新技術(shù)環(huán)境下高校學報檔案工作發(fā)展探微

于敏

摘要：高校檔案是我國高校教學、科研發(fā)展創(chuàng)新的歷史紀錄，學報檔案工作則是高校檔案工作的重要組成部分。當前我國高校學報檔案工作面臨著檔案管理專門人才匱乏、檔案工作信息化水平較低、檔案管理制度標準欠缺、檔案工作“重管輕用”的問題。隨著大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新技術(shù)的應用，高校學報檔案工作迎來新的發(fā)展契機。

關(guān)鍵詞：高校 學報編輯部 檔案管理 新技術(shù)

高校學報作為高校面向全社會展示教學、科研水平的窗口，其辦刊水平與可持續(xù)發(fā)展能力至關(guān)重要。高校學報檔案工作作為高校學報日常業(yè)務工作的重要組成部分，長期以來卻未能受到應有的關(guān)注。高校學報從約稿、組稿、審稿、編校、排版、印刷到最后的出版發(fā)行，每一環(huán)節(jié)都與學報檔案工作密不可分。對高校學報日常運營過程中形成的各類文件材料實現(xiàn)妥善的歸檔和管理，是高校學報出版發(fā)行工作順利進行的重要保證。隨著“大數(shù)據(jù)”“數(shù)字中國”等概念和技術(shù)在我國的推廣與應用，我國檔案事業(yè)從“紙與鐵”的時代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的時代。[1]對于高校學報檔案工作而言，新技術(shù)既意味著新機遇，也引發(fā)了新挑戰(zhàn)。當前，國內(nèi)對高校學報檔案管理的研究主要集中在高校學報文件材料歸檔范圍及難點[2][3][4]、高校學報檔案資源的價值分析[5]及信息化管理等方面[6][7][8]，而有關(guān)新技術(shù)環(huán)境下高校學報檔案工作的難點及應對策略的研究明顯不足。鑒于此，本文擬從高校學報檔案工作面臨的問題出發(fā)，分析新技術(shù)環(huán)境下高校學報檔案工作的發(fā)展方向，以期為高校檔案工作的提質(zhì)增效提供參考。

一、高校學報檔案及檔案工作概述

高校學報檔案工作既是高校學報日常管理工作的組成部分，也是高校整體檔案工作的重要一環(huán)。2008年教育部頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》中明確指出“出版類”檔案包括“高等學校自行編輯出版的學報、其他學術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”。由此可見，出版類檔案是高校學報檔案的關(guān)鍵組成部分，主要包括：原稿、作者修改稿、審稿意見、錄用通知和版權(quán)協(xié)議、出版發(fā)行記錄、發(fā)稿后的變動情況、正式出版物。高校學報檔案除了出版類檔案以外，還包括綜合管理類檔案，主要包括[9]：高校內(nèi)相關(guān)部門發(fā)給編輯部的文件材料、編輯部發(fā)文，高校學報的上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等關(guān)于出版工作的文件及各類證書，高校學報的出版許可、期刊登記證、印刷發(fā)行合同，高校學報創(chuàng)刊、?？?、復刊、更改刊名及增刊等重要事件的請示報告和批復等重要文件材料，其他有價值的材料。

高校學報檔案是高校各發(fā)展階段科研學術(shù)水平的真實反映和有效憑證，它具有以下價值功能：（1）匯聚和展示高?？蒲袑W術(shù)成果的功能。高校學報檔案中匯集了大量的論文和其他科研成果，可為當前和下一步科研工作的開展、科研方向的確立等提供參考和借鑒。（2）為高校學報編輯部運營管理服務的原始憑證功能。規(guī)范的檔案管理可以有效減少編輯部在日常運營過程中的差錯。（3）為編輯部業(yè)務開展提供參考的情報價值功能。例如，將學報稿源的分布情況和作者年齡變化趨勢統(tǒng)計出來，可為高校學報專家知識庫建立提供參考資料；將各類選題計劃、修改意見和編輯人員的經(jīng)驗心得等整理出來，發(fā)表供相關(guān)人員交流學習的文章。[10]

二、高校學報檔案工作面臨的問題

通過對高校學報檔案工作現(xiàn)狀進行系統(tǒng)性梳理，筆者總結(jié)出當前我國高校學報檔案工作面臨的問題主要集中在以下四個方面。

（一）高校學報檔案管理的專門人才較為匱乏

由于高校編制設崗條件限制，當前我國高校學報編輯部基本上沒有專職的檔案管理人員。一般高校學報的檔案資料都由學校的檔案館統(tǒng)一管理，但檔案館僅對出版后的紙質(zhì)期刊進行歸檔保存[11]，而在編輯活動中產(chǎn)生的其他重要資料只能由編輯部自行保管。另外，編輯部人員業(yè)務工作繁重，檔案管理意識和能力不強，造成許多有價值的檔案信息資源流失。[12]長此以往，高校學報檔案工作的整體水平不高，學報檔案價值的發(fā)揮受到阻礙。

