費(fèi)時(shí)間之長(zhǎng)，也成為一個(gè)弊端，在新媒體環(huán)境下，高校宣傳檔案管理工作正朝著多元化和多層次的方向發(fā)展，新媒體的優(yōu)勢(shì)就是可以通過(guò)多種渠道和多種方式實(shí)現(xiàn)宣傳效果的增加，這是傳統(tǒng)媒體遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及的方面，對(duì)于高校宣傳工作來(lái)說(shuō)，要牢牢地把控這一個(gè)層面的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)在新媒體環(huán)境下高校檔案宣傳工作的創(chuàng)新性發(fā)展;還有一個(gè)方面就是工作方式的不同，對(duì)于高校檔案管理工作的方式來(lái)說(shuō)，這是個(gè)極大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理工作由于檔案多為紙質(zhì)檔案，需要一定量的人力和占地來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的管理，但是在新媒體環(huán)境下檔案管理工作開(kāi)始出現(xiàn)了新階段的發(fā)展，新媒體環(huán)境下檔案不僅僅局限于紙質(zhì)資料，更多地變?yōu)閿?shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在硬盤中，所以這就可以說(shuō)明檔案管理工作出現(xiàn)了根本性的變革，可以說(shuō)不需要使用過(guò)多的人力資源和占地就可以實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存，資源利用率也隨之提高;最后一個(gè)方面就是檔案工作的工作思路的變化，在現(xiàn)階段很多地方的高校檔案管理工作還是保留最原始的工作思路和工作方法，在新媒體環(huán)境下，數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用就開(kāi)始成為檔案管理工作的一個(gè)新的思路。

2 新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)

2.1 檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

通過(guò)對(duì)高校檔案管理工作的分析可以得出高校檔案管理工作呈現(xiàn)著傳統(tǒng)于新型管理方式兼容性比較難的問(wèn)題，所以首先就需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要通過(guò)幾個(gè)階段依次來(lái)實(shí)現(xiàn)：首先得從檔案管理工作的內(nèi)容上入手，也就是說(shuō)高校檔案管理工作內(nèi)容要通過(guò)新媒體環(huán)境下的系統(tǒng)相結(jié)合，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的時(shí)代性劃分，以及檔案內(nèi)容隨時(shí)間的變化而增加，內(nèi)容更具備一定的時(shí)間順序調(diào)理性;其次，從檔案管理的服務(wù)上來(lái)說(shuō)，高校檔案管理服務(wù)更要呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢(shì)，也就是對(duì)于主動(dòng)權(quán)的把控;再者就是高校檔案管理工作的管理手段上的問(wèn)題，需要注意的就是管理手段的更新，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，要改變的一點(diǎn)就是注意信息的流通性，以便于根據(jù)不同的實(shí)際情況進(jìn)行管理工作的不斷改善，增強(qiáng)檔案管理工作的互動(dòng)性;還有就是要有一定的前瞻性，對(duì)于這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)就比較偏向于檔案管理工作的策略了，對(duì)于檔案管理工作的策略來(lái)說(shuō)，一定要有前瞻性，在思考過(guò)去管理和工作的弱點(diǎn)的同時(shí)要對(duì)未來(lái)的發(fā)展有一定的展望;最后就是注意明晰檔案管理工作的空間特征，所謂空間特征就是高校檔案管理工作在進(jìn)行的過(guò)程中，不能夠限制檔案管理范圍的空間性，也就是說(shuō)，高校檔案信息管理工作必須要保持公開(kāi)和透明的狀態(tài)，在互動(dòng)性的基礎(chǔ)上能夠做到管理水平的提高。這點(diǎn)是很重要的一個(gè)層面。

