淺談檢驗檢測實驗室儀器設備檔案管理

馬叢容

摘? ?要：檢驗檢測實驗室儀器設備檔案管理工作非常關鍵，不過現(xiàn)實工作中，因為諸多因素的干擾，暴露出不少問題，所以需要通過有效手段多方位地進行改進完善，才可以有效確保工作的質(zhì)量效率，順利進行有關工作。所以，本文以儀器設備的檔案管理為研究對象，分析如何優(yōu)化儀器設備檔案管理，希望為該行業(yè)帶來一些借鑒價值。

關鍵詞：檢驗檢測? 實驗室儀器? 設備? 檔案管理

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（a）-0176-02

1? 檢驗檢測實驗室設備檔案管理的基礎要求

1.1 實現(xiàn)資源合理配置

儀器設備作為實驗室基礎的硬件設施，檔案管理可以給技術(shù)信息的資料收集、鑒定等帶來有力支撐。對設備容量與參數(shù)而言，對資源配置都有著重要作用，同時一些案件與事件的結(jié)果判定也關系到物證鑒定的內(nèi)容，對鑒定機構(gòu)的平時工作來說，提高了物證鑒定的工作壓力，也一定會提高檔案管理工作要求，因此也需要提供科學依據(jù)。

1.2 輔助得出結(jié)論

檔案管理水平從一方面也表現(xiàn)出檢驗檢測實驗室的鑒定能力，檔案中有平時管理的重要信息，給設備的正常運行也帶來了技術(shù)支持[1]。對鑒定工作中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)源，檔案管理可以以平時記錄的設備信息為基礎，確保正常運行及維修工作。

2? 儀器設備檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度有待完善

有些檢驗檢測實驗室在平時工作時沒做好檔案管理制度建設工作，設定制度內(nèi)容也沒結(jié)合自身的發(fā)展情況，部門人員在平時工作中沒有明確自身的工作職責與內(nèi)容，也不完善檔案監(jiān)管機制，所以沒有辦法確保檔案管理工作順利進行。

2.2 檔案管理意識有待增強

平時工作時，儀器設備管理人員沒有正確的檔案管理意識，雖然在部分檢測實驗室中制定了檔案管理制度，可管理人員卻沒有引起足夠的重視，因此落實制度方面也有著很大欠缺，部分制度無法有效落實，給儀器設備管理工作的質(zhì)量水平帶來了不良影響。

2.3 檔案管理人才梯隊建設不足

目前，實驗室的儀器設備使用部門平時工作中沒有安排專門的儀器設備檔案管理人員，或者就算有檔案管理人員，他們不具備足夠的專業(yè)知識理論水平，也不能充分掌握工作內(nèi)容與切實可行的工作方法，給收集整理儀器設備資料等方面都帶來了不少的麻煩[2]。同時，平時工作中總是更換管理人員，所以交接時候也很可能出現(xiàn)交接不到位的問題，還有一些部門在檔案工作和現(xiàn)實需求上沒有辦法實現(xiàn)互相平衡并適應的狀態(tài)。

2.4 檔案利用率不高

現(xiàn)階段儀器設備檔案較為突出的問題即檔案材料收集不全，往往只收集了關于儀器設備招標采購與驗收的材料，接著使用時形成的各項變動材料收集沒有全部被收錄在案。此外，由于大多數(shù)檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理形式還是紙質(zhì)化辦公，檔案查詢很不便利。

2.5 設備檔案整理不全面

我國的實驗室儀器設備檔案管理工作還沒有發(fā)展很長時間，剛開始起步時也不重視該項工作，所以一些重要設備的信息資料沒有得到很好的保存。完整的儀器設備檔案需要包含從預訂開始的信息內(nèi)容，一直到驗收使用、維護保養(yǎng)、報廢處理等各部分，體現(xiàn)出實驗室的運行效率。對企業(yè)的平時工作而言，如果沒有在購入設備后保留所有的材料文件，一旦設備出現(xiàn)問題，不管是升級維護還是保養(yǎng)都容易導致資料不全的問題。同時，設備信息不對稱因素也很關鍵，資料不完整對后期技術(shù)研究工作的影響也很突出，當然，這要求有關企業(yè)把檔案管理工作納入科學精確化的管理范圍之中。

2.6 設備檔案管控不夠

設備檔案管控方式還是在通過人工檔案收集手段，不光浪費了不少時間，也沒有更好地針對工作，導致經(jīng)常發(fā)生誤差。當今技術(shù)不斷發(fā)展，管理方式需要迎合設備的更新，特別是信息化時代，儀器設備有了越來越多的功能，數(shù)據(jù)信息也持續(xù)增加，繼續(xù)使用傳統(tǒng)的人工管理方式也不利于保存完整資料。

