大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

魏東奎

摘 要：將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中主要依靠提取和篩選的有價值的數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)開展正確的決策，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展，為社會的多種經(jīng)濟(jì)活動提供需要的依據(jù)和參考信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的一種，要顛覆傳統(tǒng)檔案管理的弊端，更新檔案管理的理念和工作方式，要充分突出檔案資料的價值。本文首先對大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵進(jìn)行了闡述，指出了大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的重要性和存在的問題，提出了改進(jìn)的建議和對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);檔案管理;應(yīng)用對策

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用有助于建立先進(jìn)的檔案管理理念，有助于建立正確的檔案觀，開辟了新的檔案管理路徑，現(xiàn)階段，我國各單位和企業(yè)的檔案資料規(guī)模逐年增大，檔案資料數(shù)量逐漸增多，檔案存儲安全和應(yīng)用問題至關(guān)重要。檔案管理單位，或基層檔案館等要建立科學(xué)的檔案管理思維，爭取快速實(shí)現(xiàn)辦公自動化與檔案管理的有效融合，建立檔案管理數(shù)據(jù)平臺，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)能力和全面素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管，促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵

1.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的概念

大數(shù)據(jù)是一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)，是指在一定時間和空間內(nèi)利用一些工具和軟件采集的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)是一種資產(chǎn)，利用大數(shù)據(jù)可以獲得足夠的信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，有助于為決策提供科學(xué)的信息和依據(jù)。大數(shù)據(jù)就是海量的數(shù)據(jù)，信息呈現(xiàn)快速增長的特點(diǎn)，以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，采用一些科學(xué)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，對數(shù)據(jù)的分布、類型等進(jìn)行分析和處理。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，數(shù)據(jù)多元化明顯，數(shù)據(jù)庫的建立是一種主要的依托形式，通過計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)可以對大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和分類，實(shí)現(xiàn)對未來的預(yù)測。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種非結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，可以提取有價值的信息，處理數(shù)據(jù)的規(guī)模較大。從人類文明產(chǎn)生之后印刷材料存儲量較小，個人計算機(jī)硬盤容量有所提高，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)或系統(tǒng)存儲容量更大，且數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)存儲中的惡大數(shù)據(jù)資源十分豐富，類型較多，包括文字、圖片、音頻、視頻等資料。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對大規(guī)模的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和提取，運(yùn)算效率較高，可以從海量數(shù)據(jù)中心選出所需的和有價值的信息和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的計算和分析對象是大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是十分鮮明的。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

檔案管理工作對于單位和企業(yè)而言至關(guān)重要，目前，檔案管理存在效率較低，利用率低等問題，傳統(tǒng)的檔案管理模式較為滯后，且成本較高，比較依靠人工來完成，檔案資源的共享性不夠。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)調(diào)整檔案管理的模式，有助于收集社會動態(tài)信息，有利于實(shí)現(xiàn)對價值數(shù)據(jù)信息的提取。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展十分迅速，采用這種技術(shù)可以降低檔案管理成本，可以提高檔案管理效率。

2.1 有助于促進(jìn)智慧城市的發(fā)展

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會信息化進(jìn)程逐漸加快，智慧城市這一概念應(yīng)運(yùn)而生，智慧城市建設(shè)體現(xiàn)在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，包括交通建設(shè)、亮化美化工程，智慧城市建設(shè)也包括檔案館的建設(shè)和管理，智能檔案管理也是重要的工作之一。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在很多問題，包括容易丟失，存儲時間較短，查詢難度較大，耗時費(fèi)力，這樣電子檔案和數(shù)字化檔案管理就顯示出了更大的優(yōu)勢，因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中對于智慧城市的發(fā)展具有顯著的作用。

2.2 有助于促進(jìn)檔案管理信息化

傳統(tǒng)檔案管理模式較為落后，比較依靠人工的形式，紙質(zhì)檔案資料較多，紙質(zhì)檔案容易受外界環(huán)境因素的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件等等，紙質(zhì)檔案容易被腐蝕、容易發(fā)生風(fēng)化，且傳統(tǒng)檔案資料查詢提取難度大，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將檔案資料進(jìn)行分類，進(jìn)而做好編目、檢索的工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種可以滿足多元化檔案管理需要的技術(shù)，另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以促進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化。

2.3 有助于實(shí)現(xiàn)檔案存儲的數(shù)字化

檔案的存儲問題是至關(guān)重要的問題之一，現(xiàn)階段，檔案資料數(shù)量和規(guī)模不斷增加，檔案資料中的關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù)也在不斷增加，結(jié)合檔案資料的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)最檔案資料的存儲是具有較為現(xiàn)實(shí)意義的。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫和云端檔案庫，可以對檔案資料進(jìn)行線上存儲，實(shí)現(xiàn)檔案資料的傳遞和共享，還可以分析檔案資料背后隱藏的信息，可以挖掘更深入的數(shù)據(jù)，可以提高檔案管理的效率，提高檔案的使用率。

