項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地路線圖

靳朝陽(yáng)

根據(jù)（美國(guó)）項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）《項(xiàng)目集管理標(biāo)準(zhǔn)》（第4版）的定義，項(xiàng)目集管理指在項(xiàng)目集中應(yīng)用知識(shí)、技能與原則來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集的目標(biāo)，獲得分別管理項(xiàng)目集組成部分所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的收益和控制。項(xiàng)目集管理注重作為組成部分的項(xiàng)目與項(xiàng)目集之間的依賴關(guān)系，以確定管理這些項(xiàng)目的最佳方法。

項(xiàng)目集管理在企業(yè)要實(shí)現(xiàn)落地，重點(diǎn)在于以“正確”的方式開(kāi)展項(xiàng)目集。項(xiàng)目集管理在企業(yè)戰(zhàn)略落地中起著“承上啟下”的作用，既要“承上”，與企業(yè)或項(xiàng)目組合的戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)聯(lián)；又要“啟下”，整合管理多項(xiàng)目來(lái)交付收益。

項(xiàng)目集管理承接企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

項(xiàng)目集管理并非是簡(jiǎn)單的多項(xiàng)目管理，項(xiàng)目集管理承接企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)，企業(yè)通過(guò)愿景、使命、戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)的分解來(lái)系統(tǒng)性地描述企業(yè)所要達(dá)到的一個(gè)將來(lái)狀態(tài)，并通過(guò)對(duì)當(dāng)前狀態(tài)的評(píng)估來(lái)找出差距，然后制定戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)來(lái)確定企業(yè)的前進(jìn)方向和主要工作。

項(xiàng)目集管理是企業(yè)項(xiàng)目化管理落地的重要一環(huán)。追逐利益是商業(yè)活動(dòng)的根本目的，而社會(huì)環(huán)境中的商業(yè)驅(qū)動(dòng)因素是不斷變化的，如市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇和客戶需求變化，這將導(dǎo)致企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)的改變，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目集管理的內(nèi)容和方向做出相應(yīng)的調(diào)整。這是因?yàn)轫?xiàng)目集管理是通過(guò)承接企業(yè)或項(xiàng)目組合戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)來(lái)規(guī)劃和建立項(xiàng)目集，并通過(guò)交付項(xiàng)目集成果和收益來(lái)實(shí)現(xiàn)所承接的企業(yè)或項(xiàng)目組合戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)，并進(jìn)一步滿足商業(yè)驅(qū)動(dòng)因素，使企業(yè)從中獲得收益、實(shí)現(xiàn)價(jià)值（見(jiàn)圖1）。

因此，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地，最重要的就是對(duì)項(xiàng)目集管理的理解和定位要明確。不承接企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)的項(xiàng)目集是沒(méi)有靈魂的，僅僅是多項(xiàng)目管理，而非真正的項(xiàng)目集管理。

項(xiàng)目集管理以實(shí)現(xiàn)收益和價(jià)值為導(dǎo)向

項(xiàng)目集管理的另一個(gè)重點(diǎn)為在確保與企業(yè)戰(zhàn)略一致的情況下實(shí)現(xiàn)收益最大化。項(xiàng)目管理以最終可交付成果為導(dǎo)向，項(xiàng)目集管理不局限于此，并避免出現(xiàn)如下問(wèn)題，即甲方錢(qián)花了，乙方人投了，事兒做了，東西出來(lái)了，但是結(jié)果卻不是甲方想要的或沒(méi)有為最終用戶帶來(lái)價(jià)值?？梢哉f(shuō)，這樣的項(xiàng)目做下來(lái)，不僅沒(méi)有得到收益，反而會(huì)產(chǎn)生各種損失。

