面向聯(lián)合辦公環(huán)境下的智能工位設(shè)計(jì)研究

■馬 寧，孔 競(jìng)，孫德林 Ma Ning & Kong Jing & Sun Delin

(1.中南林業(yè)科技大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙 410000；2.中山四海家具制造有限公司，廣東中山 528400）

社會(huì)意識(shí)形態(tài)總是伴隨著科技文化的提升在不斷發(fā)展與完善。自步入21世紀(jì)以來(lái)，在5G時(shí)代、萬(wàn)物互聯(lián)、信息化的強(qiáng)大影響下，人們的生活迎來(lái)了質(zhì)的飛躍。信息技術(shù)影響著生活方方面面：無(wú)紙化辦公、智能家居、無(wú)人駕駛、人工智能等日新月異。辦公空間也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)：傳統(tǒng)劃網(wǎng)格分為的辦公空間的不足逐漸顯露，尤其是即將步入工作崗位的年輕一代在辦公理念上有了更新的變化，聯(lián)合辦公等新型的辦公模式應(yīng)運(yùn)而生。

聯(lián)合辦公模式的出現(xiàn)最早可以追溯到2010年美國(guó)的眾創(chuàng)空間We Work，其于2016年7月份進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)。自進(jìn)入中國(guó)以來(lái)，許多企業(yè)為了急于搶占市場(chǎng)份額，抄襲現(xiàn)象數(shù)見(jiàn)不鮮，整體的市場(chǎng)環(huán)境缺乏對(duì)空間設(shè)計(jì)和辦公家具等設(shè)施的重視，而工作中與員工聯(lián)系最為緊密的正是其所處的環(huán)境以及辦公所使用的設(shè)備。針對(duì)這一現(xiàn)狀，本文將圍繞著聯(lián)合辦公環(huán)境重點(diǎn)分析員工的工作狀態(tài)，提出辦公家具的具體設(shè)計(jì)研究策略，擬為聯(lián)合辦公工位的智能化提出有效建議。

1 辦公空間形態(tài)的轉(zhuǎn)變

縱觀歷史，辦公空間是隨著社會(huì)意識(shí)形態(tài)的發(fā)展不斷演變的，它的特點(diǎn)與眾多社會(huì)因素構(gòu)成的大環(huán)境交相呼應(yīng)，并非以一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體存在?，F(xiàn)代的辦公空間自20世紀(jì)初出現(xiàn)以來(lái)，發(fā)展衍生出了一系列的辦公類(lèi)型，人們先是經(jīng)歷了20世紀(jì)初開(kāi)放式、排列整齊的標(biāo)準(zhǔn)化辦公桌；到20世紀(jì)中葉，人們開(kāi)始在開(kāi)放式的辦公空間里靈活的組合桌椅；之后出現(xiàn)了格子間辦公室，講究空間效率的利用和工作私密性的綜合考量，其所映射出的空間形態(tài)各有不同，從各個(gè)發(fā)展階段可以看出，隨著時(shí)代的演變辦公空間不斷地發(fā)生著變化，而辦公空間的更迭無(wú)不緊密聯(lián)系著辦公模式、管理方式以及工作效率的改變。

1.1 傳統(tǒng)辦公模式

在傳統(tǒng)的辦公空間，就像是在一個(gè)大型空間里，切分格子間作為個(gè)人工位，大多數(shù)員工的工作崗位或者工作區(qū)域都是固定的，充滿(mǎn)著工業(yè)化流水線的味道。同時(shí)，傳統(tǒng)的觀念也影響著企業(yè)管理方式，金字塔式的層級(jí)化管理模式使得辦公空間被相對(duì)獨(dú)立地分割開(kāi)來(lái)，互不干擾，由于員工們彼此之間缺乏交流，團(tuán)隊(duì)討論和協(xié)作的頻率較少，大大降低了辦公空間的工作效率。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于職業(yè)的訴求也在不斷發(fā)生變化。公司人對(duì)于工作空間、時(shí)間等方面的觀念也隨著時(shí)代更新。所以亟需一種新的辦公模式來(lái)改變這種現(xiàn)狀，以聯(lián)合辦公模式為代表的自由、舒適的辦公模式應(yīng)運(yùn)而生[1]。

