公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的實踐與探究

徐利琴

摘 要：當前我國公立醫(yī)院改革不斷深入，信息化建設日益推進，促使醫(yī)院對檔案信息的需求越來越大。在此背景下公立醫(yī)院對醫(yī)務人員的考察、選拔都需要人事檔案信息的支持，所以在現(xiàn)階段我國的公立醫(yī)院應當積極探索新的管理路徑，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。因此本文通過分析公立醫(yī)院人事檔案的作用，探討其管理現(xiàn)狀，并提出相應的實踐對策，為加強我國公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理提供參考和借鑒。

關鍵詞：公立醫(yī)院;人事檔案;規(guī)范管理;實踐探索

一、前言

隨著醫(yī)療體制改革進程的不斷深化，醫(yī)院人事檔案部門的重要性愈發(fā)凸顯，目前來看，人事檔案的管理不單單是社會發(fā)展和檔案管理工作的必然要求，也是優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置的需要。公立醫(yī)院的人事檔案即是醫(yī)院自身在開展人力資源管理工作中所形成的各種信息內(nèi)容，一般情況下，會通過圖表、聲像、文字或者其他形式進行保存，是一種人力資源管理活動的歷史記錄。同時也是醫(yī)院在開展各項活動計劃以及決策的重要依據(jù)，能夠指導醫(yī)院人力資源管理工作的正常有序進行。在現(xiàn)階段，隨著公立醫(yī)院改革程度的不斷加深，人事檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，在實踐和探索中存在一定的問題和不足，迫切需要有效的解決策略。

二、公立醫(yī)院人事檔案的作用

檔案整理是一項非常繁瑣的工作，它需要管理人員嚴格負責的把院中成千名醫(yī)護工作者的資料井井有條的梳理清晰。公立醫(yī)院人事檔案能夠充分、全面的反映出醫(yī)務工作者的各方面情況，在人事管理中發(fā)揮重要作用。

首先，公立醫(yī)院人事檔案能夠為其選拔優(yōu)秀人才以及員工晉升提供主要依據(jù)。并且從公立醫(yī)院當前的發(fā)展形勢來看，急需強化人力資源潛能開發(fā)以及對人才的培養(yǎng)力度。而人事檔案能夠為人力資源管理的相關工作提供支持服務，比如，可以應用人事檔案信息資源為人事聘用、人才培養(yǎng)以及員工晉升提供支持和保障;

其次，人事檔案可以為公立醫(yī)院的人力資源需求預測提供重要參考，通過人事檔案的信息管理可以比較直觀、準確的了解到醫(yī)院的人才儲備狀況，在人事流動的檔案信息基礎上可以對人才需求進行科學合理的預測，有利于醫(yī)院制定有效的人力資源管理工作計劃，便于醫(yī)院做出正確發(fā)展決策;

其三是通過規(guī)范化的人力資源管理可以更充分的發(fā)揮人才激勵作用，人事檔案管理中的業(yè)績檔案可以全面反映出員工的綜合素質(zhì)，為績效管理和績效考核奠定堅實的基礎，對人才建設和培養(yǎng)具有積極意義。另外一方面，公立醫(yī)院的人事檔案還能夠為醫(yī)務人員的崗位津貼發(fā)放、職稱評定、競聘上崗以及各種先進個人或者先進集體的申報提供依據(jù)。

三、公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

雖然我國公立醫(yī)院的人事檔案管理取得了一定的發(fā)展成就，相比于以往更加規(guī)范化、嚴謹化。但是就目前現(xiàn)狀來看，公立醫(yī)院的人事檔案管理仍存在一些問題和不足之處，其中較為突出的有對人事檔案規(guī)范化管理的重視程度不夠、缺乏完善的人事檔案管理制度、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高、人事檔案管理職責不明確等，急需公立醫(yī)院展開相關管理對策，進一步提升公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的水平。

