淺談檔案管理工作在旅游業(yè)發(fā)展中的作用

田洪英

摘要：隨著時(shí)代不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們生活質(zhì)量不斷提高，第三產(chǎn)業(yè)中旅游行業(yè)也漸漸迎來了春天。隨著時(shí)間的推移，旅游景點(diǎn)以及地區(qū)產(chǎn)生了大量旅游檔案，其中大致包含了地區(qū)旅游行業(yè)建設(shè)總體過程。旅游檔案的管理工作對于當(dāng)?shù)芈糜涡袠I(yè)發(fā)展有重大意義，本文以檔案管理工作出發(fā)，分析旅游檔案作用及意義、現(xiàn)存的問題、檔案管理必要性以及具體應(yīng)對措施等方面，期望檔案管理工作能夠?yàn)楫?dāng)?shù)芈糜涡袠I(yè)發(fā)展提供重要后勤保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理;旅游行業(yè);作用分析;問題對策

檔案是直接形成的歷史記錄，直接形成說明了檔案繼承了文件的原始性，歷史記錄說明了檔案在繼承原始性同時(shí)還繼承了文件的記錄性，是對歷史事件重要記錄文件，能夠真實(shí)反映歷史。不單單是作為記錄文件，也是上層領(lǐng)導(dǎo)者決策過程中重要憑靠，還是基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)中的依據(jù)資料，也是所有工作開展的重要憑據(jù)。二十一世紀(jì)的今天，旅游成為越來越多人消遣方式，在旅游行業(yè)大力發(fā)展的情況下，旅游業(yè)檔案也需要做到科學(xué)、規(guī)范、有序管理，能夠最大程度反映當(dāng)?shù)芈糜螛I(yè)發(fā)展現(xiàn)狀以及收獲。大力開發(fā)利用旅游檔案，除了可以使旅游資源歷史文化性增加，還能提高地方景區(qū)知名度，同時(shí)為上層決策者提供了重要以往發(fā)展經(jīng)驗(yàn)資料整合，為地區(qū)及景區(qū)旅游行業(yè)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、旅游檔案概述

地區(qū)以及景區(qū)在發(fā)展過程中，開展了一系列活動(dòng)以及其本身歷史文化背景下，產(chǎn)生了大量真實(shí)性文件，這就是旅游檔案大致內(nèi)容，旅游檔案不僅反映了當(dāng)?shù)芈糜涡袠I(yè)發(fā)展進(jìn)程，還全面記錄了經(jīng)營者管理景區(qū)的全部內(nèi)容。旅游檔案在企業(yè)中具有特別的意義，能夠有效提高企業(yè)管理水平，在涉及維權(quán)等法律問題上具有重要參考價(jià)值。除此之外，在修護(hù)景區(qū)景觀、豐富旅游資源也有很大幫助。旅游檔案是通過具體文件、圖表、CD等多類載體原始性記錄文件進(jìn)行收集及歸檔，以此保證旅游檔案管理工作能夠正常開展，也為旅游行業(yè)提供其特殊服務(wù)，推動(dòng)旅游企業(yè)發(fā)展。

二、旅游檔案作用以及意義

（一）真實(shí)反映地方旅游業(yè)發(fā)展過程

旅游企業(yè)以及地區(qū)在景區(qū)景點(diǎn)的規(guī)劃過程、設(shè)計(jì)理念、施工過程、景點(diǎn)地名確認(rèn)以及變動(dòng)過幾次、景區(qū)擴(kuò)建、景區(qū)管理人員變動(dòng)都形成記錄，經(jīng)過文件收集和歸檔整合成旅游檔案。旅游行業(yè)及景區(qū)的真實(shí)發(fā)展過程都涵蓋其中，檔案能夠?yàn)槁糜涡袠I(yè)活動(dòng)規(guī)劃以及發(fā)展路線提供方向。

