提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的策略分析

楊歡 寧?kù)o

摘要：辦公室是處理機(jī)關(guān)和企業(yè)事務(wù)的重要場(chǎng)所，辦公室文秘在辦公室工作中占有的重要地位，辦公室文秘工作質(zhì)量和水平關(guān)乎機(jī)關(guān)和企業(yè)的發(fā)展，其工作量較大，日常工作較為繁重，因此提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平刻不容緩。本文對(duì)提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平策略進(jìn)行了分析，希望對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：文秘工作;辦公效率;獎(jiǎng)懲制度

前言：

由于辦公室文秘工作質(zhì)量和水平關(guān)乎機(jī)關(guān)和企業(yè)的發(fā)展，因此提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平十分必要。如何進(jìn)行文秘工作者的工作質(zhì)量和水平的提高的問(wèn)題亟待解決，首先，文秘工作者要嚴(yán)格遵守公司相關(guān)制度，努力提升自身專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，提高專(zhuān)業(yè)技能，積極主動(dòng)完成任務(wù);其次，企業(yè)要對(duì)提高文秘工作者的工作質(zhì)量和水平加強(qiáng)重視并提供支持。

一.企業(yè)重視和支持文秘工作

隨著企業(yè)的快速發(fā)展和日益強(qiáng)盛，原有的工作方式不足以完成新的任務(wù)量，新任務(wù)也更為繁雜，企業(yè)和行政單位對(duì)辦公室文秘者的工作要加強(qiáng)重視，為其工作的開(kāi)展提供便利。在進(jìn)行文秘工作者選拔時(shí)，要提供充足的資金支持，重視應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，做到擇優(yōu)錄取。在文秘人員的工作中，對(duì)其進(jìn)行細(xì)致的觀察并提供引導(dǎo)方向，同時(shí)為文秘工作者提供學(xué)習(xí)平臺(tái)和學(xué)習(xí)資源，例如，邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展培訓(xùn)講堂，文秘工作者積極參加，學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技能和工作方法;和優(yōu)秀企業(yè)達(dá)成合作，調(diào)遣優(yōu)秀文秘工作者到對(duì)方的企業(yè)進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，汲取對(duì)方的優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)工作效率得到共同提升，實(shí)現(xiàn)雙贏局面。企業(yè)對(duì)文秘工作者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，能夠提升員工綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，努力培養(yǎng)出優(yōu)秀的文秘工作者，更好的為企業(yè)和機(jī)關(guān)效力，促進(jìn)企業(yè)和機(jī)關(guān)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力

隨著時(shí)代進(jìn)步，企業(yè)和行政單位對(duì)文秘工作者的創(chuàng)新能力也有所要求，企業(yè)和政府機(jī)關(guān)要加強(qiáng)培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的發(fā)展需求。在長(zhǎng)期繁重的工作任務(wù)下，文秘工作者的創(chuàng)新思維沒(méi)有得到發(fā)揮，固守老舊思維，循規(guī)蹈矩單純?yōu)榱送瓿晒ぷ魅蝿?wù)而進(jìn)行工作，墨守成規(guī)，缺少自身對(duì)工作的見(jiàn)解。為了更好的促進(jìn)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的發(fā)展，文秘工作者要加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，創(chuàng)新思維理念和工作模式，以此適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展。管理者要起到模范作用，在工作中積極地融入創(chuàng)新理念，為文秘工作者樹(shù)立效仿的典范，同時(shí)對(duì)進(jìn)行優(yōu)秀創(chuàng)新模式的員工做出鼓勵(lì)，提出表?yè)P(yáng)。企業(yè)和行政單位鼓勵(lì)文秘工作者在工作中進(jìn)行創(chuàng)新，能夠充分發(fā)揮出文秘工作者自身的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)良好發(fā)展。

三、增強(qiáng)文秘人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)

