王人君
[摘 要]服務(wù)行業(yè)的固定資產(chǎn)呈現(xiàn)資產(chǎn)類型簡(jiǎn)單、單項(xiàng)價(jià)值偏低,但分布廣的特點(diǎn),服務(wù)行業(yè)對(duì)于固定資產(chǎn)管理的重視程度遠(yuǎn)不如制造行業(yè)。由于對(duì)資產(chǎn)管理的輕視,以及對(duì)于POS專業(yè)化服務(wù)中機(jī)具分布范圍廣但區(qū)別于存貨管理的不理解,導(dǎo)致了不少服務(wù)類企業(yè)尤其是POS專業(yè)化服務(wù)企業(yè)資產(chǎn)管理存在高風(fēng)險(xiǎn)。
[關(guān)鍵詞]服務(wù)企業(yè);固定資產(chǎn)管理;審計(jì)關(guān)注點(diǎn)
固定資產(chǎn)作為公司具有較高價(jià)值且長(zhǎng)期使用的資產(chǎn),無論是從財(cái)務(wù)上還是企業(yè)管理上都是企業(yè)的重要組成部分。然而不同的行業(yè)對(duì)于固定資產(chǎn)的重視程度卻存在較大的不一致。通常情況下,制造類企業(yè)由于需要管理廠房、機(jī)器設(shè)備、模具等獨(dú)具特色且金額高昂的固定資產(chǎn),因此對(duì)于固定資產(chǎn)的管理通常特別重視。然而服務(wù)企業(yè)由于通常購(gòu)入的固定資產(chǎn)除少量房產(chǎn)、車輛外,主要的固定資產(chǎn)通常為單項(xiàng)金額較小的電子設(shè)備,因此通常未受到足夠的重視。但是,是否服務(wù)類企業(yè)的固定資產(chǎn)就理所應(yīng)當(dāng)不受重視呢?在進(jìn)行固定資產(chǎn)管理審計(jì)時(shí)需關(guān)注哪些要點(diǎn)?可以做出以下分析。
1 服務(wù)類企業(yè)固定資產(chǎn)特點(diǎn)
1.1 類別單一,分布廣
服務(wù)類企業(yè)除去少數(shù)購(gòu)買的房屋建筑物、車輛以外,主要以大量辦公設(shè)備、電子設(shè)備為主。此類資產(chǎn)主要特點(diǎn)為:?jiǎn)挝粌r(jià)值低、分布范圍零散、量大。以稅控服務(wù)單位為例,主要的固定資產(chǎn)為電腦、打印機(jī)以及各項(xiàng)辦公家具,這些資產(chǎn)分布在不同的服務(wù)點(diǎn),如不進(jìn)行管理,電腦、打印機(jī)容易造成損壞、遺失。再以POS 專業(yè)化服務(wù)公司來說,主要的固定資產(chǎn)除上述電子設(shè)備外,最重要的要數(shù) POS 機(jī)具,機(jī)具在日常經(jīng)營(yíng)中投放至商戶處使用,此類固定資產(chǎn)如不進(jìn)行有效的管理,則易造成機(jī)具人為損壞、保管不善的損壞、商戶丟失的風(fēng)險(xiǎn)等。
1.2 變動(dòng)快,管理煩瑣
服務(wù)類企業(yè)的固定資產(chǎn)較制造生產(chǎn)型企業(yè)有著變動(dòng)快的特點(diǎn),舉例來說,POS 機(jī)具投放商戶,商戶隨著經(jīng)營(yíng)情況、經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)、機(jī)具使用情況隨時(shí)可能存在要求撤機(jī)與維修維護(hù)的變化,這樣的變化常態(tài)化導(dǎo)致資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移及變動(dòng)也常態(tài)化,大量機(jī)具的管理存在著復(fù)雜性,同時(shí)也帶來了較大的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3 單個(gè)價(jià)值低,使用時(shí)間短
服務(wù)類企業(yè)的固定資產(chǎn)除房屋、車輛等外,多數(shù)屬于單個(gè)價(jià)值低的設(shè)備,比如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等,對(duì)于POS專業(yè)化服務(wù)公司來說,其POS機(jī)具的單個(gè)價(jià)值也比較低,但又不能作為低值易耗品去處理,否則無法體現(xiàn)該資產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)本質(zhì),由于其損耗頻繁,因此使用時(shí)間普遍較短。
2 服務(wù)企業(yè)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀
2.1 固定資產(chǎn)規(guī)章制度不完善
目前由于服務(wù)類企業(yè)容易誤認(rèn)為公司固定資產(chǎn)簡(jiǎn)單且投資金額與年限較制造類企業(yè)相對(duì)較低,因此服務(wù)類公司普遍缺乏健全的固定資產(chǎn)規(guī)章制度。導(dǎo)致企業(yè)固定資產(chǎn)入賬時(shí)未按照準(zhǔn)則單項(xiàng)入賬,批量登記固定資產(chǎn)卡片、批量資產(chǎn)使用同一固定資產(chǎn)編號(hào),錯(cuò)誤記賬等情況普遍存在。