1.2 聯(lián)合辦公模式

聯(lián)合辦公這一概念興起于美國(guó)硅谷，是一種為降低辦公室使用成本而進(jìn)行共享辦公空間的辦公模式，它將各類(lèi)空間組合起來(lái)，創(chuàng)造出符合現(xiàn)代公司人需求的工作環(huán)境：既有開(kāi)放區(qū)域，又有私密空間，并通過(guò)富有設(shè)計(jì)感的裝修產(chǎn)生審美、心理上的愉悅；更重要的是，它打破了單個(gè)公司自我封閉的工作模式，把不同公司的員工放在一個(gè)空間中，創(chuàng)造了社區(qū)感——這在傳統(tǒng)空間中是很難獲得的。

隨著“大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新”時(shí)代的到來(lái)，國(guó)內(nèi)也迎來(lái)了聯(lián)合辦公的熱潮，以上海的We Work旗艦店為例，整個(gè)空間可以容納千人辦公。這里的空間被分成了移動(dòng)工位、專(zhuān)屬工位和私人辦公室等區(qū)域，分別提供給自由職業(yè)者、微小型公司、大規(guī)模公司。每個(gè)工位以月租的形式交付員工進(jìn)行使用，當(dāng)支付月租成為會(huì)員后，會(huì)劃分給你相對(duì)應(yīng)的工位，會(huì)員在享用工位的同時(shí)還可以使用聯(lián)合辦公區(qū)域內(nèi)的其他公共區(qū)域和設(shè)施以及配套的物業(yè)服務(wù)等增值服務(wù)。最重要的是We Work會(huì)員在這樣的辦公環(huán)境下可以和多個(gè)領(lǐng)域的人一起交流合作，不僅可以共享辦公空間還可以共享知識(shí)，甚至是共享客戶(hù)。這種開(kāi)放式的共享辦公方式，其靈活性和互動(dòng)氛圍越來(lái)越受到創(chuàng)客、大企業(yè)和自由職業(yè)者的青睞。

2 聯(lián)合辦公環(huán)境下的辦公家具

聯(lián)合辦公環(huán)境在共享經(jīng)濟(jì)的時(shí)代下發(fā)展迅速，在國(guó)內(nèi)已覆蓋包括北京、上海、深圳、南京等多個(gè)城市。作為最能體現(xiàn)聯(lián)合辦公品牌特點(diǎn)的空間設(shè)計(jì)，現(xiàn)有的聯(lián)合辦公品牌如We Work、The Work Project、SOHO中國(guó)等都將重點(diǎn)放在了辦公空間環(huán)境的塑造。其中The Work Project將自然環(huán)境融入到辦公空間中，構(gòu)成一種和諧自然的感覺(jué)（圖1-圖2）。而在倉(cāng)庫(kù)廠房的基礎(chǔ)之上改建而成的“四合院村落”箭廠胡同文創(chuàng)空間（圖3），以一種溫文爾雅的古典風(fēng)氣質(zhì)呈現(xiàn)在人們眼前，但它的內(nèi)部不僅提供了接待、會(huì)議、展示、放映的工作區(qū)域，同時(shí)還設(shè)有圖書(shū)館、休閑娛樂(lè)等公共休息區(qū)，文化創(chuàng)意公司匯集于此，箭廠胡同已經(jīng)儼然成為了他們的“集體公社”。

這些聯(lián)合辦公空間將包括空間設(shè)計(jì)等底層的基礎(chǔ)模塊做到標(biāo)準(zhǔn)化，而后往上疊加包含稅務(wù)、人力資源、工商注冊(cè)等增值服務(wù)。在模塊中通過(guò)空間的設(shè)計(jì)能在一定程度上營(yíng)造一種愉悅、舒適的工作氛圍。但辦公最重要的是一張可供員工使用的桌子，這也是和員工工作狀態(tài)聯(lián)系最為緊密的，許多工作崗位的員工可能一整天都在自己的工位區(qū)域內(nèi)進(jìn)行工作。而現(xiàn)實(shí)狀況是企業(yè)大多采用只能滿(mǎn)足員工基本使用需求的辦公家具產(chǎn)品，不得不在一定程度上犧牲辦公家具的體感和功能性，以此來(lái)節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

