探析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

欒淑凌

摘 要：醫(yī)院檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，加大力度提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。通過(guò)醫(yī)院檔案管理信息化水平的提升，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院日常工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，最大限度的為人民群眾提供高質(zhì)、高效的醫(yī)療服務(wù)。通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理存在的問(wèn)題，采取具有針對(duì)性的措施，最大限度的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化;創(chuàng)新

當(dāng)前信息化技術(shù)有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，社會(huì)發(fā)展的信息化程度越來(lái)越高。醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該緊跟社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，順應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，積極探索檔案管理信息化的創(chuàng)新思路，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化?；诖?，醫(yī)務(wù)工作人員查找相關(guān)的病癥資料與治療資料將變得更為便捷，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率也將得到顯著的提升。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

依托先進(jìn)的信息技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理的效率，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理理念的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理方式的變革是有著重要的作用與意義的。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的行政工作任務(wù)是紛繁復(fù)雜的，而醫(yī)院檔案的管理就是其中的重要內(nèi)容之一。

1.提升患者病情記錄的真實(shí)性與有效性

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)可以最大限度的提升患者病情記錄的真實(shí)性與有效性，為醫(yī)務(wù)工作者開(kāi)展患者診療工作提供科學(xué)的依據(jù);醫(yī)院檔案信息化建設(shè)雖然具有多重服務(wù)功能，但是最重要的一個(gè)功能就是細(xì)化醫(yī)療服務(wù)過(guò)程，在建設(shè)的過(guò)程中，需要將醫(yī)療服務(wù)當(dāng)中的每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)詳細(xì)的記錄下來(lái)，包括患者的診療、用藥和不良反應(yīng)等方面，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須詳細(xì)記錄在系統(tǒng)當(dāng)中，這樣在為其提供醫(yī)療服務(wù)的過(guò)程中為診療工作提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)，在診斷的過(guò)程中不僅要參考患者及其近親屬的敘述，更重要的是要通過(guò)了解他們的醫(yī)療檔案，詳細(xì)的把握患者的治療狀況，以排除治療過(guò)程中的失誤以及其他方面的不良狀況。

2.對(duì)醫(yī)療服務(wù)人員的工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督

開(kāi)展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)也可以對(duì)醫(yī)院的工作人員形成一定的監(jiān)督，督促醫(yī)院工作人員保持應(yīng)有的職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)。在醫(yī)療檔案當(dāng)中會(huì)詳細(xì)記錄患者的診療過(guò)程，每一個(gè)醫(yī)護(hù)人員都要為自己診斷、護(hù)理過(guò)的患者負(fù)責(zé)，如果患者在治療期間發(fā)生了意外情況或者不良后果，甚至是醫(yī)療事故，可以通過(guò)詳細(xì)的醫(yī)療檔案分析來(lái)確定是否是醫(yī)院的責(zé)任，醫(yī)護(hù)人員在為患者提供醫(yī)療服務(wù)的時(shí)候是否存在瑕疵或者失誤，是否構(gòu)成醫(yī)療事故等，這些都需要詳細(xì)的醫(yī)療檔案作為依據(jù)。當(dāng)然，如果住院期間發(fā)生意外，醫(yī)院又無(wú)法用有力的證據(jù)排除自己的醫(yī)療事故責(zé)任，可能會(huì)讓醫(yī)院陷入醫(yī)療糾紛中，影響到醫(yī)療的形象和正常醫(yī)療活動(dòng)的開(kāi)展。

3.為醫(yī)務(wù)人員績(jī)效考核提供準(zhǔn)確的依據(jù)