2.2 固定資產(chǎn)購(gòu)入流程較為不完善
由于固定資產(chǎn)的購(gòu)入較為零散,而對(duì)于 POS機(jī)具等專業(yè)化較強(qiáng)的固定資產(chǎn)供應(yīng)商較為有限。企業(yè)對(duì)于固定資產(chǎn)的采購(gòu)默認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)較小,經(jīng)常忽略招標(biāo)、比價(jià)的環(huán)節(jié),甚至部分企業(yè)缺乏企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)購(gòu)入固定資產(chǎn)的審批流程。
固定資產(chǎn)購(gòu)入無驗(yàn)收入庫(kù)流程,企業(yè)普遍認(rèn)為電子設(shè)備較為簡(jiǎn)單,無須驗(yàn)收入庫(kù),或者驗(yàn)收入庫(kù)流程較為單一,缺乏送貨單位的簽字,缺乏固定資產(chǎn)管理人員的驗(yàn)收確認(rèn),或者缺乏采購(gòu)人員的簽字。
固定資產(chǎn)的購(gòu)入與財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理存在脫節(jié),固定資產(chǎn)實(shí)物管理卡片的制作與財(cái)務(wù)賬面不符,固定資產(chǎn)編號(hào)不一致,普遍存在固定資產(chǎn)未張貼標(biāo)簽的情況。部分企業(yè)甚至認(rèn)為固定資產(chǎn)標(biāo)簽為非必要的管理方式,由于固定資產(chǎn)變動(dòng)較快,張貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽不便于管理。恰恰相反,固定資產(chǎn)的管理是落實(shí)每項(xiàng)單項(xiàng)資產(chǎn)的,不能按照存貨管理的模式只認(rèn)清個(gè)數(shù)不分辨?zhèn)€別。對(duì)于 POS專業(yè)化這類存在較高機(jī)具管理風(fēng)險(xiǎn)的公司尤其應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于固定資產(chǎn)標(biāo)簽張貼的管理。
2.3 固定資產(chǎn)日常管理意識(shí)不強(qiáng)
不少企業(yè)對(duì)于公司日常管理的固定資產(chǎn)無正確的管理意識(shí),每年定期的盤點(diǎn)工作認(rèn)為沒必要,盤點(diǎn)時(shí)不分辨資產(chǎn)型號(hào)、購(gòu)入時(shí)間、 使用情況與賬面的情況是否相符,盲目地進(jìn)行數(shù)量的清點(diǎn),并且清點(diǎn)過程中僅追求資產(chǎn)不盤虧,對(duì)于盤盈以及資產(chǎn)無法一一對(duì)應(yīng)的情況忽視不管。對(duì)于筆記本電腦、POS 機(jī)具等存放在不同地方的固定資產(chǎn)直接采取不盤點(diǎn)不對(duì)賬的管理模式。部分管理人員對(duì)于外借資產(chǎn)管理持有其是在為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益,既然單項(xiàng)資產(chǎn)價(jià)值不算高,則采取無須盤點(diǎn)無須對(duì)賬的態(tài)度。
2.4 固定資產(chǎn)處置管理不重視
很多服務(wù)企業(yè)存在固定資產(chǎn)預(yù)計(jì)使用年限到達(dá)或損壞無法使用時(shí),直接將資產(chǎn)堆放于倉(cāng)庫(kù)或空余區(qū)域不做處理的現(xiàn)象。有的企業(yè)認(rèn)為那些已經(jīng)達(dá)到使用年限的固定資產(chǎn)已經(jīng)不具備什么使用價(jià)值了,因此就放松了對(duì)報(bào)廢固定資產(chǎn)的管理,認(rèn)為開展報(bào)廢固定資產(chǎn)的管理不僅不能取得一定的經(jīng)濟(jì)收益,反而還會(huì)占用一定的人力、財(cái)力,不利于企業(yè)成本的控制。
實(shí)際上,達(dá)到可報(bào)廢狀態(tài)的固定資產(chǎn)不進(jìn)行報(bào)廢管理,殘值一直逗留在財(cái)務(wù)賬面,無法進(jìn)行清理,固定資產(chǎn)的管理依然需要按照其他資產(chǎn)一樣進(jìn)行,且無法通過處置獲得處置的收益,財(cái)務(wù)賬面和實(shí)物保存狀態(tài)也并不相符,并花費(fèi)了大量時(shí)間、空間存儲(chǔ)待報(bào)廢固定資產(chǎn),是一種資源的浪費(fèi)。
2.5 缺乏針對(duì)固定資產(chǎn)管理的有效監(jiān)督
