淺談信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點

夏韞秋

摘 要：在國有企業(yè)中，文秘工作不僅是一項基礎(chǔ)工作，更是一項特殊工作，對于文秘工作者有著很高的要求。再加上信息化社會的全面到來，計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信等廣泛應(yīng)用在人們的生活與工作中，更需要文秘工作者利用好這些技術(shù)與資源，提高自身的工作效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化;國有企業(yè);文秘工作;特點

引言：

文秘工作者的個人能力，將直接影響著整個企業(yè)的工作水平與效率，關(guān)系到企業(yè)的長遠持續(xù)發(fā)展。因此作為文秘工作者，就要明確自身的職責(zé)與使命，認(rèn)識到自身工作的特殊性，能夠高效運用信息化技術(shù)，實現(xiàn)工作的井然有序與高效快捷。

一、信息化背景下國企文秘工作特點闡述

（一）具有豐富的專業(yè)知識

國有企業(yè)的范圍較廣，有電力企業(yè)、水利企業(yè)、煤炭企業(yè)等等，因此文秘工作者需具有豐富的專業(yè)知識，才能勝任崗位工作。比如城投類企業(yè)的文秘工作者，就要時刻掌握國家的相關(guān)法律政策，如投融資政策理念、工程建設(shè)、停車場管理方法、新興產(chǎn)業(yè)政策研究、思政方法等等。不僅要積極主動參與到相關(guān)法律政策的學(xué)習(xí)中，還要具有豐富的工作經(jīng)驗，能夠做到靈活運用。除了掌握以上知識外，還要具備外語的聽說讀寫能力，能夠根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求展開相應(yīng)的工作。

（二）具有隨機應(yīng)變能力

文秘工作是一個特殊崗位，對于文秘工作者的隨機應(yīng)變能力也有著很高的要求。在國企工作中，經(jīng)常會遇到一些突發(fā)事件或者無計劃事件，比如臨時接到上級通知組織現(xiàn)場會議，接到相關(guān)職工投訴上訪等，都考驗文秘工作者的隨機應(yīng)變能力。作為文秘工作者，就要針對這些突發(fā)事件，立即展開分析思考，提出相應(yīng)的解決方案與預(yù)警策略，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成工作。國企文秘工作，其最大的特點還要始終堅持在一線崗位，時刻與上級領(lǐng)導(dǎo)以及同事進行溝通交流，才能保障工作任務(wù)的高效完成。

（三）具有計算機操作能力

現(xiàn)階段，計算機辦公方式，已經(jīng)成為了主流。因此國企文秘工作的特點，還要具有計算機操作能力，才能實現(xiàn)辦公的簡潔、快速、高效。作為文秘工作者，就要高效靈活的進行計算機辦公，合理運用各種辦公軟件，比如word、ppt、xls等軟件。此外，還需要具備網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)、應(yīng)用、維護等能力，才能提高工作效率與質(zhì)量。在實際工作中，才能做好信息資料的準(zhǔn)確收集、分析、歸類、整理，向上級領(lǐng)導(dǎo)部門傳達準(zhǔn)確信息，下達任務(wù)等等。

（四）具有高超的辦事效率

具有高超的辦事效率，也是文秘工作的特點之一。隨著現(xiàn)代化社會的飛速發(fā)展，各種信息、數(shù)據(jù)、資料也在不斷增多，傳輸速度也在不斷加快。這為國企文秘工作者也帶來了很大的挑戰(zhàn)，只有具有高超的辦事效率，才能靈活、高效處理日常的繁瑣工作，并且掌握一定的技巧與方法。此外，秘書也是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，需要在緊急時刻為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策與排憂解難，更需要做到認(rèn)真、細心。

（五）具有一定的管理能力

文秘工作者每天都要面對繁瑣、復(fù)雜的工作，還要與領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事等進行互動交流，才能保障工作的井然有序開展。因此文秘工作者還要具有一定的管理能力，能夠成為領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事之間有效溝通交流的橋梁，能夠?qū)⒉煌藗兊挠^念準(zhǔn)確傳達，能夠?qū)⑵髽I(yè)的精神風(fēng)貌與文化氣息呈現(xiàn)出來，能夠綜合考慮各種影響因素。

二、信息化背景下提高文秘工作能力的措施分析

（一）更加主動學(xué)習(xí)

