數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響及其調(diào)試對策研究

侯江萍

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化和網(wǎng)絡(luò)化速度不斷加快，檔案工作數(shù)字化已成大勢所趨。作為企業(yè)的重要資產(chǎn)之一，檔案是企業(yè)各部門進(jìn)行日常工作所需的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)發(fā)展過程中最為關(guān)鍵的信息資源。由此，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生，為企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供了新的發(fā)展方式。本文首先闡述了數(shù)字檔案館的概念和特點(diǎn)，通過對數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響的深入探究，得出在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中檔案工作的調(diào)試對策，以期為相關(guān)工作者的工作提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館建設(shè);檔案工作;影響;調(diào)試對策

現(xiàn)如今，企業(yè)的發(fā)展速度不斷加快，日常工作所需的信息量不斷增加。為了滿足各部門對各類信息的需求，增加檔案使用和利用的靈活性，相關(guān)工作人員必須與時俱進(jìn)，深入研究在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中如何改變檔案工作的收集、組卷形式和工作方法，不斷加快電子檔案工作進(jìn)度的完善。

1 數(shù)字檔案館的概念和特點(diǎn)

1.1 數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是一種新型的檔案信息處理系統(tǒng)，是高新技術(shù)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施共同作用的結(jié)果，也是一類靈活性較高的檔案管理中心。數(shù)字檔案館本質(zhì)上來說是信息資源共享，能夠很好的將檔案信息管理和整合，最終完成檔案數(shù)字化的系統(tǒng)任務(wù)。在日常的信息處理任務(wù)中，數(shù)字檔案館的工作內(nèi)容主要是文件的保存、發(fā)布、索引和信息傳輸，能夠最大的限度提高信息資源的利用率。

1.2 數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1）現(xiàn)代化。數(shù)字檔案館的信息處理技術(shù)來源于現(xiàn)下最為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是高科技發(fā)展的產(chǎn)物。其信息傳輸、管理和獲取的技術(shù)含量極高，能夠完善傳統(tǒng)檔案工作的漏洞。

2）網(wǎng)絡(luò)化。在傳統(tǒng)的檔案工作過程中，檔案整理和共享僅僅有一個企業(yè)或部門參與，行業(yè)內(nèi)信息共享度不高。而數(shù)字檔案館則有效地利用了網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)谋憷裕瑢?shí)現(xiàn)了真正的信息資源共享，提高了信息資源的全面利用率。

3）專業(yè)化。數(shù)字檔案館的技術(shù)含量遠(yuǎn)超其他信息處理系統(tǒng)，對工作人員的核心素質(zhì)有著很高的要求。在數(shù)字檔案館的研究初期，一大批領(lǐng)域內(nèi)專家參與了數(shù)字檔案館的研發(fā)工作。因此，數(shù)字檔案館的專業(yè)化程度毋庸置疑。

4）虛擬化。在從前，大部分的信息資源會受到時間、空間等諸多因素的影響，信息資源利用率很低。數(shù)字檔案館的建設(shè)打破了檔案索引的時間和空間限制，提高了檔案工作的靈活性

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響

2.1 有利影響

行業(yè)信息化是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)之一，其建立有利于加快我國的信息化進(jìn)程，是企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行的一大主力。數(shù)字檔案館有利于加強(qiáng)檔案整合的合理性，增加檔案管理工作的公信度，從根本上提高了檔案工作的部門和崗位地位。數(shù)字檔案館能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營提供完整、可靠和綜合的信息支持，有利于企業(yè)管理層的決策和管理。不同于傳統(tǒng)意義上的文件整理，數(shù)字檔案館的主要工作內(nèi)容是將資料進(jìn)行聯(lián)系并整合，自動總結(jié)為新的有規(guī)律性的案卷，這就是原本人工檔案工作內(nèi)容中的“立卷”。不僅如此，在遇到特殊情況時，數(shù)字檔案館產(chǎn)生的備考表能夠完整且明確地反映出文件的丟失或損壞情況，并及時采取措施進(jìn)行信息的搜集，這是其大數(shù)據(jù)庫檢索功能產(chǎn)生的實(shí)際作用，也是檔案工作靈活性提高的表現(xiàn)。

2.2 出現(xiàn)的問題

1）觀念轉(zhuǎn)變不及時。面對日新月異的信息化時代，檔案工作需要做的不只是規(guī)整檔案，還產(chǎn)生了其他的新型需求。管理觀念的轉(zhuǎn)變是檔案工作中最為重要的內(nèi)容，是檔案工作體現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵。在新時代，信息文檔處要將被動處理文件的傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃舆M(jìn)行服務(wù)的工作方法。

