淺析水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理措施及作用

史學(xué)紅

摘 要：水利水電工程項(xiàng)目不僅是國(guó)家的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目之一，而且也是基礎(chǔ)，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有至關(guān)重要的影響和作用。所以本文針對(duì)水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理措施以及作用進(jìn)行分析，為水利水電事業(yè)的未來(lái)可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水利水電;科技檔案;現(xiàn)代化;管理措施;管理作用

在水利水電發(fā)展過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就必須要意識(shí)到科技檔案在其中的重要性，科技檔案管理水平的高低，將會(huì)直接影響到水利水電工程項(xiàng)目在規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中的整體情況。所以對(duì)于水利水電建設(shè)單位而言，必須要對(duì)科技檔案的現(xiàn)代化管理理念、管理措施等投入更多的關(guān)注和重視，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的合理利用。這樣不僅可以從根本上促使水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理水平得到有效提升，而且還可以為我國(guó)水利水電工程項(xiàng)目的建設(shè)提供有效保障。

一、水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理問(wèn)題

1.缺乏健全的檔案管理制度

水利水電工程項(xiàng)目在規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中，不僅對(duì)我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)具有至關(guān)重要的影響和作用，而且還可以滿足農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)水利水電工程項(xiàng)目提出的個(gè)性化要求。除此之外，在人們的日常生活過(guò)程中，水利水電工程項(xiàng)目一直以來(lái)都是其中的發(fā)展重點(diǎn)，所以必須要意識(shí)到水利水電建設(shè)的重要性。在水利水電工程項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中，科技檔案在其中具有非常重要的地位，會(huì)直接影響到水利水電工程的建設(shè)。在與現(xiàn)階段水利水電科技檔案現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)整體發(fā)展?fàn)顟B(tài)并不是很理想。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是由于缺乏健全的檔案管理制度，部分企業(yè)雖然建設(shè)和利用了一些比較良好的管理制度，但是這些管理制度很難真正有效的落實(shí)到實(shí)處，同時(shí)也無(wú)法與對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理措施之間建立良好的合作關(guān)系。由此可以看出，管理制度在提出以及具體應(yīng)用過(guò)程中，不僅沒(méi)有取得實(shí)質(zhì)性的意義和作用，而且還會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)嚴(yán)重缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。除此之外，在日常工作實(shí)施過(guò)程中，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，具有非常明顯的隨意性特征，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致部分檔案丟失，而且還有不少檔案無(wú)法及時(shí)歸檔處理，久而久之，就會(huì)導(dǎo)致水利水電檔案建設(shè)工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，一直以來(lái)都處于非常低的水平狀態(tài)。甚至無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的深入發(fā)展，最終檔案的質(zhì)量也會(huì)造成非常嚴(yán)重的影響。由于無(wú)法對(duì)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行了解，在無(wú)形當(dāng)中就會(huì)導(dǎo)致水利水電工程建設(shè)受到嚴(yán)重的阻礙影響。

2.缺乏及時(shí)有效的歸檔

水利水電工程項(xiàng)目在建設(shè)時(shí)，由于其自身會(huì)涉及到的環(huán)節(jié)和內(nèi)容普遍比較多，同時(shí)該工程項(xiàng)目具有龐大性的特征，施工工期非常長(zhǎng)，甚至可以達(dá)到數(shù)年。在對(duì)各種不同類型的檔案資料進(jìn)行整理和歸檔時(shí)，必須要保證良好的連續(xù)性。但是由于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)具有復(fù)雜性，所以勢(shì)必會(huì)很多單位共同參與其中，這也是導(dǎo)致人員變動(dòng)比較靈活的主要原因之一。因此，在水利水電工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，其實(shí)有很多資料無(wú)法及時(shí)收集，同時(shí)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)所有資料及時(shí)有效的保存。也就是在實(shí)踐中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)定期或者是及時(shí)對(duì)這些檔案進(jìn)行歸檔處理，同時(shí)檔案的收集、整理和保存也面臨著巨大的困難。

