科研院所檔案外包工作實(shí)踐探討

李黎鋒

【摘要】本文從科研院所檔案外包的特殊性出發(fā)，以辯證的觀點(diǎn)，分析了科研院所檔案外包的必要性和重要性，以及科研院所檔案外包過程中存在的問題，并提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】科研院所;檔案;外包

一、科研院所檔案外包的特殊性

業(yè)務(wù)外包是一種創(chuàng)新的企業(yè)經(jīng)營管理方式，由國外商業(yè)領(lǐng)域提出，其內(nèi)涵是將本機(jī)構(gòu)內(nèi)部的部分業(yè)務(wù)通過市場(chǎng)化機(jī)制或是委托授權(quán)交給其他機(jī)構(gòu)、組織來完成，用以降低成本提高效益。檔案業(yè)務(wù)外包則將外包的方式運(yùn)用于檔案領(lǐng)域，以專門的機(jī)構(gòu)來承擔(dān)檔案館、室的部分業(yè)務(wù)。一般來說，科研院所檔案室的外包工作主要在檔案的編目、裝訂和檔案數(shù)字化兩個(gè)方面。但由于科研院所與一般的企事業(yè)單位相比，有一定的特殊性，使得其外包工作也具有一定的特殊性。

第一，科研檔案是如實(shí)反映科研活動(dòng)的檔案，是各學(xué)科最前沿知識(shí)的集合，因此有很強(qiáng)的專業(yè)性。第二，由于科研檔案是在科研活動(dòng)過程中同步產(chǎn)生的，能夠反映科研活動(dòng)的整個(gè)過程，因此具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。第三，一個(gè)科研活動(dòng)往往持續(xù)幾年到十幾年不等，科研周期長，因此會(huì)產(chǎn)生大量跨年度檔案，即科研檔案具有長期性。第四，科研活動(dòng)之間往往存在橫向交叉與縱向繼承的關(guān)系，一個(gè)科研活動(dòng)形成的檔案可能是另一個(gè)科研活動(dòng)的參考資料，因此科研檔案具有繼承性。第五，科研活動(dòng)進(jìn)行過程中，其核心資料往往是保密的，即使在該項(xiàng)目結(jié)束之后，有些資料甚至依然不能公開，因此科研檔案具有一定的保密性。

二、科研院所檔案外包的必要性

（一）科研院所專業(yè)檔案人員缺乏?？蒲性核鶛n案的收集整理，往往由科研部門和檔案室共同負(fù)責(zé)?？蒲姓n題組兼職檔案員負(fù)責(zé)在科研活動(dòng)中收集文件，檔案室工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查檔案收集整理情況。一個(gè)科研院所常常有多個(gè)課題項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，但專職檔案工作者一般僅1-2名，無法實(shí)際參與到各課題項(xiàng)目的歸檔工作中去。并且，科研院所部分檔案工作者非檔案專業(yè)出身，不具備扎實(shí)的檔案工作理論知識(shí)，對(duì)相關(guān)的檔案規(guī)范也不甚熟悉。在長期不受重視的科研檔案管理工作中，很多檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣用“差不多”的態(tài)度來對(duì)待科研檔案管理工作?？蒲性核鶛n案專業(yè)人員數(shù)量過少、業(yè)務(wù)能力不精等因素決定了科研院所檔案室沒有辦法獨(dú)立承擔(dān)科研檔案的整理和數(shù)字化工作。

（二）科研院所檔案室信息化水平不夠。在大力開展檔案信息化建設(shè)的今天，對(duì)科研檔案的管理已不能僅僅停留在紙質(zhì)化的傳統(tǒng)階段，科研檔案數(shù)字化迫在眉睫。但與數(shù)字化相關(guān)的許多工作，例如檔案掃描、圖像處理、全文OCR、數(shù)據(jù)庫批量掛接、數(shù)據(jù)備份等，都沒有辦法單獨(dú)在科研院所檔案室完成。究其原因，一方面，從資金上看，科研院所檔案室無法承擔(dān)數(shù)字化工作所需各種設(shè)備的高昂費(fèi)用;另一方面，從技術(shù)上看，科研院所一些檔案工作人員沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)水平，獨(dú)立完成科研檔案數(shù)字化工作有很大的難度，且科研院所檔案室沒有實(shí)力和精力完成具有良好保密性的自開發(fā)檔案管理軟件。

（三）科研檔案規(guī)模大、數(shù)量多。任何一個(gè)科研課題，從項(xiàng)目的提出、準(zhǔn)備到正式進(jìn)行，再到審核驗(yàn)收和推廣應(yīng)用，需要經(jīng)歷一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程中，會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)多的科研文件，如各種任務(wù)書、計(jì)劃書、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工作總結(jié)、論文、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)表等。與科研項(xiàng)目的迂回推進(jìn)相對(duì)應(yīng)的是科研文件數(shù)量的急劇擴(kuò)增。一個(gè)科研項(xiàng)目往往需要經(jīng)歷幾年到十幾年的時(shí)間，等這個(gè)項(xiàng)目最終結(jié)束，有關(guān)該項(xiàng)目的科研文件規(guī)模已經(jīng)非常龐大了?？蒲性核鶛n案室沒有能力獨(dú)立處理這些規(guī)模龐大的科研文件，只能尋求外包機(jī)構(gòu)的幫助。