2.2 檔案管理制度的建立健全

新媒體環(huán)境的發(fā)展過(guò)程中最需要注重的一個(gè)發(fā)展平臺(tái)就是網(wǎng)絡(luò)媒體的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)媒體的發(fā)展在現(xiàn)階段的媒體行業(yè)中發(fā)揮著重大的作用。所以對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，高校應(yīng)該通過(guò)構(gòu)建系統(tǒng)完備的檔案管理體系，通過(guò)新媒體環(huán)境和傳統(tǒng)媒體環(huán)境的融合，實(shí)現(xiàn)建立一種更加科學(xué)有效地管理模式。這種科學(xué)有效的管理模式建立后需要一定的制度制定來(lái)健全管理體系，這就需要通過(guò)加強(qiáng)各部門之間的互相監(jiān)督工作來(lái)實(shí)現(xiàn)不同部門之間的溝通合作，最終實(shí)現(xiàn)媒體技術(shù)的發(fā)展讓檔案工作呈現(xiàn)合理化和創(chuàng)新性的發(fā)展。

2.3 檔案的個(gè)性化與特色

對(duì)于新媒體環(huán)境下檔案的個(gè)性化和特色來(lái)說(shuō)，主要的區(qū)別在于各個(gè)媒體平臺(tái)與軟件的自身特性，同時(shí)，這也是檔案管理工作個(gè)性化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在高校檔案管理工作中，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理和工作的方式，從具體來(lái)看，高?？梢酝ㄟ^(guò)微博和微信公眾號(hào)等媒體平臺(tái)，通過(guò)整合自家高校的資源，將自家高校的各類型會(huì)議等工作通過(guò)一周一發(fā)送或者一天一篇的工作推廣保存到各類型的媒體平臺(tái)上，同時(shí)可以借用各種教學(xué)資源平臺(tái)，通過(guò)整合教師資源來(lái)建立自己高校的師資檔案，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)師資資源的存檔。還有就是可以通過(guò)各種媒體平臺(tái)自帶的功能，讓全員參與，對(duì)自己的檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新，以此來(lái)做到豐富師資力量檔案的作用。使得檔案更具有真實(shí)性和可靠性。

2.4 媒體化的重視

對(duì)于這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)要深刻明確高校檔案工作的最終目的。高校檔案工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案工作能夠?yàn)楦咝５目蒲薪虒W(xué)服務(wù)，這是一個(gè)層面，還有一個(gè)層面就是要實(shí)現(xiàn)黨機(jī)關(guān)工作部能夠隨時(shí)隨地調(diào)用檔案資源時(shí)，檔案資源的真實(shí)性和全面性有一定的保證。要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)層面，就要求高校領(lǐng)導(dǎo)要做到對(duì)高校檔案管理工作的重視，也就是說(shuō)高校領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)轉(zhuǎn)變高校檔案工作的管理理念，通過(guò)創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化人員配置，或者說(shuō)是通過(guò)一定程度上的政策鼓勵(lì)和支持，一定數(shù)量上的物料支持，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的管理，使得高校檔案工作成為一種媒體化的發(fā)展。

2.5 人員綜合素質(zhì)的提高

高校管理人員要有一定的專業(yè)水準(zhǔn)，可以通過(guò)不斷培訓(xùn)和加大審核通過(guò)力度來(lái)做到人員綜合素養(yǎng)能力的提高。在具體的做法中，高校檔案管理工作在選拔人才的過(guò)程中，要注重人才專業(yè)技能和管理技能的發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理和工作中，相當(dāng)一部分人員并沒(méi)有好的檔案工作的專業(yè)素質(zhì)，或者說(shuō)是檔案管理的專業(yè)素質(zhì)隨著社會(huì)的發(fā)展變化而逐漸脫節(jié)。這就需要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)改善這一個(gè)無(wú)奈的局面。高校要開(kāi)設(shè)關(guān)于檔案管理工作和計(jì)算機(jī)檔案儲(chǔ)存工作的一些專業(yè)課程，通過(guò)培養(yǎng)和提升相關(guān)的復(fù)合型人才，再加以一定的考核，使得管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能都能夠得到相應(yīng)的提升。

2.6 注重現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)