要想實(shí)現(xiàn)預(yù)期收益和商業(yè)價(jià)值，企業(yè)需要通過(guò)設(shè)定目標(biāo)和任務(wù)來(lái)對(duì)戰(zhàn)略進(jìn)行分解，并通過(guò)各種舉措（項(xiàng)目化工作/行動(dòng)方案）來(lái)實(shí)施。項(xiàng)目管理交付輸出，項(xiàng)目集管理通過(guò)對(duì)不同項(xiàng)目組件交付的結(jié)果進(jìn)行整合和成果轉(zhuǎn)化來(lái)交付收益。同時(shí)，確保收益移交給新的項(xiàng)目、項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)或運(yùn)營(yíng)部門(mén)，以繼續(xù)維持收益，并通過(guò)不斷維持收益和控制成本進(jìn)而達(dá)成目標(biāo)商業(yè)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)所承接的企業(yè)戰(zhàn)略（見(jiàn)圖2）。

因此，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地，企業(yè)要確保項(xiàng)目集管理需要以企業(yè)收益和價(jià)值為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)1+1>2的效果，上能理解企業(yè)愿景與使命，承接企業(yè)戰(zhàn)略與目標(biāo)，下能傳達(dá)、管理好各組件之間的活動(dòng)，充分利用有限的企業(yè)資源，做到收益最大化。

項(xiàng)目集啟動(dòng)或認(rèn)可的類(lèi)型

并非所有多項(xiàng)目都可以或一定要通過(guò)項(xiàng)目集管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，有些簡(jiǎn)單交付的完全可以由項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)，有些沒(méi)有內(nèi)在關(guān)聯(lián)但有共同戰(zhàn)略目標(biāo)的可以通過(guò)項(xiàng)目組合來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)了解項(xiàng)目集類(lèi)型（見(jiàn)圖3）和相應(yīng)的案例，企業(yè)可以更好地理解項(xiàng)目集的發(fā)起和應(yīng)用的典型場(chǎng)景，對(duì)項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地起到積極的指導(dǎo)作用。

計(jì)劃型項(xiàng)目集

在項(xiàng)目集及其組件項(xiàng)目的工作開(kāi)始之前，項(xiàng)目集就要征集新的目的、目標(biāo)或戰(zhàn)略。這些項(xiàng)目集通常是為了支持新的戰(zhàn)略目的和目標(biāo)而啟動(dòng)的，使組織能夠致力于達(dá)成自身的愿景和使命，它們通常從一開(kāi)始就得到項(xiàng)目集管理活動(dòng)的支持。

這類(lèi)項(xiàng)目集包括：作為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃流程組成部分而啟動(dòng)的項(xiàng)目集（如作為項(xiàng)目組合的組成部分的新產(chǎn)品或服務(wù)的開(kāi)發(fā)，或者拓展進(jìn)入新市場(chǎng)）；影響人類(lèi)行為的項(xiàng)目集（如提高對(duì)健康行為或恐怖威脅的認(rèn)識(shí)，或確保遵守新規(guī)定）；應(yīng)對(duì)危機(jī)的項(xiàng)目集（如提供災(zāi)難救濟(jì)或管理公共衛(wèi)生問(wèn)題）。

自然產(chǎn)生型項(xiàng)目集

當(dāng)某企業(yè)認(rèn)識(shí)到其正在進(jìn)行的項(xiàng)目、項(xiàng)目集和其他工作通過(guò)其所追求的共同成果、能力、目標(biāo)或效益而聯(lián)系起來(lái)時(shí)，也可能會(huì)形成項(xiàng)目集，在這些項(xiàng)目集中的部分或全部啟動(dòng)后，項(xiàng)目集管理活動(dòng)將提供支持。

這類(lèi)項(xiàng)目集的例子包括：一個(gè)由以前獨(dú)立的軟件開(kāi)發(fā)計(jì)劃支持的流程改進(jìn)項(xiàng)目集；一個(gè)社區(qū)的復(fù)興計(jì)劃項(xiàng)目集，其通過(guò)建設(shè)多個(gè)公共園區(qū)、交通控制項(xiàng)目及一個(gè)社區(qū)外展項(xiàng)目集提供支持。

幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

為推動(dòng)項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地，我們還需要關(guān)注幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

做好項(xiàng)目集治理建設(shè)

