加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率

鄒巖明

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理也越來(lái)越被醫(yī)院所重視。檔案從歷史的角度看，是歷史的記錄，通過(guò)檔案可以了解過(guò)去;從現(xiàn)實(shí)的角度看，是現(xiàn)實(shí)的寫(xiě)照，通過(guò)檔案可以了解現(xiàn)在;從形式上看，檔案是各種文獻(xiàn)資料的匯集;從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過(guò)去和現(xiàn)在，而且也影響著未來(lái)。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院;利用率;管理

隨著醫(yī)院檔案管理政策的不斷延伸與醫(yī)改內(nèi)容的不斷深化，從國(guó)家戰(zhàn)略角度與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案管理體系、監(jiān)管體系都提出了更加完善、嚴(yán)格的要求。在我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展下醫(yī)院檔案管理體制得到發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作提上了新的制高點(diǎn)，逐漸備受關(guān)注。

1 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院對(duì)檔案管理、設(shè)備投資等方面考慮較少，許多醫(yī)院沒(méi)有配備相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，硬件設(shè)施跟不上，軟件建設(shè)也處于落后狀態(tài)。這也歸因于上級(jí)主管和政府部門(mén)的關(guān)注不夠，以及財(cái)政和人力支持不足，導(dǎo)致檔案使用范圍狹窄，檔案管理設(shè)備相對(duì)陳舊，檔案信息化管理缺乏適當(dāng)?shù)挠布巍?/p>

2）制度不健全，管理手段落后。當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的一個(gè)突出特點(diǎn)就是制度不健全，管理手段落后。沒(méi)有一套完備合適的制度來(lái)規(guī)定確切的歸檔時(shí)間，則檔案收集工作很難完成。長(zhǎng)此以往，很多有用的檔案收集不起來(lái)就成了檔案部門(mén)的一大難題。而這不僅造成了檔案的實(shí)體分散，還形成了檔案整體信息不全的局面。同時(shí)，當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理過(guò)于分散，不夠集中，在檔案使用的過(guò)程中，存在較大風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)醫(yī)院與目前的實(shí)際行動(dòng)相比，一些較為先進(jìn)、規(guī)范、科學(xué)的管理體系、觀念和技術(shù)還沒(méi)有被當(dāng)時(shí)的檔案管理人員所認(rèn)可。檔案管理投入不足，忽視大多數(shù)醫(yī)院檔案的建設(shè)和技術(shù)裝備的更新，不利于檔案的完整性和安全性，不能保障檔案工作的正常發(fā)展。

3）大多數(shù)醫(yī)院檔案工作方法缺乏創(chuàng)新性。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量問(wèn)題，影響大多數(shù)醫(yī)院檔案管理順利進(jìn)行，造成巨大損失。無(wú)統(tǒng)計(jì)，人員記錄不清楚。計(jì)算機(jī)技術(shù)未能在人事檔案管理工作中得到廣泛推廣，工作方法缺乏創(chuàng)新性，這些檔案工作方式都屬于比較傳統(tǒng)的保存途徑，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院檔案管理主要采用收集和登記的方式來(lái)獲得檔案第一手所需內(nèi)容，這同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致大多數(shù)醫(yī)院所擁有的檔案，在收集上比較機(jī)械、在保管上比較分散、在抽檢上比較隨機(jī)、在內(nèi)容上比較保守，大多數(shù)醫(yī)院檔案積壓不斷增高，長(zhǎng)期以往對(duì)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)水平產(chǎn)生了非常不好的影響，不利于其穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的功能，就必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。但目前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平較低，資金緊張。業(yè)務(wù)信息融合程度低，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整。

4）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)檔案材料的收集、保管、傳遞和利用，檔案管理工作人員往往局限于滿(mǎn)足自己所負(fù)責(zé)檔案管理工作，缺乏足夠的全局檔案管理能力。受檔案人員素質(zhì)和能力低下的影響，難以適應(yīng)大多數(shù)醫(yī)院的機(jī)構(gòu)發(fā)展。我國(guó)在檔案管理上缺乏科學(xué)性，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)也缺乏專(zhuān)業(yè)化，不能將檔案管理人才與檔案發(fā)展合理安排于一體，在一定程度上導(dǎo)致了我國(guó)檔案管理發(fā)展的落后，給大多數(shù)醫(yī)院向外拓展形成了很大的制約。同時(shí)，由于現(xiàn)代檔案管理人才培訓(xùn)力度不足，引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才數(shù)量過(guò)少，大多數(shù)員工沒(méi)有基礎(chǔ)的檔案管理理論知識(shí)與豐厚的實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，缺乏科學(xué)性的工作知識(shí)。

