高校檔案管理規(guī)范路徑探究

王柳

檔案管理對于每個高校人員而言，有著舉足輕重的意義。檔案不僅記錄了學生、教師的重要信息，還融合了其以往經(jīng)歷，體現(xiàn)了其綜合素質(zhì)。因此，科學、有效的檔案管理對學生就業(yè)、教師晉升、職工發(fā)展提供了關(guān)鍵參考。數(shù)字化時代已經(jīng)到來，因此，在檔案管理領(lǐng)域進行更新、改進，符合時代需要，也讓檔案管理工作趨于完善、高效、科學、便捷。本文先就高校檔案管理現(xiàn)狀進行論述，接著就其中存在的問題進行研究，以期運用數(shù)字化管理模式來進行改革創(chuàng)新。

在當今數(shù)字化時代，人們?nèi)粘９ぷ?、生活模式都發(fā)生了翻天巨變。對于高校的檔案管理工作來講，其重要作用不言而喻，對于學生就業(yè)、教師晉升、員工發(fā)展都起到?jīng)Q定性作用。然而由于諸多因素導(dǎo)致目前高校檔案管理問題重重，以至于出現(xiàn)了低效率、管理雜亂、檔案保管不善等諸多問題。伴隨各大高校的不斷擴招，生源呈現(xiàn)遞增趨勢，學校檔案室需要收納的資料相應(yīng)增加，無形中檔案管理工作加重。除此以外，在資料收集、整理后，資料轉(zhuǎn)化也存在著諸多問題，尤其是檔案潛在信息難以被有效轉(zhuǎn)化。檔案管理人員的信息化能力也存在一定欠缺，進而造成檔案管理艱難而瑣碎。由此可見，為適應(yīng)新形勢的要求，同步信息化、數(shù)據(jù)化時代，高校檔案管理應(yīng)進一步規(guī)范、優(yōu)化、創(chuàng)新，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、便捷的檔案管理。

1 高校檔案管理問題

1.1 重視程度不夠

現(xiàn)階段，我國諸多高校檔案管理工作依然處于人工整理加工層面，信息化水平不高，檔案管理系統(tǒng)不完善，甚至于一些高校對于信息化檔案管理與高校發(fā)展不存在直接關(guān)系，并未將其置于主抓任務(wù)之列。就高校領(lǐng)導(dǎo)而言，關(guān)于信息化檔案管理意識不足，并未看到信息化、系統(tǒng)化、數(shù)字化管理后為高校發(fā)展帶來的效益，因此，并未加強檔案管理信息化建設(shè)，以至于現(xiàn)階段諸多高校檔案管理停留在傳統(tǒng)手工歸檔模式上。傳統(tǒng)手工歸檔模式造成檔案管理工作量巨大，信息更新不及時，檔案潛在信息難以顯現(xiàn)等諸多問題。

1.2 檔案管理人員水平有限

現(xiàn)今已經(jīng)進入數(shù)字化時代，信息高速傳輸，大數(shù)據(jù)、云存儲等現(xiàn)代化手段被廣泛應(yīng)用。那么信息化、數(shù)字化也應(yīng)被深度應(yīng)用在檔案管理過程中，這就要求檔案管理人員具備高水平的信息化處理能力與信息化管理水平。然而，通過大量調(diào)查，發(fā)現(xiàn)由于高校管理人員對于檔案管理工作的不重視，檔案管理人員主要為兩類，一類為剛畢業(yè)的新生，一類為將退休的老職工，剛畢業(yè)的新生，檔案管理經(jīng)驗不足，將退休的老員工則信息化水平有限。檔案管理人員在處理現(xiàn)代化辦公軟件的時候，存在著難以應(yīng)用，遇到問題難以解決等問題。人員年齡上的缺陷，也是檔案管理工作難以實現(xiàn)真正信息化、數(shù)字化的原因。

2 高校檔案管理規(guī)范、優(yōu)化與創(chuàng)新策略

2.1 檔案管理者信息化素養(yǎng)的提高

針對現(xiàn)階段高校檔案管理人員信息化水平問題，制定相關(guān)舉措來提高管理人員的信息化素養(yǎng)。從人員層面出發(fā)，在增強其個人素質(zhì)的同時，讓管理工作趨于規(guī)范?，F(xiàn)階段，高校管理檔案的工作人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是工作能力不足，優(yōu)化工作模式意識不足，當開展繁雜工作的時候，秩序性較差，以至于效率較低。二是，態(tài)度問題，一些檔案管理人員由于工作繁瑣復(fù)雜，在與人溝通過程中，態(tài)度消極，保密意識較差，甚至于出現(xiàn)銷售學生信息的惡劣事件。因此，校方應(yīng)加強檔案管理監(jiān)督，在進行信息化教育培訓的同時，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識形態(tài)，規(guī)范檔案管理工作，推動檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)與改革、優(yōu)化。例如：學校組織定向開展檔案管理知識講座、信息化發(fā)展講座、檔案管理理念等多方面的講座，在傳授新時代管理知識的同時，改變檔案管理人員的管理理念，強化其管理意識，端正其管理態(tài)度，提高其管理水平，規(guī)范管理工作，優(yōu)化管理系統(tǒng)。尤其是信息化管理的培訓，以此來提高管理制度信息化水平。還應(yīng)為提供額外的福利，激勵工作者學習的熱情，優(yōu)化工作效率，保證檔案管理的有序開展。