（二）高校學報檔案工作信息化水平較低

隨著我國信息化進程的深度推進，高校學報編輯部的信息化水平不斷提高，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下檔案管理的模式，各類業(yè)務系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的歸檔管理成為必然。然而，高校學報檔案管理工作并未能緊跟信息化的步伐。部分高校學報編輯部采取紙質(zhì)檔案和業(yè)務系統(tǒng)電子檔案分別保存的模式，盡管降低了檔案工作的復雜程度，卻導致紙質(zhì)檔案與電子檔案之間有機聯(lián)系的割裂，增加了后期檔案查閱和利用的難度。

（三）高校學報檔案管理制度標準有所欠缺

目前，各級期刊出版單位都根據(jù)自身出版現(xiàn)狀出臺了一系列的規(guī)章制度，比如《編輯規(guī)范流程管理制度》《審稿制度》等，但鮮有單位制定《出版檔案管理制度》。[13]檔案工作在學報編輯部的各項工作中處于弱勢地位，其系統(tǒng)性、規(guī)范程度較低，檔案資料呈現(xiàn)零散狀態(tài)。另外，隨著學報編輯部各類業(yè)務系統(tǒng)的上線運行，電子檔案成為學報檔案的重要類別。由于缺少統(tǒng)一的電子檔案管理要求和管理細則，編輯部編輯各自保管所負責審校、發(fā)刊業(yè)務產(chǎn)生的電子檔案，電子檔案的格式（文檔類、照片類、表格類等）繁雜也增加了檔案管理的難度。

（四）高校學報檔案工作“重管輕用”現(xiàn)象普遍

目前高校學報檔案的管理基本上處于一種“重管輕用”狀態(tài)，重視學報檔案基礎業(yè)務工作，忽略了學報檔案信息的開發(fā)利用工作。[14]學報檔案是潛在的無形價值資產(chǎn)，一旦被開發(fā)利用并且直接為教學、科研服務，將會產(chǎn)生巨大的社會效益。但高校學報編輯部工作人員常常將檔案作為編輯部業(yè)務和管理活動的副產(chǎn)品，未能以信息資源的觀念對學報檔案資源進行開發(fā)和利用，致使寶貴的檔案資源無法充分實現(xiàn)其應有的科研價值和社會價值。

三、新技術(shù)環(huán)境下高校學報檔案工作的發(fā)展方向

以大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的新技術(shù)的出現(xiàn)和應用，為我國檔案工作的開展提供了新的機遇。在新技術(shù)環(huán)境下，高校學報檔案工作可從以下方面出發(fā)，解決長期以來存在的業(yè)務難題，實現(xiàn)跨越式創(chuàng)新發(fā)展。

（一）提升學報編輯部的檔案意識，定期展開檔案業(yè)務技能培訓

學報檔案是學報編輯工作的基礎和重要的信息源，也是提高編輯水平、提升學報質(zhì)量的重要保證，更是連接編輯、讀者、作者、審稿人的橋梁。因此，高校學報編輯部應加強對檔案管理的重視程度，充分體現(xiàn)學報檔案在編輯部日常工作中的重要地位；重視對編輯部全體員工檔案意識的培養(yǎng)，定期開展檔案業(yè)務技能培訓。編輯部可借助高校檔案館的業(yè)務培訓資源，選派員工參加高校檔案館組織的檔案業(yè)務知識、數(shù)據(jù)庫管理、信息服務等方面的培訓，幫助員工提高運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理學報檔案的能力。另外，隨著融媒體數(shù)字化信息平臺成為期刊宣傳的重要媒介，學報編輯部應考慮運用數(shù)字化媒介開展檔案利用服務。因此，學報編輯部需要對負責檔案工作的人員的知識結(jié)構(gòu)進行更新和調(diào)整，使其及時掌握新媒體應用技術(shù)。