企業(yè)首先要注意治理與管理的區(qū)別。簡(jiǎn)而言之，治理與管理均有規(guī)范、指揮與控制之意，但治理強(qiáng)調(diào)發(fā)揮行使決策作用，具有支配或決定性的影響，是“做正確的事”；而管理則更側(cè)重按既定規(guī)章制度并運(yùn)用技能完成工作，是“正確地做事”。

項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地，面臨復(fù)雜的企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境。項(xiàng)目集治理的重點(diǎn)是，通過(guò)建立系統(tǒng)和方法，供發(fā)起組織定義、授權(quán)、監(jiān)督和支持項(xiàng)目集及其戰(zhàn)略，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集收益的交付。具體來(lái)說(shuō)，以下兩方面工作需要做好。

（1）建設(shè)項(xiàng)目集治理框架。項(xiàng)目集治理框架是一種支持性結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目集管理人員圍繞該結(jié)構(gòu)來(lái)管理諸如項(xiàng)目集決策、支持和監(jiān)督實(shí)踐等活動(dòng)。企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目集管理的首要任務(wù)就是建立起項(xiàng)目集治理框架，并通過(guò)在框架下行使治理職能和進(jìn)行治理過(guò)程來(lái)監(jiān)控、管理和支持項(xiàng)目集實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)。設(shè)計(jì)良好的項(xiàng)目集治理框架能為有效決策提供實(shí)踐，確保項(xiàng)目集被恰當(dāng)?shù)毓芾怼?/p>

（2）打造高效項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)。企業(yè)在項(xiàng)目集的日常管理活動(dòng)中，需要確保項(xiàng)目集經(jīng)理在定義好的治理框架下?lián)?fù)管理責(zé)任，并且確保項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)成員理解、遵守治理流程和潛在的治理原則，努力做到“邊界清晰、責(zé)任明確、目標(biāo)一致”，使團(tuán)隊(duì)成員聚焦于項(xiàng)目集收益的交付，而非被日常內(nèi)耗搞得筋疲力盡。

做好項(xiàng)目集管理流程體系建設(shè)

企業(yè)要想做到項(xiàng)目集管理落地、規(guī)范化項(xiàng)目集管理，就需要建立一套標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目集管理體系。依靠標(biāo)準(zhǔn)的體系、在規(guī)范的管理制度下對(duì)項(xiàng)目集經(jīng)理授權(quán)，規(guī)范企業(yè)級(jí)項(xiàng)目集落地，不斷提升企業(yè)的項(xiàng)目集管理成熟度。

（1）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化流程使項(xiàng)目集管理落地可實(shí)施。盡管不同類(lèi)型項(xiàng)目集有各自特點(diǎn)，但企業(yè)可以采用標(biāo)準(zhǔn)化理念和手段把重復(fù)或相似流程固化下來(lái)，這樣就可以使項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)在復(fù)雜的項(xiàng)目集管理環(huán)境中，都能運(yùn)用相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目集管理流程得到預(yù)想的結(jié)果，減少過(guò)程偏差對(duì)項(xiàng)目集的影響。

（2）數(shù)字化手段助力項(xiàng)目集管理。企業(yè)對(duì)項(xiàng)目集管理流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造，形成管理體系之后，通過(guò)數(shù)字化手段使項(xiàng)目集管理數(shù)據(jù)、信息、報(bào)告以可視、透明、量化的狀態(tài)展示出來(lái)，使管理層和項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)成員都可以清晰地看到項(xiàng)目集執(zhí)行的狀況與績(jī)效，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，提高項(xiàng)目集的成功率。

（3）關(guān)注例外處理，剪裁優(yōu)化項(xiàng)目集管理過(guò)程。企業(yè)建設(shè)好項(xiàng)目集管理流程體系，可以使管理層和項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)把更多精力集中在項(xiàng)目集管理過(guò)程中例外事件的處理上。企業(yè)通過(guò)對(duì)管理流程體系的不斷剪裁優(yōu)化，使項(xiàng)目集管理人員擺脫每日忙于“救火”的尷尬場(chǎng)景，集中精力于項(xiàng)目集管理的收益交付。

