新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)初探

曾凌

摘 要：檔案管理信息化是學(xué)校檔案管理水平提升的必然趨勢(shì)。學(xué)校的檔案具有種類多、信息量大、動(dòng)態(tài)更新等特點(diǎn)，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理必須應(yīng)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)手段才能確保檔案管理能夠符合時(shí)代和廣大用戶的需求，才能夠?yàn)橹腔坌@的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)在學(xué)校管理中的必要性進(jìn)行了分析，并指出了學(xué)校檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則，最后對(duì)提升檔案信息化建設(shè)水平提出了對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息化建設(shè);

全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確提出，要實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，可見，檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理長期事業(yè)發(fā)展過程中的重中之重。隨著各行業(yè)各單位信息化時(shí)代的快速發(fā)展，學(xué)校在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與新媒體方面的運(yùn)用也日漸深入。檔案管理作為學(xué)校事業(yè)發(fā)展過程中重要組成部分，其信息化建設(shè)水平理應(yīng)受到重視。與此同時(shí)，學(xué)校的檔案管理也是反映學(xué)校綜合管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。在學(xué)校的長期發(fā)展過程中，會(huì)產(chǎn)生許多各種各樣的檔案，教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、黨建檔案、審計(jì)檔案，等等。學(xué)校檔案反映了學(xué)校的歷史發(fā)展進(jìn)程，同時(shí)也記錄下了學(xué)校的歷史事件和變化過程。如今，隨著學(xué)校的不斷發(fā)展壯大，檔案的類別和內(nèi)容也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，而信息技術(shù)的發(fā)展又為檔案管理帶來了新的契機(jī)。由此，檔案管理的信息化建設(shè)受到各學(xué)校的重視，并被納入學(xué)校重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目之中。

一、檔案信息化建設(shè)在學(xué)校管理中的必要性分析

1.檔案信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路

2002年，國家發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，檔案的信息化建設(shè)成為國家層面的戰(zhàn)略規(guī)劃;2011年，檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略性任務(wù)寫入了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》;2014年，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中提出要科學(xué)整合檔案信息資源，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)資源共享;而在2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化已經(jīng)成為“十三五”的發(fā)展目標(biāo)。由此可見，檔案管理的信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。

2.檔案信息化建設(shè)是建立智慧校園的切實(shí)需要

智慧校園是指以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化環(huán)境。建設(shè)智慧校園需要將信息技術(shù)手段引用到校園建設(shè)的各個(gè)方面，檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。隨著學(xué)校事業(yè)發(fā)展進(jìn)程逐步加快，檔案種類和內(nèi)容也會(huì)越來越多，對(duì)電子檔案的需求也會(huì)越來越高，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的速度也應(yīng)越來越快，只有這樣才能對(duì)智慧校園建設(shè)起到基礎(chǔ)性的條件支撐。

3.檔案信息化建設(shè)是滿足用戶日益增長的檔案需求的需要

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展。在這個(gè)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，人們已經(jīng)習(xí)慣于將網(wǎng)絡(luò)作為工作、學(xué)習(xí)、生活中必不可少的組成部分。從網(wǎng)上獲取信息，利用網(wǎng)絡(luò)獲得想要資源已經(jīng)成為人們的首選。在檔案管理中，用戶也希望通過更為便捷、高效的手段來獲取檔案信息資源，而檔案信息化建設(shè)正是為了能夠給廣大用戶提供多樣化的服務(wù)內(nèi)容和多元化的服務(wù)渠道，提升用戶的滿意度而進(jìn)行的。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

雖然檔案信息建設(shè)已經(jīng)在教育領(lǐng)域中如火如荼地開展起來，但仍有部分學(xué)校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，并且缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃，只是引進(jìn)或更新了一些計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等必要的硬件設(shè)施，重新安裝了最新版本的檔案管理軟件和信息系統(tǒng)，但對(duì)于檔案管理的長期可持續(xù)發(fā)展缺乏有效規(guī)劃，建設(shè)不成體系，缺乏持續(xù)性，導(dǎo)致部分學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)斷層。

2.紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程較滯后

紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案是檔案信息化建設(shè)中較為重要且基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作。學(xué)校中不乏一些具有重要?dú)v史意義的檔案資料，由于年代久遠(yuǎn)，以紙質(zhì)檔案最為常見，為了能夠更好地保護(hù)這些檔案資料，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案是最好的選擇。但由于工作量巨大且檔案管理人員缺乏、檔案人員專業(yè)化不足等問題的存在，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的進(jìn)程較為滯后，大量存儲(chǔ)歷史久遠(yuǎn)且具有較高歷史價(jià)值的紙質(zhì)檔案由于數(shù)量較大，而檔案管理人員不足，轉(zhuǎn)化速度緩慢，無法滿足當(dāng)下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的要求。