3.無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享

通常在對(duì)各種不同類型的資料檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，一般都會(huì)利用傳統(tǒng)的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)資料的收集、歸檔和保存。但是需要注意的一點(diǎn)就是，紙質(zhì)檔案資料本身就比較容易受到損壞影響，同時(shí)也很難實(shí)長(zhǎng)期的保存。除此之外，雖然科學(xué)技術(shù)當(dāng)前的整體發(fā)展形勢(shì)比較良好，在很多領(lǐng)域中也實(shí)現(xiàn)了合理利用，但是電子與紙質(zhì)檔案之間并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的同步，進(jìn)而導(dǎo)致現(xiàn)有的信息資源很難實(shí)現(xiàn)有效共享。

4.現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)能力不足

水利水電工程項(xiàng)目在規(guī)劃和建設(shè)時(shí)，建設(shè)單位大多數(shù)都會(huì)將項(xiàng)目的建設(shè)和管理重點(diǎn)放在質(zhì)量、進(jìn)度以及成本等各方面的控制上，很容易就會(huì)忽視檔案管理對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的重要性。由于整個(gè)項(xiàng)目在建設(shè)時(shí)，對(duì)于檔案管理的意識(shí)薄弱，所以在檔案管理人員的聘請(qǐng)方面，也不會(huì)投入過(guò)多的關(guān)注，檔案管理更多的是以一種形式化的路線存在。在與當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)都是剛剛進(jìn)入職場(chǎng)的“新人”，不僅沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，而且還有部分人員之前所學(xué)習(xí)的專業(yè)與檔案管理絲毫沒(méi)有任何的聯(lián)系。還有部分項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，直接是讓工程技術(shù)人員來(lái)兼職檔案管理，這種崗位安排就是明顯的不對(duì)應(yīng)，技術(shù)人員根本不知道檔案管理工作主要的流程、管理內(nèi)容。所以，在整個(gè)檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，過(guò)于的被動(dòng)、盲目，這也是水利水電工程項(xiàng)目檔案管理工作水平無(wú)法得到有效提升的主要原因之一。檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)，具有專業(yè)能力，專業(yè)知識(shí)水平偏高、有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理人員數(shù)量普遍比較少，所以檔案管理工作很難落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理過(guò)于混亂等各種問(wèn)題發(fā)生。

二、科技檔案現(xiàn)代化管理在水利水電建設(shè)中的作用

水利水電檔案建設(shè)工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，其主要目的就是為了保證各種不同類型資料檔案在收集和利用時(shí)具有真實(shí)性和有效性，同時(shí)還要保證這些檔案的完整性，這樣才能夠提高這些檔案資料的整體利用率。在這一基礎(chǔ)上，可以與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)合理構(gòu)建和利用，這樣不僅方便實(shí)現(xiàn)對(duì)各種不同類型信息的分析、挖掘，而且還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的有效整合，并且將這些信息真實(shí)有效的保存在對(duì)應(yīng)的檔案當(dāng)中?，F(xiàn)代化技術(shù)在提出以及具體應(yīng)用過(guò)程中，具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化方法的合理利用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。由此可以看出，在科技檔案現(xiàn)代管理理念提出以及具體落實(shí)過(guò)程中，必須要意識(shí)到其在水利水電建設(shè)過(guò)程中的重要性。同時(shí)，在與其實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，不難看出科技檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為水利水電建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的主要趨勢(shì)，同時(shí)也是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)。只有保證科技檔案管理水平的有效提升，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案內(nèi)部各種不同類型信息的合理利用。

