業(yè)務外包背景下高校圖書館采編質(zhì)量的控制研究

常浩麗

關鍵詞：業(yè)務外包;高校圖書館;采編質(zhì)量

摘?要：文章介紹了業(yè)務外包的內(nèi)涵及意義，分析了業(yè)務外包背景下高校圖書館采編質(zhì)量控制的價值及面臨的風險，提出了高校圖書館實現(xiàn)采編質(zhì)量控制的路徑，以期為相關研究提供參考。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）05-0062-03

1?業(yè)務外包的內(nèi)涵及意義

1.1?業(yè)務外包的內(nèi)涵

業(yè)務外包是企業(yè)進行改革創(chuàng)新的一種管理模式，是指企業(yè)在內(nèi)部資源有限的情況下，為取得更大的競爭優(yōu)勢而將生產(chǎn)、管理、營運過程中的部分業(yè)務委托給比自己更具成本優(yōu)勢和專業(yè)知識的企業(yè)來完成的一種業(yè)務模式[]。隨著時代的發(fā)展，業(yè)務外包被引入圖書館。圖書館采編業(yè)務外包是指將采編部門的某些業(yè)務以合約的方式全部或部分外包給外部的專業(yè)公司。20世紀90年代，我國圖書館采編業(yè)務外包開始興起，但那時并不普遍，直到2006年，在中國人民大學召開的北京地區(qū)高校圖書館理事會議中，此項業(yè)務才被正式提出，最先進行業(yè)務外包的是高校圖書館[2]。

1.2?圖書館采編業(yè)務外包的意義

高校圖書館實施業(yè)務外包不僅是自身發(fā)展的需要，也是順應時代潮流的重要表現(xiàn)。首先，業(yè)務外包有助于節(jié)省高校圖書館在人力、物力、資金等方面的投入，減少一些不必要的開支，例如：北京大學圖書館2010年為采編業(yè)務外包支付數(shù)據(jù)費15萬元，成本核算僅相當于一名館員工資待遇的投入[3];其次，由于高校擴招以及各項評估工作的展開，各高校都加大了圖書采購力度，圖書數(shù)量不斷增多，編目任務也隨之不斷增加，這些都給采編人員帶來了較大的壓力，而業(yè)務外包可以緩解采編部門的壓力，在一定程度上解決人力資源不足的問題;再次，業(yè)務外包可以使編目人員從繁雜、枯燥的編目工作中解放出來，參與到學科服務、參考咨詢等專業(yè)性更強的工作中，為廣大師生提供更多指導和幫助，提升圖書館的服務質(zhì)量。

2?業(yè)務外包背景下高校圖書館采編質(zhì)量控制的價值

采編工作是圖書館開展一切工作的基礎，采編工作的質(zhì)量直接影響到其他部門工作的開展。采編業(yè)務外包不僅有助于提高采編人員的工作效率，而且有利于優(yōu)化配置高校圖書館人力資源，提升高校圖書館的核心競爭力。

2.1?有利于館內(nèi)資源的及時更新

采編業(yè)務外包可以促進高校圖書館內(nèi)部資源以及信息的更新?lián)Q代[4]。外包公司屬于專業(yè)化公司，其在規(guī)模、設備以及對新技術的掌握等方面具有高校圖書館無法比擬的優(yōu)勢，因此工作效率和工作質(zhì)量都比較高。據(jù)統(tǒng)計，我國每年出版的新書以10%的速度增長，每天都有成百上千種新書問世，圖書館采購圖書的種類和數(shù)量也呈逐年增長趨勢。如果圖書采編人員的工作效率較低，那么新書加工的時間就比較長，從圖書購入到上架需要經(jīng)過一個漫長的過程，不利于圖書資源的及時更新，讀者也無法在第一時間獲取所需資源。

2.2?有助于緩解館員數(shù)量不足的問題

高校圖書館承擔了全校的資源建設任務，雖然讀者數(shù)量在不斷增加，但由于受編制、進館條件等因素限制，圖書館工作人員并沒有明顯增多，因此館員的工作壓力越來越大，人力資源不足的問題日益凸顯。同時，圖書采編人員在構成方面也存在問題，主要表現(xiàn)在年齡偏大、專業(yè)結構不合理等方面。采編業(yè)務外包后，人員不足和工作量大之間的矛盾可以在一定程度上得到緩解。

3?當前高校圖書館采編業(yè)務外包面臨的風險

3.1?人力資源配置不足的風險

業(yè)務外包背景下，通過簽訂合同引進外部力量雖然在一定程度上緩解了圖書館人員不足的壓力，但高校圖書館仍然存在人力資源配置不足的風險。如何更好地實現(xiàn)業(yè)務外包人員與館內(nèi)人員的協(xié)同高效發(fā)展和內(nèi)部資源的優(yōu)化配置是當前高校圖書館需要面對的一個重要問題。

3.2?采編人員工作能力下降的風險

采編業(yè)務外包后，原本由采編人員完成的專業(yè)技術工作都交給了外包公司，這樣一來，采編人員實踐的機會就減少了，同時，業(yè)務外包會增加采編人員對外包公司的依賴性。如果采編人員沒有通過自學、培訓等提升自身的業(yè)務能力，掌握更多新知識、新技能，將很難適應新時代圖書館的發(fā)展需求。

