高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存在的問題及其解決思路探討

摘要：會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作有些跟不上時(shí)代的要求，大多數(shù)單位檔案還是以紙質(zhì)形式保存和管理，現(xiàn)階段上級(jí)部門檢查、科研項(xiàng)目結(jié)題審查、各項(xiàng)專項(xiàng)經(jīng)濟(jì)審計(jì)常態(tài)化和學(xué)校內(nèi)部部門業(yè)務(wù)需要，這些都需要耗費(fèi)大量的人工和時(shí)間來查財(cái)務(wù)檔案，因此要求會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作要朝著科學(xué)化和規(guī)范化的管理目標(biāo)前進(jìn)，利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，將紙質(zhì)檔案電子化，減少人工耗費(fèi)，從而提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 管理 質(zhì)量

中圖分類號(hào)：F234.4? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2020）08-0122-02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案變得日益復(fù)雜。筆者在多年的實(shí)踐工作中，覺得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的不僅僅是會(huì)計(jì)核算工作方面的產(chǎn)生的，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行對(duì)賬單等相關(guān)資料,在財(cái)務(wù)工作中還存在有行政事業(yè)單位往來收據(jù)、非稅收入收據(jù)，以及因有社會(huì)服務(wù)性收入而在稅務(wù)局領(lǐng)購的增值稅發(fā)票等票據(jù)；合同方面，有與各個(gè)銀行發(fā)生貸款時(shí)簽訂的各種貸款合同、對(duì)外科研項(xiàng)目需開具發(fā)票時(shí)交來的合同復(fù)印件；學(xué)校內(nèi)部單位交來的各種財(cái)務(wù)支撐資料，如預(yù)算申請(qǐng)單、創(chuàng)收項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單、財(cái)務(wù)收支自查資料；等等。

一、會(huì)計(jì)檔案目前存在的主要問題

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案易損，易碎

當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案都主要以紙質(zhì)形式保存，但是紙質(zhì)資料有個(gè)極大的弱點(diǎn)，那就是易損、脆弱，很容易受到周圍環(huán)境的影響。在日常查閱和整理環(huán)節(jié)之中，因?yàn)榭陀^環(huán)境、人為因素影響，會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案極有可能沾上鐵銹漬、油漬、水漬等，導(dǎo)致字跡不清，情況嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)腐爛，最終導(dǎo)致會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案失去價(jià)值?，F(xiàn)在上級(jí)部門經(jīng)常對(duì)科研項(xiàng)目、財(cái)政撥款項(xiàng)目、基建項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)題審查、專項(xiàng)檢查、經(jīng)濟(jì)審計(jì)，還有學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，需要查閱大量的會(huì)計(jì)憑證和項(xiàng)目明細(xì)賬，復(fù)印相關(guān)資料，而現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案都還是先通過查賬，然后人工再去翻查、復(fù)印紙質(zhì)憑證，耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，而紙質(zhì)資料經(jīng)過這樣的翻查，也很容易磨損。

2.大多數(shù)單位的財(cái)務(wù)未設(shè)置專職人員管理會(huì)計(jì)檔案

財(cái)務(wù)部門沒有設(shè)專職人員負(fù)責(zé)檔案管理，財(cái)務(wù)部門管理檔案的工作人員只是兼職，想把財(cái)務(wù)檔案管理精細(xì)化也力不從心，而且往往也沒經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員人手不夠，會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)等有時(shí)是臨時(shí)請(qǐng)退休職工來裝訂，有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員來做這項(xiàng)工作，還可以稍微注意裝訂時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，可以保證會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。但有時(shí)大量會(huì)計(jì)憑證需要裝訂時(shí)，會(huì)請(qǐng)?jiān)谪?cái)務(wù)處勤工助學(xué)的學(xué)生來幫忙，但是畢竟不是專業(yè)人員，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，可能不太符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.財(cái)務(wù)其他會(huì)計(jì)檔案資料堆積如山

根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法中第十一條的規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。但是財(cái)務(wù)處收集的其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料，由于不知道保管期限，堆積在財(cái)務(wù)處，不敢隨意銷毀，導(dǎo)致這些資料日積月累，成了棘手的歷史難題。

二、改進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷改革與發(fā)展，這對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作提出更深層次的要求。會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中的一項(xiàng)，應(yīng)按科學(xué)化和規(guī)范化來開展。

1.會(huì)計(jì)資料歸檔要安排專人負(fù)責(zé)