三、水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理措施

1.提升科技檔案管理水平

現(xiàn)如今，越來(lái)越多的新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，對(duì)于水利水電工程項(xiàng)目而言更是如此?？萍紮n案工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，由于其整個(gè)實(shí)施過(guò)程相對(duì)比較繁瑣，同時(shí)會(huì)涉及到的內(nèi)容也比較多，步驟更是非常多。科技檔案工作在實(shí)施時(shí)，主要的目的就是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各種不同類型信息的收集、保存和歸檔處理等。所以任何一個(gè)步驟在具體開(kāi)展過(guò)程中的有效性，勢(shì)必會(huì)直接影響到檔案管理的整體質(zhì)量。因此，對(duì)于工作人員而言，必須要結(jié)合實(shí)際要求，積極采取有針對(duì)性的措施，按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，促使水利水電科技檔案的整個(gè)管理水平可以得到有效提升。首先，在科技檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，必須要保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施都具有科學(xué)性和合理性，同時(shí)還要引進(jìn)和利用一些具有現(xiàn)代化特征的軟件，促使檔案管理的整體效率能夠得到有效提升。其次，要與檔案自身的性質(zhì)進(jìn)行結(jié)合，這樣可以實(shí)現(xiàn)有效的歸檔處理，同時(shí)還要將各種不同類型的檔案進(jìn)行仔細(xì)的劃分，尤其是對(duì)于一些保密性相對(duì)比較強(qiáng)的資料，必須要進(jìn)行特別處理，這樣才能夠保證檔案管理的有效性。除此之外，由于過(guò)去使用的紙質(zhì)檔案不宜儲(chǔ)存，很容易受到各種因素的影響出現(xiàn)損害，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要格外小心，在接收到對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案時(shí)，必須要立即安排專門的工作人員，對(duì)這些紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、紙張等進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的破損現(xiàn)象。另外，必須要在實(shí)踐中對(duì)一些先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行科學(xué)合理的引進(jìn)和落實(shí)，同時(shí)還要適當(dāng)加大管理過(guò)程中資金的投入力度。通過(guò)這種方式在其中科學(xué)合理的利用，可以促使檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，同時(shí)還可以為這些工作的實(shí)施提供良好的環(huán)境作為支持。除此之外，還可以保證檔案管理的水平得到有效提升，促使內(nèi)部各種不同類型檔案資料的使用率可以得到有效提升，真正實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理目的。

2.加快科技檔案管理進(jìn)程

我國(guó)現(xiàn)如今已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體發(fā)形勢(shì)也比較良好。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被當(dāng)前的電子檔案所替代，電子檔案在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的作用和價(jià)值也越來(lái)越明顯。在水利工程項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的數(shù)量一直在不斷減少，同時(shí)科技檔案的數(shù)量越來(lái)越多，在現(xiàn)階段以及未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，科技檔案的現(xiàn)代化管理都將成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。首先，在實(shí)踐中要對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕梃b和利用，這樣可以促使科技現(xiàn)代化管理的進(jìn)程速度得到有效提升，對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建和落實(shí)，同時(shí)還要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段進(jìn)行合理利用。其次，科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)，必須要引起重視，同時(shí)各個(gè)企業(yè)還要積極推進(jìn)和落實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)?？萍紮n案管理工作在開(kāi)展時(shí)，最根本的目的就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，通過(guò)這種方式在其中科學(xué)合理的利用，才能夠促使檔案的檢索率得到有效提升，同時(shí)還可以為查詢提供方便快捷的條件。

3.完善檔案管理制度

在水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理相關(guān)措施的制定以及具體落實(shí)過(guò)程中，要想真正實(shí)現(xiàn)和落實(shí)科技檔案的現(xiàn)代化管理，首先要做的一點(diǎn)就是國(guó)家必須要針對(duì)當(dāng)前水利水電工程項(xiàng)目的建設(shè)現(xiàn)狀，制定出一系列符合實(shí)際要求的管理制度，同時(shí)還要保證每一個(gè)環(huán)節(jié)在實(shí)施過(guò)程中，都必須要有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)作為支持。這樣做的根本目的是為了在實(shí)踐中促使檔案在整個(gè)管理過(guò)程中的形成、收集以及歸檔等，都可以利用統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)進(jìn)行管理。其次，水利水工程項(xiàng)目在具體開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)和部門還要將檔案管理工作融入到日常的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，可以將其看作是工作考核當(dāng)中非常重要的一部分，這樣可以結(jié)合實(shí)際要求，對(duì)考核內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的制定和落實(shí)，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)考核結(jié)果客觀的評(píng)價(jià)和判斷。由此可以看出，對(duì)現(xiàn)有的各種不同類型檔案管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，對(duì)水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理而言，可以起到良好的推動(dòng)影響和作用。

