提升人事檔案管理科學(xué)化水平的路徑思考

何菁霞

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要組成部分。事業(yè)單位中人才的管理和流動都會涉及到人事檔案管理。對學(xué)校來說，人事檔案在教師及其管理人員的晉升、調(diào)動以及學(xué)校對于人員的調(diào)配中都發(fā)揮著不可或缺的重要作用。雖然，目前人事檔案管理在重視程度和規(guī)范管理方面還存在疏漏，但只要能夠從樹立檔案意識、服務(wù)意識、學(xué)習(xí)意識三個方面入手，進(jìn)一步提升人事檔案管理的戰(zhàn)略地位、服務(wù)水平和內(nèi)涵質(zhì)量，必將能夠推動學(xué)校人事檔案管理的科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：中學(xué);人事檔案管理;科學(xué)化;路徑

檔案管理工作一直是事業(yè)單位綜合管理水平的重要體現(xiàn)，而人事檔案管理又是檔案管理中特殊的組成部分。人事檔案管理涉及到人員的流動與調(diào)配，涉及到人員的晉升與任用，尤其是對于新時期的學(xué)校來說，人事檔案管理是應(yīng)該在學(xué)校的總體發(fā)展中占有戰(zhàn)略地位的。為了能夠更好的對干部人事檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等加以規(guī)范完善，中共中央辦公廳在2018年頒布了《干部人事檔案工作條例》，這不僅為干部人事檔案工作提供了基本遵循，同時也為學(xué)校人事檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展提供了制度支撐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代帶來了信息技術(shù)革命和工作手段的革新，人事檔案管理工作面臨更多發(fā)展機(jī)遇的同時也面臨更大的挑戰(zhàn)，中學(xué)人事檔案管理部門必須要認(rèn)清當(dāng)前時代發(fā)展和技術(shù)發(fā)展的趨勢，以新理念、新角度、新思路全方位考慮人事檔案管理的科學(xué)化建設(shè)路徑。

一、人事檔案管理的內(nèi)容及其重要作用

1.人事檔案管理范圍及特點(diǎn)

（1）人事檔案管理的含義

學(xué)校的人事檔案是指反映人員個人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系等情況，以及學(xué)校在人事檔案活動中形成的，記述和反映教職工德、能、勤、績、廉等表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查的文字、表格及其他各種材料形成的歷史記錄材料。

（2）人事檔案管理的特點(diǎn)

學(xué)校的人事檔案全面、詳細(xì)地反映了教職工在每個階段的變化，同時也能夠通過檔案內(nèi)容追蹤教職工的思想認(rèn)識、經(jīng)歷及其他情況。學(xué)校人事檔案管理總的來說具有兩個特點(diǎn)：一是動態(tài)性。由于人事檔案是記錄教職工學(xué)習(xí)工作情況以及德才表現(xiàn)等內(nèi)容的，因此每一年都會產(chǎn)生新的檔案，每個教職工的檔案始終是動態(tài)更新的。二是交叉性。按照人事檔案工作“檔隨人走、人檔統(tǒng)一”的要求，一旦學(xué)校教職工發(fā)生人事變動，人事檔案在接收轉(zhuǎn)遞過程中就會由多部門共同對檔案材料進(jìn)行審核、鑒定，協(xié)力做好檔案的管理工作。

2.做好人事檔案管理對學(xué)校發(fā)展的重要意義

（1）有助于學(xué)校更好的進(jìn)行人員調(diào)配

人事檔案不僅是學(xué)校教職工過往的歷史記錄，更是教職工常年業(yè)績的積累體現(xiàn)。人事檔案具有歷史性、全面性的特點(diǎn)，它能夠從多角度、多層面反映出教職工的工作全貌，可以說是教職工自身價值的最好證明。做好人事檔案管理工作能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)知人善用，根據(jù)教職工的優(yōu)勢和特長進(jìn)行相應(yīng)的崗位調(diào)動，做到人盡其才，在滿足教職工自身發(fā)展的基礎(chǔ)上促使教職工發(fā)揮所長，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（2）有助于學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展