解決好項(xiàng)目集管理常見(jiàn)問(wèn)題

項(xiàng)目集管理在企業(yè)落地過(guò)程中，由于是多項(xiàng)目管理，加上環(huán)境復(fù)雜、項(xiàng)目類(lèi)型差異等，會(huì)在執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生諸多問(wèn)題?？偟恼f(shuō)來(lái)，共性的問(wèn)題主要有以下三點(diǎn)：①多項(xiàng)目之間資源分配不均；②多項(xiàng)目進(jìn)度難以把控；③多項(xiàng)目整體質(zhì)量難以確保。

出現(xiàn)上述問(wèn)題的主要原因是多項(xiàng)目并行比單個(gè)項(xiàng)目管理更容易出現(xiàn)意外，因?yàn)榕c單項(xiàng)目管理相比，多項(xiàng)目管理的環(huán)境顯得更加復(fù)雜和難以管控。例如，需要協(xié)調(diào)來(lái)自不同部門(mén)的資源；項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)和戰(zhàn)略目標(biāo)經(jīng)常會(huì)被調(diào)整；有些項(xiàng)目是相互依存的；決定必須在很短的時(shí)間內(nèi)完成；需要精確的項(xiàng)目信息等。

針對(duì)這些問(wèn)題及原因，筆者通過(guò)項(xiàng)目集管理的理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，推薦企業(yè)有針對(duì)性地開(kāi)展以下工作。

（1）為多項(xiàng)目制定優(yōu)先級(jí)順序。多項(xiàng)目并行時(shí)，在資源充足的情況下一般是幾個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部互相調(diào)用，特殊資源找企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)；在資源緊張時(shí)，企業(yè)通過(guò)多項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃梳理內(nèi)外部資源情況，再根據(jù)具體分析匹配相應(yīng)資源。在多項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目之間的資源沖突通常是無(wú)法避免的，這是因?yàn)槠髽I(yè)人員、資金、產(chǎn)能等資源都是有限的，因此需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定優(yōu)先級(jí)順序，避免項(xiàng)目之間的無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)和沖突。

（2）及時(shí)監(jiān)控多項(xiàng)目，做好協(xié)調(diào)工作。對(duì)于多項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境是非常復(fù)雜多變的，經(jīng)常需要根據(jù)環(huán)境的變化和需求對(duì)企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，而且項(xiàng)目本身的狀態(tài)也不斷發(fā)生改變。因此，企業(yè)可以通過(guò)設(shè)立項(xiàng)目集管理辦公室來(lái)協(xié)助項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)監(jiān)控每個(gè)項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目進(jìn)度，以及不同項(xiàng)目集之間的項(xiàng)目沖突情況，從而控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)收益最大化。

（3）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作和溝通。在多項(xiàng)目管理中，各個(gè)項(xiàng)目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作也更加頻繁，這時(shí)多項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化協(xié)作就變得非常重要。加強(qiáng)成員間的協(xié)作和溝通，既是企業(yè)項(xiàng)目集層面的治理工作，也可以彌補(bǔ)管理上的漏洞和不足，提升工作效率。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的戰(zhàn)略和變革需要通過(guò)項(xiàng)目的成功實(shí)施來(lái)落地，就像“一帶一路”倡議的落實(shí)有賴于一個(gè)個(gè)具體項(xiàng)目。很多企業(yè)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目集管理的理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐應(yīng)用，在大型項(xiàng)目的管理中，從傳統(tǒng)的會(huì)戰(zhàn)指揮部模式轉(zhuǎn)化成了現(xiàn)代的組織級(jí)項(xiàng)目管理模式，如中石油、中石化、中海油（俗稱“三桶油”）的許多大型項(xiàng)目已采用項(xiàng)目集管理模式。此外，項(xiàng)目集管理在諸如企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、解決方案集成交付、用戶商業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域，還將發(fā)揮更大的作用。