2.2 優(yōu)化與改革檔案管理模式

在新的歷史時期，檔案管理模式應(yīng)進一步改革、升級，利用科技手段代替人工作業(yè)，建立網(wǎng)上檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子信息查詢、檢索，通過不同權(quán)限設(shè)置，保證檔案資料的安全性。將原始資料存檔，通過網(wǎng)絡(luò)信息不斷更新檔案信息，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化，簡化檔案管理工作流程，減少檔案管理工作量。傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理室想要收集學生資料，需要層層下發(fā)紙質(zhì)版資料，再層層上交紙質(zhì)版材料，造成巨大的人員浪費、時間浪費，且安全性較差。在此過程中，一旦某一環(huán)節(jié)出錯，就會造成資料收集工作的滯后。建立檔案資料信息庫，學生則可以直接在網(wǎng)絡(luò)平臺中自主填寫相關(guān)資料，并準時提交，當發(fā)現(xiàn)問題，還可以自行修改，這樣不僅減少了檔案管理工作量，還縮短了收集檔案資料的時間，可謂是一舉兩得。檔案管理人員則通過后天來檢查學生填寫信息的完整情況，利用網(wǎng)絡(luò)平臺直接予以反饋。這一現(xiàn)代化的檔案資料收集辦法，與時代發(fā)展相契合，促進高校發(fā)展，讓檔案管理高效、有序。

2.3 信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

管理模式想要創(chuàng)新，信息化手段是關(guān)鍵，管理系統(tǒng)的建設(shè)是根本。一是資金、技術(shù)上的投入。可以借助校園網(wǎng)，將高校檔案管理設(shè)計成一個模塊，學生可以通過外網(wǎng)進入檔案管理模塊，可以自主查詢自己的相關(guān)資料信息，還可以通過這一模塊實現(xiàn)高校間的資源共享。二是創(chuàng)新檔案管理模式，邀請專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計專業(yè)化檔案管理APP，運用這種移動式信息軟件，來收集歸納檔案信息，大大提高了檔案管理的速率。

2.4 監(jiān)管、審核的強化

為創(chuàng)新高校檔案管理模式，管理理念的轉(zhuǎn)換至關(guān)重要。信息化手段的運用，不僅保證了檔案的安全，還保證了管理的有序。這屬于技術(shù)手段，還需要相應(yīng)的管理手段來保障。這就需要內(nèi)部與外部的監(jiān)管與審核。因此，高校可以利用多種方式來實行，一是校企合作，高校和一些高科技企業(yè)合作，邀請一些企業(yè)高科技人才來負責檔案管理系統(tǒng)的維護、維修等工作，來保障檔案信息的安全。高校則可以為企業(yè)輸送高新頂尖人才，為其提供準確的人才信息，為使其能夠招收到適合的人才。在校企合作的情形下，既能夠讓企業(yè)招收到優(yōu)秀的人才，還能夠讓高校吸收到專業(yè)的技術(shù)人才，確保了檔案資料的安全性。檔案資料的安全性，不僅技術(shù)措施，還需要政府的政策支持，政府部門應(yīng)制定相應(yīng)的政策來保障網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度與管理力度，另外，校方還應(yīng)加大監(jiān)督力度，排除安全隱患。政府、企業(yè)、學校三方共同作用來保障檔案管理的安全。

2.5 整合檔案資料

高校檔案收集、整理工作雖然有一定難度，但是分析歸納工作也難度更高，要求管理人員對檔案信息進行深度分析，并給予評價，才能實現(xiàn)有效的分類管理。一些基本信息，檔案人員直接備案即可，然而其中的潛在信息，則需要其深度挖掘，頭腦在信息轉(zhuǎn)化過程中可能會受經(jīng)驗主義的影響，評判錯誤，歸類不準確等。這就需要學校加強重視，將其中的潛在信息有效轉(zhuǎn)化出來。鑒于此，學?？梢越Y(jié)合專業(yè)技術(shù)人員研發(fā)人工智能軟件，利用智能識別系統(tǒng)，來提煉檔案中的潛在信息，加快工作速度的同時，提高工作效率與質(zhì)量。而且人工智能系統(tǒng)設(shè)定了一定的規(guī)則后，就會自動按照規(guī)則執(zhí)行，外界影響因素較少，經(jīng)過長時間運轉(zhuǎn)也不會出現(xiàn)差錯。智能化時代已經(jīng)到來，人工智能已經(jīng)遍及人們生活方方面面，將其應(yīng)用在檔案管理中，將起到一定的促進作用。

總而言之，高校檔案管理工作應(yīng)當與時俱進，適應(yīng)時代發(fā)展，運用信息化、數(shù)字化手段，讓檔案管理趨于規(guī)范。還應(yīng)通過培訓手段轉(zhuǎn)變檔案管理者思維與意識，促使其轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，以積極熱忱的心態(tài)投入到檔案管理工作中。多管齊下，實現(xiàn)檔案管理的條分縷析，轉(zhuǎn)化檔案信息中的潛在資源，發(fā)揮檔案管理的真正作用，明確檔案管理的重要性，為高校師生、教職員工提高高效、科學的檔案管理保障，讓其放心。利用信息化、數(shù)字化管理手段，簡化工作流程，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，讓檔案資料管理發(fā)揮真正意義。

（作者單位：阿壩廣播電視大學）