企業(yè)合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施
——以C物流公司為例

文/龍婕

如今，在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善與發(fā)展的大背景下，與企業(yè)合同相關(guān)的法律制度與規(guī)章條例也逐漸成熟與完善。企業(yè)在對(duì)合同進(jìn)行管理時(shí)，要按照相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開展工作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。重視合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)的有效解決與消除是推動(dòng)企業(yè)更好、更健康發(fā)展的重要內(nèi)容，也是增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率與水平的有效途徑[1]。合同管理是企業(yè)日常管理的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)合同管理水平的高低對(duì)物流企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，健全的合同管理內(nèi)部控制體系能夠防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)合同管理的水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)而言是至關(guān)重要的。

一、C物流公司企業(yè)合同管理的重要意義。

C物流公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)是為海洋石油勘探開發(fā)、建造、生產(chǎn)等上游產(chǎn)業(yè)及中下游煉化提供物資服務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)、貨運(yùn)代理服務(wù)、運(yùn)輸服務(wù)、港口服務(wù)以及基地建設(shè)和管理等一體化物流服務(wù)，C物流公司是一家專業(yè)基地后勤服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化物流服務(wù)公司，主要為海上油氣開發(fā)提供物流支持，其中海上鉆井業(yè)務(wù)所需的鋼管、水泥、石灰石粉等物資和鉆頭、鉆桿、纜繩等器材設(shè)備的倉(cāng)儲(chǔ)和配送服務(wù)，還包括海上平臺(tái)人員的生活物資都是C物流公司的服務(wù)范疇。面臨著當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境，C物流公司壓力劇增，經(jīng)過(guò)努力規(guī)劃生產(chǎn)管理，推進(jìn)全面投入使用引進(jìn)新建裝置，近三年C物流公司的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)好。C物流公司在為促進(jìn)當(dāng)前公司的蓬勃發(fā)展，在防控風(fēng)險(xiǎn)的前提下，運(yùn)用現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理思想，嘗試深化物流改革、加強(qiáng)信息管理、采用物流業(yè)務(wù)外包、進(jìn)行聯(lián)合儲(chǔ)備等方面不斷探索。從而優(yōu)化物流管理，降低物流成本。本文主要以C物流公司為例，對(duì)C物流公司合同管理內(nèi)部控制進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)該公司合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，對(duì)其問(wèn)題進(jìn)行成因分析，并針對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的原因?qū)υ摴镜暮贤芾韮?nèi)部控制提出具體的優(yōu)化措施。在C物流公司的日常管理工作中，合同管理是其重要內(nèi)容與組成部分，其能夠?qū)ζ髽I(yè)間的合作關(guān)系進(jìn)行更好地規(guī)范，還能夠維護(hù)C物流公司與其他企業(yè)的合作關(guān)系。企業(yè)普遍存在合同履約管理不及時(shí)、合同未按規(guī)定付款、合同檔案歸還不及時(shí)等問(wèn)題等問(wèn)題。加強(qiáng)合同管理的意義就是為了能夠?qū)贤L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行更好地控制與規(guī)避。