1.對人事檔案規(guī)范化管理的重視程度不夠

在當前的公立醫(yī)院人事檔案管理工作中，很多領導認為提高醫(yī)療技術水平以及服務質(zhì)量才是醫(yī)院管理的重點內(nèi)容。而且人事檔案管理的投資成本較大，不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟收益，所以，很多管理者對人事檔案規(guī)范化管理不夠重視，而轉(zhuǎn)向提高醫(yī)療質(zhì)量和為患者提供優(yōu)質(zhì)有效的服務，在管理人事檔案的過程中只是對檔案信息進行簡單的保管，沒有形成科學合理的管理模式。另外一方面，醫(yī)院領導對人事檔案的資源開發(fā)和利用不足，致使人才沒有得到充分的利用，并且醫(yī)療人力資源管理屬于知識型行業(yè)，對公立醫(yī)院現(xiàn)有的人力資源進行人才開發(fā)、挖掘和培養(yǎng)都具有積極意義。然而，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中由于對人事檔案規(guī)范化管理重視程度不夠，造成了人事檔案管理手段的落后，人力資源管理工作難以展開，影響公立醫(yī)院的整體經(jīng)營發(fā)展成效。此外，公立醫(yī)院還應引進和更新檔案管理信息化配套設備，改善傳統(tǒng)的室藏檔案管理模式，提高信息化水平，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，充分的保障公立醫(yī)院檔案管理的基本條件，為建設規(guī)范化的人事檔案管理體系奠定基礎。

2.缺乏人事檔案管理制度

在很多的公立醫(yī)院中都缺乏相對完善的人事檔案歸檔管理制度，很多人事檔案信息沒有及時的整理及保存，導致檔案信息不全等現(xiàn)象。同時由于缺乏科學規(guī)范的檔案管理制度，對相關人事信息的收集、統(tǒng)計以及鑒定等都存在較大的缺陷，所以就造成了人事檔案的歸檔整理具有延時性，檔案內(nèi)容不完整，不能夠為公立醫(yī)院的人力資源管理以及相關決策提供正確的指導依據(jù)。其次，在公立醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理機制中還存在管理方式滯后、不規(guī)范的現(xiàn)狀，從而導致了人力資源管理效率較低、人事檔案管理制度不健全，也造成了較多的管理漏洞。具體表現(xiàn)為沒有專門的人事檔案資料室，檔案資料呈現(xiàn)分散、不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，導致人事檔案管理的機密性以及專業(yè)性不足。第三，公立醫(yī)院的人事檔案管理沒有專人專項負責的機構(gòu)，對檔案信息不能及時的檢索和更新，并且管理人員的信息化知識掌握程度不夠。技術性和專業(yè)性不高，導致人事檔案資源利用效率較低;第四是醫(yī)院領導層對人事檔案管理的關注和重視程度不夠、投入的資金和設備不足、沒引進適應檔案管理的相關軟件，致使檔案不完整、管理模式落后，嚴重情況可能會出現(xiàn)檔案信息弄虛作假的現(xiàn)象。

3.人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

在現(xiàn)階段，很多公立醫(yī)院的人事檔案管理人員多是其他崗位的兼職人員，在相關管理人員忙于本崗位工作的同時兼顧檔案管理，就無法投入全部精力從事人事檔案的管理，并且大多數(shù)人事檔案管理人員在上崗之前都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓以及專業(yè)知識學習等，在很大程度上比較缺乏檔案信息的管理經(jīng)驗和管理意識，對信息的搜集、整理、統(tǒng)計、鑒定工作效果不佳。并且在實際的人事檔案管理工作中，醫(yī)院提供的培訓教育機會、平臺較少，導致了公立醫(yī)院的人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，與醫(yī)院的改革發(fā)展不適應等。另外在公立醫(yī)院規(guī)模越來越大的形勢下，檔案管理人員的計算機等信息技術和管理水平較低，不能適應當前人事檔案管理的需求。同時在公立醫(yī)院的人事資源檔案管理工作中，管理人員比較依賴習慣性思維，就造成了建檔不齊全、系統(tǒng)性較差、工作程序簡單的現(xiàn)象，致使人事檔案管理以及人力資源管理的效率極低。