學(xué)校的檔案管理是學(xué)校綜合管理的重要環(huán)節(jié)。每天學(xué)校都會產(chǎn)生檔案，財務(wù)檔案、審計檔案、人員檔案、黨建檔案，等等。而人事檔案則是其中特殊的存在。因?yàn)槿耸聶n案是與教職工權(quán)益息息相關(guān)的，是跟隨教職工終生的信息資源。人事檔案管理的質(zhì)量和水平在很大程度上反映了學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展情況，因此，必須重視人事檔案管理，才能助力學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

二、人事檔案管理存在的問題

雖然人事檔案在學(xué)校檔案管理甚至是學(xué)校的科學(xué)發(fā)展中都有著不可忽視的重要作用。但實(shí)際管理中，人事檔案卻仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在學(xué)校和教職工對人事檔案管理工作的認(rèn)識不足，并且在人事檔案管理方面仍缺乏規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1.對人事檔案管理專業(yè)性的認(rèn)識不足

（1）人事檔案缺乏戰(zhàn)略地位

學(xué)校的頂層設(shè)計一般會對學(xué)校未來5-10年的發(fā)展做一個長期規(guī)劃，然而在這個規(guī)劃中鮮有將檔案管理建設(shè)作為重點(diǎn)任務(wù)納入其中的。人事檔案作為檔案管理的一部分，并沒有受到應(yīng)有的重視。特別是長期以來人們對于人事檔案管理的認(rèn)識都存在誤區(qū)，導(dǎo)致學(xué)校并沒有將精力和注意力集中到人事檔案管理上來，從而造成人事檔案管理發(fā)展緩慢。

（2）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性

思想上的不重視，導(dǎo)致人事檔案管理在實(shí)踐中也不被重視，有些學(xué)校甚至沒有專門從事人事檔案管理的人員，而有些學(xué)校的檔案管理則是由其他部門的人員兼任。檔案管理人員缺乏專業(yè)背景和專業(yè)培訓(xùn)，其檔案管理方面的知識儲備不足，信息技術(shù)水平較低，無法應(yīng)對新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的需要，檔案管理質(zhì)量堪憂。

2.人事檔案缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理

（1）檔案管理流程存在瑕疵

從實(shí)踐中能夠發(fā)現(xiàn)，部分學(xué)校的人事檔案在歸檔、裝訂、提供利用等環(huán)節(jié)中都存在一些問題。如在歸檔環(huán)節(jié)，經(jīng)常會出現(xiàn)無分類、無取舍的情況。干部人事檔案沒有按照《干部人事檔案工作條例》的要求進(jìn)行分類歸檔，且無先后排序，保留的檔案雖然全面但也包含了許多沒有必要進(jìn)行存檔的部分。比如，大部分的人員檔案中都會包含多份日常的思想?yún)R報材料，實(shí)際上歸檔一份即足夠，沒有必要篇篇都進(jìn)入檔案留存。

（2）人事檔案管理信息化建設(shè)速度較慢

雖然人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)被部分學(xué)校提上日程，但信息化建設(shè)的速度和程度卻不盡如人意。學(xué)校的人事檔案管理依舊處于較低的水平，許多管理人員依然習(xí)慣于手動操作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，缺乏對現(xiàn)代化信息技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，這是造成人事檔案管理信息化效率較低的重要原因。

三、提升人事檔案管理科學(xué)化水平的路徑思考

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校事業(yè)發(fā)展的腳步也在加快，人事檔案管理水平必須要跟上時代，就在克服上述問題的基礎(chǔ)上，從建立檔案意識，提升人事檔案管理工作的重要地位出發(fā)，逐步形成服務(wù)意識、學(xué)習(xí)意識、創(chuàng)新意識，增強(qiáng)人事檔案管理工作的科學(xué)化水平。