醫(yī)院信息化檔案管理的內(nèi)容也可以作為醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)工作者開(kāi)展績(jī)效考核的重要依據(jù)與參考指標(biāo)。在現(xiàn)代醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理當(dāng)中，醫(yī)務(wù)人員的績(jī)效考核是一項(xiàng)重要工作，通過(guò)績(jī)效考核，不僅可以對(duì)醫(yī)務(wù)人員的日常工作形成良好的監(jiān)督和引導(dǎo)，也能夠?qū)λ麄兊目?jī)效狀況進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)，配合醫(yī)院的獎(jiǎng)懲制度提高醫(yī)護(hù)人員工作的積極性和主動(dòng)性。在對(duì)醫(yī)務(wù)人員績(jī)效考核的過(guò)程中，必須有科學(xué)完善的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)及其依據(jù)，只有這樣才能對(duì)被考核者作出客觀的評(píng)判。在這一過(guò)程中，完善的檔案信息是考核的重要依據(jù)，而完善的檔案信息只能通過(guò)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)才能達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)和要求。

綜合來(lái)看，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是可以顯著的提升醫(yī)務(wù)工作者的工作效率、確保醫(yī)務(wù)工作者的工作質(zhì)量的，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)必將促使醫(yī)務(wù)工作者認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)患者進(jìn)行服務(wù)。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的難點(diǎn)分析

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是有著十分重要的，然而在實(shí)踐過(guò)程中又存在著一定的困難。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的難點(diǎn)具體有以下幾方面的體現(xiàn)。

一是醫(yī)院檔案管理的工作人員普遍年齡較大，老齡化趨勢(shì)嚴(yán)重，這對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的推進(jìn)形成了一定的阻礙。當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員普遍年齡較大，同時(shí)普遍缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)背景，對(duì)于一些必備的信息技術(shù)掌握的不夠熟練，缺乏信息領(lǐng)域的技術(shù)培訓(xùn)。其工作的開(kāi)展主要是依托以往的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于信息化背景下的檔案工作系統(tǒng)了解不夠透徹，這在一定程度上阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化的推進(jìn)。所以，要想進(jìn)步提高醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)水平，有必要對(duì)醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行梳理，了解當(dāng)前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)水平，逐步的實(shí)現(xiàn)檔案管理人員等更新?lián)Q代和年輕化。

二是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理在部門分工以及制度建設(shè)上存在諸多問(wèn)題。當(dāng)前的醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理領(lǐng)域存在嚴(yán)重的權(quán)責(zé)不明、分工不明的問(wèn)題，相關(guān)部門的責(zé)任未能嚴(yán)格的落實(shí)到位，這致使醫(yī)院檔案信息化管理的規(guī)范化程度難以提升，醫(yī)院檔案信息管理難以完善。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化的制度建設(shè)尚不到位，未能制定相關(guān)的規(guī)章條例，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的監(jiān)督。同時(shí)醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)的缺失也阻礙了相關(guān)制度建設(shè)的推進(jìn)。

三是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的設(shè)備支撐，檔案管理信息化設(shè)備嚴(yán)重不足。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)相應(yīng)的設(shè)備支撐，相關(guān)的設(shè)備具體包括完善的局域網(wǎng)絡(luò)、充足的軟硬件設(shè)施。只有基于設(shè)備的完善才能確保整個(gè)醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行。當(dāng)前醫(yī)院對(duì)于相關(guān)信息化設(shè)備的重視程度普遍不足，相關(guān)的信息化設(shè)備普遍缺失。局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不夠完善，軟硬件設(shè)施不夠完善，以上諸多問(wèn)題阻礙了醫(yī)院檔案信息的及時(shí)共享，致使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案作用得不到充分的發(fā)揮。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的信息化程度越來(lái)高，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，緊跟社會(huì)發(fā)展潮流，積極推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新。破解醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的難題，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新具體應(yīng)從以下幾方面著手。

1.對(duì)醫(yī)院檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)化的培訓(xùn)

鑒于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作人員普遍存在的專業(yè)程度不足的問(wèn)題，應(yīng)該加大力度對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。專業(yè)化的檔案管理人員必將有效的推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)化程度具體可以從以下幾方面著手。醫(yī)院可以加大人才引進(jìn)力度，多渠道招聘一些專業(yè)的檔案管理人才以及信息技術(shù)專業(yè)人才，從源頭上優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理人才隊(duì)伍。在此之外，醫(yī)院還應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織檔案管理人員開(kāi)展信息化培訓(xùn)。通過(guò)開(kāi)展相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容的培訓(xùn)以及相關(guān)信息化操作的培訓(xùn)，提升醫(yī)院檔案管理信息化人才的專業(yè)技術(shù)水平。為了切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)水平，提升醫(yī)院檔案管理信息化水平，醫(yī)院還應(yīng)加大力度維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)備，定期開(kāi)展醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)的更新維護(hù)工作，基于此切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理工作人員的技術(shù)水平與工作效率。