4.人事檔案管理職責不明確

公立醫(yī)院針對人力資源管理雖然制定了較為完善和健全的員工崗位職責和管理制度，但是在人事檔案管理制度以及員工考核標準、管理人員職責方面還存在較大的不足。致使人事檔案管理不能夠及時有效的對科室人事目標進行管理。其中科室科主任作為第一負責人，主要的工作即是收集相關人事資料和信息，但在實際工作中其工作重點放在了醫(yī)療人才的培養(yǎng)以及科室經(jīng)營管理中，這種職責執(zhí)行不到位就造成了公立醫(yī)院人事檔案管理不合理的狀況。同時，人事檔案管理缺乏相應的職責監(jiān)督，所以在當前急需對其進行嚴格的監(jiān)督管理和規(guī)范化利用。

四、公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理實踐對策

針對現(xiàn)階段公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理存在的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問題，必須要采取有效的實踐對策，以加強人事檔案規(guī)范化管理的水平。因此，首先要加強對規(guī)范化管理的重視程度，其次是要建立健全人事檔案管理制度，再次要加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，最后需要加強公立醫(yī)院人事檔案管理的監(jiān)督。則能夠從理論觀念、制度建設、人員素質(zhì)培養(yǎng)以及監(jiān)督等方面，全面加強公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理能力，最大限度的保障人事檔案管理發(fā)揮實際作用和功能，推動醫(yī)院整體向前發(fā)展。

1.加強對人事檔案規(guī)范化管理的重視程度

公立醫(yī)院的主要領導要充分的認識到人事檔案規(guī)范化管理的重要性，要站在高度的歷史角度看待人事檔案管理工作。公立醫(yī)院要在大局觀上對人事檔案管理加強認識，通過加大教育宣傳等手段，讓員工以及人事檔案管理人員認識到檔案信息的重要性。其次公立醫(yī)院是要成立專門的人事檔案管理領導小組，要由公立醫(yī)院的黨委書記牽頭、黨委副書記分管，由醫(yī)院人力資源管理部門具體落實，在辦公室之下設立人事檔案督辦組織，推動人事檔案信息管理的有序性和科學性，從而確保人事檔案能夠發(fā)揮服務功能和作用。

同時公立醫(yī)院的管理層也要進一步加強對檔案管理的重視，提高檔案管理意識。針對當前公立醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀，則可以在相關法律法規(guī)以及醫(yī)院管理條例的基礎上，強化宣傳引導，并對人事檔案管理人員進行定期培訓，加強法律觀念和意識，提高專業(yè)管理能力。同時公立醫(yī)院可以通過建立實施管理考核機制，通過筆試以及實操等，對人事檔案管理人員進行月度考核、季度考核、年終考核等，從而及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理人員存在的問題，及時解決、及時處理，從而確保公立醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化。

2.建立健全人事檔案管理制度

公立醫(yī)院要實現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理則要制定科學合理的人事檔案管理制度，可以通過建立《公立醫(yī)院人事檔案管理條例》以及《人事檔案計算機管理制度》等以完善各項規(guī)章制度。實現(xiàn)公立醫(yī)院的人事檔案管理有章可循、按章辦事，進一步規(guī)范人事檔案材料信息的搜集、歸檔、鑒別等工作。提高人事檔案管理的科學性。除此之外，針對公立醫(yī)院全員聘用的人力資源管理模式，對編制內(nèi)外、人事代理以及勞務派遣等管理制度進行完善和健全，構(gòu)建人事檔案管理收集、借閱以及管理人員崗位職責等制度，同時還要出臺各個科室協(xié)調(diào)配合的條例制度，保障人事檔案信息收集全面，避免出現(xiàn)人事檔案信息分散的現(xiàn)象。

另外一方面，公立醫(yī)院還要建設與人事檔案管理制度相配套的基礎設施，基于當前數(shù)字化人事檔案管理的發(fā)展潮流，為提高公立醫(yī)院的人事檔案管理水平和效率，則要根據(jù)相關管理制度，積極引進相應的軟硬件設施，比如計算機、打印機、掃描儀、檔案數(shù)據(jù)庫軟件、信息管理系統(tǒng)軟件等，從而保障公立醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范化，積極完善各項管理和實際操作制度，確保人事檔案管理工作具有較大的實效性。