二、C物流公司在合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題。

（一）C物流公司合同訂立階段存在的問(wèn)題。C物流公司在企業(yè)合同簽訂的初期，合同承辦人調(diào)查僅為形式審查，例如：合同訂立的對(duì)象出具的資格、資質(zhì)評(píng)估報(bào)告，證明其具備經(jīng)營(yíng)資格并且資質(zhì)在授權(quán)范圍內(nèi)，但并無(wú)相關(guān)信用方面的證明件和評(píng)估報(bào)告，無(wú)法證明其具備履約能力。合同要件內(nèi)容不完善，表現(xiàn)為：合同條款表述不嚴(yán)謹(jǐn)；部分合同未見簽訂日期；交付時(shí)間和交付方式不確定。另外，C物流公司存在合同審核審批時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。（二）C物流公司合同履行階段存在的問(wèn)題。C物流公司可以說(shuō)未對(duì)企業(yè)的合同履約進(jìn)行管理，不能確保企業(yè)及時(shí)完整的履約合同約定。C物流公司在成立初期，為了快速擴(kuò)張企業(yè)市場(chǎng)發(fā)展，未對(duì)企業(yè)的合同履約情況及時(shí)進(jìn)行跟蹤調(diào)查，從而不能確保該公司能夠及時(shí)履行約定，若企業(yè)無(wú)法履行合同約定，就會(huì)面臨著違約情形，要依照相關(guān)合同規(guī)定賠償違約金，嚴(yán)重的會(huì)誘發(fā)合同糾紛，損害企業(yè)利益和形象。像C物流公司這樣的物流企業(yè)，有的合同例如國(guó)際海運(yùn)業(yè)務(wù)可能需要較長(zhǎng)的執(zhí)行周期，且有很多不確定因素導(dǎo)致很大的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，合同履約的跟蹤更加重要且關(guān)鍵。之所以這樣，是因?yàn)榭梢愿玫膭澐蛛p方履約責(zé)任。（三）C物流公司補(bǔ)充協(xié)議存在的問(wèn)題。補(bǔ)充協(xié)議是公司針對(duì)原合同存在約定不明確處對(duì)其進(jìn)行的補(bǔ)充，對(duì)于原合同中的不明確地方通過(guò)補(bǔ)充協(xié)議進(jìn)行補(bǔ)充從而明確合同約定，使雙方能夠按照合同約定好的權(quán)利和義務(wù)履行合同條款，但補(bǔ)充協(xié)議中仍然存在條款模糊的情況，會(huì)使補(bǔ)充協(xié)議的作用大打折扣，使雙方不能按照明確清晰的條款履約，對(duì)協(xié)議再次進(jìn)行補(bǔ)充會(huì)耗時(shí)耗力，還會(huì)耽誤合同履行進(jìn)度，影響企業(yè)的利益[2]。C物流公司就存在多次補(bǔ)充協(xié)議的情形，主要是合同承辦人在簽訂合同時(shí)未對(duì)相應(yīng)條款約定清楚，執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

三、C物流公司合同管理內(nèi)部控制問(wèn)題成因分析。

（一）C物流公司缺乏必要的法律意識(shí)與能力。目前，很多企業(yè)特別時(shí)企業(yè)的高層管理人員并沒(méi)有對(duì)企業(yè)的合同管理予以充分的關(guān)注與重視，主要表現(xiàn)為：法律意識(shí)比較淡薄、法律風(fēng)險(xiǎn)管控能力不足、合同管理缺乏一定的靈活性與動(dòng)態(tài)性。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)合同管理內(nèi)部控制工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有重視公司法務(wù)部門的設(shè)立、法律人才的培養(yǎng)，法律意識(shí)比較淡薄、警惕法律風(fēng)險(xiǎn)的能力不足，從而容易在合同簽訂后履行合同的過(guò)程中發(fā)生一些不可控的法律風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來(lái)不良影響或者經(jīng)濟(jì)損失。在C物流公司中，由于管理層法律意識(shí)不足，直接導(dǎo)致合同承辦人在經(jīng)辦合同時(shí)，缺乏法律敏銳度。（二）C物流公司缺乏完善的合同管理動(dòng)態(tài)機(jī)制。目前，C物流公司在管理合同時(shí)，動(dòng)態(tài)管理僅表現(xiàn)為動(dòng)態(tài)的合同臺(tái)賬填報(bào)、動(dòng)態(tài)化的管理機(jī)制流于形式，缺少法律風(fēng)險(xiǎn)缺乏動(dòng)態(tài)的預(yù)防與管控，因此容易產(chǎn)生一些法律風(fēng)險(xiǎn)。從C物流公司體系建設(shè)管理發(fā)現(xiàn)，缺少合同管理考核追責(zé)方面的規(guī)定，致使C物流公司合同管理考核追責(zé)沒(méi)有制度依據(jù)，導(dǎo)致C物流公司合同管理考核與追責(zé)難以及時(shí)有效的開展，起不到應(yīng)有的作用。（三）C物流公司缺乏創(chuàng)新。C物流公司是一家傳統(tǒng)的物流公司，在管理模式等方面都較傳統(tǒng)，在管理和經(jīng)營(yíng)模式方面管理相對(duì)滯后，導(dǎo)致C物流公司創(chuàng)新不足，固化年輕人的思想和意識(shí)，漸漸的從根源上不愿意創(chuàng)新，也會(huì)拖垮C物流公司的整體創(chuàng)新程度。