3 基層檔案管理存在的問題

3.1 檔案資源信息化開發(fā)不夠合理

從目前我國有關(guān)部門到基層檔案管理部門或檔案館的檔案管理實(shí)際工作來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還不夠普及，部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重落后，資金投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，最基本的檔案管理所需的硬件都不具備，且檔案資源信息化開發(fā)不合理，開發(fā)力度較小，這是現(xiàn)階段，我國檔案管理面對的主要問題之一。部分地區(qū)大數(shù)據(jù)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理之中，但是檔案管理信息化發(fā)展不夠全面，檔案資源開發(fā)與利用聯(lián)系不夠緊密，存在脫節(jié)的問題，檔案管理信息化發(fā)展腳步緩慢，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面化發(fā)展。檔案管理目前與辦公系統(tǒng)自動化聯(lián)系不足，檔案資料的管理效率較為低下，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用缺乏科學(xué)性和普遍性，檔案管理一體化和現(xiàn)代化發(fā)展緩慢，資源的利用率有待進(jìn)一步提高，檔案的精細(xì)化管理和集成化管理還有很長一段路要走。

3.2 檔案管理數(shù)字化安全性有待提高

部分單位和企業(yè)的檔案管理是具有私密性的工作之一，部分檔案資料是具有較高保密級別的，這些檔案資料或重要文件信息等必須要進(jìn)行安全管理，避免檔案資料被盜取或被篡改，要保證檔案資料的完整性和安全性。運(yùn)用計算機(jī)實(shí)現(xiàn)對檔案資料的管理是一種高效率的管理模式，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)也是有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息科學(xué)管理的手段，但是安全問題一直是社會各界比較關(guān)心的問題，但部分檔案管理人員對于檔案的私密性和安全性不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的管理不夠嚴(yán)格，檔案資料的查閱和借閱管理較為松散，管理制度不夠全面，檔案資料的提取和數(shù)據(jù)庫的登錄賬戶管理不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致部分檔案資料和重要數(shù)據(jù)信息泄露，嚴(yán)重威脅到單位員工的人身安全和財產(chǎn)安全，嚴(yán)重的威脅國家事業(yè)的開展。

部分基層檔案管理部門針對計算機(jī)的運(yùn)用缺乏安全管理意識，檔案數(shù)據(jù)庫的管理不夠嚴(yán)格，很多人都可以隨意登錄檔案資料局域網(wǎng)進(jìn)行查詢和復(fù)制的鞥，部分地區(qū)電子檔案缺失嚴(yán)重，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案時受多種因素影響，檔案資料的安全性受損。

4 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的對策

4.1 檔案資源挖掘中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展如火如荼的今天，檔案管理工作也有了較好的發(fā)展趨勢，那就是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，提高檔案資料的收集、分類、編目和檢索的效率。檔案資料室海量的，這與大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)類似，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對紛繁復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行分類處理，可以對很多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行壓縮處理，提取出有價值的關(guān)鍵信息，進(jìn)而提高檔案資料資源挖掘的效率，保證查詢的精準(zhǔn)性，極大的節(jié)約了時間和經(jīng)費(fèi)，降低了檔案管理的成本。

4.2 檔案用戶信息挖掘中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用檔案大數(shù)據(jù)系

檔案管理信息平臺的建立可以提高檔案管理的效率，系統(tǒng)可以將編目、索引集成在一起，便于搜索需要的檔案資料，這一平臺的架構(gòu)要依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)，包括數(shù)據(jù)采集、處理功能，運(yùn)用大數(shù)據(jù)模塊技術(shù)，十分對檔案資料的分類存儲，同時借助于多媒體技術(shù)等實(shí)現(xiàn)對信息的分析和篩選，提取出需要的信息和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以分析出檔案資料主要的用途是什么，分析出檔案的用戶群，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理使用，提高其利用率。

4.3 檔案信息資源服務(wù)中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以應(yīng)用在檔案資源只能檢索等方面，還有檔案資料個性化服務(wù)上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的定制處理，大數(shù)據(jù)技術(shù)以其強(qiáng)大的計算和分析功能，根據(jù)檔案類型和實(shí)際用途判斷出其用戶的實(shí)際需求，為用戶提供檔案資源的線上下載，線上查閱等功能，當(dāng)然，主要針對一些比較公開透明的檔案資料，保密的檔案資料不在此范圍內(nèi)。

4.4 運(yùn)用云存儲和云服務(wù)提高檔案利用率

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，提高其管理效率，要積極引入云存儲的技術(shù)，做好海量檔案資料的網(wǎng)絡(luò)空間存儲，例如建立云端存儲庫或數(shù)據(jù)庫，定制云存儲服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)資料的上傳和保密，提高檔案處理能力。其次，采用云服務(wù)技術(shù)，提高檔案資料的利用效率，提高檔案管理水平。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的一類，是針對海量數(shù)據(jù)的一種處理技術(shù)，應(yīng)用于檔案管理中，主要作用在于對于檔案資料的分類、編目、存儲和提取等，提高這些過程的效率，促進(jìn)檔案傳統(tǒng)模式的變革，提高檔案資料的實(shí)際價值，為發(fā)揮檔案的作用搭建一種平臺，充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化和規(guī)范化檔案管理方式的建立。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶水龍.大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考[J].檔案學(xué)研究，2017（3）：93-99.

[2]楊士春.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2016（47）：103.

[3]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案，2017（2）：71-73.

[4]王毅，趙淑梅.國有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與檔案大數(shù)據(jù)管理安全戰(zhàn)略研究[J].檔案學(xué)通訊，2014（2）：63-67.

[5]王春英.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].黑龍江檔案，2016（2）：48.