聯(lián)合辦公空間內(nèi)部設(shè)施中的固定工位的家具一般選用與開(kāi)放型大空間融合度高的產(chǎn)品[2]，造型上也更加趨向于簡(jiǎn)潔，會(huì)根據(jù)不同區(qū)域的具體需求加裝屏風(fēng)、文件柜、置物架等設(shè)施，如SOHO 3Q（圖4-圖5）。但聯(lián)合空間作為一個(gè)共享的空間，每個(gè)固定工位的位置是固定的，但使用它的員工會(huì)隨著時(shí)間階段的不同而迎來(lái)新的使用者。每一個(gè)使用者的使用習(xí)慣是不同的，尤其是工位的高度的選擇，因此需要在工位的選用和設(shè)計(jì)中添加更多有關(guān)于人性化的思考。有一些公司針對(duì)這一個(gè)存在的問(wèn)題做出了一些嘗試，推出了具有升降功能的智能辦公桌，但其機(jī)械化的升降模式很難滿(mǎn)足員工的具體使用需求。下面本文將從普適性、人性化、綠色環(huán)保設(shè)計(jì)三個(gè)方面來(lái)對(duì)聯(lián)合辦公環(huán)境下的辦公工位進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)之上制定辦公工位的設(shè)計(jì)策略。

■圖1-圖2 The Work Project辦公空間

■圖3 箭廠胡同文創(chuàng)空間外景

■圖4-圖5 SOHO 3Q固定工位

2.1 人群定位和普適性

聯(lián)合辦公所服務(wù)的是來(lái)自不同公司或組織的團(tuán)體或個(gè)人，對(duì)辦公環(huán)境和設(shè)施以及配置的辦公服務(wù)進(jìn)行共享的一種辦公模式，而辦公工位作為設(shè)施中重要的一環(huán)也應(yīng)該符合“共享”的原則，可以滿(mǎn)足不同個(gè)體的使用需求。人們?nèi)粘９ぷ鲿r(shí)，工位的桌面高度是否合理，直接關(guān)系到員工在工作時(shí)眼部、肘部肌肉、脊椎、等身體組織和器官的健康舒適[3]。在共享的辦公環(huán)境下，每張工位所服務(wù)的人群在不同的時(shí)期可能是不同的，他們與工位之間所對(duì)應(yīng)的人機(jī)交互關(guān)系也在不斷發(fā)生著變化。

要想真正服務(wù)好每一位員工，辦公工位應(yīng)該具備智慧的“思想”，每一位員工使用工位時(shí)，他都會(huì)調(diào)節(jié)到使用者最舒適的工作高度，可以在保障員工的身體健康的同時(shí)還可以一定程度上提高員工的工作效率，提升整個(gè)聯(lián)合辦公環(huán)境的服務(wù)體驗(yàn)。

2.2 人性化設(shè)計(jì)

面向辦公過(guò)程中工作姿態(tài)的研究分析表明，長(zhǎng)時(shí)間保持低頭或固定前傾身體的坐姿，會(huì)嚴(yán)重?fù)p害人的健康和辦公效率[4]。所以在達(dá)到工位的差異化協(xié)同服務(wù)的基礎(chǔ)之上，可以在產(chǎn)品的細(xì)節(jié)上為員工提供更加人性化的設(shè)計(jì)。例如在員工到達(dá)公司后，工位自動(dòng)調(diào)節(jié)到對(duì)應(yīng)員工的適合高度，在使用過(guò)程中會(huì)隨著工作時(shí)間的變化，智能提醒員工調(diào)節(jié)桌面高度以切換辦公姿態(tài)，避免由于久坐而引發(fā)的健康問(wèn)題，為員工提供一個(gè)健康舒適的辦公平臺(tái)。在構(gòu)建辦公平臺(tái)的同時(shí)，一張整潔的桌面也會(huì)給員工帶來(lái)一個(gè)美好的心情狀態(tài)來(lái)迎接一天的工作[5]?？梢詫⒆烂娴木W(wǎng)絡(luò)線路及電源插孔安置在桌面下方，通過(guò)抽拉的方式取出和收回，這樣的布線收納設(shè)計(jì)既可以達(dá)到整潔辦公的需求，也可以達(dá)到更好的使用目的。

