事業(yè)單位轉(zhuǎn)型期檔案管理的新舉措

李莉

摘 要：當(dāng)前我國事業(yè)單位正處在轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，被保留的事業(yè)單位更強(qiáng)調(diào)發(fā)揮其公益屬性，更好的彰顯其專業(yè)領(lǐng)域的服務(wù)社會價值。事業(yè)單位的檔案是重要的公共資源，應(yīng)當(dāng)在轉(zhuǎn)型期突顯檔案的使用服務(wù)價值，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平，在信息化、智能化與規(guī)范化的理念下開展檔案管理工作，解決事業(yè)單位檔案管理工作的弊端，達(dá)到高效全面檔案管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;轉(zhuǎn)型發(fā)展

1 新時期事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識淡薄。目前事業(yè)單位有時還不夠重視檔案管理，事業(yè)單位沒能充分的認(rèn)識到檔案在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型改革發(fā)展中的重要作用。有些事業(yè)單位不能挖掘檔案信息，不能基于檔案為事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型提供足夠的依據(jù)，沒能更好的體現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)型中的促進(jìn)價值。首先，主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案部門的日常建設(shè)，沒能加大檔案部門的日常硬件軟件的建設(shè)工作，對檔案管理工作抓的不夠嚴(yán)，嚴(yán)管的不到位，因此影響事業(yè)單位檔案管理的整體水平。還有的事業(yè)單位沒能根據(jù)實(shí)際情況制定具體的檔案管理規(guī)章制度，檔案管理工作的法規(guī)不嚴(yán)格，制度約束不到位，導(dǎo)致檔案管理的隨意性大?，F(xiàn)有的檔案管理部門停留在收集與存儲檔案管理方面，沒能樹立全面的服務(wù)意識，因此檔案信息的挖掘工作不足，檔案部門創(chuàng)新不足，嚴(yán)重的阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2）檔案管理制度不健全。事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵在于達(dá)到法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行管理目標(biāo)。有些事業(yè)單位的檔案部門受技術(shù)條件、人員素質(zhì)與資金設(shè)備的制約，沒能不斷修訂檔案管理制度，檔案管理的方式方法較為陳舊。一些事業(yè)單位沒能逐年修訂檔案管理工作制度，現(xiàn)有的檔案管理制度不具備信息化檔案管理的特質(zhì)，檔案管理的方式方法主要圍繞著紙質(zhì)檔案進(jìn)行，數(shù)字化檔案未能發(fā)揮應(yīng)有價值。當(dāng)前事業(yè)單位未能開展檔案管理制度的宣傳工作，一些重要的業(yè)務(wù)部門未能配合開展檔案管理工作，造成了檔案管理難度大，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量差，檔案管理工作追責(zé)難的問題。由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不足，導(dǎo)致檔案管理雜亂無章，檔案管理部門嚴(yán)重的降低了檔案的質(zhì)量。

3）檔案管理環(huán)境落后。事業(yè)單位開展好檔案管理工作需要一定的設(shè)備設(shè)施支持。有些事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理工作設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理硬件條件有限，檔案管理的環(huán)境不能得到持續(xù)改善，因此影響了檔案管理工作的效率。一些事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)手段，存在著硬件設(shè)備配置不足的問題，例如，沒能運(yùn)用智能化的手段監(jiān)控檔案管理環(huán)境，不能安裝必要的監(jiān)控安全設(shè)備。檔案信息的數(shù)據(jù)匯總與記錄不全面，沒能基于檔案共享服務(wù)的理念開發(fā)專業(yè)的檔案管理信息化平臺。檔案信息的推送能力不足，嚴(yán)重制約了檔案服務(wù)價值的體現(xiàn)，因此影響檔案管理的專業(yè)水平。 當(dāng)前國家對事業(yè)單位的檔案管理資金投入較小，事業(yè)單位還要加大檔案管理建設(shè)資金的預(yù)算水平，逐步的進(jìn)行檔案管理設(shè)備的申報，從而提高檔案管理的科學(xué)化與專業(yè)化水平。

4）檔案管理人員缺失。檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵在于達(dá)到信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)具備大數(shù)據(jù)思維與云存儲意識。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理人員不具備信息化技術(shù)操作能力，事業(yè)單位急需大量有信息技術(shù)背景的專職檔案管理人才。但是，職業(yè)單位檔案管理人才有限，受編制與聘任待遇方面的問題，事業(yè)單位不能更好的招聘專職檔案管理技術(shù)人才。而且，有些事業(yè)單位未能走出檔案管理人才培養(yǎng)的新機(jī)制，不能加大現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，因此影響檔案管理培訓(xùn)的科學(xué)性與有效性。事業(yè)單位轉(zhuǎn)型階段的人員調(diào)配頻繁，使得兼職檔案管理人員不固定，因此影響了檔案管理工作的有效性，事業(yè)單位檔案管理人員還要進(jìn)一步補(bǔ)充新知識，完善檔案管理工作的新方法，著力構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作體系，達(dá)到提高檔案管理有效性的目標(biāo)。