（二）解決糾紛，維護(hù)各方合法權(quán)益

旅游檔案中含有當(dāng)?shù)鼐皡^(qū)景點(diǎn)的安全事故等旅游糾紛，在景區(qū)發(fā)生事故之后，能夠快速依靠歷史文件記錄，快速解決糾紛，為各方經(jīng)濟(jì)利益起到了合理的維護(hù)。除此之外，糾紛記錄也是對應(yīng)管理部門和執(zhí)法部門依據(jù)的重要組成部分，也為景區(qū)景點(diǎn)評星級提供幫助。

（三）豐富旅游業(yè)文化內(nèi)容

每個(gè)旅游景區(qū)都其特色的旅游業(yè)文化，是地區(qū)特色、民俗風(fēng)俗、企業(yè)文化等綜合因素下產(chǎn)生的。只有在做好旅游檔案管理工作之后，才能在完善旅游文化時(shí)杜絕出現(xiàn)臨時(shí)找、臨時(shí)想、臨時(shí)編等現(xiàn)象發(fā)生。將旅游行業(yè)要求及當(dāng)?shù)鼐用翊蟊妰r(jià)值理念、規(guī)范制度等進(jìn)行合理的補(bǔ)充和優(yōu)化，當(dāng)?shù)鼗韭糜挝幕簿碗S之誕生了。在此基礎(chǔ)上結(jié)合當(dāng)?shù)靥厣袼罪L(fēng)俗及重大歷史事件進(jìn)行資源整合，能夠有效地豐富當(dāng)?shù)芈糜螛I(yè)文化。

（四）景區(qū)景點(diǎn)宣傳的資料庫

景區(qū)景點(diǎn)在需要宣傳之時(shí)，能夠快速從檔案庫中調(diào)取出，能夠節(jié)約大量的時(shí)間和精力。旅游檔案的出現(xiàn)，減少了臨時(shí)找文件現(xiàn)象發(fā)生，提高了工作效率，宣傳工作能夠依據(jù)歷史材料真實(shí)性開展一系列活動(dòng)，從而有效推動(dòng)旅游行業(yè)發(fā)展。

三、旅游檔案管理工作的必要性

（一）數(shù)字化旅游模式構(gòu)建的基礎(chǔ)內(nèi)容

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息科學(xué)技術(shù)在旅游產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用主要表現(xiàn)在數(shù)字化旅游模式的建立，具體來說就是將旅游行業(yè)的所有信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的內(nèi)容，建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，能夠給旅游行業(yè)的雙方都提供有效及時(shí)的所有信息，使得旅游行業(yè)的供需達(dá)到一個(gè)平衡狀態(tài)，為旅游行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供幫助，也為人民旅游景點(diǎn)選擇上有了更多的透明公開信息。

（二）旅游行業(yè)管理的規(guī)范

旅游行業(yè)管理本身就是一個(gè)開展難度較大的工作，由于旅游檔案管理工作的混亂，也給旅游業(yè)管理增加了難度。做好旅游檔案管理工作，能夠?yàn)槁糜螛I(yè)提供必要的信息資源，使得旅游行業(yè)的管理提供便捷，有效提高管理人員以及工作人員的工作素養(yǎng)，提高服務(wù)質(zhì)量，使得旅游行業(yè)顯示規(guī)范化管理。

（三）旅游文化品位的提高

有針對性收集歸檔景區(qū)景點(diǎn)的文物資源文件、當(dāng)?shù)貎?yōu)秀歷史事件文件、當(dāng)?shù)赜袣v史依據(jù)的文獻(xiàn)等。根據(jù)所有檔案的收集，進(jìn)行合理的資源整合，根據(jù)當(dāng)?shù)貧v史事件或者歷史人物，進(jìn)行特色的宣傳，有效提高了旅游行業(yè)文化品位。因此，旅游檔案管理工作顯得十分重要，提高了旅游文化，景區(qū)景點(diǎn)核心競爭力自然而然就上去了，當(dāng)?shù)芈糜萎a(chǎn)業(yè)也有可能迎來新的發(fā)展。