2.3 綠色環(huán)保的工位

綠色化辦公家具從具體的設(shè)計(jì)原則上看，首先應(yīng)遵循環(huán)保原則，在辦公家具的設(shè)計(jì)制作過(guò)程中，采用對(duì)環(huán)境友好型的可循環(huán)使用材料。在此基礎(chǔ)之上，將重點(diǎn)放在家具的功能品質(zhì)的把控上。功能方面，應(yīng)圍繞實(shí)用性原則，在滿(mǎn)足使用者日常辦公需求的前提下不添加繁瑣無(wú)用的功能及裝飾，從源頭上減少材料的浪費(fèi)；在品質(zhì)上，遵循經(jīng)濟(jì)性原則，在合理的預(yù)算范圍區(qū)間內(nèi)選用品質(zhì)較好的原材料，減少后期的配件更換所帶來(lái)的材料浪費(fèi)，以達(dá)到綠色環(huán)保的設(shè)計(jì)理念，從整體的角度考慮如何將綠色環(huán)保理念注入到辦公家具之中[6]。

3 智能工位設(shè)計(jì)策略

新興辦公空間和辦公模式建立的初衷是在滿(mǎn)足企業(yè)和員工的需求基礎(chǔ)之上，盡可能地降低公司的運(yùn)營(yíng)成本?？偟膩?lái)說(shuō)，可以歸納為三個(gè)層面的概念：第一層是物理空間，第二層是服務(wù)，第三層是數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施。聯(lián)合辦公未來(lái)作為與物聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系最為緊密的行業(yè)，從進(jìn)入辦公空間的身份識(shí)別開(kāi)始，所有的業(yè)務(wù)都將在智能辦公系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行[7]。當(dāng)聯(lián)合辦公模式有了數(shù)字化的基礎(chǔ)之后，又會(huì)對(duì)其模式內(nèi)的服務(wù)、空間起到優(yōu)化提升的作用。

■圖6 辦公系統(tǒng)運(yùn)行流程圖

3.1 智能辦公系統(tǒng)的構(gòu)建

智能化辦公家具的出現(xiàn)是順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然，也是使用者面對(duì)高壓工作環(huán)境下的迫切愿望，因而，智能化的技術(shù)在辦公家具中的應(yīng)用是未來(lái)發(fā)展的重要趨勢(shì)之一[8]。面向于聯(lián)合辦公環(huán)境下相對(duì)流動(dòng)性的員工所使用的辦公工位，第一要素是桌面高度的“協(xié)同”，“同”不是字面意思上高度的完全一致，而是每個(gè)員工對(duì)于桌面高度滿(mǎn)意度的一致。通過(guò)第二個(gè)要素“智能化”的手段將工位與辦公系統(tǒng)相結(jié)合。當(dāng)員工到達(dá)公司完成面部或指紋的打卡后，系統(tǒng)會(huì)識(shí)別出員工的身份信息，并即時(shí)喚醒該員工所屬的工位。隨后，工位頂部的光源將結(jié)合周?chē)h(huán)境的光感度情況，點(diǎn)亮并調(diào)節(jié)到適宜亮度，桌面會(huì)由位于底部的電機(jī)制動(dòng)緩慢抬升到指定的高度，桌面上的設(shè)備隨之打開(kāi)，員工到達(dá)工位后可直接開(kāi)始一天的工作任務(wù)（圖6）。

指定高度的設(shè)定依附于一套完整的智能系統(tǒng)，剛步入聯(lián)合辦公空間的新員工，通過(guò)工位側(cè)邊的工位桌面高度調(diào)節(jié)按鈕調(diào)節(jié)桌面高度，系統(tǒng)會(huì)記憶學(xué)習(xí)員工的使用習(xí)慣，結(jié)合員工的生理特征，計(jì)算出員工專(zhuān)屬的高度調(diào)節(jié)系統(tǒng)。不僅可以在每天清晨工作時(shí)喚醒到初始高度，還會(huì)隨著工作時(shí)長(zhǎng)自主或被動(dòng)地調(diào)節(jié)桌面高度，在員工保持坐姿狀態(tài)過(guò)久后切換至站姿的工作形態(tài)，使用站坐交替辦公方式，避免靜止不動(dòng)的限制，增加身體的活動(dòng)量改善久坐辦公的習(xí)慣，為員工提供一個(gè)健康高效的智能辦公平臺(tái)。

