淺析高校檔案信息安全管理措施

汪文鑫

摘 要：為適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)狀，提高我國就業(yè)人員素質(zhì)，高校實(shí)行積極的招生政策，擴(kuò)大招生規(guī)模。隨著學(xué)高校生數(shù)量的不斷增多，高校檔案信息安全面臨極大考驗(yàn)，急需采取行之有效的安全管理措施高校檔案信息。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案安全;管理措施

2020年2月28日，教育部副部長翁鐵慧表示今年將擴(kuò)大高校招生規(guī)模，碩士生和專升本擴(kuò)招人數(shù)約為51.1萬人。

隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，在校生數(shù)量逐年增加，增加了檔案管理的工作難度和強(qiáng)度，對檔案管理工作是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，為檔案信息管理帶來便利的同時(shí)，也增加了檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)性，只有全面分析當(dāng)前檔案信息安全管理方面存在的問題，才能更有針對性地提出相應(yīng)的解決措施。

一、高校檔案信息的重要性

于高校自身而言，高校檔案包括教學(xué)科研、黨政建設(shè)、學(xué)?；窘ㄔO(shè)及財(cái)會(huì)等九大類別，真實(shí)記錄了自辦校以來學(xué)校的發(fā)展歷程，能直觀反映出高校在建設(shè)和發(fā)展過程中取得的成績以及存在的問題，對高校今后的發(fā)展規(guī)劃及辦學(xué)定位具有極為重要的作用。

于教育科研而言，高校檔案信息記錄了學(xué)校學(xué)科教學(xué)發(fā)展的歷程，記錄了教師開展教學(xué)科研活動(dòng)的情況，客觀真實(shí)地展示教科研過程中的優(yōu)缺點(diǎn)，通過研究分析，可以把握不同學(xué)科的特點(diǎn)及發(fā)展規(guī)律，制定出更適合本校學(xué)科發(fā)展的政策及規(guī)劃，同時(shí)對學(xué)校學(xué)位點(diǎn)評估和科研成果展示等方面提供強(qiáng)有力的材料支撐。

二、高校檔案信息安全管理的必要性

高校檔案在學(xué)校發(fā)展和科研教育等方面發(fā)揮著不可替代的作用，能客觀真實(shí)地還原各個(gè)歷程階段所發(fā)生的事件。究其根源，這種客觀真實(shí)性源自于檔案的原始性。檔案原件的參考和還原價(jià)值是任何材料都無法替代的。只有檔案原件才能真實(shí)客觀全面地展示某個(gè)時(shí)間點(diǎn)發(fā)生的某個(gè)事件，因此具有真正的參考價(jià)值和不可動(dòng)搖的權(quán)威性。目前，對高校而言，檔案信息安全管理主要存在以下兩方面的問題。一是紙質(zhì)檔案面臨著損壞和丟失等風(fēng)險(xiǎn)，二是大數(shù)據(jù)技術(shù)存取的檔案面臨著信息泄露及黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，因此急需系列行之有效的措施去規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息的安全性。

三、高校檔案信息安全管理存在問題

（一） 檔案管理人員缺少檔案安全管理意識(shí)

在高校檔案信息管理過程中，存在檔案安全管理重視度不高的問題。從高校層面看，部分高校缺少具體細(xì)致的檔案安全管理制度及相應(yīng)的處罰條例，存在檔案管理制度混亂和檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}。從高校檔案管理人員看，目前高校在職的檔案管理人員缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，相關(guān)檔案安全管理的理念、意識(shí)和技能等存在不同程度的欠缺，部分檔案管理人員認(rèn)為，檔案歸類到檔案室即可，不需后續(xù)的管理，檔案始終處于安全的狀態(tài)。在開展相關(guān)檔案管理工作時(shí)，難免出現(xiàn)因?qū)I(yè)素質(zhì)不強(qiáng)造成的紕漏，對檔案安全管理造成負(fù)面影響。

（二） 檔案管理設(shè)備安全性不高

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，檔案管理設(shè)備的安全性不斷提高。高校紙質(zhì)檔案的保存設(shè)備處于落后的狀態(tài)，保存檔案的專業(yè)性過低，存在因環(huán)境等因素變化造成損壞的隱患，防火防盜性不強(qiáng)，很難保證紙質(zhì)檔案的安全性。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及為高校檔案管理提供了技術(shù)支持，同時(shí)增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。目前很多高校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案還處于起步階段，相關(guān)設(shè)備不夠完善。

（三） 高校師生的檔案安全管理重視度低

高校教師檔案安全管理重視度低。高校教師承擔(dān)教學(xué)和科研兩方面的責(zé)任。從教學(xué)方面看，高校教師需要做好任教科目的教學(xué)檔案的管理工作;從科研方面看，高校教師需要做好參與主持項(xiàng)目等的資料管理，但多數(shù)教師缺少檔案管理方面的意識(shí)，易造成資料外泄。

高校學(xué)生檔案安全管理重視度低。部分檔案須有學(xué)生自我保管，由于在校時(shí)間長，經(jīng)常發(fā)生學(xué)生部分檔案資料丟失的情況，尤其是臨近畢業(yè)時(shí)，學(xué)生補(bǔ)辦各種檔案資料，為高校相關(guān)部門造成較大工作壓力。

