淺談“互聯(lián)網(wǎng)+ ”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)

盧瑩

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出、智慧校園的建設(shè)和“雙一流”本科建設(shè)為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供了新契機(jī)。教學(xué)檔案也呈現(xiàn)了數(shù)字化、集成化和虛擬化的新特征，但也存在教學(xué)檔案的管理模式相對落后、缺少教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)、信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施較薄弱、教學(xué)檔案的開發(fā)利用不夠等諸多問題，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)的核心是建立教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，并配備規(guī)章制度、檔案資源、設(shè)備技術(shù)和專業(yè)人才保障措施，加大對教學(xué)檔案的開發(fā)利用力度，加強(qiáng)對教學(xué)檔案信息管理的安全防護(hù)，最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；獨(dú)立學(xué)院；教學(xué)檔案；信息化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展給社會生產(chǎn)生活帶來了便利，同時(shí)也促使人們改變生產(chǎn)生活中落后的管理模式以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的沖擊，高校教育教學(xué)也不例外。獨(dú)立學(xué)院作為高校教育的重要延伸和補(bǔ)充力量，應(yīng)該勇敢迎上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的浪潮，接受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與教育教學(xué)不斷融合的挑戰(zhàn)。教學(xué)檔案作為記錄一切與教學(xué)活動(dòng)或人才培養(yǎng)有關(guān)的過程與結(jié)果的重要支撐材料，理應(yīng)成為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)信息化建設(shè)特別是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。然而目前獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案受傳統(tǒng)管理理念和管理模式的影響，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下用戶對教學(xué)檔案的多種需求。本文著重研究在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，獨(dú)立學(xué)院如何基于互聯(lián)網(wǎng)提供的技術(shù)支持建立教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，如何讓互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與教學(xué)檔案深度融合從而創(chuàng)新教學(xué)檔案管理和開發(fā)利用，提高獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的管理水平和服務(wù)能力。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)的新契機(jī)

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”教育的提出

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，鼓勵(lì)將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于社會生產(chǎn)生活的各領(lǐng)域之中。2017年1月19日，國務(wù)院印發(fā)《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提倡積極發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，提出進(jìn)一步改善基礎(chǔ)條件、推動(dòng)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合等要求。2017年12月15日，第二屆“互聯(lián)網(wǎng)+教育”峰會在江西上饒舉行，峰會從多維度闡釋“互聯(lián)網(wǎng)+”在教育領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，共同推動(dòng)中國“互聯(lián)網(wǎng)+教育”邁向深度整合、智慧創(chuàng)新的新階段[1]。

2.智慧校園的建設(shè)

智慧校園指的是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下將學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合的一體化環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)全校的數(shù)據(jù)共享與交換集成。教學(xué)檔案集學(xué)生在校資料查詢、教師教學(xué)檔案記錄、學(xué)院教學(xué)研究分析等功能為一體，理應(yīng)將教學(xué)檔案的信息化建設(shè)放到獨(dú)立學(xué)院智慧校園建設(shè)一盤棋中統(tǒng)籌考慮、合理規(guī)劃、科學(xué)建設(shè)，最終建成教學(xué)檔案綜合服務(wù)平臺。通過教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院各教學(xué)部門將紙質(zhì)檔案的分散歸檔變?yōu)閿?shù)字檔案的集中存貯，將傳統(tǒng)的“檔案信息鏈”改造成“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的“檔案信息環(huán)”，最終內(nèi)化升級為立足于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與應(yīng)用的“檔案信息生態(tài)圈”，據(jù)此逐步形成更為便捷、完善、智能的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)。

3.“雙一流”的建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院的一流專業(yè)和一流課程的“雙一流”建設(shè)，既是獨(dú)立學(xué)院自身發(fā)展的需要，更是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該抓住的機(jī)遇。獨(dú)立學(xué)院的“雙一流”建設(shè)需要內(nèi)容豐富、形式多樣的教學(xué)檔案作為材料支撐，而信息化建設(shè)下的教學(xué)檔案正好滿足了這樣的需要，提供了獨(dú)立學(xué)院“雙一流”建設(shè)中諸如教學(xué)理念、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、教學(xué)成果、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)組織、教學(xué)管理、教學(xué)評價(jià)及持續(xù)改進(jìn)等過程性材料，教學(xué)檔案的重要地位也在此突顯。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的信息化建設(shè)為獨(dú)立學(xué)院“雙一流”本科建設(shè)提供了現(xiàn)代化的教學(xué)檔案信息支撐，彰顯了互聯(lián)網(wǎng)背景下教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的特征