3.2 辦公工位的人性化設(shè)計(jì)考量

人們現(xiàn)如今大約有一半的時(shí)間與家具產(chǎn)品共度[9]。在日常的工作生活中，隨著人們對(duì)品質(zhì)追求的不斷提高，家具設(shè)計(jì)中所要考慮的因素也應(yīng)該做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，不應(yīng)僅限于其基本的功能性要求，更要在“以人為本”的基礎(chǔ)理念之上，滿(mǎn)足人性化家具的設(shè)計(jì)要求。

在辦公工位中的人性化設(shè)計(jì)包含著功能、人機(jī)交互、材質(zhì)、色彩等多個(gè)要素，以人機(jī)交互為例，當(dāng)員工需要調(diào)節(jié)桌面高度時(shí)，可以用更加方便的交互方式來(lái)替代傳統(tǒng)的機(jī)械或屏幕按鍵。員工可通過(guò)位于桌面兩側(cè)的觸摸感應(yīng)區(qū)控制工位桌面的升降，輕拍下部的感應(yīng)區(qū)后桌面抬升，手指離開(kāi)感應(yīng)區(qū)后停止抬升，反之輕拍桌面上部感應(yīng)區(qū)為降低桌面高度操作。通過(guò)對(duì)辦公家具進(jìn)行人性化的設(shè)計(jì)，使員工工作時(shí)可以通過(guò)更加簡(jiǎn)化的操作來(lái)達(dá)到使用目的，在一定程度上提升了員工的工作品質(zhì)。

除此之外，人性化的設(shè)計(jì)范圍不僅限于辦公工位，它是囊括了包含燈光、網(wǎng)絡(luò)、休閑設(shè)施等一系列要素，現(xiàn)在，聯(lián)合辦公剛剛起步，辦公家具在功能性和人性化尺度上還存在很多的問(wèn)題，在聯(lián)合辦公不斷地發(fā)展過(guò)程中，隨著人性化的不斷注入，辦公家具一定會(huì)取得一個(gè)長(zhǎng)足的發(fā)展。

3.3 辦公工位的可持續(xù)性設(shè)計(jì)

家具產(chǎn)品在做到“以人為本”的同時(shí)，也要注重以“自然”為本[10]。近年來(lái)，人們的環(huán)保意識(shí)隨著全球環(huán)境污染問(wèn)題的惡化而逐步增強(qiáng)，綠色環(huán)保理念在建筑、家居等各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，家具作為建筑功能的補(bǔ)充和完善，它未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)也將會(huì)緊緊圍繞著綠色健康的發(fā)展理念[11]。在辦公家具的材料選用上，應(yīng)充分重視綠色環(huán)保理念，使用可循環(huán)降解的材料，將可能的污染降到最低。在功能性上充分考慮實(shí)用性和人性化的設(shè)計(jì)原則，從使用者的具體需求出發(fā)不斷地去優(yōu)化辦公家具產(chǎn)品，使工作環(huán)境變得更加的健康和高效，給使用者帶來(lái)工作上的愉悅感和舒適性。

4 結(jié)語(yǔ)

時(shí)代的發(fā)展需要科技的支撐，而科技的發(fā)展需要我們一步一步腳踏實(shí)地去創(chuàng)新、去探索。隨著未來(lái)時(shí)代的發(fā)展，共享經(jīng)濟(jì)的模式會(huì)覆蓋到人們生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，越來(lái)越多的共享模式會(huì)呈現(xiàn)在人們的眼前。比如受我國(guó)近期受新型冠狀病毒性肺炎的影響，許多公司推出“共享員工”模式，即讓員工在企業(yè)之間進(jìn)行臨時(shí)的調(diào)動(dòng)，讓員工具有一定的流動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)人力資源的再分配，以此來(lái)降低人員用工成本。聯(lián)合辦公模式作為共享經(jīng)濟(jì)中重要一環(huán)未來(lái)一定會(huì)取得長(zhǎng)足的發(fā)展，也意味著越來(lái)越多的人會(huì)走進(jìn)聯(lián)合辦公的空間去工作、去生活。我們要不斷地去探索創(chuàng)新，優(yōu)化空間結(jié)構(gòu)和辦公家具的模式，隨著智能化的辦公系統(tǒng)的發(fā)展，不斷為員工提供更加靈活、健康、舒適的辦公環(huán)境。