大數(shù)據(jù)時(shí)代公路系統(tǒng)電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展

摘 要：公路是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的生命線。公路建設(shè)飛速發(fā)展的同時(shí)，離不開(kāi)公路檔案這個(gè)載體，離不開(kāi)公路檔案資料的積累和沉淀。隨看信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，公路系統(tǒng)檔案電子化迫在眉睫，但是公路系統(tǒng)電子檔案管理還面臨一些困難和問(wèn)題。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，結(jié)合公路系統(tǒng)電子檔案管理實(shí)際，通過(guò)分析電子檔案管理現(xiàn)狀，探討公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);公路;電子檔案;現(xiàn)狀;發(fā)展

公路是發(fā)展之基、民生之本。公路在建設(shè)發(fā)展中，形成和積累了豐富的檔案資料。這些檔案資料，真實(shí)的記錄了公路的建設(shè)、發(fā)展、取得的成就及在此過(guò)程中公路人凝結(jié)的智慧和傳承的精神。在檔案資料中，你可以清晰地看到單位發(fā)生過(guò)的重大事件、發(fā)展中制定的規(guī)范性文件、公路人日常的活動(dòng)等。公路系統(tǒng)檔案管理水平?jīng)Q定著是否能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理方式提供有價(jià)值的參考信息，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，公路系統(tǒng)檔案的電子化也迫在眉睫。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，影響到了整個(gè)社會(huì)的方方面面，也輻射到了檔案管理領(lǐng)域。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案的生成和利用方式發(fā)生了變化，檔案管理也理所當(dāng)然需要實(shí)現(xiàn)電子化。就公路系統(tǒng)而言，公路的現(xiàn)代化建設(shè)需要適應(yīng)整個(gè)社會(huì)科技的發(fā)展需求，公路系統(tǒng)的檔案管理工作也不例外，也需要不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，公路系統(tǒng)要不斷加強(qiáng)電子檔案管理提高辦公效率，為公路發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.能夠提高工作效率。電子檔案相比傳統(tǒng)檔案，可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)了歸檔的及時(shí)性和高效性。就文書檔案而言，傳統(tǒng)的文書檔案歸檔一般是在公文辦結(jié)完畢后第一年，是通過(guò)手工模式來(lái)實(shí)現(xiàn)的紙質(zhì)檔案管理的，時(shí)間比較滯后，而且需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行檔案資料的鑒定、整理和歸檔。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，公路系統(tǒng)大部分單位都使用了檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，只需要將OA辦公系統(tǒng)中已經(jīng)辦結(jié)完畢的電子公文導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以輕松完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，大大縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。

2.方便開(kāi)發(fā)和利用。相比傳統(tǒng)檔案的手工查詢方式，電子檔案管理的步驟相對(duì)簡(jiǎn)潔，從檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檔案查詢也更省時(shí)更精準(zhǔn)。電子檔案的查閱利用不受空間限制，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，在局域網(wǎng)內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，解決檔案儲(chǔ)存利用不能同步的問(wèn)題，打破了空間限制，提升了檔案查閱利用的便捷性，提高了工作效率。

3.能夠節(jié)約物理空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要在檔案室歸檔存放，而隨著時(shí)間的推移，公路系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量逐年增加，檔案資料的增長(zhǎng)速度高于檔案資料的銷毀速度，檔案室的空間越來(lái)越擁擠。而電子檔案可以將大量的檔案資料進(jìn)行壓縮，儲(chǔ)存在硬盤上或網(wǎng)絡(luò)上，節(jié)省了物理空間。

二、公路系統(tǒng)電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。目前，公路系統(tǒng)很多單位的檔案室大都多年未進(jìn)行升級(jí)改造，不能滿足電子檔案管理需要。電子檔案管理需要的硬件設(shè)備比較落后，往往只配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等簡(jiǎn)單的辦公設(shè)備，缺少諸如全文識(shí)別功能的掃描儀、檔案專業(yè)刻錄機(jī)、能承載大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器等檔案電子化管理的相關(guān)設(shè)備。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員不單單要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要熟練使用電腦能夠利用電子檔案管理系統(tǒng)等軟件。最好還能進(jìn)一步開(kāi)發(fā)更便捷的軟件系統(tǒng)。但目前公路系統(tǒng)從事檔案工作的管理人員基本都存在年齡偏大的情況，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)接受程度慢。還有的檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但操作計(jì)算機(jī)能力不高，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不夠。公路系統(tǒng)大部分單位對(duì)檔案管理的發(fā)展重視程度不夠，在事業(yè)單位招考中招錄的大部分是路橋?qū)I(yè)，檔案專業(yè)很少招錄。即使是年輕人從事檔案管理工作，大多都是工作后第一次接觸檔案管理，所以高素質(zhì)的專業(yè)的檔案管理人才非常少。

3.電子檔案安全問(wèn)題不容忽視。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性很容易被辨別，而電子檔案則容易被更改，容易丟失數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)介質(zhì)也容易被破壞，對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的要求高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如果被刪改，可以通過(guò)書寫墨跡以及紙張的新舊程度等進(jìn)行區(qū)別，電子檔案則不具備這些條件，在電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中存在操作失誤或被篡改的可能。大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理存在非法訪問(wèn)、信息泄漏、資料丟失、數(shù)據(jù)被破壞等風(fēng)險(xiǎn)。

4.軟件開(kāi)發(fā)有待加強(qiáng)。軟件在電子檔案管理中起著特別重要的作用，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)要與各種辦公軟件系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。目前淄博公路系統(tǒng)內(nèi)部普遍使用的辦公軟件為OA辦公系統(tǒng)，其他的辦公軟件一般都是當(dāng)?shù)卣y(tǒng)一使用的辦公軟件。這些辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)之間大都不能實(shí)現(xiàn)文件共享，軟件對(duì)接存在滯后。很多單位使用的檔案管理系統(tǒng)比較落后，實(shí)現(xiàn)不了遠(yuǎn)程登錄，滿足不了大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的需要。