1.教學(xué)檔案數(shù)字化

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展使得需要?dú)w檔的教學(xué)檔案不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式顯然不能滿足獨(dú)立學(xué)院日益發(fā)展的需要。數(shù)字化的教學(xué)檔案摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，受到廣泛歡迎。教學(xué)檔案數(shù)字化指的是利用信息技術(shù)，將原有紙質(zhì)教學(xué)檔案和接收的電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對教學(xué)檔案的管理[2]。在教學(xué)過程中產(chǎn)生的一切教學(xué)檔案均可以進(jìn)行數(shù)字化，如學(xué)生的成績檔案、教師的教學(xué)錄像、專業(yè)的發(fā)展歷程等，數(shù)字化后的教學(xué)檔案具有節(jié)省空間、使用便捷、利用高效的優(yōu)點(diǎn)。教學(xué)檔案的數(shù)字化提高了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的管理水平，推動(dòng)了教學(xué)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

2.教學(xué)檔案集成化

教學(xué)檔案的集成化則是基于大數(shù)據(jù)和新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把校內(nèi)各級各類教學(xué)檔案資源納入動(dòng)態(tài)、有機(jī)的體系之中，并且能夠?qū)崿F(xiàn)校際教學(xué)檔案資源的系統(tǒng)整合、開發(fā)與利用[3]。教學(xué)檔案集成化改變了獨(dú)立學(xué)院以往教學(xué)檔案分散、凌亂、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、收集不齊全的狀況，將各部門和各二級學(xué)院的教學(xué)檔案歸為整體，經(jīng)過計(jì)算機(jī)的信息處理后合理地開發(fā)與利用。教學(xué)檔案集成化推動(dòng)了各部門在智慧校園教學(xué)檔案建設(shè)中的分工協(xié)作，使教學(xué)檔案從產(chǎn)生開始就進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化和智能化的管理，提升了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)的整體水平。

3.教學(xué)檔案虛擬化

教學(xué)檔案虛擬化是指教學(xué)檔案脫離傳統(tǒng)的物質(zhì)載體，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過虛擬數(shù)字檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中及時(shí)調(diào)用。用戶可以在虛擬數(shù)字檔案館中查詢或使用教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中按需流動(dòng)、即需即取，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)教學(xué)檔案利用受地域限制的缺陷。教學(xué)檔案虛擬化管理是對傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理的有效補(bǔ)充，也是對傳統(tǒng)檔案實(shí)體保護(hù)、開發(fā)、利用的革新。教學(xué)檔案虛擬化使獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案對用戶的服務(wù)變被動(dòng)為主動(dòng)，使用戶在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)都能夠查閱和調(diào)用所需教學(xué)檔案，提高了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)能力，使獨(dú)立學(xué)院在應(yīng)對各類教學(xué)評估和加強(qiáng)自身內(nèi)涵建設(shè)中能夠游刃有余。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題

筆者通過對江蘇省部分獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)目前部分獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理仍然以人工為主，信息化程度不高，沒有在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下思考如何建設(shè)教學(xué)檔案的信息化，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

1.教學(xué)檔案的管理模式相對落后

目前，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案雖然在教學(xué)活動(dòng)中的作用日益凸顯，但信息化程度并不高，以傳統(tǒng)模式管理教學(xué)檔案依然是普遍現(xiàn)象。從教學(xué)檔案采集方式看，教學(xué)檔案依然是分散在各部門、各二級學(xué)院，采集的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歸檔內(nèi)容存在重復(fù)性；從教學(xué)檔案歸檔對象看，歸檔對象比較單一，以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案數(shù)量不多，對檔案的數(shù)字化重視程度不高；從教學(xué)檔案的管理過程看，依然是以在電子表格中編制檔案目錄對紙質(zhì)檔案和部分電子檔案加以管理為主，輔助以檔案管理的小程序，而真正購買或開發(fā)專門教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的少之甚少。

2.缺少教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)

面對內(nèi)容繁多、數(shù)量龐大的教學(xué)檔案，如果沒有一個(gè)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理的話，就如同一部電腦沒有了中央處理器，缺少了最重要的指揮系統(tǒng)，系統(tǒng)就會報(bào)錯(cuò)而不能正常工作，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)亦然?，F(xiàn)階段，大部分獨(dú)立學(xué)院還沒有建立教學(xué)檔案統(tǒng)一管理的信息系統(tǒng)，沒有基于系統(tǒng)分析對教學(xué)檔案的進(jìn)與出進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理顯得力不從心、沒有章法，虛擬數(shù)字檔案館的建設(shè)更是遙遙無期，距離教學(xué)檔案的信息化建設(shè)要求相去甚遠(yuǎn)。

3.信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施較薄弱

現(xiàn)階段，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)配套所需的基礎(chǔ)設(shè)施仍比較薄弱，還沒有建成設(shè)施齊全的教學(xué)檔案信息化環(huán)境，如良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)的教學(xué)檔案管理軟件、供軟件運(yùn)行的大容量計(jì)算機(jī)和相關(guān)配套保障措施，這就造成了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理設(shè)備利用不足、數(shù)據(jù)處理能力不強(qiáng)、檔案管理效率不高，無法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下教學(xué)檔案信息處理和存儲的需要，不能滿足用戶在不同地域快速查詢和使用教學(xué)檔案的需要。此外，獨(dú)立學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)資金主要來源于學(xué)生的學(xué)費(fèi)，而政府補(bǔ)助的財(cái)政資金非常有限，使得獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)投入不足，這在一定程度上制約了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化發(fā)展，使其處于被動(dòng)地位。

