中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題與改進(jìn)建議

楊晶

摘 要 發(fā)票管理對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制具有重要意義，但往往容易被忽視，尤其在中小企業(yè)中問題更為突出。找出企業(yè)發(fā)票管理中的問題，針對(duì)問題提出建立更加完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度，能讓中小企業(yè)規(guī)避一些因發(fā)票管理不善帶來的不必要的財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 發(fā)票管理 內(nèi)部控制

發(fā)票作為會(huì)計(jì)核算成本、費(fèi)用及收入的重要原始憑證，凸顯出在企業(yè)內(nèi)部控制的重要地位。而很多中小企業(yè)因在發(fā)票取得、開具上比較隨意，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員缺乏財(cái)務(wù)基本知識(shí)，大多也沒有有效的管理及監(jiān)管制度，給中小企業(yè)的發(fā)展壯大帶來了一定的障礙。因此，完善中小企業(yè)發(fā)票管理內(nèi)部控制有重要意義。

一、中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題

（一）在正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不索取發(fā)票

一些中小企業(yè)的采購(gòu)人員在采購(gòu)單位所需的物資時(shí)，以不要發(fā)票為條件，要求銷售方降低銷售價(jià)格，看似節(jié)約了采購(gòu)成本，卻沒有意識(shí)到由此多繳納的稅金反而有可能高于價(jià)格優(yōu)惠。

例如：某一般納稅人企業(yè)的采購(gòu)人員采購(gòu)一批價(jià)值10萬元的貨物，因不索要發(fā)票，以8萬元的價(jià)格成交，因此獲得價(jià)格優(yōu)惠2萬元。但因?yàn)闆]有取得增值稅專用發(fā)票，企業(yè)會(huì)發(fā)生不能抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額8/（1+13%）×13%=0.92萬元，并且因?yàn)闆]有取得正規(guī)的發(fā)票，貨物成本不能從利潤(rùn)中扣除，需要多繳企業(yè)所得稅8×0.25=2萬元，兩項(xiàng)稅款合計(jì)0.92+2=2.92萬元，比實(shí)際優(yōu)惠的2萬元還多出0.92萬元。

（二）不重視合同與發(fā)票的關(guān)聯(lián)

市場(chǎng)交易靈活復(fù)雜，有些中小企業(yè)為控制成本，會(huì)將客戶的訂單直接下達(dá)給廠家，讓廠家代發(fā)貨至客戶所在地，從而節(jié)省中間的物流費(fèi)用，但本企業(yè)未有收發(fā)貨記錄，并且也未在合同中明確指出，從而有可能造成企業(yè)虛開發(fā)票的嫌疑。

一些中小企業(yè)在日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，有時(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)簡(jiǎn)單、金額小，覺得麻煩，就忽視了合同簽訂這一環(huán)節(jié)，合同簽訂很隨意，甚至不簽訂。簽訂合同的時(shí)候未規(guī)定付款的時(shí)間、開票開具的時(shí)間、發(fā)票類型、發(fā)票信息、稅率等，合同簽訂的雙方不是開具發(fā)票的購(gòu)貨方和銷售方等，這些都有可能給企業(yè)帶來一些涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)行業(yè)類別不同、服務(wù)內(nèi)容不同，都會(huì)存在稅率的差異，如果不在合同內(nèi)明確地列出，都會(huì)給企業(yè)帶來不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)務(wù)工作中的業(yè)務(wù)模式多樣化，常常一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中包含適用于多種稅率的業(yè)務(wù)，對(duì)于屬于混合銷售的業(yè)務(wù)，如果企業(yè)不分開簽訂合同，對(duì)于兼營(yíng)業(yè)務(wù)，如果不分開核算，根據(jù)稅法規(guī)定要從高適用稅率。

（三）“先開票后付款”的法律風(fēng)險(xiǎn)

很多中小企業(yè)不重視預(yù)開發(fā)票的法律風(fēng)險(xiǎn)。正常的商業(yè)交往步驟為：賣方先向買方交付貨物，買方收到貨物后當(dāng)即或者在約定的時(shí)間內(nèi)向賣方結(jié)清貨款，賣方再向買方開具發(fā)票。但基于商業(yè)交往的一般信賴，“先開發(fā)票后付款”的這種商業(yè)習(xí)慣普遍存在?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋》第八條規(guī)定：合同約定或者當(dāng)事人之間習(xí)慣以普通發(fā)票作為付款憑證，買受人以普通發(fā)票證明已經(jīng)履行付款義務(wù)的，人民法院應(yīng)予支持，但有相反證據(jù)足以推翻的除外。