1.形成檔案意識，明確提升人事檔案管理工作的戰(zhàn)略地位

（1）建立現(xiàn)代化的人事檔案管理理念

意識決定行動。要想提高人事檔案管理工作水平，就必須從思想認(rèn)識方面入手，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工對于人事檔案工作的重要性認(rèn)識，從學(xué)校的中長期規(guī)劃和頂層設(shè)計中明確人事檔案管理的戰(zhàn)略地位，并將檔案管理工作納入到重要議事日程中，進(jìn)行綜合業(yè)務(wù)考核規(guī)劃。同時，要深入挖掘人事檔案的內(nèi)在價值，將信息技術(shù)建設(shè)作為人事檔案管理的首要任務(wù)，形成與時俱進(jìn)的現(xiàn)代化的人事檔案管理理念。此外，還要加大對檔案工作的投入力度，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配備檔案密集柜、查閱室、除濕防噪設(shè)備等，在保證人事檔案儲存條件和環(huán)境的基礎(chǔ)上確保檔案管理的高質(zhì)量。

（2）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)

在提高認(rèn)識和對人事檔案戰(zhàn)略地位的認(rèn)同后，學(xué)校要從實(shí)際出發(fā)，從軟硬件建設(shè)上加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。首先，要設(shè)置專項(xiàng)資金?？顚Ｓ糜跈n案管理方面的建設(shè)。進(jìn)一步完善軟件設(shè)備，并拿出部分預(yù)算用于員工的專業(yè)化培訓(xùn)。只有在人、財、物等基礎(chǔ)方面予以支持，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或調(diào)配人事檔案管理人員過程中，選擇具有良好思想政治素質(zhì)，具有專業(yè)檔案管理背景的人員進(jìn)入隊(duì)伍，增強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。

2.形成服務(wù)意識，著力提升人事檔案管理工作的服務(wù)水平

（1）建立人事檔案管理工作智慧平臺

鑒于網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得較為成熟，人事檔案管理工作智慧平臺的建立已具備技術(shù)條件。學(xué)校應(yīng)調(diào)集信息技術(shù)部門和檔案部門共同建立專門服務(wù)于人事檔案管理工作的共享平臺，為學(xué)校各部門和教職工查詢、調(diào)閱檔案提供方便。通過創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫、人事檔案資料庫，建立完整的人事檔案管理工作機(jī)制，規(guī)范檔案歸檔、保管、查詢、借閱流程，完善檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作。同時，可以借助微信公眾號或小程序甚至是手機(jī)客戶端的APP與人事檔案管理智慧平臺相連接，通過人們高頻使用的微信和智能手機(jī)為用戶提供更為便捷的人事檔案服務(wù)，打破時間與空間的限制，提升檔案服務(wù)的效率和能力。

（2）端正日常管理服務(wù)態(tài)度

人事檔案部門是服務(wù)窗口，是為廣大教職工和學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持和查閱服務(wù)的部門。服務(wù)意識是服務(wù)部門工作人員的基本意識，從事人事檔案管理的人員應(yīng)該要端正服務(wù)態(tài)度，提升服務(wù)意識，始終把為人民服務(wù)作為根本宗旨，始終把用戶的需求放在首位。通過在窗口服務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和網(wǎng)上問卷調(diào)查，及時發(fā)現(xiàn)新時期用戶對人事檔案管理的需求，并提出有針對性的解決方案，從而在不斷發(fā)展過程中加強(qiáng)服務(wù)能力，提升服務(wù)質(zhì)量。

3.形成學(xué)習(xí)意識，努力提升人事檔案管理工作的內(nèi)涵質(zhì)量

（1）強(qiáng)化人事檔案管理人員的思想政治意識

人事檔案管理的科學(xué)化要求從事檔案管理的人員要將思想政治意識的學(xué)習(xí)放在首位，并在工作學(xué)習(xí)中保持政治意識，不斷加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高政治敏銳度。對涉及到重要人員的檔案要重點(diǎn)保存，對涉及到密級檔案要多加關(guān)注。人事檔案雖然是學(xué)校教職工個人情況的真實(shí)反映，但同時也是國家檔案的重要組成部分。因此，人事檔案在管理過程中應(yīng)不斷通過學(xué)習(xí)、教育增強(qiáng)管理人員的政治意識和保密意識。特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化信息技術(shù)通聯(lián)的今天，檔案的信息安全必須得到保證，檔案的歸檔、流轉(zhuǎn)、開發(fā)利用等必須受到監(jiān)督并留有痕跡。