在信息化背景下，作為國企文秘工作者，還要不滿足現(xiàn)在，更加主動學(xué)習(xí)，才能提高自身的工作能力，做好本職工作。首先，要提高自身的學(xué)習(xí)意識，主動積極的參與到學(xué)習(xí)教育中。時刻關(guān)注該行業(yè)的最新動態(tài)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各種法律制度，完善自身的知識結(jié)構(gòu)，提高自身的專業(yè)技能。還要積極與他人進行溝通交流，分享自身的心得，交流自身的體驗，虛心向他人請教工作技能與方法。其次，要充分利用閑余時間外出學(xué)習(xí)，獲得更多的實踐與鍛煉機會，積極借鑒與學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的工作經(jīng)驗與方法。不僅要拓寬自身本職工作所需要的知識技能，還要拓寬其他方面的知識技能，充分利用各種機會來展現(xiàn)自身的能力。最后，還要營造一個良好的學(xué)習(xí)氛圍，成為知識技能的宣傳與引導(dǎo)者，鼓勵全體員工都能夠運用信息技術(shù)開展工作，定期參與培訓(xùn)教育，提高整體的工作效率，加強各個部門、各個人員之間的協(xié)同交流。

（二）實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合

在信息化背景下，海量的數(shù)據(jù)信息增加了文秘工作的難度。因此作為文秘工作者，還要實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合，能夠高效的展開信息數(shù)據(jù)的識別、傳輸、分析、歸類、管理、運用等工作。首先，要轉(zhuǎn)變自身思想觀念。正所謂思想決定行動，只有先轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，提高自身的信息化技術(shù)運用意識，才能在實踐行動中落實信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合，讓信息技術(shù)成為開展工作的重要工具。在實際工作中，要能夠在海量的數(shù)據(jù)信息中識別有效信息，并且保證信息的可靠與真實性。然后根據(jù)企業(yè)的實際情況，進行有效信息的運用于管理，建立一個豐富的信息資源庫，為后續(xù)工作的開展，提供可靠的依據(jù)。其次，要提高自身的信息處理能力。實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合，還要不斷地提高自身的信息處理能力，這樣才能實現(xiàn)文秘工作的自動化、信息化、高效化，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與充分利用。在實際工作中，除了學(xué)會運用信息技術(shù)進行相關(guān)文件、報告的傳送與匯報外，還要提高自身的信息收集、分析、處理等能力。第一，作為文秘工作者，需要充分利用企業(yè)內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)，并且適當(dāng)?shù)倪M行拓寬延伸，構(gòu)建屬于自己的內(nèi)部信息網(wǎng)。在數(shù)據(jù)信息的獲取中，能夠通過多種途徑與方式，獲得最全面、可靠、新型的信息內(nèi)容。第二，在信息獲取之后，還要做好信息的識別。在信息化背景下，各種垃圾信息、惡意信息、負面信息也出現(xiàn)在人們的日常生活與工作中，這些信息會嚴(yán)重干擾我們的日常工作，因此文秘工作者就要提高自身的信息識別能力。要能夠準(zhǔn)確、高效篩選一些無用信息、惡意信息，選用精確的、高質(zhì)量的信息，然后展開實際工作。第三，提高預(yù)測能力。預(yù)測工作的開展，是建立在海量的信息基礎(chǔ)上。因此作為文秘工作者，在信息的識別之后，就要對其未來的發(fā)展方向進行推斷與預(yù)估，要準(zhǔn)確判斷這些信息的未來使用價值與內(nèi)容，才能開展下一步工作。第四，提高運用能力。在信息獲取、識別、預(yù)測之后，就需要進行信息的高效運用，這也是信息的最后一個環(huán)節(jié)。文秘工作者在信息運用中，不僅要運用原始的信息進行分解、細化與闡述，還要將自身的看法、觀念融入其中。然后通過相應(yīng)的傳遞方式，傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)和同事，來提高整體的工作效率。

（三）提高自身文字表達能力

在信息化背景下，國企文秘工作方式也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。因此作為文秘工作者，還要提高自身的文字表達能力，才能緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流，高效處理自身本職工作。在日常工作中，要能夠進行各類信息資料的收集，然后根據(jù)不同的寫作要求，進行稿件的書寫與整理。比如匯報材料、會議紀(jì)要、演講稿、通訊信息等各類寫作要求，都需要及時進行資料收集、整理、書寫，然后用相應(yīng)軟件傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)和同事。此外，還要保障書寫內(nèi)容的合理、準(zhǔn)確。

結(jié)語：

在信息化背景下，對國企文秘工作提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。因此作為文秘工作者，就要高效合理的運用信息化技術(shù)，來提高自身的綜合能力，靈活應(yīng)對各種突發(fā)事件，做好自身本職工作，才能獲得長遠持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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