固定資產(chǎn)的管理分為賬務(wù)管理與實(shí)物管理,財(cái)務(wù)人員除按照各項(xiàng)申請(qǐng)及發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理外,還應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)的賬實(shí)一致進(jìn)行監(jiān)督管理,固定資產(chǎn)購(gòu)入的編號(hào)與標(biāo)簽情況、使用部門領(lǐng)用、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、固定資產(chǎn)定期盤點(diǎn)均應(yīng)有財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督。
但目前很多企業(yè)的現(xiàn)狀是財(cái)務(wù)人員從未參與過固定資產(chǎn)實(shí)物管理的監(jiān)督管理,僅按照固定資產(chǎn)管理部門上報(bào)的購(gòu)入申請(qǐng)、處置申請(qǐng)、盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行賬務(wù)處理,對(duì)于賬實(shí)一致并未重視。
3 內(nèi)部審計(jì)在服務(wù)企業(yè)固定資產(chǎn)管理審計(jì)中的主要關(guān)注點(diǎn)
3.1 規(guī)章制度的建立健全
沒有固定資產(chǎn)規(guī)章制度的企業(yè)通常對(duì)于固定資產(chǎn)管理的重視程度較低,審計(jì)人員對(duì)于無規(guī)定或規(guī)定不健全的企業(yè)更應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及內(nèi)部控制的要求進(jìn)行固定資產(chǎn)的審計(jì)。
3.2 固定資產(chǎn)購(gòu)入流程的嚴(yán)謹(jǐn)完備
固定資產(chǎn)采購(gòu)是否通過比價(jià)或招標(biāo)確定供應(yīng)商;供應(yīng)商選定后是否簽署采購(gòu)合同(訂單等符合合同法的其他形式也可);固定資產(chǎn)的采購(gòu)是否按照合同約定進(jìn)行;購(gòu)入固定資產(chǎn)是否驗(yàn)收入庫(kù),由送貨單位簽字、公司庫(kù)管人員簽字、采購(gòu)部門簽字;采購(gòu)開具的發(fā)票是否與實(shí)物一致,財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理是否正確。
特別需要注意的是:首先,上述流程中所有環(huán)節(jié)均需相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)層的審核,合同的簽訂尤其需要公司領(lǐng)導(dǎo)層的審批。其次,采購(gòu)人員與倉(cāng)庫(kù)管理人員為職責(zé)不相容角色,實(shí)務(wù)中常常涉及公司只配備一個(gè)固定資產(chǎn)管理部門或人員,則需要第三人進(jìn)行驗(yàn)收的審核簽字。再次, 根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求,以一筆款項(xiàng)購(gòu)入多項(xiàng)沒有單獨(dú)標(biāo)價(jià)的固定資產(chǎn),應(yīng)當(dāng)按照各項(xiàng)固定資產(chǎn)公允價(jià)值比例對(duì)總成本進(jìn)行分配,分別確定各項(xiàng)固定資產(chǎn)的成本。最后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立的固定資產(chǎn)卡片往往針對(duì)每項(xiàng)資產(chǎn)生成相應(yīng)的固定資產(chǎn)編號(hào),該編號(hào)應(yīng)及時(shí)告知固定資產(chǎn)管理部門制作固定資產(chǎn)標(biāo)簽,需確保實(shí)物管理編號(hào)與賬務(wù)管理編號(hào)的一致。
在此特別強(qiáng)調(diào)固定資產(chǎn)的標(biāo)簽粘貼,主要是出于內(nèi)部控制管理的要求,由于服務(wù)類企業(yè)的資產(chǎn)單一且變動(dòng)較快,資產(chǎn)通常為多臺(tái)型號(hào)相同的電子設(shè)備或辦公設(shè)備,其中 POS 專業(yè)化服務(wù)單位的大量機(jī)具更加難以通過型號(hào)區(qū)分單項(xiàng)資產(chǎn)。因此標(biāo)簽是最為有效的固定資產(chǎn)管理形式,尤其對(duì)于長(zhǎng)期投放于市場(chǎng),并高頻變動(dòng)的資產(chǎn),粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽不僅便于管理,還能有效地在盤點(diǎn)中識(shí)別資產(chǎn)的歸屬,減少資產(chǎn)管理的混亂。