2 新時期強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的對策

1）認(rèn)識檔案管理的重要性。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，保證檔案管理的有效性，切實(shí)以科學(xué)化的方式提高檔案管理工作的效率。首先，應(yīng)當(dāng)形成正確的檔案管理工作制度，加大檔案數(shù)據(jù)信息的宣傳工作，明確檔案管理工作的規(guī)范，尊重檔案管理的科學(xué)化原則。首先，應(yīng)當(dāng)形成良好的事業(yè)單位檔案管理工作文化，形成重視檔案工作的氛圍，事業(yè)單位可以定期根據(jù)事業(yè)單位的主要業(yè)務(wù)與改革需要加大檔案的宣傳展示力度。其次，還要明確檔案管理的原則，定期的召開檔案業(yè)務(wù)工作會議，及時的商討匯總檔案管理的問題。第三，明確檔案管理的重點(diǎn)工作，做到重點(diǎn)工作責(zé)任到人，執(zhí)行檔案的限期辦結(jié)制度，尤其加大臨時性、重復(fù)性、事務(wù)性文件的處置工作，加大文件數(shù)據(jù)信息的存儲與控制力度，這樣才能提高檔案的應(yīng)用效率，更好的開展專業(yè)檔案管理。

2）健全檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范制度，注重以制度化的方式有效的固定檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展的成果。首先，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的職責(zé)，確定檔案管理工作的任務(wù)目標(biāo)，以書面形式固定檔案管理人員的責(zé)任分工。其次，根據(jù)新時期檔案數(shù)字化運(yùn)行的趨勢，注重進(jìn)一步修訂檔案管理制度，形成專業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在上級檔案機(jī)關(guān)的主持下幫助事業(yè)單位出臺標(biāo)準(zhǔn)化的檔案操作規(guī)程。第三，還要根據(jù)檔案管理運(yùn)行的實(shí)際情況，定期對檔案管理的漏洞進(jìn)行梳理，運(yùn)用有效的方法嚴(yán)格的制定檔案的歸檔工作制度，第一時間實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的有效補(bǔ)充。保證檔案的完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性，更好的推動檔案數(shù)據(jù)信息的整合，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

3）加快檔案設(shè)備更新。轉(zhuǎn)型期的事業(yè)檔案單位面臨著人員配置重新調(diào)整，技術(shù)設(shè)備更新等一系列的任務(wù)。隨著管理技術(shù)、設(shè)備的不能斷更新，檔案管理方式的變革，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡可能的整合資源提升檔案管理技術(shù)水平。首先，應(yīng)當(dāng)在檔案共享服務(wù)的理念下更新檔案管理設(shè)備，做到檔案管理設(shè)備的全面整合，保證在共享理念下搭建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，保證檔案可以在安全的環(huán)境下快速進(jìn)行傳輸，滿足所有相關(guān)利益方的公益性檔案使用需要，并且做好必要的涉密檔案信息的服務(wù)工作。其次，還要更新檔案的存儲與應(yīng)用設(shè)備，注重開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠在上級部門的統(tǒng)一要求下，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)與行政檔案的電子化，保證檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的對接，從而提高檔案數(shù)據(jù)存儲效率，進(jìn)一步在無人化、自動化的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案的高速運(yùn)行?；ヂ?lián)網(wǎng)時代使得檔案管理正在向大數(shù)據(jù)與云存儲的方式快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)還要進(jìn)一步保證檔案的安全性。因此應(yīng)當(dāng)加大檔案信息的保護(hù)設(shè)備的建設(shè)工作。不僅要以智能化的電子感應(yīng)設(shè)備監(jiān)控檔案室的環(huán)境特征，還要運(yùn)用一系列的防御系統(tǒng)防止檔案在互聯(lián)網(wǎng)空間被侵犯。事業(yè)單位檔案管理不僅配備必要的儀器，還要加大軟件開發(fā)的力度。

4）提高檔案員專業(yè)素質(zhì)。轉(zhuǎn)型的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)保持高效、專業(yè)、高質(zhì)量和系統(tǒng)性。轉(zhuǎn)型期的檔案管理工作要求檔案員有新思維，能夠適應(yīng)檔案工作的新趨勢，做到以技術(shù)支持日常檔案管理。首先，應(yīng)當(dāng)加大檔案信息技術(shù)的研究工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，基于信息化的檔案管理人員滿足新時期檔案管理工作的需要。加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，圍繞著事業(yè)單位檔案管理設(shè)備的更新，進(jìn)一步普及專業(yè)的檔案管理知識，豐富檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容，保證檔案管理技術(shù)人員培訓(xùn)的持續(xù)性，做到專兼職檔案員定期接受輪訓(xùn)。新時期還要構(gòu)建綜合性的檔案管理人員的評價機(jī)制，針對檔案管理人員的績效考核指出檔案員培訓(xùn)與自主學(xué)習(xí)重點(diǎn)，促進(jìn)檔案員形成學(xué)習(xí)小組，在專家指導(dǎo)下不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，真正的做到全面提高檔案學(xué)習(xí)技能。

3 結(jié)論

事業(yè)單位轉(zhuǎn)型期檔案管理工作的關(guān)鍵在于整合挖掘檔案信息，通過檔案工作為事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供依據(jù)與決策保障。只有形成綜合性的檔案收集機(jī)制，加大對歷史檔案信息的梳理力度，做好檔案移交與信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作，才能滿足事業(yè)單位改革的需要，發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有價值。

參考文獻(xiàn)

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