（2）強(qiáng)化人事檔案管理人員的持續(xù)學(xué)習(xí)意識

只有不斷的學(xué)習(xí)才能提升自身的素質(zhì)和能力，只有不斷的學(xué)習(xí)才能與時俱進(jìn)尋求發(fā)展，只有不斷的學(xué)習(xí)才能保持人事檔案管理人員思想認(rèn)識和技術(shù)能力的先進(jìn)性。由此可見，人事檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)持續(xù)學(xué)習(xí)的意識，并在實(shí)踐中不斷將理論融于實(shí)踐，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，幫助人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化。

4.形成創(chuàng)新意識，持續(xù)提升人事檔案管理工作的發(fā)展能力

（1）創(chuàng)新管理，規(guī)范檔案流程制度

要采取科學(xué)的管理辦法，不斷完善檔案流程制度，創(chuàng)新適應(yīng)新時期、新形勢、新技術(shù)發(fā)展的管理制度，確保人事檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和科學(xué)化。一是要將人事檔案管理方面的基礎(chǔ)性工作做好、做實(shí)，比如文件材料的收集、整理，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化等，認(rèn)真研究單位內(nèi)部的檔案管理規(guī)律，建章立制，采用科學(xué)的管理辦法，做好督促指導(dǎo)。二是要根據(jù)上級部門及學(xué)校對人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)制度，可以定期推薦主要具體負(fù)責(zé)人走出去，積極參加省市局舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。三是要加強(qiáng)安全管理制度方面的創(chuàng)新。信息化時代下網(wǎng)絡(luò)的嵌入使得信息流轉(zhuǎn)的速度和范圍都在進(jìn)一步提升和擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)安全成為檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)境。尤其是人事檔案管理通常涉及到個人隱私，因此更需要加強(qiáng)安全制度的建設(shè)，通過運(yùn)用登錄密碼、二維碼、防火墻等信息技術(shù)手段確保人事檔案信息的安全性。

（2）創(chuàng)新方法，提高檔案利用效率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的電子化、數(shù)字化進(jìn)程在加快，在建立人事檔案管理工作智慧平臺的基礎(chǔ)上，檔案管理部門及人員一方面要持續(xù)加強(qiáng)智慧檔案平臺建設(shè)，根據(jù)日常工作需求和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不斷改進(jìn)和完善平臺功能，從而提升檔案的利用率和平臺的使用率。另一方面，要加強(qiáng)與其他人事檔案管理單位的溝通交流，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，并強(qiáng)化與其他兄弟單位的通聯(lián)共享，擴(kuò)大人事檔案管理工作智慧平臺的使用范圍，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

五、結(jié)束語

中學(xué)人事檔案工作的主要職能是對個人進(jìn)行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對個人重要事件、資料的記錄和保存，是學(xué)校進(jìn)行績效工作、人才培養(yǎng)的重要依據(jù)和參考。 可見，人事檔案管理工作對于教職工的個人發(fā)展與學(xué)校的事業(yè)發(fā)展都具有重要價值，提升人事檔案管理的科學(xué)化水平是大勢所趨，是迫在眉睫。尤其是新時期人事檔案工作改革進(jìn)入了新階段，人事檔案的流程優(yōu)化、制度優(yōu)化、管理優(yōu)化越來越突出，越來越重要。學(xué)校應(yīng)以提高人事檔案的重視程度，明確人事檔案的戰(zhàn)略地位為切入點(diǎn)，將人事檔案工作納入到學(xué)校事業(yè)發(fā)展的中長期規(guī)劃中，同時在不斷提高檔案意識、服務(wù)意識、學(xué)習(xí)意識、創(chuàng)新意識的基礎(chǔ)上踐行現(xiàn)代化的檔案管理理念，為學(xué)校和教職工服好務(wù)、服務(wù)好，進(jìn)一步提升該項(xiàng)工作的科學(xué)化水平和廣大教職員工的滿意度。

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（作者單位：中山市第一中學(xué)）