（二）建立學報檔案管理制度及規(guī)范，指導學報檔案信息化工作

高校學報編輯部應積極尋求高校檔案館的業(yè)務幫助，立足編輯部日常業(yè)務活動制定檔案管理制度，對學報檔案的各項工作做出詳細規(guī)定。其中，對于存量紙質(zhì)學報檔案的數(shù)字化、信息化工作，應參考國家檔案局出臺的《紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件光學字符識別（OCR）工作規(guī)范》（DA/T 77—2019）、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》（DA/T 75—2019）等行業(yè)標準，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量，為后期數(shù)字檔案資源的開發(fā)和利用打好基礎。對于增量電子檔案的管理，應遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》（DA/T 82—2019）等相關(guān)制度標準，確保學報編輯部業(yè)務活動中形成的電子檔案資源及其元數(shù)據(jù)的真實、完整與安全。另外，要特別重視完善高校學報檔案安全管理制度。高校學報檔案中包含大量涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私的內(nèi)容，因此須規(guī)范學報資料信息采集、錄入、立卷、歸檔、整理、開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)，對涉密檔案安裝安全密鑰，加強防火墻建設，防止匿名審稿人檔案信息泄露、投稿人知識產(chǎn)權(quán)受損等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）引入學報檔案管理系統(tǒng)，或?qū)n案管理模塊嵌入業(yè)務系統(tǒng)

當前，僅部分高校學報編輯部引入了檔案管理（信息）系統(tǒng)，以確保對學報檔案的有效管理。雖然數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用已經(jīng)非常成熟，但對于大多數(shù)高校學報編輯部而言，如果為此另外購買檔案管理（信息）系統(tǒng)，不僅會增加運營成本，而且會增加兼職檔案管理員的工作難度。[15]如《河北科技大學學報》編輯部可以進入其學校統(tǒng)一搭建的“科大蘭臺”檔案管理信息系統(tǒng)界面，實現(xiàn)對學報檔案的錄入、存儲與檢索。[16]另外，高校學報編輯部可嘗試在編輯部業(yè)務系統(tǒng)（如在線采編系統(tǒng)）中添加檔案管理模塊，根據(jù)要求預設需歸檔的各類文件和數(shù)據(jù)，直接將其轉(zhuǎn)存至檔案管理模塊內(nèi)，確保對業(yè)務流程中各類文件記錄的全過程管控。另外，通過權(quán)限設置，作者、審稿專家、編輯可以依據(jù)相應權(quán)限查閱檔案信息。在保障相關(guān)利益主體隱私的情況下，這樣做可以改變學報檔案“存而少用”的局面。

（四）運用數(shù)據(jù)分析與挖掘等智能技術(shù)，深度挖掘檔案信息資源

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等智能化技術(shù)為檔案工作的開展注入新活力，為高校學報檔案利用服務的發(fā)展創(chuàng)新提供方向。學報編輯部應積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，把學報檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上。借助數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)，將高校學報檔案數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)和聚類，[17]比如對學報歷年出版的文章進行主題和關(guān)鍵詞抽取，統(tǒng)計和分析后繪制歷年期刊科研主題發(fā)展趨勢圖，為學報下一年度推薦選題提供參考。另外，學報編輯部可以將審稿專家數(shù)據(jù)庫、線上采編平臺、發(fā)行期刊數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進行“專家—主題—文章”關(guān)聯(lián)分析，可以實現(xiàn)特定研究領域?qū)＜抑R成果集聚。學報編輯部在此基礎上可推出特色學術(shù)專題欄目或特刊，推動科研領域內(nèi)的知識交流和共享。

（五）緊隨移動互聯(lián)網(wǎng)信息服務的步伐，提供移動型檔案利用服務

新技術(shù)環(huán)境下的高校學報檔案利用服務應立足廣大利用者的實際需求。移動化是提高檔案利用服務工作水平、拓展檔案利用服務工作方式的發(fā)展方向，它讓檔案利用者不再受時間、空間的限制，方便、自由、靈活、快速地實現(xiàn)對檔案的利用。[18]2019年3月，國家檔案局正式發(fā)布《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T 73—2019），指導各級國家綜合檔案館建設具備移動性、互動性和個性化特點的檔案移動服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源社會化共享利用。在此背景下，高校學報編輯部在開展檔案利用服務時，應緊隨時代的發(fā)展步伐，提供便捷、社會化的移動型檔案利用服務。編輯部可以考慮在“高校學報編輯部手機客戶端”（APP）內(nèi)嵌“檔案查詢利用”模塊，使得高校學報的投稿人、讀者可以通過手機客戶端實現(xiàn)對學報檔案信息的查詢和利用。編輯部還可以依托微信、微博等社交媒體平臺開設“高校學報檔案查詢”公眾號，定期推送高校學報檔案的目錄信息，在線上提供學報各期電子版文章、稿件錄用證明、稿費發(fā)放通知、數(shù)據(jù)庫收錄及獲獎動態(tài)等學報檔案信息。

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作者單位：《安徽大學學報（自然科學版）》編輯部