3.3?圖書加工質(zhì)量不高的風險

雖然許多書商都有質(zhì)量較高的數(shù)據(jù)源，但書目數(shù)據(jù)是以量計酬，編目人員為了獲得較高的報酬往往會忽略圖書加工質(zhì)量。與此同時，大多數(shù)外包公司的編目人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，而且學歷較低，還有一部分編目人員是兼職從事圖書加工的，編目質(zhì)量很難保證。雖然一些大書商會配備一定比例的專業(yè)人員，但其絕大多數(shù)工作人員缺乏圖書采編方面的專業(yè)知識，容易在一些細節(jié)問題上出現(xiàn)問題，如：有的圖書沒有對應的書目數(shù)據(jù)、條碼號粘貼的圖書與書目數(shù)據(jù)不相符等。這些問題不僅影響了圖書的正常流通，而且增加了圖書館編目人員的工作量。

3.4?缺乏監(jiān)督的風險

業(yè)務外包后，圖書加工的整個過程一般都是在館外進行的，圖書館很難對外包商進行監(jiān)督。同時，有些外包項目數(shù)量大且專業(yè)性強，圖書館很難在短時間內(nèi)對其進行檢查和驗收。為了使書商嚴格執(zhí)行合同條款，圖書館應指定專職人員對書商進行有效監(jiān)督，只有將監(jiān)督貫穿業(yè)務外包的整個過程，才能起到預防和改進作用。事前監(jiān)督可以預防錯誤的產(chǎn)生，保證圖書加工質(zhì)量;事后監(jiān)督可以及時補救已經(jīng)出現(xiàn)的問題，將損失降到最低。

4?業(yè)務外包背景下高校圖書館實現(xiàn)采編質(zhì)量控制的路徑

4.1?建立采編業(yè)務管理體系

建立合理有效的采編業(yè)務管理體系能夠促進資源整合，提升采編人員的工作效率。如圖1所示：采編業(yè)務外包涉及采訪、驗收、編目等多個業(yè)務環(huán)節(jié)，其主要目的是為廣大師生提供高質(zhì)量的服務[5]。外包商應對書目成本進行預測，然后按照既定程序有步驟地開展圖書加工，并依據(jù)讀者需求及時調(diào)整供應方案，如遇到問題需及時與圖書館溝通，共同探討解決方案。高校圖書館也應根據(jù)外包商提供的反饋意見進行組織結構完善和管理制度創(chuàng)新。為了避免采編業(yè)務外包中的風險，圖書館應與外包商簽訂外包服務合同并要求外包商嚴格執(zhí)行合同條款。在簽訂合同時，高校圖書館一定要列出加工細則，包括對條碼、磁條本身的質(zhì)量要求以及張貼位置的要求，蓋館藏章、貼書標的數(shù)量及位置，對編目數(shù)據(jù)的著錄要求（一般是以國家圖書館或CALIS編目數(shù)據(jù)為準），對種次號或著者號的取號要求（各館不一定相同，要遵照各館的要求取號）[6]。

4.2?選擇優(yōu)質(zhì)書商

高校圖書館和書商之間應建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關系，通過多種途徑和方式選擇最優(yōu)書商是高校圖書館提高采編效率的前提和保證[7]。如圖2所示，高校應綜合考量外包商的以下情況：首先，

公司的發(fā)展前景是否較好。公司的

發(fā)展前景可以從資金投入、供給能力、人員配備等方面進行考察。其次，信譽和形象是否良好。圖書館可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢曾與外包商合作過的圖書館，從而進一步了解該公司以往的圖書加工質(zhì)量以及合同履行情況。再次，性價比是否較高，如有無折扣以及優(yōu)惠等。

4.3?提高采編人員的專業(yè)素養(yǎng)

雖然圖書館將一部分采編工作交給外包公司來完成，但并不是所有的業(yè)務都不需要采編人員的參與。采編人員可以提前對編制的書目或者資源數(shù)據(jù)進行全面篩查，運用專業(yè)知識對數(shù)據(jù)進行合理修改，及時完善編目結構[8]。業(yè)務外包背景下，如果高校圖書館不重視采編人員的業(yè)務培訓，采編部門的編目能力會逐漸下降，進而影響圖書館的可持續(xù)發(fā)展，因此，圖書館應采取多種方式提高采編人員的專業(yè)素養(yǎng)。

5?結語

業(yè)務外包已成為現(xiàn)代圖書館采編工作的一種發(fā)展趨勢，它降低了圖書館的運營成本，節(jié)省了人力資源，但圖書館業(yè)務外包仍存在許多潛在的不利因素和未知風險。圖書館只有結合實際情況選擇外包商以及外包形式，才能真正發(fā)揮業(yè)務外包的作用，提升采編質(zhì)量和效率，為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻：

[1] 劉春鴻.高校圖書館業(yè)務外包生存機制探源[J].大學圖書館學報，2014（4）：55-58.

[2] 張彩霞.我國高校圖書館編目業(yè)務外包初探[J].圖書館理論與實踐，2012（10）：78-79，82.

[3] 尚珂，唐華茂.勞動科學論壇[M].北京：知識產(chǎn)權出版社，2013：133.

[4] 李日新.高校圖書館采編業(yè)務外包商評價指標[J].圖書館論壇，2011（3）：96-98.

[5] 孫淑華.高校圖書館業(yè)務外包探析[J].圖書館，2009（6）：115-116.

[6] 余俠.高校圖書館采編工作質(zhì)量提升的若干問題研究[M].合肥：合肥工業(yè)大學出版社，2012：99.

[7] 徐月華.采編業(yè)務外包的適應型動因及其機制：以廣州市高校圖書館為例[J].圖書館雜志，2008（12）：42-46，55.

[8] 劉立強，劉波.淺談高校圖書館編目業(yè)務外包[J].現(xiàn)代情報，2007（6）：184-185.

（編校：周雪芹）