基于“智慧校園”的嵌入式檔案信息服務模式探討

徐健

摘 要本文從國內(nèi)“智慧校園”建設發(fā)展情況引入，分析高校檔案信息服務平臺的發(fā)展現(xiàn)狀，探索在“智慧校園”平臺進行嵌入式檔案信息服務模式開發(fā)利用的可行性研究，并針對新模式設計及開發(fā)過程中遇到的難題嘗試給出可行的解決辦法，以期加快現(xiàn)代化檔案信息服務的建設發(fā)展速度。

關鍵詞智慧校園 檔案 信息化 APP

一、前言

從1968年美國誕生了世界上第一個計算機網(wǎng)ARPANET（簡稱“阿帕”網(wǎng)），到1987年互聯(lián)網(wǎng)正式進入中國，再到21世紀互聯(lián)網(wǎng)技術蓬勃發(fā)展，尤其我國4G無線通信技術的普及（5G已經(jīng)開始投入使用）和智能手機技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)深刻改變了全社會的生產(chǎn)生活方式[1]13。由政府主導的“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，將各行各業(yè)融入互聯(lián)網(wǎng)這個新家園?！爸腔坌@”就是在這個大背景下誕生的基于移動互聯(lián)網(wǎng)的校園“一站式”服務平臺。

作為一名高校檔案工作者，筆者一直關注高校檔案信息服務APP的建設發(fā)展動態(tài)。通過對各類高校普遍采用的“微信公眾號”檔案信息服務平臺的跟蹤調(diào)查，發(fā)現(xiàn)各校的檔案信息服務平臺存在關注度低、協(xié)調(diào)性差、技術能力不足等問題。筆者認為，高校檔案信息服務平臺應當融入“智慧校園”，統(tǒng)一協(xié)調(diào)開發(fā)利用，才能主動化解自身不足，更好地發(fā)揮檔案信息在學校教學、科研及服務社會發(fā)展等方面的更大作用。

二、高校檔案信息服務平臺的發(fā)展現(xiàn)狀概述

筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)的各類高校都在積極開發(fā)基于本校檔案資源的信息服務平臺。以江蘇省為例，已經(jīng)建成使用檔案APP的高校有南京大學、東南大學、蘇州大學等7所;正在或規(guī)劃建設的有11所[2]15。前文提到的7所高校均采用“微信公眾號”平臺來開發(fā)本校的檔案信息服務平臺，雖然各個平臺均可正常訪問，但不難發(fā)現(xiàn)其中存在的不足。

1.檔案APP的關注度低，訪問人數(shù)少，不利于檔案信息價值的發(fā)揮。過去傳統(tǒng)的檔案觀念將檔案信息視為秘密，只限于少部分人可以查閱和知曉，過于強調(diào)檔案工作的行政職能。而現(xiàn)代檔案觀秉承服務大眾的宗旨，更多地將檔案視為信息和知識的載體，在《檔案法》的框架內(nèi)，最大限度地向社會公眾推薦檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。但是，固有的觀念短期內(nèi)難以徹底扭轉(zhuǎn)，包括一部分檔案人員以及社會公眾，主動接觸檔案、主動利用檔案的意識不強，對檔案的關注度不夠。這就造成了雖然我們的檔案機構(gòu)為推廣檔案信息做了許多工作，但是收到的效果卻不盡如人意，遠沒有達到我們大量投入所期望的回報。就高校而言，師生是高校的主體，師生關注的重點永遠放在教學、學習、科研、生活服務等與之息息相關的方面[3]。“智慧校園”平臺統(tǒng)合了各項功能以后，成為師生網(wǎng)絡生活的主要集聚地。如果將檔案服務也融入“智慧校園”平臺，相當于直接在師生最密集的地方宣傳檔案，起到的效果肯定是單獨建立的檔案APP無法相比的。