3? 儀器設備檔案管理中問題的對策

目前，為提高檔案管理的質(zhì)量必須通過切實可行的手段進行改進完善，切實提升檔案管理與利用的水平和效率。下面將具體闡述有效的解決對策。

3.1 完善相關制度，促進管理規(guī)范化

實驗室在制定儀器設備檔案管理制度時需要充分考慮到自身發(fā)展，并進一步嚴格要求并規(guī)范設備檔案管理工作。工作中通過科學的檔案管理，并針對檔案內(nèi)容健立統(tǒng)一的檔案記錄格式，確保歸檔內(nèi)容有效，并注意保持歸檔時間與檔案存放的要求細致[3]。同時，做好檔案管理部門的任務分工，明確劃分儀器設備管理人員的職責。平時工作中還需健全考核監(jiān)督機制，從而確保檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

3.2 重視儀器設備檔案管理工作

平時的工作中，領導與管理人員應高度重視儀器設備檔案管理工作，同時，實驗室工作還需通過切實可行的手段進行培訓，確保有關工作人員可以正確認識到儀器設備的檔案管理工作，提升儀器設備檔案管理的效率。

3.3 完善人員建設

儀器設備從采購到停止使用時間很長，還關系到許多相關部門與工作人員，因此如果要確保儀器設備檔案的管理質(zhì)量，需要聯(lián)合不同部門的力量，并積極組建一支優(yōu)秀的管理隊伍，明確權(quán)責一致的原則，保證問題出現(xiàn)有特定的負責人。

3.4 設置動態(tài)儀器設備臺賬

儀器設備檔案管理工作是為了有效使用檔案，建立實驗室能夠隨時更新調(diào)整設備臺賬，特別是設置電子臺賬，方便使用者查閱與統(tǒng)計信息。臺賬信息涉及到許多內(nèi)容，所以建立臺賬可以有效保障儀器設備的檔案管理質(zhì)量。

3.5 建立科學的檔案借閱制度

為保障儀器設備檔案資料完整，還需要建立科學完善的檔案借用與歸還制度，避免檔案丟失。對技術(shù)文件特別要重視管理，辦理歸檔手續(xù)后通過復印分發(fā)給有關部門。如果復印較為困難，也可以在使用部門辦理好登記手續(xù)后長期保留在使用部門，不過需要妥善保管資料，如果是價值較高的儀器設備檔案還需移交集中管理，并嚴格辦理借用登記手續(xù)。

3.6 積極運用數(shù)字化技術(shù)進行檔案管理

目前，計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都在飛速發(fā)展，對檔案管理工作就提出了更高的要求。所以，儀器設備檔案管理工作還應科學使用先進的數(shù)字技術(shù)，具體工作時充分結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀科學利用電子技術(shù)，開發(fā)好數(shù)據(jù)庫，在儀器設備檔案管理工作中積極運用數(shù)字化管理技術(shù)，確保管理工作的質(zhì)量達標，也給檔案查詢帶來了諸多便利[4]。總的來說，紙質(zhì)檔案的電子化也是以后檔案管理的必然發(fā)展方向，卻不表明傳統(tǒng)的人工檔案管理會被完全替代。紙質(zhì)檔案能夠保留原始痕跡，不會被輕易篡改，實際價值較高，管理工作也離不開足夠的人力資源。因此，物證效力也是紙質(zhì)檔案的主要特點，需通過合理分配人員進行針對性管控。

4? 結(jié)語

對檢驗檢測實驗室的平時工作而言，檔案管理工作十分重要，在檢驗檢測實驗室中需通過科學有效的管理制度，提高管理人員對管理工作的科學認識，還應重視團隊建設，建設好數(shù)據(jù)庫，有效提升儀器設備檔案管理的質(zhì)量，推動科學使用儀器設備檔案資料，提高檔案的利用效率。

參考文獻

[1] 張立新，尚立成，李玲.基層疾控實驗室大型精密儀器設備檔案管理淺析[J].甘肅科技，2018，26（21）：123-124.

[2] 邵玉波，劉艷珍，李佳戈，等.淺談實驗室現(xiàn)場評審的準備心得[J].中國醫(yī)療器械信息，2018（1）：23-25.

[3] 胡瓊，陳秋艷，王芬，等.淺談ABSL-3實驗室檔案管理的內(nèi)容、問題及對策[J].人力資源管理，2017（11）：348-350.

[4] 蔡婕.淺析實驗室儀器設備檔案管理[J].法制與社會，2018（33）：204-208.