5）管理意識(shí)淡薄，檔案利用率不高。在醫(yī)院?jiǎn)T工和檔案管理者層面，檔案工作意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)。他們可以保存醫(yī)療文件和其他與醫(yī)療有關(guān)的資料，以供參考，卻沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性和必要性。由于醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，管理工作主要集中在如何把握醫(yī)療質(zhì)量上，對(duì)醫(yī)院檔案管理重視不夠，存在著“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的嚴(yán)重意識(shí)偏差。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率的對(duì)策

1）加強(qiáng)硬件投入，提高設(shè)備現(xiàn)代化水平。首先要加大資金投入，購(gòu)置現(xiàn)代化的檔案保護(hù)設(shè)備，如建設(shè)現(xiàn)代化的庫(kù)房，更新防火、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施，聲像、電子、實(shí)物等檔案資料分類(lèi)保管等，確保檔案資源的共享和利用?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的多媒體設(shè)備，加強(qiáng)硬件設(shè)備的投資，有效地實(shí)施信息化技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

2）健全檔案管理制度，提升檔案管理的信息化手段。應(yīng)結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立健全的檔案管理制度，醫(yī)院要規(guī)范檔案管理章程和監(jiān)督評(píng)價(jià)制度，為管理提供更好的建設(shè)。目前，大多數(shù)醫(yī)療企業(yè)使用的檔案管理制度比較完善，但仍存在許多不足。明確檔案管理人員職責(zé)，建立健全崗位職能指令，更好地配置資源，為醫(yī)院高效發(fā)展提供有效途徑。醫(yī)院檔案部門(mén)要制定完善檔案管理監(jiān)督手冊(cè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)的有效控制，確保檔案工作有序有效運(yùn)行，形成有效的內(nèi)部控制效果，確保兩者有效結(jié)合。能夠貫徹檔案管理以及檔案應(yīng)用工作規(guī)范及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并給予糾正。然后，建立健全內(nèi)部檔案管理制度，做好內(nèi)部檔案管理制度逐步優(yōu)化。最后，完善醫(yī)院檔案管理的民主監(jiān)督體制，讓廣大員工共同參與其中。信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，所以醫(yī)院檔案管理也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理過(guò)程中實(shí)施信息化管理。實(shí)施檔案信息管理的單位應(yīng)當(dāng)建立健全有關(guān)規(guī)章制度。為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案系統(tǒng)之間的聯(lián)合溝通和信息交流暢通，還應(yīng)建立本系統(tǒng)內(nèi)各單位的信息收集、信息利用和安全保護(hù)等相關(guān)制度。

3）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人才是所有行業(yè)的主要生產(chǎn)力，也是醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化管理相結(jié)合的推動(dòng)力。因此，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化管理的有效融合，首先，在招聘過(guò)程中優(yōu)先考慮內(nèi)部招聘。醫(yī)院檔案管理人員更熟悉醫(yī)院檔案會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的工作模式和內(nèi)容，更容易適應(yīng)新的崗位。對(duì)于外部招聘，醫(yī)院應(yīng)提高準(zhǔn)入門(mén)檻，全面招聘能力優(yōu)秀的人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員招聘和考核流程，從性格測(cè)驗(yàn)、面試、筆試、復(fù)試中全面考核應(yīng)聘人員綜合條件，采用優(yōu)勝劣汰制度，提高公司檔案管理人員的起點(diǎn)水平，促進(jìn)檔案管理人員熟練掌握業(yè)務(wù)技能，拓寬檔案知識(shí)，杜絕任人唯親現(xiàn)象發(fā)生。在具備足夠的檔案儲(chǔ)備的同時(shí)，嚴(yán)格要求權(quán)責(zé)分明，管理有序。絕對(duì)不允許出現(xiàn)一人兼多職的現(xiàn)象發(fā)生，要求各部門(mén)之間友好配合并且互相監(jiān)督。在保障資金用到位不浪費(fèi)的基礎(chǔ)上，為了調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，采用績(jī)效考核制，每個(gè)檔案都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，做好對(duì)人員的檔案存儲(chǔ)。

4）強(qiáng)化管理意識(shí)，提高檔案資料利用率。醫(yī)院檔案管理的最終目的是更好地利用檔案資源。因此，檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化管理意識(shí)，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率，更加切實(shí)地研究如何使醫(yī)院檔案服務(wù)于臨床、醫(yī)學(xué)、教學(xué)和科研工作。同時(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高工作質(zhì)量和檢索效率，方便用戶(hù)檢索、閱覽和使用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，為醫(yī)院建設(shè)和整個(gè)展覽提供服務(wù)和參考。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案是昨天的遺產(chǎn)，今天的財(cái)富。檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁和紐帶，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。只有不斷用新的理念、新的方法去強(qiáng)化檔案管理，才能提高醫(yī)院檔案的有效利用率，才能更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

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