辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理存在的問題及措施

林樂義

【摘要】對辦公室行政管理的規(guī)范化、精細(xì)化，不僅能夠最大程度上避免出現(xiàn)差錯，還能夠提高工作的效率，節(jié)約時間，提高工作效能指數(shù)，讓整個肌體協(xié)調(diào)配合。管理的規(guī)范化程度、精細(xì)化水平及在實踐工作中面對不同的事務(wù)及問題時，處理的效果如何會導(dǎo)致所表現(xiàn)出來的優(yōu)化程度不同。本文對辦公室在規(guī)范化管理、精細(xì)化運作時可能遇到的實際問題進行剖析，進一步探討落實優(yōu)化管理的措施。

【關(guān)鍵詞】行政管理;規(guī)范化;精細(xì)化;問題;解決

作為一個機構(gòu)的中樞大腦——辦公室對整個單位的管理有著非常重要的作用，發(fā)出正確指令，整體機構(gòu)運作的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化可以使一個單位有機運行，各部門協(xié)同配合，對外樹形象，促發(fā)展，對內(nèi)提工效，促創(chuàng)新，言行一致，有機統(tǒng)一，動作一致，成績斐然。也就是說要使整個集體這個大機械的齒輪協(xié)調(diào)運作潤滑有序，需要執(zhí)行一個口令，才能達(dá)到高效率，這就需要一個優(yōu)秀的團隊來執(zhí)行，把這種管理方式常態(tài)化制度化。在團隊內(nèi)部要強化工作能力、服務(wù)質(zhì)量和管理水平，有提速提效的意識，充分發(fā)揮所屬單位及每名員工的意識，把規(guī)范化、精細(xì)化意識貫穿其思想中，發(fā)掘每個人的能動力。單位職工不能游離于管理之外，要把他們列入工作的對象，因為管理本身就是管人的事，只有把每個部門每個人發(fā)動起來，大家都成為規(guī)范化、精細(xì)化的實施者，那么整個單位的整體表現(xiàn)出來的就是規(guī)范、精細(xì)、科學(xué)、一體。本文對辦公室規(guī)范化、精細(xì)化管理中可能出現(xiàn)的問題進行剖析，探討在辦公室實踐工作中如何推行規(guī)范化、精細(xì)化，把其作為常態(tài)化顯得尤其重要。

一、辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理中存在的問題

（一）辦公室管理存在崗位不清職責(zé)交叉。辦公室能否高效地運作，與辦公室的整體管理機制息息相關(guān)。辦公室每名職工都需要明確崗位的特殊性，明白辦公室在單位這個大集體當(dāng)中的作用及應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。這是發(fā)揮整個團隊協(xié)同作戰(zhàn)的思想基礎(chǔ)，也是推進規(guī)范化、精神化管理的前提。在辦公室的實際工作中，許多工作人員明顯做不到這一點，人員個人情況復(fù)雜，擅長工作性質(zhì)不同，業(yè)務(wù)量繁雜多樣，有些職責(zé)沒有人去承擔(dān)，存在著崗位空缺的問題。而大眾化可替代性的職責(zé)卻有多個人在做，造成職責(zé)重疊，甚至還出現(xiàn)互相扯皮的現(xiàn)象，每項工作不能明確到個人身上，而真正做到分工不分家是非常不容易的。崗位定位不明確，就會出現(xiàn)崗位重疊和崗位空缺并存的現(xiàn)象。各個崗位之間要做到一體，就需要互相配合、密切合作，這樣才能構(gòu)成整體，促進整個辦公室的工作提速提效。在實際工作中，工作繁雜多樣、人員崗位職責(zé)不固定，各個崗位之間，有時明顯存在溝壑和不相融，缺乏溝通，達(dá)不到一體化。

（二）辦公室人員的個體綜合素質(zhì)不高。辦公室工作的特殊性對個人的技能要求參差不齊，更多的是要求多面手，有工作經(jīng)驗、處事能力、協(xié)調(diào)能力，有強烈的責(zé)任感。此外，還需要認(rèn)真、仔細(xì)的工作態(tài)度。但在許多單位，辦公室工作人員專業(yè)技能不強，工作懶散，責(zé)任心不強，甚至不按正常作息時間上下班，不僅對辦公室整體的工作效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響，還阻礙了單位集體工作的規(guī)范化與精細(xì)化管理。

（三）辦公室的管理制度存在不完善的情況。由于辦公室同時要做的工作多，而且突發(fā)性、臨時性、階段性的工作很多，忙起來非常亂。如果辦公室沒有一個完善、規(guī)范的管理制度，對一項工作的安排沒有規(guī)范合理的程序，甚至互相推脫責(zé)任，推諉扯皮，那不會有工作成效，只能讓整個辦公室工作陷入混亂的狀態(tài)。而作為這個團隊的直接領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)變能力缺乏，遇到事情就慌亂，亂指揮，連帶著所屬團隊其他成員也跟著慌亂，本來辦公室的工作就多，沒有良好的制度約束、劃分、確定責(zé)任人，各種頭緒一旦絞在一起，就會顯得雜亂無章，規(guī)范化、精細(xì)化管理無從談起。

二、辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理的策略

辦公室工作人員的職能主要是完成自己職責(zé)分工的工作、給分管領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議、協(xié)調(diào)與各部門之間的工作、落實各項事項的上傳下達(dá)、匯總數(shù)據(jù)、對外樹立單位窗口形象等。辦公室在正常開展工作的同時，有責(zé)任向分管領(lǐng)導(dǎo)及單位管理層提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)、材料，為領(lǐng)導(dǎo)正確管理集體提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障，落實領(lǐng)導(dǎo)管理意圖，協(xié)調(diào)跨部門之間的工作配合，貫徹規(guī)范化精細(xì)化管理，促進整個系統(tǒng)良性運行。