4.教學(xué)檔案的開發(fā)利用不夠

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的開發(fā)和利用應(yīng)拓展廣度和深度，從而為獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)發(fā)展提供具體的參考依據(jù)和政策指向。目前，大部分獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的開發(fā)仍處于萌芽階段，只是簡單的對教學(xué)檔案進(jìn)行查詢與核對，缺乏教學(xué)檔案管理系統(tǒng)對信息數(shù)據(jù)深層次地整合與挖掘。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案要形成成熟的信息化建設(shè)階段性成果還需要一個(gè)較漫長的過程，這也使得獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的開發(fā)程度不深和利用率不高，教學(xué)檔案僅僅發(fā)揮了原始證明材料的作用，而沒有發(fā)揮更重要的價(jià)值，如教學(xué)檔案對學(xué)生和教師成長的指引價(jià)值，對專業(yè)綜合評估和一流本科建設(shè)的支撐價(jià)值，對各專業(yè)建設(shè)和獨(dú)立學(xué)院自身發(fā)展去向的借鑒價(jià)值等。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的信息化建設(shè)

1.建立教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化是一個(gè)綜合各方教學(xué)檔案信息資源建立的體系，需要各相關(guān)單位互相配合、相互合作。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)中最核心的部分莫過于教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，如圖1所示，此系統(tǒng)由教學(xué)檔案信息來源、信息形成和信息運(yùn)用三個(gè)部分組成。

教學(xué)檔案信息來源于提供教學(xué)檔案的各個(gè)部門，如院辦、教務(wù)處、人事處等職能部門，各二級學(xué)院和檔案室，這些部門按照教學(xué)檔案采集的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)將教學(xué)檔案信息通過信息采集端口報(bào)送到教學(xué)檔案信息庫，從而完成了教學(xué)檔案的信息采集。接下來是教學(xué)檔案信息形成階段，教學(xué)檔案信息庫將匯聚、整理、加工得到的上述信息，形成教學(xué)檔案初始信息庫，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，教學(xué)檔案信息提供部門可以登錄教學(xué)檔案初始信息平臺查詢各自的教學(xué)檔案信息是否屬實(shí)、是否完整、能否發(fā)布，如果有修改或有補(bǔ)充，可以向?qū)ｉT的信息處理平臺反饋相關(guān)信息，信息處理平臺確認(rèn)后再將信息進(jìn)行修正，同時(shí)將修正的信息傳遞給教學(xué)檔案初始信息平臺，經(jīng)過系統(tǒng)校驗(yàn)后，再將數(shù)據(jù)導(dǎo)入最終的教學(xué)檔案信息平臺，形成可以對外發(fā)布的教學(xué)檔案信息庫，此時(shí)，用戶（學(xué)生、教師、部門、專家等）可以通過各自賬號登錄教學(xué)檔案信息平臺查詢或打印所需的教學(xué)檔案信息，進(jìn)入教學(xué)檔案信息運(yùn)用階段。

2.教學(xué)檔案信息化建設(shè)的保障措施

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，教學(xué)檔案信息系統(tǒng)在獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的地位，猶如血液之于人體，是至關(guān)重要的。而教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的保障措施如規(guī)章制度、檔案資源、設(shè)備技術(shù)、專業(yè)人才等，猶如血管之于血液，使血液能夠在人體中正常流通并不斷循環(huán)。

第一，規(guī)章制度保障。沒有制度不成方圓，規(guī)章制度規(guī)范了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的流程，規(guī)定了信息化建設(shè)的原則并指明了基本方向。規(guī)章制度包括國家層面的教學(xué)檔案信息化管理法律法規(guī)和獨(dú)立學(xué)院層面的教學(xué)檔案信息化建設(shè)管理辦法總則、細(xì)則，其中管理辦法細(xì)則需要制定教學(xué)檔案的立卷、歸檔、保存、開發(fā)、利用、共享等相關(guān)制度，保證獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的每個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處，為教學(xué)檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

第二，檔案資源保障。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，教學(xué)檔案資源建設(shè)包括：開展教學(xué)檔案目錄和全文信息資源庫建設(shè)，滿足機(jī)讀目錄檢索和共享利用的需要；加快室藏教學(xué)檔案的數(shù)字化工作，加強(qiáng)對珍貴教學(xué)檔案的保護(hù)，滿足教學(xué)檔案內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)查詢利用的需求[4]。教學(xué)檔案資源是用戶查詢教學(xué)檔案信息的原始來源，也是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的成果展現(xiàn)，是教學(xué)檔案信息化建設(shè)最基礎(chǔ)的內(nèi)容，因此務(wù)必確保教學(xué)檔案資源的真實(shí)性和完整性，同時(shí)兼顧用戶在查詢或使用教學(xué)檔案信息時(shí)的便捷性和共享性，保證教學(xué)檔案信息在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的兼容性和安全性。