對(duì)文秘人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的文秘相關(guān)知識(shí)，從而能夠更好的提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的發(fā)展。由于辦公室文秘工作者工作的難易程度不同，因此要加強(qiáng)文秘人員的專(zhuān)業(yè)技能，輕松完成困難工作，高效完成簡(jiǎn)易工作，以此促進(jìn)工作效率的提高。伴隨企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室工作中一些舊的工作模式已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展需要，因此文秘工作者的專(zhuān)業(yè)技能也需要與時(shí)俱進(jìn)，取其精華去其糟粕，對(duì)減緩工作開(kāi)展效率的技能進(jìn)行摒棄，學(xué)習(xí)更加有效的專(zhuān)業(yè)技能，促進(jìn)專(zhuān)業(yè)技能的完備和提升。相關(guān)單位定期對(duì)文秘工作者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能檢測(cè)，從而有效提高文秘人員的工作積極性;同時(shí)定期對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)考核，以此提高文秘工作者學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。通過(guò)加強(qiáng)文秘人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，能有效提高企業(yè)和機(jī)關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)專(zhuān)業(yè)技能優(yōu)秀的員工賦予重任，以此提高員工自信，不僅提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而且對(duì)促進(jìn)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。

四、有效規(guī)劃文秘人員數(shù)量

由于辦公室文秘需要負(fù)責(zé)的工作繁雜，種類(lèi)繁多，因此無(wú)論是大型事業(yè)單位還是企業(yè)都存在著不合理規(guī)劃文秘人員數(shù)量的問(wèn)題。當(dāng)文秘人員數(shù)量過(guò)多時(shí)，會(huì)產(chǎn)生推脫現(xiàn)象，文秘工作者的積極性大大降低，同時(shí)也降低了辦公效率和水平，產(chǎn)生人力資源出現(xiàn)浪費(fèi)的現(xiàn)象;當(dāng)文秘人員數(shù)量較少時(shí)，工作任務(wù)繁重，文秘工作者不能按時(shí)完成任務(wù)量，壓力過(guò)大，導(dǎo)致工作效率極大的降低，同時(shí)不利于員工的身體健康，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，對(duì)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的發(fā)展帶來(lái)?yè)p失。對(duì)文秘人員的數(shù)量進(jìn)行合理規(guī)劃，使其人盡其才，明確文秘工作者的任務(wù)分配，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能明確工作的負(fù)責(zé)人承擔(dān)，防止連帶責(zé)任和推脫現(xiàn)象，同時(shí)充分發(fā)揮人才的作用，提高文秘工作者的工作積極性，從而有效提高工作質(zhì)量和辦公效率，促進(jìn)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的快速發(fā)展。

五、建立完善的獎(jiǎng)懲制度

在眾多辦公室人員中，每位工作者都有其長(zhǎng)短處和優(yōu)缺點(diǎn)，對(duì)于辦公室工作人員可能存在的良好行為和不良行為，企業(yè)和政府機(jī)關(guān)要做到賞罰分明。對(duì)有利于公司發(fā)展的行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)損害公司利益的行為絕不姑息，能夠促使文秘工作者認(rèn)識(shí)到其工作的重要性。建立和完善相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)制度，針對(duì)良好行為的程度明確區(qū)分獎(jiǎng)勵(lì)大小，確保獎(jiǎng)勵(lì)的合理性，充分激發(fā)員工的工作積極性和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí);建立懲罰制度，對(duì)文秘工作者能起到警示作用，關(guān)于因自身行為對(duì)企業(yè)和機(jī)關(guān)造成嚴(yán)重?fù)p失的文秘工作者進(jìn)行懲罰，以此促進(jìn)文秘工作者在工作中不斷進(jìn)行自我完善，端正工作態(tài)度，對(duì)工作有更高的追求性。企業(yè)和政府機(jī)關(guān)在建立獎(jiǎng)懲制度時(shí)要充分考慮其合理性和可行性，對(duì)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行試用和反復(fù)評(píng)測(cè)，確保制度的科學(xué)性，在制度的使用中還要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行更新和完善。

結(jié)語(yǔ)：

辦公室工作在企業(yè)和政府機(jī)關(guān)中占據(jù)著不可忽視的重要地位，文秘工作者的質(zhì)量和水平對(duì)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)有著極大的影響，文秘工作者的高質(zhì)量和高水平能夠有效提升企業(yè)和政府機(jī)關(guān)辦事效率。提高文秘工作者的效率和水平刻不容緩，企業(yè)和相關(guān)單位要加強(qiáng)重視，對(duì)其提供工作支持;文秘工作者也要積極主動(dòng)加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)技能，提升綜合素質(zhì)，共同促進(jìn)企業(yè)的機(jī)關(guān)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)雙贏。

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