3.加強人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于管理人員是公立醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化的根本因素，因此必須以人為核心，充分提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力。建設高素質(zhì)、高能力的專業(yè)化檔案管理團隊，為公立醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設培養(yǎng)和儲備更多的優(yōu)秀人才。因此，公立醫(yī)院盡可能的提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

公立醫(yī)院要通過多種手段和措施提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，具體策略為實施競聘上崗制度，擇優(yōu)錄取優(yōu)秀人員，為醫(yī)院人事檔案管理崗位配置最優(yōu)的員工;其次是要重視對人事檔案管理人員的培養(yǎng)和聘用，并且要將其選拔納入到人才培養(yǎng)機制中，通過加強專業(yè)的技能培訓以及計算機基礎知識學習加強檔案管理能力，還要加強職業(yè)道德宣傳教育，提高檔案管理工作人員的責任感和使命感。同時公立醫(yī)院要定期舉行崗位培訓活動，為相關管理人員提供外出交流學習的機會等;最后是要通過提高薪資福利待遇等起到激勵檔案管理人員的作用，促使其提高自身能力建設和學習效率，實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案管理的科學性和規(guī)范化?；谶@些措施和手段，能夠盡可能的提高公立醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，充分提高服務意識，在根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法和思路，從而促進檔案管理工作的規(guī)范化。

4.加強公立醫(yī)院人事檔案管理的監(jiān)督

由于公立醫(yī)院的人事檔案對醫(yī)務人員的職業(yè)前途以及未來發(fā)展和醫(yī)院的整體經(jīng)營狀況具有較大的影響，而且人事檔案管理工作較為復雜，為了保障檔案信息的真實有效性，就必須要強化對人事檔案管理的監(jiān)督，在一定程度上可以避免檔案信息歸檔、統(tǒng)計、利用出現(xiàn)失誤。因此公立醫(yī)院的人事檔案管理要貫徹落實監(jiān)督制度，保障相關人員的監(jiān)督職責，規(guī)范檔案整理的流程。比如在醫(yī)務人員填寫檔案信息資料時，應該秉持認真仔細的態(tài)度，按照檔案管理格式進行填寫，填寫完畢后管理人員要對檔案信息進行復核，保障檔案的完整性和準確性。最后還要設立相應的人事檔案監(jiān)督管理小組，對檔案信息的更新、修改、利用等進行嚴格的監(jiān)督和檢查，防止出現(xiàn)惡意篡改、涂抹改造等現(xiàn)象，保障人事檔案的機密性。

五、結(jié)束語

總而言之，隨著時代的快速發(fā)展和科技的進步，公立醫(yī)院的人事檔案管理工作對其未來的經(jīng)營發(fā)展具有重要作用，對于進一步提升醫(yī)院的實力和提高醫(yī)院工作人員的素養(yǎng)極其重要。只有更規(guī)范化的人事檔案管理工作機制能夠最大限度的提高醫(yī)院醫(yī)務人員的專業(yè)素養(yǎng)以及醫(yī)療服務質(zhì)量。因此醫(yī)院主要領導必須要重視人事檔案管理工作，要建立健全科學合理的人事檔案管理制度，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及技能水平，強化對檔案信息的監(jiān)督等，實現(xiàn)公立醫(yī)院的規(guī)范化管理。

參考文獻：

[1]郭 麗.新時期公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理策略[J].辦公室業(yè)務，2019

[2]岑秋賢.公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的實踐與探索[J].辦公室業(yè)務，2019

[3]黃 軼.公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的實踐與探索[J].辦公室業(yè)務，2017

[4]張 沫.事業(yè)單位中人事檔案實施規(guī)范化管理的重要性[J].傳播力研究，2019

[5]劉麗麗.公立醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新思路[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：浙江省立同德醫(yī)院）