2.進(jìn)一步明確分工，深入開(kāi)展專項(xiàng)管理

醫(yī)院檔案管理信息化水平的提升離不開(kāi)部門之間的分工明確，離不開(kāi)相關(guān)工作的專業(yè)化開(kāi)展。當(dāng)前醫(yī)院普遍存在對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，在醫(yī)院檔案管理的部門劃分上存在一定的誤區(qū)，致使權(quán)責(zé)不明確、責(zé)任不到位。當(dāng)前醫(yī)院普遍將檔案管理工作劃分為后勤管理，致使患者病歷的檔案管理工作的信息化水平不足，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。鑒于此，有必要對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化工作進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)劃分，明確相關(guān)的檔案信息化管理工作的部門隸屬，落實(shí)相關(guān)部門的工作職責(zé)，明確相關(guān)醫(yī)療行政機(jī)構(gòu)的工作范圍，切實(shí)提升相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的行政管理水平，提升醫(yī)院檔案管理信息化水平。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理的分工調(diào)整，建立健全相關(guān)的追責(zé)問(wèn)責(zé)制度，切實(shí)落實(shí)專崗專項(xiàng)專治制度，盡最大努力確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門正常高效運(yùn)行。在這一過(guò)程中，應(yīng)該按照檔案信息化建設(shè)的要求明確檔案信息收集的責(zé)任單位與崗位、檔案信息保管和使用部門、檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支持單位。雖然，國(guó)內(nèi)的很多醫(yī)院專門建設(shè)了信息化部門，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院的信息化建設(shè)及各種軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用維護(hù)，但是信息化部門并不具備檔案信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)能力，在專項(xiàng)管理中還需要解決與外部開(kāi)發(fā)建設(shè)單位之間的對(duì)接、監(jiān)督等一系列的問(wèn)題。

3.進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理的相關(guān)配置

多數(shù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)普遍都具有悠久的歷史，有著較長(zhǎng)的運(yùn)營(yíng)周期，其檔案管理工作也有著較長(zhǎng)的歷史，在醫(yī)院里檔案很多都是紙質(zhì)版或者膠片形式保存。紙質(zhì)版的檔案以及膠片形式的檔案長(zhǎng)時(shí)間存放在自然環(huán)境中很容易受到損壞，一旦遇到水的浸濕乃至火的焚燒便會(huì)遭受毀滅性的破壞。除此之外，以上材質(zhì)的檔案還很容易受到風(fēng)化的破壞，出現(xiàn)資料模糊不清的狀況。鑒于上述情況，對(duì)于紙質(zhì)版以及膠片形式的檔案進(jìn)行保養(yǎng)時(shí)不可避免的需要花費(fèi)大量的物力與財(cái)力，即便如此保存效果也不是盡如人意，無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的永久有效保存。由此醫(yī)院有必要完善檔案管理的相關(guān)配置，加大資金投入，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，完善計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀等配置，依托上述設(shè)施實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案、膠片形式檔案的電子化存儲(chǔ)。除此之外，還可以借助相關(guān)設(shè)備完善機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案查詢系統(tǒng)、安全系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，為醫(yī)院的后續(xù)檔案查詢提供相應(yīng)的便捷。另外，電子檔案的保存環(huán)境和要求與紙質(zhì)檔案有明顯的差異，醫(yī)院的檔案信息管理部門在檔案管理當(dāng)中，既要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，同時(shí)按照檔案信息化建設(shè)的要求做好電子檔案的保管工作，只有將紙質(zhì)檔案與電子檔案都保管好，醫(yī)院才能真正的做好檔案管理。當(dāng)然，電子檔案需要做好備份管理，保存硬件所在的機(jī)房在干濕度等方面需要滿足相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)施的保存要求。另外，紙質(zhì)檔案與電子檔案必須分開(kāi)保管，這是檔案管理的基本要求。