（四）旅游業(yè)良性發(fā)展

旅游行業(yè)涉及部門廣，帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展性強(qiáng)，所以旅游業(yè)行政部門以及旅游企業(yè)各部分和市場的各行各業(yè)之間盡量保持協(xié)調(diào)一致，對于旅游行業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有良好幫助。各部門的協(xié)調(diào)工作就離不開檔案的共享，只有加強(qiáng)檔案管理工作，才能使檔案共享環(huán)節(jié)做到完美，能夠有效實(shí)現(xiàn)旅游行業(yè)良性發(fā)展。

四、旅游檔案管理工作依然存在的問題

國家政策、地方引導(dǎo)、企業(yè)宣傳等大力發(fā)展旅游行業(yè)，打造一條健康的產(chǎn)業(yè)鏈，旅游行業(yè)帶來越來越多的收益。但是隨著旅游行業(yè)的不斷發(fā)展，旅游檔案管理工作中還是存在著一些問題，阻礙了旅游行業(yè)發(fā)展。

（一）檔案收集保護(hù)中意識(shí)薄弱

由于我國旅游行業(yè)發(fā)展時(shí)間不長，導(dǎo)致了旅游檔案管理工作中對于檔案收集和保護(hù)工作意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員綜合不高。以至于在實(shí)際檔案收集、歸檔、保存環(huán)節(jié)不夠重視自身工作內(nèi)容，容易出現(xiàn)材料收集以及檔案保護(hù)階段過程中缺失現(xiàn)象。

（二）旅游檔案類別不夠?qū)I(yè)

由于目前旅游檔案管理不具備專業(yè)的檔案分類，導(dǎo)致在檔案管理工作中，檔案歸類、鑒別等工作都存在著很大的困擾。出現(xiàn)了文件錯(cuò)歸類、不過類、歸檔效率低等問題。

（三）旅游檔案網(wǎng)站缺乏

由于現(xiàn)代化旅游檔案收集歸檔工作大多是通過信息化處理完成，一旦電腦損壞或者硬盤丟失，旅游檔案文件將很難找回，缺乏了一個(gè)專業(yè)平臺(tái)，可以供旅游檔案保存以及從業(yè)人員交流溝通的門戶網(wǎng)站。

五、旅游檔案管理的應(yīng)對措施

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

增強(qiáng)旅游檔案管理從業(yè)人員的意識(shí)，能夠有效增加檔案管理中收集和歸檔意識(shí)。定期對于工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，要讓他們明白旅游檔案在旅游業(yè)中的作用及從事檔案管理工作的重要性。建立檔案管理檢查小組，對檔案管理中存在收集歸檔問題進(jìn)行針對性處理。

（二）明確旅游檔案范圍

旅游檔案范圍的確定有利于旅游檔案的歸類，從上文我們可以將旅游檔案大致分為以下幾個(gè)內(nèi)容：（1）國家或者當(dāng)?shù)芈糜握咭约靶姓芾碇挟a(chǎn)生的檔案。（2）旅游景點(diǎn)建造過程或者擴(kuò)建的檔案。（3）旅游景區(qū)景點(diǎn)宣傳檔案。（4）導(dǎo)游以及旅行社檔案。（5）景區(qū)的餐廳檔案。（6）景區(qū)景點(diǎn)安全事故檔案包括投訴事件。（7）景區(qū)商品檔案。（8）接待重要領(lǐng)導(dǎo)人檔案。（9）景區(qū)名人檔案，包含了名人在景區(qū)中題字、作畫等。（10）景區(qū)交通檔案。

（三）旅游門戶網(wǎng)站建設(shè)

利用現(xiàn)代化技術(shù)，建立一個(gè)健全的旅游行業(yè)門戶網(wǎng)站，其功能包含了;文件保存、人員交流、旅游論壇、優(yōu)秀景區(qū)展示、景區(qū)評分等，不但可以方便旅游檔案保存工作，還能增加旅游從業(yè)人員的交流，同時(shí)還能提供優(yōu)秀景區(qū)景點(diǎn)及其評分給到瀏覽的人們。

六、結(jié)語

總而言之，旅游行業(yè)欣欣向榮的發(fā)展今天，應(yīng)當(dāng)大力重視檔案管理工作，只有在做好旅游檔案管理工作的同時(shí)，才能給旅游行業(yè)帶來最大的服務(wù)，也為旅游產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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