5.電子檔案管理制度不完善。在公路系統(tǒng)中，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案管理可以說(shuō)剛剛起步，電子檔案管理體系還不完善，在具體的操作過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。電子檔案的管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式不同，存儲(chǔ)載體和具體操作過(guò)程也不盡相同，傳統(tǒng)的檔案管理制度應(yīng)用于電子檔案管理可操作性差，加之很多單位對(duì)檔案的收集和整理重視程度不夠，在電子檔案管理工作中還存在許多的不足。制定和完善電子檔案管理制度也就變得格外重要。

三、公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展途徑

1.加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要加強(qiáng)電子檔案管理，就需要按照檔案電子化的要求，配備電子檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施。為了保證電子檔案的儲(chǔ)存，需要配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備。存儲(chǔ)電子檔案的硬件設(shè)備，除了容量大，還需要質(zhì)量過(guò)硬，才能保證在操作過(guò)程的順暢。還需要有個(gè)硬件專門存儲(chǔ)備份的檔案，如原有存儲(chǔ)硬件出現(xiàn)損壞，可以用來(lái)代替。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子檔案管理工作對(duì)檔案管理者提出了新的要求。檔案管理人員不僅需要懂得檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要有較強(qiáng)信息技能。公路系統(tǒng)在單位招錄中應(yīng)增加錄取檔案管理、網(wǎng)絡(luò)管理、計(jì)算機(jī)等方面的專業(yè)人才數(shù)量，為檔案管理配備新生力量。還需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)教育，可以通過(guò)參加繼續(xù)教育等方式進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理方面的知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)挖掘等技能。檔案管理人員要更新管理理念，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升自身現(xiàn)代化檔案管理能力。

3.加強(qiáng)電子檔案安全工作。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，電子檔案管理人員需要加強(qiáng)安全管理意識(shí)。要制定安全管理制度，加強(qiáng)安全培訓(xùn)，學(xué)習(xí)保護(hù)電子檔案的方式方法，同時(shí)避免因個(gè)人的操作失誤威脅到電子檔案的安全。引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理設(shè)施設(shè)備、軟件安全系統(tǒng)，確保電子檔案管理平臺(tái)安全性能優(yōu)越，提升電子檔案的安全性、可靠性。要對(duì)電子檔案定期做好殺毒工作與防火墻的更新，定期排查電子檔案系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患。制定切實(shí)可行的安全應(yīng)急措施和預(yù)案，一旦出現(xiàn)安全問(wèn)題，能在第一時(shí)間快速、高效的處理，并確保檔案信息的安全。對(duì)用于傳輸電子檔案的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離設(shè)置，確保電子檔案在專網(wǎng)內(nèi)傳輸，防止電子檔案流向外網(wǎng)。

4.升級(jí)軟件管理，提高工作效率。要積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在軟件的開(kāi)發(fā)上投入精力和力量，使得不同的軟件之間能夠進(jìn)行文檔傳輸，或者在不同軟件之間根據(jù)一定的邏輯關(guān)系設(shè)立文件樹(shù)，便于檔案的檢索查詢。構(gòu)建高效的電子檔案檢索查詢系統(tǒng)，做好檔案數(shù)據(jù)的深層次處理。要將系統(tǒng)軟件設(shè)置權(quán)限等級(jí)，在檔案查詢時(shí)，根據(jù)查詢者的權(quán)限范圍進(jìn)行檔案的調(diào)閱。查詢者在系統(tǒng)注冊(cè)登錄時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)之前的權(quán)限設(shè)定自動(dòng)識(shí)別查詢者身份和權(quán)限，可以排除不相關(guān)人員使用電子檔案。檔案系統(tǒng)對(duì)查詢者的查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間、拷貝信息等自動(dòng)記錄，對(duì)查詢者查詢的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督與管理，可以進(jìn)一步保證檔案的安全。

5.制定電子檔案管理制度。電子檔案管理制度要做到對(duì)于檔案的收集、整理和提取的全過(guò)程要有一體化的控制，對(duì)于電子檔案管理的全過(guò)程可以記錄和監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)對(duì)其全過(guò)程的管理?？梢砸?guī)定只有電子檔案管理的專職人員才可以對(duì)檔案進(jìn)行修改、查詢等權(quán)限，對(duì)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，無(wú)關(guān)人員無(wú)操作系統(tǒng)的權(quán)限。單位其他人員想要查閱資料時(shí)，只能通過(guò)管理人員的授權(quán)操作才能查看，有效降低違規(guī)操作行為，發(fā)揮檔案管理制度的作用。在電子檔案管理制度中體現(xiàn)考核評(píng)優(yōu)，對(duì)檔案管理人員起到督促和激勵(lì)作用。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案作用日益突顯，公路系統(tǒng)也需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，認(rèn)識(shí)到電子檔案發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，客觀地認(rèn)識(shí)到公路系統(tǒng)電子檔案管理存在著設(shè)施比較落后、管理人員綜合素質(zhì)不高、安全問(wèn)題存在、軟件開(kāi)發(fā)有待加強(qiáng)、制度不完善等現(xiàn)狀。電子檔案的發(fā)展需要根據(jù)實(shí)際通過(guò)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員、加強(qiáng)安全工作、升級(jí)軟件管理、制定管理制度等措施來(lái)進(jìn)行保障。

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（作者單位：博山公路事業(yè)服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：張倩倩（1983-），女，山東淄博人，檔案館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理工作。