3.3 固定資產(chǎn)日常管理的實(shí)施到位
固定資產(chǎn)的日常管理主要分為:領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)。固定資產(chǎn)的領(lǐng)用主要是指固定資產(chǎn)入庫(kù)后由使用人領(lǐng)用后開始使用,固定資產(chǎn)事務(wù)管理部門應(yīng)在固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)要求領(lǐng)用人簽收,并在固定資產(chǎn)臺(tái)賬中登記領(lǐng)用人的部門、存放地點(diǎn)等信息。部分較為規(guī)范的企業(yè)會(huì)將存放地點(diǎn)提交財(cái)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)中資產(chǎn)卡片上存放地點(diǎn)的錄入,但也有大部分企業(yè)固定資產(chǎn)卡片中的存放地點(diǎn)為批量錄入,對(duì)于使用人、存放地點(diǎn)不進(jìn)行錄入,需要固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門建立精準(zhǔn)的臺(tái)賬進(jìn)行管理。
固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移比較明細(xì)的分類主要為:①部門內(nèi)部人員的轉(zhuǎn)換,此時(shí)存放部門或者地點(diǎn)不發(fā)生改變,只是使用人變化;②部門間的轉(zhuǎn)換,如打印機(jī)本來存放在稅控服務(wù)企業(yè)的報(bào)到處,后轉(zhuǎn)移至內(nèi)勤部門使用了。此時(shí)使用人、使用部門以及存放地點(diǎn)均有可能發(fā)生改變。對(duì)于規(guī)模比較大的服務(wù)型企業(yè),由于服務(wù)點(diǎn)多,人員變化也相應(yīng)較快,固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移需由固定資產(chǎn)管理部門在業(yè)務(wù)部門中設(shè)置固定資產(chǎn)管理員,將固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移情況定期提交固定資產(chǎn)管理部門;規(guī)模較小的服務(wù)企業(yè),可由固定資產(chǎn)管理部門每年盤點(diǎn)時(shí)對(duì)轉(zhuǎn)移情況進(jìn)行記錄即可。對(duì)于 POS專業(yè)化服務(wù)企業(yè),固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移主要為商戶間的轉(zhuǎn)移,此類轉(zhuǎn)移發(fā)生在公司外部,對(duì)出借的機(jī)具由相關(guān)管理部門提出出借的申請(qǐng),寫明申請(qǐng)的理由和原因,并由相關(guān)授權(quán)人員和部門就申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后應(yīng)簽訂出借合同,包括合同雙方的具體情況、出借的原因和期限等內(nèi)容。出借必須是要經(jīng)過公司 POS專業(yè)化服務(wù)人員撤機(jī)裝機(jī)的,需要對(duì) POS 機(jī)具的裝機(jī)撤機(jī)進(jìn)行記錄,如忽視對(duì)裝機(jī)撤機(jī)的管理則易造成機(jī)具的損失。
固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)不僅對(duì)于服務(wù)企業(yè),對(duì)于所有企業(yè)均要求一年至少一次的定期盤點(diǎn)。服務(wù)企業(yè)的盤點(diǎn)值得關(guān)注的是,由于固定資產(chǎn)為電子設(shè)備,分布在各服務(wù)點(diǎn),則固定資產(chǎn)盤點(diǎn)是一項(xiàng)較為煩瑣的工作,公司每年需對(duì)規(guī)模較大存放固定資產(chǎn)金額較大的服務(wù)點(diǎn)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),而對(duì)于規(guī)模相對(duì)較小的服務(wù)點(diǎn)可以使用對(duì)賬簽字的方式完成固定資產(chǎn)盤點(diǎn),每隔幾年再進(jìn)行一次實(shí)地抽查即可。但對(duì)于固定資產(chǎn)分布過于分散,而分散在外固定資產(chǎn)總規(guī)模較大的企業(yè),應(yīng)當(dāng)每年抽取部分小規(guī)模服務(wù)點(diǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。