會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他材料等等，這些是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑據(jù)，正因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案利用頻率高，因此對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要求更加嚴(yán)格。單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理必須給予高度重視，應(yīng)該配備有思想覺悟、責(zé)任心強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員專職進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管。財(cái)務(wù)檔案不僅僅只征對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理辦法里規(guī)定的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，還包括收據(jù)、發(fā)票等有關(guān)票據(jù)的備查聯(lián)、工資冊(cè)及其他財(cái)務(wù)支撐材料，這些資料的整理及保管都需要有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)敏感性的工作人員完成。

2.會(huì)計(jì)檔案保管和管理要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段

由于紙質(zhì)檔案易損，易碎，而且是不可復(fù)制的，現(xiàn)在上級(jí)主管部門的專項(xiàng)審計(jì)、檢查任務(wù)多且經(jīng)常，往往時(shí)間跨度大，數(shù)量多，學(xué)校內(nèi)部相關(guān)門也來查閱原始報(bào)賬的發(fā)票及其他附件；因此會(huì)計(jì)檔案管理辦法中第七條規(guī)定，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的建設(shè)也得到了極大發(fā)展，目前市場(chǎng)上已有財(cái)務(wù)信息化軟件開發(fā)出了憑證影像系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以將紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)換成電子影像文件，既可以保持憑證原貌，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證高效使用、快速調(diào)閱，又能降低檔案管理成本，減少人工翻閱紙質(zhì)憑證的次數(shù)，也能使紙質(zhì)檔案得到更好、更完整長(zhǎng)久的保存。

對(duì)于電子檔案，只要符合會(huì)計(jì)檔案管理辦法中的規(guī)定，做到電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,在計(jì)算機(jī)等形成和傳輸電子檔案過程中采取有效防范措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改和泄密，電子檔案管理系統(tǒng)要能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,建立電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期備份,防止因意外造成無法挽回的損失。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化管理軟件不斷的完善，高校應(yīng)充分利用電子手段來管理財(cái)務(wù)檔案，減少人工重復(fù)、煩瑣勞動(dòng)，提高了工作效率。

3.財(cái)務(wù)與檔案管理部門要多交流

財(cái)務(wù)部門設(shè)置專職的人員整理會(huì)計(jì)檔案資料，平時(shí)應(yīng)該多向?qū)W校檔案管理部門學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面的知識(shí)，而不應(yīng)只管裝訂憑證、賬表，移交給檔案管理部門后，檔案管理部門又只是負(fù)保管職責(zé)，雙方?jīng)]有交流溝通、互相學(xué)習(xí)。財(cái)務(wù)部門必須按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法要求來整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，但具體按什么規(guī)格來整理、裝訂，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)給予指導(dǎo)。財(cái)務(wù)檔案管理做到權(quán)責(zé)明晰，有序傳遞，移交規(guī)范，財(cái)務(wù)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求也便于后續(xù)檔案管理及查閱。

4.其他會(huì)計(jì)檔案資料保管期限應(yīng)參照有關(guān)規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限分類進(jìn)行了具體的、明確的規(guī)定，事業(yè)單位會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，事業(yè)單位會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，部門財(cái)務(wù)報(bào)告、部門決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書保管期限為永久。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管時(shí)間國(guó)家有明確規(guī)定的期限的，可直接按規(guī)定來進(jìn)行管理；對(duì)其他那些沒有具體規(guī)定保管時(shí)間的會(huì)計(jì)資料，可以按其重要程度，參照其他會(huì)計(jì)資料保管期限，特別是在有電子化形式進(jìn)行檔案管理的條件下，將其轉(zhuǎn)化為電子影像形式，做好銷毀記錄，即使有些原始憑據(jù)被銷毀后，也可以查得到。

三、結(jié)語

綜上所述，一個(gè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作開展的情況，直接關(guān)系到整個(gè)單位的管理質(zhì)量，這就要求會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作要朝著科學(xué)化和規(guī)范化的管理目標(biāo)前進(jìn)。因此，面對(duì)復(fù)雜多變的新形勢(shì)和日益繁重的新任務(wù)，高校管理層與財(cái)務(wù)工作者必須重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)新知識(shí)、新規(guī)定，積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“信息庫”，不斷健全完善高校會(huì)計(jì)檔案管理體系，保障會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠科學(xué)有序的展開，提升檔案信息的利用效率，從而促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯：趙世鵬

[作者簡(jiǎn)介]卿春莉，桂林理工大學(xué)財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)師，財(cái)務(wù)基建科副科長(zhǎng)，本科。