2）信息交流不及時。傳統(tǒng)的檔案工作方式只需要檔案部門內(nèi)部進(jìn)行交流和整理，數(shù)字檔案館卻需要企業(yè)的技術(shù)部門、管理部門和檔案部門的共同合作來完成系統(tǒng)的日常運(yùn)行，這無疑增加了信息交流的距離和難度。在日常的運(yùn)行過程中，必須要多個部門同時確認(rèn)后才能正式開始運(yùn)作，容易出現(xiàn)信息交流不及時的情況。

3）安全系數(shù)低。由于數(shù)字檔案館的歸檔工作是將所有形式的文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募娣旁跀?shù)據(jù)庫中，不法分子只需要通過技術(shù)手段侵入企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫中就可對信息進(jìn)行非法竊取和轉(zhuǎn)移，甚至是銷毀。對比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲存方式，數(shù)字檔案館的安全性還有待提高。除此之外，數(shù)字檔案館的檢索功能也在一定程度上能夠給不法分子以可乘之機(jī)。

3 數(shù)字檔案館調(diào)試對策

1）提高工作人員工作素質(zhì)。在調(diào)試文件管理這個崗位上，工作人員的核心素質(zhì)不僅包括工作技術(shù)基礎(chǔ)，還有安全意識和信息意識。工作技術(shù)基礎(chǔ)是工作人員必須掌握的工作技能之一，是日常檔案工作的實(shí)際需要。技術(shù)基礎(chǔ)的訓(xùn)練項(xiàng)目包含熟練的計(jì)算機(jī)操作能力和系統(tǒng)操作能力，這是數(shù)字檔案館內(nèi)信息完整性和準(zhǔn)確性的保證。安全意識的訓(xùn)練是工作人員對于信息泄露的隱患和前兆的敏感度和保護(hù)意識，工作人員的安全意識關(guān)系著數(shù)字檔案館內(nèi)信息的安全性。相關(guān)部門要定時定期對員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，幫助員工掌握或復(fù)習(xí)計(jì)算機(jī)操作能力和系統(tǒng)操作能力，訓(xùn)練員工的信息意識和安全意識。除此之外，檔案部門還可以利用座談會和講座的方式來讓工作人員對于線下的信息環(huán)境明確認(rèn)識，以此來提高工作人員積極性。

2）控制信息修改權(quán)限。信息修改權(quán)限的作用是對有偏差的檔案進(jìn)行內(nèi)容或形式矯正是對文件準(zhǔn)確性的提高。為了確保數(shù)字檔案館內(nèi)信息的準(zhǔn)確性和完整的法律憑證作用，檔案部門和其他合作部門需要適當(dāng)控制和減少信息修改權(quán)限。對于信息的核查工作，檔案部門可以設(shè)置專人來負(fù)責(zé)信息修改權(quán)限。負(fù)責(zé)修改權(quán)限的工作人員必須掌握正確的修改方式，卻具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能確保檔案信息的可靠性和可用性。

3）建設(shè)決策和反饋機(jī)制。數(shù)字檔案館是一個綜合型的信息處理系統(tǒng)，需要多部門的配合方能運(yùn)作，其中信息和指令的傳達(dá)任務(wù)就需要決策和反饋機(jī)制來完成。數(shù)字檔案館的日常工作不只是檔案的整合，還有系統(tǒng)的規(guī)劃和開發(fā)。在正常情況下，只有各個部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一意見后，新的舉措才能落實(shí)，決策機(jī)制能夠提供一個統(tǒng)一意見的具體流程，提高各部門之間的決策效率。而反饋機(jī)制的作用則是在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時對負(fù)責(zé)部門及時進(jìn)行反饋，節(jié)省了部門之間互相反饋的時間。

4）加強(qiáng)防泄密技術(shù)研發(fā)力度。為防止數(shù)字檔案館信息的泄露，防泄密技術(shù)的研發(fā)需要提上日程。技術(shù)部門要盡量使用低輻射的計(jì)算機(jī)設(shè)備，防止過高的電磁波信號導(dǎo)致的信息泄露損失。技術(shù)部門可以開展反黑客技術(shù)的研發(fā)，密切關(guān)注黑客對系統(tǒng)的侵?jǐn)_。此外，還可以設(shè)置金屬屏蔽室，將計(jì)算機(jī)設(shè)備放入金屬屏蔽室中，以屏蔽或抵消計(jì)算機(jī)工作所放射出的電磁波信號，最終達(dá)到提高檔案信息安全性的目的。

4 結(jié)語

在數(shù)字檔案館發(fā)展速度不斷加快的今天，如何進(jìn)一步完善檔案工作，提高檔案工作效率成為一個不可忽視的問題。數(shù)字檔案館包含著眾多數(shù)字化資源，擁有先進(jìn)的信息檢索、整合和處理能力，同時也存在著部分漏洞和安全隱患，這就需要檔案部門工作人員和其他部門共同努力，提高數(shù)字檔案館的安全性和信息處理效率，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的信息財富。

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