固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)需要關(guān)注固定資產(chǎn)的使用情況,包含固定資產(chǎn)標(biāo)簽是否有破損需要更換;使用人及存放地是否發(fā)生改變;固定資產(chǎn)是否正常使用;有無損壞閑置需要報(bào)廢的情況等。值得特別注意的是:①固定資產(chǎn)是單項(xiàng)計(jì)價(jià)單項(xiàng)計(jì)提折舊的資產(chǎn),盤點(diǎn)并非如存貨一樣數(shù)對(duì)數(shù)量即可,而是應(yīng)當(dāng)做到一一對(duì)應(yīng)。②固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)并非只有盤虧是問題點(diǎn),盤盈同樣存在問題點(diǎn),只要是存在賬實(shí)不一致的情況均需對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真分析,并進(jìn)行賬務(wù)處理。③盤點(diǎn)表及盤點(diǎn)分析報(bào)告均要求盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人及公司管理層的簽字,尤其固定資產(chǎn)盤點(diǎn)的結(jié)果及盤盈盤虧處理方式需經(jīng)管理層審批通過后方可進(jìn)行。
3.4 固定資產(chǎn)處置的及時(shí)規(guī)范執(zhí)行
(1)對(duì)使用期滿、正常報(bào)廢的固定資產(chǎn),應(yīng)由固定資產(chǎn)使用部門或管理部門填制固定資產(chǎn)報(bào)廢單,經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后對(duì)該固定資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢清理。
(2)對(duì)使用期限未滿、非正常報(bào)廢的固定資產(chǎn),應(yīng)由固定資產(chǎn)使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng),注明報(bào)廢理由、估計(jì)清理費(fèi)用和可回收殘值、預(yù)計(jì)處置價(jià)格等。企業(yè)應(yīng)組織有關(guān)部門進(jìn)行技術(shù)鑒定,按規(guī)定程序?qū)徟筮M(jìn)行報(bào)廢清理。
(3)對(duì)擬出售或投資轉(zhuǎn)出及非貨幣交換的固定資產(chǎn),應(yīng)由有關(guān)部門或人員提出處置申請(qǐng),對(duì)固定資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估,并出具資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后予以出售或轉(zhuǎn)讓。企業(yè)應(yīng)特別關(guān)注固定資產(chǎn)處置中的關(guān)聯(lián)交易和處置定價(jià),固定資產(chǎn)的處置應(yīng)由獨(dú)立于固定資產(chǎn)管理部門和使用部門的相關(guān)授權(quán)人員辦理,固定資產(chǎn)處置價(jià)格應(yīng)報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員審批后確定。對(duì)于重大固定資產(chǎn)處置,應(yīng)當(dāng)考慮聘請(qǐng)具有資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估,采取集體審議或聯(lián)簽制度。涉及產(chǎn)權(quán)變更的,應(yīng)及時(shí)辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。實(shí)務(wù)中對(duì)于服務(wù)型企業(yè)來說,需特別關(guān)注已損壞不再使用的待報(bào)廢的固定資產(chǎn),是否長(zhǎng)期存放在公司或倉(cāng)庫(kù)不進(jìn)行處置。
4 結(jié)論
綜上所述,服務(wù)類企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門在進(jìn)行固定資產(chǎn)審計(jì)時(shí),需根據(jù)企業(yè)資產(chǎn)的特點(diǎn)與現(xiàn)狀,將關(guān)注點(diǎn)集中在固定資產(chǎn)的日常管理各環(huán)節(jié),不應(yīng)一概而論盲目按照制造類企業(yè)固定資產(chǎn)的管理框架進(jìn)行審計(jì)。
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