銷售發(fā)票在法律上是付款方的一個(gè)重要憑證。當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，若無相反證據(jù)予以證明的情況下，法院一般會(huì)認(rèn)定發(fā)票是付款的憑證。在經(jīng)濟(jì)往來中，很多付款方會(huì)要求收款方先交付發(fā)票，然后再付款。那么當(dāng)收款方開過發(fā)票后，付款方因賴賬、倒閉等其他原因沒有付款，而合同對(duì)此也沒有約定或約定不明時(shí)，付款方難以向法院主張權(quán)利。

（四）電子發(fā)票的管理問題

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的推動(dòng)下，有了全新的開票模式，企業(yè)開具電子發(fā)票越來越普及，未來也將逐漸替代紙質(zhì)發(fā)票。然而目前很多中小企業(yè)未發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，反而在事務(wù)工作中存在新的管理障礙。例如，某企業(yè)員工使用電子發(fā)票報(bào)銷差旅費(fèi)，因?yàn)槿〉玫碾娮影l(fā)票不能直接對(duì)接財(cái)務(wù)部門，員工需要把電子發(fā)票打印出來，而財(cái)務(wù)部門只能通過稅務(wù)網(wǎng)站對(duì)電子發(fā)票查驗(yàn)，并且打印出來的發(fā)票失去了原來紙質(zhì)發(fā)票的一些防偽功能。電子發(fā)票可以重復(fù)打印，如果企業(yè)發(fā)票管理不夠細(xì)致，財(cái)務(wù)人員將無法識(shí)別，這不僅會(huì)加大企業(yè)財(cái)務(wù)部門的工作量，增加企業(yè)發(fā)票管理的難度，也會(huì)增大稅務(wù)部門對(duì)企業(yè)電子發(fā)票的監(jiān)管難度。

二、中小企業(yè)加強(qiáng)發(fā)票管理的建議

（一）規(guī)范合同中的發(fā)票條款，防范發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)

1.合同具體條款的控制。合同中必須明確基本條款，尤其是質(zhì)量、價(jià)格、收付款方式、時(shí)間、交貨地點(diǎn)。應(yīng)盡可能將價(jià)格描述清楚，如含稅或不含稅、出廠價(jià)或目的地價(jià)、離岸價(jià)或到岸價(jià)等。

2.明確按規(guī)定提供發(fā)票的義務(wù)?！吨腥A人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》第二十條規(guī)定：“銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的單位和個(gè)人，對(duì)外發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票;特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票?！睋?jù)此，企業(yè)向供應(yīng)商采購(gòu)貨物或提供勞務(wù)，必須在合同中明確供應(yīng)商按規(guī)定提供發(fā)票的義務(wù)。企業(yè)選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)考慮發(fā)票因素，選擇供應(yīng)商時(shí)，對(duì)能提供規(guī)定發(fā)票的供應(yīng)商優(yōu)先考慮。

3.明確供應(yīng)商提供發(fā)票的時(shí)間。購(gòu)買、銷售貨物或提供勞務(wù)，有不同的結(jié)算方式，企業(yè)在采購(gòu)接受時(shí)，必須結(jié)合自身的情況，在合同中明確結(jié)算方式，并明確供應(yīng)商提供發(fā)票的時(shí)間。

4.明確供應(yīng)商提供發(fā)票的類型。不同稅種間存在稅率差，而同一稅種又可能存在多種稅目，各稅目的稅率差別可能更大。供應(yīng)商在開具發(fā)票時(shí)，為了減輕自己的稅負(fù)，可能會(huì)開具低稅率的發(fā)票，或者提供與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，開具發(fā)票要如實(shí)開具，不能變更項(xiàng)目與價(jià)格等，否則所開具的屬于不符合規(guī)定的發(fā)票。因此，在交易合同中，必須明確發(fā)票的開具要求，開具發(fā)票的類型。

5.明確不符合規(guī)定發(fā)票所導(dǎo)致的賠償責(zé)任。企業(yè)采購(gòu)時(shí)不能取得發(fā)票，或者取得的發(fā)票不符合規(guī)定，如發(fā)票抬頭與企業(yè)名稱不符、未填寫納稅人識(shí)別號(hào)等，都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)產(chǎn)損失。為防止發(fā)票問題所導(dǎo)致的損失，企業(yè)在采購(gòu)合同中應(yīng)當(dāng)明確供應(yīng)商對(duì)發(fā)票問題的賠償責(zé)任。