2.獨立的檔案APP，與學校其他工作系統(tǒng)無法兼容，不利于檔案信息的采集?，F(xiàn)在，國家正在推行“大數(shù)據(jù)”戰(zhàn)略?？梢哉f，誰掌握了大數(shù)據(jù)，誰就贏得了主導權。筆者認為，高校檔案部門應該當仁不讓地成為學校大數(shù)據(jù)的掌握者，但是現(xiàn)實卻是檔案部門長期游離于學校中心工作之外，成為“故紙堆”“養(yǎng)老院”。“智慧校園”建設的中心任務就是將教學、學工、人事、財務、后勤服務等系統(tǒng)融合進“智慧校園”平臺，為師生提供一站式服務。檔案管理系統(tǒng)必須接入“智慧校園”平臺，才能實現(xiàn)與其他工作系統(tǒng)的無縫對接，無論是信息收集，還是檔案在線歸檔，才能不成為一句空話。

3.獨立開發(fā)檔案APP，對于許多普通高校、民辦高校、大中專院校乃至中小學校，既缺乏經(jīng)費支持，又缺少懂技術能勝任的專業(yè)人才。開發(fā)、運行一款檔案APP，需要用到電腦技術、網(wǎng)絡技術、文字、美工及攝影等多方面技術。在當前檔案專業(yè)復合型人才數(shù)量少、學校編制緊張、兼職檔案人員還大量存在的現(xiàn)實情況下，即使耗費大量經(jīng)費做出了檔案APP，很難說后期的運營效果到底有多好。所以，筆者認為，高校檔案部門一定要抓住本校“智慧校園”建設的東風，積極爭取融入“智慧校園”統(tǒng)一平臺，從而節(jié)省巨大的人力、物力。

三、“智慧校園”平臺嵌入式檔案信息服務模塊建設的難點及解決策略

1.學校在“智慧校園”平臺開發(fā)時，應考慮到檔案模塊的融入問題。檔案管理部門一定要主動匯報，力求學校領導在“智慧校園”平臺規(guī)劃設計之初，把檔案服務模塊與學校其他管理模塊同步設計，至少應預留好相應的接口，方便以后的無縫對接[4]31。

2.做好學校原有的檔案信息管理系統(tǒng)與“智慧校園”平臺對接。目前，各校都已經(jīng)使用了各類檔案管理系統(tǒng)來管理學校檔案。筆者認為，既然要把檔案管理模塊融入“智慧校園”平臺，就不能只做表面功夫，而應該進行實質(zhì)性的徹底融入，特別要解決好原有的檔案信息管理系統(tǒng)與平臺對接的技術難題，不能如一些學校的檔案公眾號，只能做簡單的消息推送，其他功能皆無。我們的最終目標是，實現(xiàn)檔案在“智慧校園”平臺上的“全程管理”。

3.檔案管理人員的計算機網(wǎng)絡技術水平不足是制約檔案管理現(xiàn)代化的主要因素。建設一個依托于“智慧校園”的先進的檔案信息服務平臺，乃至為各類用戶提供符合現(xiàn)代技術水平的高質(zhì)量服務，最終都要依靠檔案管理人員來完成。而新時代的檔案管理工作，涉及的專業(yè)技能已經(jīng)不再局限于檔案學專業(yè)，越來越多地依賴信息與情報學、計算機信息網(wǎng)絡科學、美術學等各學科綜合交叉運用。以目前參差不齊的檔案人員素質(zhì)水平，恐難以完成上述的“高精尖”工作任務。所以，我們一定要利用好大學校園豐富的人才和教育資源：一方面，依托學校信息化管理中心的技術力量，爭取相關專業(yè)師生隊伍的幫助;另一方面，檔案人員也要努力學習基礎的計算機網(wǎng)絡知識，盡量彌補自身知識短板，雙管齊下解決技術人才不足的問題。

四、結(jié)語

“智慧校園”建設已經(jīng)在國內(nèi)各類學校遍地開花，檔案管理的“智慧化”才開始起步。我們已經(jīng)晚了一步，如果不能抓住最后機遇借勢而起、迎頭趕上，檔案工作“服務社會發(fā)展”的口號就難以實現(xiàn)。在軟硬件實力均有所欠缺的條件下，依托“智慧校園”平臺構(gòu)建檔案信息服務新模式，將是檔案信息化服務工作的一劑良方。