4.加強(qiáng)電子文件管理實(shí)現(xiàn)資源的共享

新時(shí)期背景下，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，此時(shí)必須在對(duì)水利水電工程檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和完善時(shí)，要與時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合，將先進(jìn)的技術(shù)手段與檔案管理工作進(jìn)行有效融合。這樣做的根本目的是為了實(shí)現(xiàn)電子文件的管理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。首先，要在時(shí)代發(fā)展的影響下，構(gòu)建和利用高效、先進(jìn)的檔案管理軟件。通過(guò)該軟件在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以保證檔案管理中的目錄輸入、檔案信息資料的打印、修改等各個(gè)環(huán)節(jié)，都可以直接通過(guò)軟件、計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行操作。整個(gè)操作過(guò)程不僅簡(jiǎn)單、便利，而且準(zhǔn)確性強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)有效的儲(chǔ)存，同時(shí)還可以根據(jù)需求，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的審核、分析和查詢。其次，在紙質(zhì)錄入方面，必須要加快建檔速度，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)文件檔案的同步操作，這樣可以保證現(xiàn)有檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享。最后，要加強(qiáng)對(duì)電子文件管理的重視程度，這不僅是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且也是檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型、改革和創(chuàng)新發(fā)展的重要機(jī)遇。在實(shí)現(xiàn)電子、紙質(zhì)檔案同步管理的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的歸納、整合、共享和高效利用，為水利水電工程項(xiàng)目的建設(shè)提供有效的檔案信息資源作為支持。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力

由于水利水電工程項(xiàng)目的復(fù)雜性，與其對(duì)應(yīng)的檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)，涉及的內(nèi)容普遍比較多，而且整個(gè)管理難度也比較大，對(duì)管理人員提出的要求比較高。檔案管理人員在水利水電工程項(xiàng)目科技檔案的現(xiàn)代化管理理念落實(shí)過(guò)程中，必須要在以人為本的基礎(chǔ)上，保證其自身的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力可以得到有效提升。檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注如今的整體發(fā)展形勢(shì)，對(duì)科技檔案管理方面的專業(yè)內(nèi)容、知識(shí)、技術(shù)、軟件等進(jìn)行關(guān)注，保證現(xiàn)有檔案管理軟件可以及時(shí)升級(jí)、優(yōu)化，為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供保證。除此之外，還要對(duì)相關(guān)水利水電工程建設(shè)的部分內(nèi)容進(jìn)行了解和認(rèn)識(shí)，這樣在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，即使是涉及到部分專業(yè)性的詞匯、技術(shù)等，也可以實(shí)現(xiàn)高效的管理，保證水利水電工程的科技檔案現(xiàn)代化管理水平能夠得到有效提升。

6.加強(qiáng)電子資料的管理力度

水利水電科技檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，必須要結(jié)合實(shí)際要求，將電子資料管理模式合理的應(yīng)用其中，這樣不僅可以滿足新時(shí)期背景下提出的個(gè)性化發(fā)展要求，而且還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)高效的分析和調(diào)整。通過(guò)電子資料管理模式的引進(jìn)和利用，可以構(gòu)建一套具有科學(xué)性、合理性的檔案管理軟件，對(duì)整個(gè)目錄輸入、打印、修改等各個(gè)環(huán)節(jié)要素進(jìn)行有效的實(shí)施，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的審核、查詢和分析。保證各環(huán)節(jié)工作的順利開(kāi)展，為水利水電工程項(xiàng)目有序開(kāi)展提供檔案信息作為支持。除此之外，在紙質(zhì)錄入方面，必須要盡可能加快建檔速度，實(shí)現(xiàn)資源工薪，保證現(xiàn)有資源的高效利用。另外，還要加強(qiáng)對(duì)電子管理工作的重視程度，這樣不僅可以加強(qiáng)對(duì)其日常的一系列管理力度，而且還可以真正實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案的同步管理，在實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上，可以提高資源的整體利用率，為水利水電工程項(xiàng)目各環(huán)節(jié)施工的順利開(kāi)展提供有效的信息依據(jù)作為支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，對(duì)推動(dòng)水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理而言，具有實(shí)質(zhì)性意義。這種管理方式的提出以及在實(shí)踐中的有效落實(shí)，對(duì)水利水電工程項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)而言，具有不可替代的影響和作用。同時(shí)，其不僅可以為檔案的搜集、整合、儲(chǔ)存等提供方便快捷的方式，而且還可以滿足科技檔案現(xiàn)代管理過(guò)程中提出的一系列要求。因此，必須要意識(shí)到科技檔案現(xiàn)代化管理在水利水電工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要性，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理理念。對(duì)于企業(yè)而言，必須要提高重視程度，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理。

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（作者單位：江西省水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院）