3.檔案信息化管理缺乏規(guī)范化建設(shè)

新形勢(shì)下的檔案管理涌現(xiàn)出了許多新時(shí)代下的新特點(diǎn)。因此，已有的檔案管理制度機(jī)制等已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前新時(shí)期下檔案管理的新發(fā)展。然而囿于受到檔案信息化建設(shè)重視程度不夠深的影響，部分學(xué)校的檔案信息化建設(shè)流于形式，管理規(guī)范仍較為落后，沒有及時(shí)更新完善，不利于進(jìn)行工作指導(dǎo)和引導(dǎo)。與此同時(shí)，檔案管理制度的不完善直接影響到檔案信息化流程的不規(guī)范，文件資料收集不全面，采集數(shù)據(jù)不完全，檔案歸檔范圍不一致等問題屢見不鮮。

4.檔案管理人員缺乏專業(yè)化職業(yè)化建設(shè)

人是提升檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。當(dāng)前環(huán)境下，要求檔案管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)能力和職業(yè)發(fā)展水平。但現(xiàn)有從事檔案管理的人員在專業(yè)能力建設(shè)方面仍缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范和教育培訓(xùn)，其專業(yè)技術(shù)水平與當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的要求不相適應(yīng)。

三、學(xué)校檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

1.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念

隨著學(xué)校事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的加快，檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)需要切實(shí)納入到學(xué)校管理人員的思想認(rèn)識(shí)當(dāng)中。通過定期的宣傳教育以及“世界檔案日”活動(dòng)等途徑，擴(kuò)大檔案管理的影響力，增強(qiáng)學(xué)校教職員工對(duì)檔案管理的重要性與必要性的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)?，F(xiàn)代教育管理的重要作用。

2.依法依規(guī)，嚴(yán)格要求

學(xué)校檔案管理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)校自身的情況，對(duì)檔案的歸檔、保存、查詢、借閱等流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的制度要求。特別是在檔案信息化建設(shè)的過程中，更要嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度進(jìn)行。

3.集中管理，分級(jí)負(fù)責(zé)

學(xué)校的檔案應(yīng)集中放在檔案部門加以管理，在檔案部門中應(yīng)按照大類區(qū)分為不同的科室，如科技檔案科、人事檔案科、綜合科等，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，實(shí)行專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理和分級(jí)負(fù)責(zé)制，切實(shí)將檔案的相關(guān)信息內(nèi)容保護(hù)好、保存好。

4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，真實(shí)準(zhǔn)確

檔案管理的流程和環(huán)節(jié)要遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。要求檔案管理人員切實(shí)按照相關(guān)的法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度進(jìn)行檔案的歸檔、立卷、保存等，按照不同的科目進(jìn)行編碼，記錄，尤其是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及電子檔案立卷歸檔過程中，更要注重檔案?jìng)淇急砗碗娔X記錄的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，以便日后方便查找。

5.利用方便，安全保密

檔案信息化建設(shè)的最終目的是為了能夠給用戶提供更好的體驗(yàn)，帶來更大的方便，因此，檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)對(duì)檔案的開發(fā)利用的便捷性予以重點(diǎn)考慮，并在保證檔案內(nèi)容安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案的開放性。同時(shí)，對(duì)于涉密檔案要嚴(yán)格管理，利用信息技術(shù)手段對(duì)涉密檔案實(shí)行必要的保護(hù)。

四、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)路徑探索

1.建立現(xiàn)代化的檔案信息管理體系

（1）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)?？茖W(xué)決策、提高管理水平的必要條件，也是維護(hù)個(gè)人利益、學(xué)校利益、社會(huì)公共利益的重要工作。思想觀念是行動(dòng)的指南。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，首先就要從建立現(xiàn)代檔案信息化管理理念入手，抓住網(wǎng)絡(luò)信息大發(fā)展的歷史機(jī)遇，以現(xiàn)代化的管理思維和信息化的管理手段來指導(dǎo)檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校要重視檔案信息化建設(shè)，將這項(xiàng)任務(wù)列為學(xué)校的戰(zhàn)略目標(biāo)之一，納入學(xué)校的“十四五”規(guī)劃，從根本上改變檔案“說起來重要、做起來不重要”的境況，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（2）加強(qiáng)檔案信息資源的共享平臺(tái)建設(shè)

學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)上構(gòu)建專門的檔案信息資源共享平臺(tái)，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。與此同時(shí)，深入挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，并加以開發(fā)利用，提高檔案資源的利用率和管理效率。學(xué)校還可以依據(jù)自身的特色和優(yōu)勢(shì)開發(fā)檔案微信小程序或微信公眾號(hào)，推送檔案管理的最新消息，提供網(wǎng)上查閱或網(wǎng)約服務(wù)，增強(qiáng)檔案信息資源的共享性和利用率。此外，還可以為不同類型的檔案配備二維碼作為識(shí)別標(biāo)志，使用者只需要“掃一掃”就可以通過智能手機(jī)查閱到此類檔案的目錄內(nèi)容，節(jié)約查找檔案的時(shí)間。

