淺議中小企業(yè)會計信息化進程中的數(shù)據(jù)分析

翟艷玲

伴隨著中小企業(yè)會計信息化的進程，對數(shù)據(jù)分析的需求越來越多。而信息化過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)體量巨大，分析難度遞增。本文通過對信息化進程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)特征進行分析，從數(shù)據(jù)科學的角度，提出應(yīng)對措施。根據(jù)信息化發(fā)展的趨勢，數(shù)據(jù)分析已從簡單的描述性分析、解釋性分析，發(fā)展到探索性分析，對數(shù)據(jù)分析的要求不僅是單一的文字描述、圖表配合，更要求進行可視化即時分析，從數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，對管理層決策進行可行性建議。

一、引言

從上個世紀八十年代開始的會計信息化到現(xiàn)在，無論計算機硬件產(chǎn)品或者軟件服務(wù)環(huán)境都發(fā)生了較大變化，操作系統(tǒng)多平臺、數(shù)據(jù)存儲多樣化、操作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫知識專業(yè)化，對應(yīng)的財務(wù)操作日益復雜，對財務(wù)人員提出較高要求。因而財務(wù)人員須提升認知，增加處理數(shù)據(jù)的能力，以適應(yīng)企業(yè)以數(shù)據(jù)驅(qū)動帶動業(yè)務(wù)發(fā)展的轉(zhuǎn)變。

二、會計信息化的進程與數(shù)據(jù)處理的分析

（一）中小企業(yè)會計信息化發(fā)展的進程及數(shù)據(jù)處理分析

1.信息化初期-會計電算化 DOS磁盤操作系統(tǒng)，定點開發(fā)會計軟件

在這個階段，對于文檔與表格處理基本上就是把紙質(zhì)文檔變成電子數(shù)據(jù)，由手工賬向電算化賬的轉(zhuǎn)變。操作系統(tǒng)為單機版DOS系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)版Unix系統(tǒng)，后臺數(shù)據(jù)庫為DB2、DBF等小型數(shù)據(jù)庫。這個階段末期開始出現(xiàn)了企業(yè)定制開發(fā)的會計電算化軟件。

定制開發(fā)DOS版電算化軟件需專業(yè)人員維護，財務(wù)人員通過紙質(zhì)憑證錄入，轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)處理簡單，效率低，算盤和計算器仍是處理數(shù)據(jù)的必備工具。

2.信息化發(fā)展期-會計信息化 視窗平臺，Access數(shù)據(jù)庫，商業(yè)化財務(wù)軟件

視窗桌面操作系統(tǒng)，界面友好，EXCEL表格處理。這一階段誕生很多商業(yè)化財務(wù)軟件，如金蝶、用友等，后臺數(shù)據(jù)庫多用ACCESS。財務(wù)人員處理數(shù)據(jù)，開始用函數(shù)、篩選、匯總等，利用Select語句等SQL技術(shù)工具。

利用EXCEL等處理數(shù)據(jù)速度、準確性有所提高。而商業(yè)化財務(wù)軟件從單機版到網(wǎng)絡(luò)版，受制于網(wǎng)絡(luò)連接技術(shù)、硬件的發(fā)展，基本上小型局域網(wǎng)。

3. 信息化成熟期-會計智能化 多平臺，企業(yè)級數(shù)據(jù)庫，ERP等管理平臺

業(yè)務(wù)財務(wù)一體化軟件在中小企業(yè)應(yīng)用，如SAP軟件1995年進入中國， 出現(xiàn)ERP軟件、OA辦公系統(tǒng)集成SAP、SCM供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等管理平臺，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)、在線數(shù)據(jù)庫、小型機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、在線訪問終端等概念的出現(xiàn)，通過角色授權(quán)、賬戶賦權(quán)等安全性措施，管理水平不斷提升，而信息技術(shù)的發(fā)展也帶來海量數(shù)據(jù)。

隨著海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，計算機硬件與軟件技術(shù)快速發(fā)展，VetiPaq數(shù)據(jù)庫、xVlocity內(nèi)存分析引擎、云計算等的出現(xiàn)并快速應(yīng)用，針對大數(shù)據(jù)處理的技術(shù)手段多元化、智能化，基層財務(wù)人員擁有多種選擇， Excel的商業(yè)智能插件，專業(yè)分析工具R語言、Python、Tableau等。

（二）數(shù)據(jù)分析中財務(wù)人員的應(yīng)對措施 知識體系更新、數(shù)據(jù)規(guī)范化處理

1.財務(wù)人員知識體系、專業(yè)能力方面的應(yīng)對

（1）針對會計信息化進程中的各種數(shù)據(jù)特征，財務(wù)人員進行數(shù)據(jù)分析的路徑，由解釋性分析、驗證性分析逐步向探索性分析推進，處理數(shù)據(jù)的方向依托管理系統(tǒng)平臺，完成數(shù)據(jù)規(guī)范性，非系統(tǒng)數(shù)據(jù)要求標準化，確保數(shù)據(jù)統(tǒng)計過程中的一致性，減少驗證性分析的數(shù)據(jù)量。

（2）在專業(yè)能力方面，能應(yīng)用一種軟件熟練進行數(shù)據(jù)分析，學習一些數(shù)理統(tǒng)計常識，熟悉管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，利用統(tǒng)計知識進行相關(guān)計算、分析。