四、C物流公司合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化措施。

（一）C物流公司加強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。在風(fēng)險(xiǎn)面前，預(yù)防大于管控?？梢愿鶕?jù)C物流公司的工作安排，給在職領(lǐng)導(dǎo)分批次開展法律知識(shí)體系培訓(xùn)，主要目的是使各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)熟悉國(guó)家法律條款以及合同管理方面的知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與控制，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析、企業(yè)主觀風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見與預(yù)防等等，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)合同管理的重視程度。另外，還需提高合同管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，也可以通過(guò)對(duì)合同管理員、合同承辦人、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行定期開展培訓(xùn)的方式，向大家講解法律條款以及合同管理方面的知識(shí)，使C物流公司員工能夠豐富自己合同管理方面的知識(shí)的同時(shí)，還可以認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，從而提高這些員工的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。（二）C物流公司完善合同管理制度。正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，從合同的訂立、履行、變更、管理等都要有一個(gè)明確的機(jī)制與審簽流程，C物流公司從訂立合同之前就要將一些法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避與杜絕，這樣才能夠?yàn)楹贤穆男信c變更補(bǔ)充提供更好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，有了健全的合同管理制度，C物流公司各部門可以各司其職，并進(jìn)行更好地配合與協(xié)調(diào)，促進(jìn)合同管理的流程與各個(gè)環(huán)節(jié)更加順暢、有序。在C物流公司中，擬訂的合同文本須經(jīng)由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、安全裝備部審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)應(yīng)部門的審核人員在審閱了相關(guān)條款后應(yīng)如實(shí)在合同評(píng)審表的對(duì)應(yīng)位置上簽評(píng)審意見并署名，各部門審核時(shí)間不得超過(guò)2天。評(píng)審人員應(yīng)慎重使用公司賦予的評(píng)審權(quán)，并對(duì)自己署名的評(píng)審意見負(fù)責(zé)任。C物流公司法務(wù)部對(duì)各承辦部門的合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，各承辦部門應(yīng)按規(guī)定向法務(wù)部報(bào)送合同履行月報(bào)表，與此同時(shí)還要接受法務(wù)部的監(jiān)督和檢查。承辦部門的合同承辦人擬訂的補(bǔ)充協(xié)議須按規(guī)定的權(quán)限和程序經(jīng)由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部審核和總經(jīng)理審批，履行審批程序并通過(guò)后方可簽訂正式補(bǔ)充協(xié)議[3]并開始執(zhí)行。（三）C物流公司合同管理模式的改革與創(chuàng)新。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與市場(chǎng)機(jī)制不斷變化與發(fā)展的大情勢(shì)下，外部環(huán)境的變化也會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的影響，企業(yè)在合同管理方面不能墨守成規(guī)，而是要主動(dòng)出擊，不斷規(guī)范合同管理的流程，強(qiáng)化合同管理模式的改革與創(chuàng)新，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前合同管理模式中存在的局限與弊端，不斷優(yōu)化合同管理模式與體系，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，將合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防與管控都置于一個(gè)動(dòng)態(tài)化的管理鏈條中，持續(xù)進(jìn)行改變與更新，從而更好地增強(qiáng)合同管理效率、防控法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)與健康發(fā)展提供更好的保障。C物流公司當(dāng)務(wù)之急，就是與時(shí)俱進(jìn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴并記錄，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，形成書面紀(jì)要提報(bào)歸口管理部門，提出一些創(chuàng)新的管理模式。

綜上所述，C物流公司為了能夠增強(qiáng)合同管理效率，合理管控法律風(fēng)險(xiǎn)，必須要重視法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的增強(qiáng)，健全與完善合同管理體系，創(chuàng)新C物流公司合同管理模式，對(duì)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，做好合同中法律風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，推動(dòng)合同管理效率、企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防效果得更好提升。C物流公司應(yīng)當(dāng)逐步建立健全合同內(nèi)部管理制度。對(duì)合同實(shí)施歸口管理，做好合同登記的管理，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實(shí)行對(duì)合同的全過(guò)程管理。對(duì)合同履行情況還要實(shí)施有效監(jiān)管，可建立財(cái)會(huì)部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。