（3）加強(qiáng)信息化檔案管理的制度建設(shè)

檔案管理，制度先行。檔案信息化建設(shè)需要學(xué)校根據(jù)檔案部門的特點(diǎn)專門針對(duì)檔案信息化的相關(guān)內(nèi)容訂立制度，將檔案信息化的內(nèi)容、流程、載體等以制度的形式規(guī)定下來，并要求檔案管理人員和師生員工遵守。同時(shí)，要實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙軌制”管理模式，進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化進(jìn)度，同時(shí)對(duì)歷史悠久的紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。

2.增強(qiáng)檔案信息化管理的專業(yè)化程度

（1）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化

檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中人的作用很重要。加快檔案信息化建設(shè)必須要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化程度。一是可以通過招聘具有檔案專業(yè)背景并具有一定的技術(shù)能力的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來;二是可以通過定期的培訓(xùn)來增強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的管理能力和專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，還要發(fā)揮全校教職工的力量，在全校范圍內(nèi)選聘兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案按照統(tǒng)一要求進(jìn)行收集、歸檔。

（2）加強(qiáng)檔案管理信息化設(shè)備的專業(yè)化

信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是先進(jìn)的設(shè)備。學(xué)校應(yīng)利用檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金加強(qiáng)檔案部門的設(shè)備更新，并進(jìn)行定期維護(hù)，保證檔案管理所需要的設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、掃描儀、傳真等基礎(chǔ)性設(shè)備的順暢運(yùn)行。同時(shí)，針對(duì)部分特殊檔案和紙質(zhì)檔案，要增設(shè)視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、防火防水防盜系統(tǒng)等，加強(qiáng)對(duì)檔案保存地點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。

（3）加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件，并留有備份，確保檔案信息的絕對(duì)安全。同時(shí)，對(duì)于涉密檔案，檔案管理部門要重點(diǎn)保護(hù)，特別是在檔案數(shù)字化后，必須要按照檔案管理制度的要求進(jìn)行涉密保護(hù)，可以設(shè)置專人驗(yàn)證二維碼來實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的查閱控制。

3.提升檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)能力

（1）構(gòu)建學(xué)習(xí)型檔案管理團(tuán)隊(duì)

對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，首先要了解信息化管理的優(yōu)點(diǎn)和管理手段，并在實(shí)際工作中通過不斷的學(xué)習(xí)加強(qiáng)信息化建設(shè)的能力，為廣大師生員工提供更好的服務(wù)。一是要建立學(xué)習(xí)意識(shí)，不僅要對(duì)檔案管理方面的政策進(jìn)行學(xué)習(xí)，還要對(duì)信息技術(shù)手段進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握更為先進(jìn)的信息技術(shù)能力服務(wù)于檔案管理。二是要持續(xù)開展與檔案管理相關(guān)的信息技術(shù)學(xué)習(xí)，為檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站的建設(shè)和數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)和人員基礎(chǔ)。三是要堅(jiān)持良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，面對(duì)越來越先進(jìn)的技術(shù)手段，檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻保持謙虛好學(xué)的態(tài)度，從學(xué)習(xí)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)用于實(shí)踐，通過不斷的追蹤、反饋、調(diào)試獲取最優(yōu)的技術(shù)能力。

（2）促進(jìn)各部門之間的緊密聯(lián)系

學(xué)校的各個(gè)部門都會(huì)源源不斷地產(chǎn)生新的檔案，每年檔案部門都會(huì)集中在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)根據(jù)各部門的工作情況提出歸檔要求。因此，檔案部門要維持與各部門之間的和諧關(guān)系，相互支持。檔案部門是為學(xué)校師生員工提供服務(wù)的，所以要經(jīng)常聽取意見和建議，注重師生員工的反饋，提升服務(wù)質(zhì)量和滿意度。此外，通過檔案管理，各部門之間可以互通有無，提升檔案利用效率的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的向心力和凝聚力。

五、結(jié)束語

學(xué)校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程。提升檔案管理的科學(xué)化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助，需要具有信息技術(shù)的人員進(jìn)行管理，而檔案信息化建設(shè)的過程則需要學(xué)校對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。通過建立智慧檔案管理信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化的制度建設(shè)和安全建設(shè)、提升檔案管理人員的信息技術(shù)和專業(yè)化水平等手段增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的服務(wù)能力，促進(jìn)各部門之間的溝通聯(lián)系，在進(jìn)一步提升檔案管理安全水平和信息化能力的基礎(chǔ)上為學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展助力。

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（作者單位：中山市第一中學(xué)）