四、高校檔案信息安全管理策略

（一） 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

高校應(yīng)定期對高校檔案管理人員組織開展線上線下的檔案安全管理教育培訓(xùn)，通過邀請學(xué)者講座、承辦檔案管理類會(huì)議和線上專業(yè)培訓(xùn)等方式，宣講科學(xué)合理的檔案管理原則，讓檔案管理人員明確自身工作的基本準(zhǔn)則，提高安全意識(shí)，保證檔案信息管理的安全性;分享檔案管理的方法，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力，保證檔案信息管理有序安全開展;借助高校因檔案信息管理不當(dāng)而出現(xiàn)問題的反面案例，為檔案管理人員敲響警鐘，切實(shí)明確檔案安全管理的重要性。同類別或同地區(qū)兄弟院?？梢圆欢ㄆ陂_展檔案管理交流會(huì)，交流在檔案管理方面的出現(xiàn)的問題及積累的經(jīng)驗(yàn)，互學(xué)互鑒，共同提高高校檔案管理水平。在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)，可選聘檔案專業(yè)的應(yīng)聘者，提高高校檔案管理方面的專業(yè)性，使檔案信息的安全管理更成體系，保證檔案信息管理的規(guī)范性及安全性。

提高檔案管理人員安全意識(shí)。通過制度規(guī)范和專業(yè)培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員明確自己的職責(zé)，明確檔案安全管理工作的重要性，提高檔案管理的安全意識(shí)，增強(qiáng)日常工作的保密意識(shí)。在日常檔案管理過程中，分工明確，責(zé)任到人。如出現(xiàn)涉及檔案安全問題，必須按照相關(guān)制度規(guī)范，明確主體責(zé)任，采取相應(yīng)的懲罰措施。

注重提高檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感和職業(yè)素養(yǎng)，明確檔案管理人員的職業(yè)價(jià)值，以更積極高效專業(yè)的態(tài)度開展檔案信息安全管理工作。

（二） 升級檔案管理設(shè)備

檔案管理設(shè)備是保證檔案信息安全的重要舉措。針對紙質(zhì)類的檔案材料，除了要做到分類整理歸檔外，還要注重保護(hù)檔案的原始性及無損性。通過先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及設(shè)備，盡量避免因氣溫和濕度等環(huán)境自然因素對檔案造成的損壞，同時(shí)注重儲(chǔ)存管理的條件，嚴(yán)格限制檔案借閱，提高檔案管理設(shè)備的安全性，避免因管理不當(dāng)造成的損壞或因其他因素造成的丟失。

大數(shù)據(jù)與檔案信息管理結(jié)合緊密，給高校檔案管理帶來便利高效的同時(shí)，也帶來了相應(yīng)的安全隱患。在借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，信息技術(shù)和設(shè)備成為保證檔案信息安全的關(guān)鍵一環(huán)。目前高校對檔案信息化管理的安全性關(guān)注度不高，設(shè)備升級引進(jìn)等受到資金難以申請等多方面的限制。需相關(guān)檔案管理人員明確設(shè)備技術(shù)與檔案安全之間的相關(guān)性，通過合理合規(guī)流程申請安全性強(qiáng)的設(shè)備支持。檔案管理信息技術(shù)引進(jìn)也是重要一環(huán)。檔案管理信息技術(shù)與檔案安全密切相關(guān)。近年來，報(bào)道中出現(xiàn)不少學(xué)生入侵學(xué)校系統(tǒng)修改檔案等情況，為高校檔案管理工作造成極大的壓力。因此高校要引進(jìn)相關(guān)技術(shù)，保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，避免因非法入侵造成的負(fù)面影響。

（三） 增強(qiáng)高校師生檔案管理的安全意識(shí)

通過學(xué)校官網(wǎng)及校園橫幅等方式，提高高校師生檔案管理的安全意識(shí)。對于高校教師來說，可借助隸屬學(xué)院及教研室進(jìn)行集中教育，引導(dǎo)高校教師分類整理好相關(guān)檔案資料。教學(xué)方面的資料除了上交學(xué)院外，對重要檔案資料要做好備份，對任教科目的教學(xué)資料按類別歸納整理，為后續(xù)教學(xué)研究和評估做好準(zhǔn)備?？蒲蟹矫娴馁Y料要注重保護(hù)，尤其是涉及項(xiàng)目的資料，要增強(qiáng)檔案保存的安全意識(shí)，避免資料泄露造成的損失。對于高校學(xué)生來說，要明確檔案資料的重要性，尤其是畢業(yè)生，應(yīng)加強(qiáng)檔案安全意識(shí)的教育，明確學(xué)校檔案管理的制度和流程，明確檔案在升學(xué)就業(yè)過程中的重要作用，避免因檔案丟失而影響升學(xué)就業(yè)等。

高校檔案所具有的重要價(jià)值決定了檔案信息安全管理需引起極高的關(guān)注。高校要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和安全意識(shí)，升級檔案管理的設(shè)備和技術(shù)，通過宣傳教育，在全校范圍內(nèi)明確檔案信息安全管理的重要性，推動(dòng)學(xué)校整體檔案安全管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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（作者單位：山東傳媒職業(yè)學(xué)院，山東? 濟(jì)南?? 250000）