4.切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)安全

醫(yī)院檔案信息化的推進(jìn)離不開(kāi)高水平的網(wǎng)絡(luò)支撐，離不開(kāi)局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，為此要切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)安全，通過(guò)完善局域網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息的共享。在醫(yī)院推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)要切實(shí)保障醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全，由此提升醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化、信息化水平。在醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，應(yīng)該時(shí)時(shí)開(kāi)啟醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)防火墻，定期備份醫(yī)院的電子檔案，及時(shí)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)線路開(kāi)展相應(yīng)的檢查，避免出現(xiàn)線路損壞的問(wèn)題，最大限度的避免醫(yī)院線路受到自然或者人為的損壞。醫(yī)療機(jī)構(gòu)還應(yīng)該時(shí)時(shí)查看醫(yī)院的信息設(shè)備，確保醫(yī)院信息設(shè)備的安全性，確保相關(guān)的殺毒軟件安裝到位，對(duì)于不必要的服務(wù)授權(quán)及時(shí)關(guān)閉，定期進(jìn)行查殺清除病毒，及時(shí)清理被病毒破壞的計(jì)算機(jī)設(shè)備。當(dāng)然，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的使用上更要注意網(wǎng)絡(luò)的安全性，除了必要的設(shè)備之外，安裝醫(yī)療服務(wù)及檔案管理相關(guān)軟件的PC機(jī)，要對(duì)外網(wǎng)使用權(quán)限進(jìn)行控制，控制每一個(gè)計(jì)算機(jī)的內(nèi)部上網(wǎng)端口數(shù)量。另外，一些網(wǎng)絡(luò)防護(hù)設(shè)備也是醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全中不可或缺的，比如說(shuō)帶有安全防火墻功能的路由器，公用網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)分離、定期更換IP地址，或者隱藏IP等。這些都是實(shí)踐中比較有效的手段和方法。除此之外還應(yīng)該對(duì)工作人員開(kāi)展安全防護(hù)培訓(xùn)，提升工作人員的安全防護(hù)意識(shí)。相信通過(guò)采取以上措施，一定可以有效保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的安全運(yùn)行，最大限度的提升檔案管理的安全性與有效性。還需要根據(jù)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)的需要，對(duì)相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，使之更加符合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)和管理的需要。

5.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的更新?lián)Q代

有鑒于當(dāng)前很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡偏大，他們的計(jì)算機(jī)能力非常有限，可能已經(jīng)無(wú)法勝任檔案信息化建設(shè)的需要，在這種情況下，為了進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)能力和水平的提高，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行更新?lián)Q代。一方面，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中年齡超過(guò)50歲，并且學(xué)歷水平相對(duì)較低，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案信息化培訓(xùn)的工作人員可以將其調(diào)整到后勤或其他工作崗位，可以對(duì)外招聘一些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)秀人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的年輕化。另一方面，可以從內(nèi)部行政人員或者是護(hù)理人員當(dāng)中選拔具有一定的管理經(jīng)驗(yàn)的人將其充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中去，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院的電子檔案管理，而將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理依然交給年齡偏大，但是工作經(jīng)驗(yàn)非常豐富的老檔案管理人員負(fù)責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理分離，通過(guò)檔案管理的專業(yè)化分工來(lái)提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能力和水平。

四、總結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，在整個(gè)醫(yī)院的管理工作中占有十分重要的地位。 依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，采取先進(jìn)的管理手段，提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平，將有效的提升醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員的工作效率，確保整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通過(guò)切實(shí)完善醫(yī)院的檔案管理設(shè)施，提升醫(yī)院軟硬件設(shè)備的配置水平，加大力度對(duì)醫(yī)院相關(guān)工作人員開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)，必將實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化水平的提升。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化，必將有效的提升醫(yī)院的檔案管理信息化水平，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的最大化應(yīng)用。

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（作者單位：德州聯(lián)合醫(yī)院）