現(xiàn)階段高等院校每年的擴(kuò)招，生源數(shù)據(jù)的增加，對(duì)于高校檔案管理工作而言就是一個(gè)極具挑戰(zhàn)的工作。每個(gè)學(xué)生的信息在進(jìn)入學(xué)校系統(tǒng)之前需要通過(guò)填寫紙質(zhì)資料備份，但是紙質(zhì)資料有一個(gè)缺點(diǎn)就是在進(jìn)行調(diào)查以及查閱的時(shí)候非常不便，所以說(shuō)就需要現(xiàn)階段新媒體環(huán)境的融合。通過(guò)現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和數(shù)字化存儲(chǔ)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變，通過(guò)規(guī)范化學(xué)生數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作系統(tǒng)的高效處理。在學(xué)生數(shù)據(jù)檔案形成的過(guò)程中，需要的一個(gè)必要的步驟就是管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字端口將各個(gè)數(shù)據(jù)接口利用起來(lái)，最終實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的共享，從而可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息方便傳導(dǎo)性，還不容易丟失，但是在一個(gè)系列過(guò)程中需要注意的一個(gè)層面就是歸檔電子文件和元數(shù)據(jù)的處理，這是很重要的一個(gè)層面，也是確保檔案管理工作安全性的重要保證。通過(guò)及時(shí)調(diào)解檔案的數(shù)字化管理，來(lái)做到在節(jié)約儲(chǔ)存空間的同時(shí)做到信息灌輸效率的高效，避免出現(xiàn)了在信息傳輸過(guò)程中的信息丟失。

3 新媒體環(huán)境下高校檔案管理的深刻轉(zhuǎn)變

3.1 實(shí)體管理的轉(zhuǎn)變

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)檔案工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案管理資料進(jìn)行管理，而現(xiàn)階段的變化就是，紙質(zhì)媒體轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N類型的數(shù)據(jù)信息，相應(yīng)的，管理工作的重心就從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本管理，這是一種新的轉(zhuǎn)變，也是一種根本性的變革，通俗點(diǎn)來(lái)說(shuō)就是從管理檔案到管理用戶的轉(zhuǎn)變。不同點(diǎn)在于，管理檔案是一成不變的工作，而對(duì)于用戶的管理是為了讓檔案實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。這是很重要的一個(gè)層面。堅(jiān)持以人為根本的思想，通過(guò)管理制度的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)用戶和檔案之間的一種友好的聯(lián)系，這點(diǎn)是特別重要的一個(gè)方面。這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于能夠充分發(fā)揮出檔案管理工作者的工作積極性，然后可以降低檔案管理工作者的壓力，還能夠確保檔案工作的高效性。

3.2 專業(yè)媒體化管理的轉(zhuǎn)變

高校在不斷發(fā)展的過(guò)程中，由注重專業(yè)和高度的發(fā)展方向慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)槿诤闲缘姆较虬l(fā)展，也就是說(shuō)，高?？缭绞桨l(fā)展的基礎(chǔ)上，經(jīng)驗(yàn)管理能力的不斷加深深刻影響著檔案信息的管理，所以需要通過(guò)傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理的模式來(lái)實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的發(fā)展過(guò)程，通過(guò)實(shí)現(xiàn)設(shè)施的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)管理能力的提升，從而使得檔案管理資源的可利用價(jià)值得到不斷地提升。

3.3 全方位，網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變

全方位網(wǎng)絡(luò)化管理工作的實(shí)現(xiàn)需要從把控原始檔案的全局開(kāi)始做起，從區(qū)域管理到網(wǎng)絡(luò)化的管理，再到細(xì)節(jié)管理，管理層次的不斷加深，也意味著管理能力的不斷深化。這是保證新媒體時(shí)期高校檔案管理工作能夠創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)也是一個(gè)必要的過(guò)程。還有就是需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的多媒體管理制度，通過(guò)管理工作的監(jiān)督和管理水平的提高實(shí)現(xiàn)管理效果的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

高校要想實(shí)現(xiàn)新媒體環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要做到的一點(diǎn)就是能夠通過(guò)專業(yè)的技術(shù)培養(yǎng)和運(yùn)用新媒體技術(shù)人才，通過(guò)融合新媒體和檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的教育性和引導(dǎo)性的作用。

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