（一）強化人員崗位意識和工作主觀能動性。辦公室作為單位的大腦中樞，是否能正常運轉(zhuǎn)，與辦公室團隊人員之間的融合度有著非常重大的關(guān)系。每名工作人員是組成辦公室的重要組成部分，每個人代表著辦公室的形象及工作效率。所以要強化辦公室的規(guī)范化精細(xì)化管理，要從辦公室的工作人員入手，強化辦公室職員的崗位意識和工作主觀能動性。在規(guī)范化精細(xì)化管理的理念下，辦公室的工作人員必須明確自己的崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守辦公室既定的規(guī)章制度，履職盡責(zé)。在實踐工作中，工作人員要端正態(tài)度，經(jīng)常與辦公室其他團隊人員互相合作，溝通協(xié)調(diào)，處理好人際關(guān)系，確保辦公室的工作有秩序開展，提高時速和時效。注重工作細(xì)節(jié)，一個人的素質(zhì)與一個人能否注意到工作中一些細(xì)節(jié)有關(guān)，遇事從細(xì)節(jié)入手、剝開現(xiàn)象看本質(zhì)，不要嫌煩瑣，從基礎(chǔ)做起、不斷積累工作經(jīng)驗，提高自身的工作能力。辦公室的工作人員還應(yīng)具備良好的服務(wù)意識，在服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)及對外窗口之外，還要為單位所屬部門和職工提供一些工作、管理及信息上的服務(wù)，只有發(fā)揮主觀能動性，強化崗位意識，才能從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室的工作時速和質(zhì)量，促進辦公室工作規(guī)范化精細(xì)化管理。

（二）完善辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理的工作體系。辦公室工作精細(xì)化管理離不開完善的管理體系。作為團隊的領(lǐng)頭人，要結(jié)合辦公室的工作實際，不斷完善崗位責(zé)任，明確各個崗位的職能及分工。要根據(jù)單位給辦公室確定的管理目標(biāo)和年初工作計劃對承擔(dān)的各項事務(wù)進行細(xì)化，將責(zé)任落實到個人，做到事事有著落，事事有責(zé)任人。制訂管理制度要求具體崗位責(zé)任人嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，明確自己所承擔(dān)的職責(zé)，在日常工作中能夠主動面對問題，不慌、不亂、不推托地坦然面對。

（三）建立完善的辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理的考評體系。辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理首先要求各個崗位精細(xì)化、責(zé)任精細(xì)化、態(tài)度精細(xì)化，每名團隊成員要明確自身的崗位職責(zé)，在繁雜的工作中保持履職盡責(zé)的工作態(tài)度。如果單方面要求事事做到精細(xì)化，卻沒有量化型的嚴(yán)格獎懲考評體系，沒有好與差、先進與落后的差別。必然會導(dǎo)致工作人員精細(xì)化無法落實下去，最后必然造成形式上的精細(xì)化，而達(dá)不到規(guī)范化。所以，要有針對性地制定每一個崗位相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求，作為辦公室工作人員的考評依據(jù)，充分保障每個人高效完成任務(wù)。不僅能激發(fā)團隊成員的工作熱情，也能推動辦公室整體工作的規(guī)范化精細(xì)化管理。

（四）提高辦公室規(guī)范化精細(xì)化管理水平的關(guān)鍵。辦公室工作的開展離不開單位性質(zhì)和單位機構(gòu)的設(shè)置，在經(jīng)濟與媒體飛速發(fā)展的今天，管理理念也應(yīng)緊跟時代和人文特點進行更新。完善辦公室工作的規(guī)范化精細(xì)化，需要不斷探索、創(chuàng)新，提高辦公室人員的素質(zhì)和工作中的積極性和主觀能動性。平日注重工作問題的積累，不斷對新問題進行完善，提升機制和制度。除此之外，還應(yīng)注重工作程度、方式、手段的規(guī)范化精細(xì)化，辦公室工作不能大一統(tǒng)認(rèn)為是上傳下達(dá)，那個時代已經(jīng)成為歷史，隨著單位性質(zhì)的不同，機構(gòu)設(shè)置的變化，與社會及市場經(jīng)濟接觸面的多少，管理的職能也要有變化。當(dāng)今的社會，管理更多地要逐步轉(zhuǎn)向?qū)ι舷聦犹峁┓?wù)的轉(zhuǎn)變。要注重工作節(jié)奏、速度、效果的規(guī)范化精細(xì)化，辦公室工作無小事，任何一項工作都要認(rèn)真完成，不能因小失大。

三、結(jié)語

辦公室雖然是一個單位的所屬部門，卻是一個肌體的大腦，對內(nèi)對外責(zé)任重大，而且是形象的窗口。所以要樹立全局觀念、大局意識，不斷強化管理的規(guī)范與精細(xì)，在繁雜的工作中更新觀念、創(chuàng)新工作方式和方法，明確責(zé)任，培養(yǎng)工作人員勇于擔(dān)當(dāng)?shù)囊庾R，有利于辦公室工作的開展，推動各項工作規(guī)范化、精細(xì)化，提速提效。應(yīng)科學(xué)合理地安排辦公室工作，做到人盡其才、事事有擔(dān)當(dāng)、責(zé)任有落實，對辦公室工作規(guī)范化精細(xì)化有著極其重要的作用。

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