6.購(gòu)銷合同中的涉稅風(fēng)險(xiǎn)控制。一是避免采購(gòu)合同的稅收陷阱。在采購(gòu)合同中要避免出現(xiàn)如下合同條款：“全部款項(xiàng)付完后，由供貨方開具發(fā)票?！币?yàn)樵趯?shí)物工作中，由于產(chǎn)品質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)等方面的原因，采購(gòu)方往往不會(huì)支付全款，而根據(jù)合同條款，采購(gòu)方可能無法取得發(fā)票，不能進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅抵扣。因此，需要將合同條款改為“根據(jù)采購(gòu)方實(shí)際支付金額由供貨方開具發(fā)票”。二是合理確定采購(gòu)合同的價(jià)款。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)該在價(jià)格中明確款項(xiàng)總額、具體結(jié)算方式、稅款的負(fù)擔(dān)等。從小規(guī)模納稅人處購(gòu)進(jìn)貨物時(shí)，采購(gòu)方可以通過談判將購(gòu)貨的價(jià)格壓低，以補(bǔ)償無法取得發(fā)票帶來的稅收損失。三是明確合同中違約金條款。采購(gòu)方在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，對(duì)銷售方支付的違約金如與商品銷售量、銷售額無關(guān)，在合同中注明與商品銷售量、銷售額無關(guān)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)發(fā)票管理內(nèi)部控制

1.定期培訓(xùn)以增強(qiáng)發(fā)票管理理念。為增強(qiáng)企業(yè)全體員工的發(fā)票管理意識(shí)，要建立完善的培訓(xùn)機(jī)制。一方面，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部定期學(xué)習(xí)最新的政策，不斷提高財(cái)務(wù)隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平;另一方面，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門業(yè)務(wù)類型的不同，定期組織有針對(duì)性的培訓(xùn)講座，讓企業(yè)各部門員工對(duì)如何規(guī)范發(fā)票類型、稅率，如何在合同中規(guī)范約定等有更專業(yè)的認(rèn)識(shí)，以便相關(guān)人員在工作中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化發(fā)票涉稅常識(shí)，有利于業(yè)務(wù)部門制定稅負(fù)最低的營(yíng)銷策略。

2.建立健全發(fā)票管理內(nèi)部控制制度。由財(cái)務(wù)部門按照企業(yè)各類型費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)制度制定發(fā)票管理制度，并在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立發(fā)票審核小組，審核小組成員參考企業(yè)與上下游公司簽訂的購(gòu)銷合同中的發(fā)票條款對(duì)發(fā)票的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、真實(shí)性及合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核，在各類報(bào)銷中重點(diǎn)審核電子發(fā)票是否存在串改發(fā)票內(nèi)容、重復(fù)打印使用等情況，對(duì)審核出問題的小組成員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)各部門發(fā)票管理實(shí)行責(zé)任制，對(duì)于審核出發(fā)票不符合財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理制度規(guī)定的與責(zé)任人的績(jī)效相掛鉤。動(dòng)員企業(yè)各部門管理層上行下效，配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票審核工作。

財(cái)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)制定發(fā)票開具申請(qǐng)流程，由銷售部門的業(yè)務(wù)員發(fā)起開票申請(qǐng)流程，申請(qǐng)內(nèi)容可包括貨品名稱、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)總金額、對(duì)應(yīng)合同編號(hào)及所需備注的內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無誤后，由業(yè)務(wù)員簽字領(lǐng)取。這樣不僅可以降低開具發(fā)票的作廢率，也能保障企業(yè)開具發(fā)票的規(guī)范性，從而增強(qiáng)財(cái)務(wù)部門管理與監(jiān)督職能。

（三）關(guān)于電子發(fā)票的政策建議

信息時(shí)代不斷發(fā)展，促使越來越多的中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)，但各區(qū)的電子發(fā)票平臺(tái)分散管理、平臺(tái)構(gòu)建不完善，后臺(tái)不能給予充分的技術(shù)支持，致使企業(yè)不能有效地整合信息資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，所以希望國(guó)家能夠進(jìn)一步開發(fā)增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)的功能，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)不僅提取增值稅專用發(fā)票，還可以提取所有普通發(fā)票，包括電子發(fā)票，這樣可以讓企業(yè)更方便進(jìn)行發(fā)票管理。對(duì)電子發(fā)票的開具增加打印次數(shù)的功能，使企業(yè)能夠有效避免重復(fù)打印利用的現(xiàn)象，各企業(yè)財(cái)務(wù)部門從源頭上有效地監(jiān)管發(fā)票，從而從根本上降低企業(yè)發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

中小企業(yè)應(yīng)把發(fā)票管理作為企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重，強(qiáng)化發(fā)票管理理念，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建合理完善的發(fā)票管理制度，財(cái)務(wù)部門充分發(fā)揮管理職能，能讓企業(yè)在瞬息萬變的市場(chǎng)環(huán)境和激烈的競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展壯大。

（作者單位為武漢博泰爾科技有限公司）

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