（3）動態(tài)學習能力，在大數(shù)據(jù)背景下，不斷學習新技術(shù)運用新思維，更新知識體系，以應(yīng)對數(shù)據(jù)處理方面的數(shù)據(jù)量激增。例如可以通過微軟公司的網(wǎng)站進行引導式學習處理大數(shù)據(jù)。

2.數(shù)據(jù)規(guī)范化處理

利用大數(shù)據(jù)背景下的新技術(shù)，規(guī)范數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)的正解性、完整性等數(shù)據(jù)質(zhì)量提出明確要求，并關(guān)注數(shù)據(jù)的時效性、精確性等。及時維護分析數(shù)據(jù)的事實表、維度表，規(guī)范數(shù)據(jù)間的關(guān)系，為建立數(shù)據(jù)模型（表和關(guān)系構(gòu)成數(shù)據(jù)模型）做準備。如利用Excel軟件中的PowerQuery進行數(shù)據(jù)采集、合并、清洗，用PowerPivot建模，用PowerView進行可視化數(shù)據(jù)分析。實務(wù)工作中，簡單模型更便于理解，從簡單處著手，有利于構(gòu)建數(shù)據(jù)模型。大多數(shù)情況下，大數(shù)據(jù)處理先進行碎片化處理，分別建模，結(jié)果以圖表形式展現(xiàn)。

3.充分利用ERP軟件與工具軟件，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理標準化

挖掘ERP軟件基本功能，根據(jù)需求適時進行二次開發(fā)，減小數(shù)據(jù)處理的難度，提高處理的速度與準確性，確保數(shù)據(jù)的一致性。針對系統(tǒng)外處理的數(shù)據(jù)，通過工具軟件整理，使其標準化，并逐步推進將系統(tǒng)外數(shù)據(jù)納入系統(tǒng)管理，減少信息孤島。

4.通過數(shù)據(jù)探索性分析進行數(shù)據(jù)預(yù)測，利用歷史數(shù)據(jù)做探索性嘗試，進行分類分析、趨勢分析，從而發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的相關(guān)性并嘗試建立因果關(guān)系，探索規(guī)律，提供數(shù)據(jù)見解。比如通過企業(yè)近幾年的銷售價格與銷量的關(guān)系制作散點圖，找出線性關(guān)系，呈現(xiàn)數(shù)據(jù)分析結(jié)論，供管理層使用。

三、面對數(shù)據(jù)分析的難題，解決問題的方法

從制度化層面建立數(shù)據(jù)中心、構(gòu)建分析體系、實戰(zhàn)培訓制度，健全數(shù)據(jù)輸入輸出的規(guī)范，將數(shù)據(jù)標準化，將人員培訓制度化、團隊協(xié)同規(guī)范化。

（一）建設(shè)數(shù)據(jù)中心、構(gòu)建分析體系

以制度形式明確分析體系建設(shè)的原則、數(shù)據(jù)標準化要求、參與人員的技能要求，以財務(wù)為主導，協(xié)同業(yè)務(wù)部門進行數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，并適時共享數(shù)據(jù)，同時對數(shù)據(jù)訪問權(quán)限進行授權(quán)、做好數(shù)據(jù)安全性的防護。模擬通用場景，建立實戰(zhàn)數(shù)據(jù)庫，制作常用數(shù)據(jù)分析的模式、模型、模板，并不斷更新、完善。編寫人員培訓與實戰(zhàn)手冊，明確數(shù)據(jù)整理的規(guī)則、要求，數(shù)據(jù)分析的邏輯性說明，以及常用工具的使用指南。如在數(shù)據(jù)中心中建立產(chǎn)品定價模板、成本費用分析模板、成本多維度分析模板、料工費變動模板、采購成本分析模板、業(yè)務(wù)人員考核模板等。

（二）培訓制度及團隊協(xié)同

建立培訓制度，培訓數(shù)據(jù)分析的常規(guī)技能，編寫培訓教程，進行普適化培訓，技能提升，建立技能提升考核機制，并將其納入績效考核。在適當時候，應(yīng)當將數(shù)據(jù)分析培訓外延，包括那些提供數(shù)據(jù)的其他業(yè)務(wù)部門。通過對數(shù)據(jù)要求的標準化，將數(shù)據(jù)規(guī)范要求前移，從數(shù)據(jù)提供的源頭上解決規(guī)范化問題。通過數(shù)據(jù)驅(qū)動、團隊協(xié)同，完成數(shù)據(jù)標準化，完善數(shù)據(jù)分析體系。

四、結(jié)語

如果說財務(wù)數(shù)據(jù)的處理是術(shù)的層面，那么企業(yè)信息化就是道的高度。從術(shù)到道，就是財務(wù)人員從核算到管理的轉(zhuǎn)變。通過對中小企業(yè)信息進程中的數(shù)據(jù)特征的分析，完善制度建設(shè)，進行相關(guān)技能培訓，針對信息化帶來的大數(shù)據(jù)，提升自身技能，利用新技術(shù)下的思維模式，進行非傳統(tǒng)技術(shù)的財務(wù)數(shù)據(jù)分析，建立數(shù)據(jù)中心，分享各種數(shù)據(jù)模板，完成數(shù)據(jù)分析從解釋性、驗證性到探索性的轉(zhuǎn)變，生成可視化數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)管理層提供決策依據(jù)。（作者單位：廣東匯海農(nóng)牧科技集團有限公司）