三、科研院所檔案外包的重要性

（一）有利于提高檔案室工作效率。將科研檔案的整理與數(shù)字化工作外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)，可以大大減輕科研院所檔案室的工作壓力?？蒲性核鶛n案室工作人員除了需要進(jìn)行檔案相關(guān)的工作外，還需要承擔(dān)院所部分行政工作和宣傳工作。而在檔案相關(guān)工作中，有不少屬于技術(shù)含量較低的重復(fù)性勞動(dòng)，如編目、裝訂等，不需要工作人員有檔案相關(guān)知識(shí)，由科研院所檔案人員來從事這些工作無疑是一種對(duì)人力、時(shí)間、財(cái)力的浪費(fèi)。把從事這些勞動(dòng)的時(shí)間去掉，科研院所檔案室工作人員可以有更多的精力從事其他工作，包括科研文件的開發(fā)利用工作，科研人員檔案意識(shí)培訓(xùn)工作等等。

（二）有利于提高科研檔案數(shù)字化水平。就目前來看，檔案外包的重點(diǎn)領(lǐng)域在于檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄的數(shù)字化和檔案全文的數(shù)字化。正規(guī)的檔案外包機(jī)構(gòu)一定有專業(yè)的數(shù)字化人才、設(shè)備，并有豐富的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，因此，通過檔案外包的方式，科研院所檔案室不需要購買數(shù)字化設(shè)備，也不需要培訓(xùn)專門的數(shù)字化人才，可以在盡可能低成本、高效率的條件下實(shí)現(xiàn)在庫檔案數(shù)字化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案從傳統(tǒng)載體向電子載體跨越，從而更好地實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用。

（三）有利于合理分配科研資金，優(yōu)化科研院所資源配置?？蒲性核磕甓加幸欢〝?shù)目的科研資金和行政資金，用于科研活動(dòng)和行政事務(wù)工作。如果由科研部門檔案室獨(dú)立完成科研檔案的整理、保管、數(shù)字化工作，那么采購設(shè)備、聘用人員、開展培訓(xùn)等等，必然是一筆不小的支出。而同樣的工作，由外包機(jī)構(gòu)接手，則可以用更少的資金實(shí)現(xiàn)相同的效果，大大節(jié)省了科研院所的行政開支。假設(shè)將這筆錢投入科研工作中，或是服務(wù)于科研工作的后勤保障，則更大程度地實(shí)現(xiàn)了科研院所資源的優(yōu)化配置。

四、科研檔案外包工作中存在的問題

（一）檔案實(shí)體與檔案信息的安全性。在外包過程中，關(guān)于檔案安全性的討論是不可避免的，尤其針對(duì)科研檔案。科研檔案的信息公開由于缺乏政策法規(guī)的支持以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等原因開展程度較低，因此，在一定時(shí)期內(nèi)，保護(hù)科研檔案的信息安全是檔案外包過程中存在的最大問題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息在產(chǎn)生和傳遞的過程中，可以輕易地在載體上留下痕跡，而網(wǎng)絡(luò)為數(shù)字信息的傳播提供了極大的便捷。在檔案批量處理過程中，人為接觸檔案是不可避免的，由此帶來的實(shí)體檔案的損壞或者丟失也是難以控制的。此外，威脅檔案實(shí)體與檔案信息安全性的原因還有很多：從場(chǎng)地和設(shè)施等硬件條件來看，外包機(jī)構(gòu)所在的場(chǎng)所是否符合安全標(biāo)準(zhǔn)，是否無監(jiān)控死角，檔案裝具是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化設(shè)備是否已切斷網(wǎng)絡(luò)功能;從事外包的人員來看，工作者是否具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，是否遵守工作規(guī)范;從工作流程來看，是否進(jìn)行實(shí)體檢查，是否建立檔案流程單，是否在各個(gè)環(huán)節(jié)明確相應(yīng)人員的責(zé)任等等。

（二）檔案外包成果質(zhì)量的不可控性?？蒲袡n案是科研信息的體現(xiàn)，能夠如實(shí)地反映科研的進(jìn)行情況和內(nèi)容范疇?？蒲袡n案中涉及的內(nèi)容有天文、物理、生物、化學(xué)等等，常常有一些專業(yè)性的表述。如果檔案外包機(jī)構(gòu)不能很好地理解這些專業(yè)性表述，那么是否會(huì)影響最終的整理成果和數(shù)字化水平？檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案利用，而檔案的有效利用又離不開高質(zhì)量的檔案整理與數(shù)字化成果。但外包機(jī)構(gòu)在數(shù)字化成果的質(zhì)量方面實(shí)際是不可控的，因?yàn)橐坏n案實(shí)體移交給外包方，科研機(jī)構(gòu)檔案室很難對(duì)外包過程實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)督，從而失去對(duì)科研檔案的直接管理權(quán)，只能在整理工作或數(shù)字化工作最終完成后對(duì)其成果進(jìn)行審核。如果質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，再次返工又需要耗費(fèi)極大的人力、物力。

（三）外包團(tuán)隊(duì)的可靠性難以確定。目前市場(chǎng)上檔案外包公司魚龍混雜，檔案外包服務(wù)的入行門檻不高，從事檔案服務(wù)的人員良莠不齊。據(jù)了解，很多檔案服務(wù)公司人員往來流動(dòng)頻繁，學(xué)歷水平不一，多兼職和實(shí)習(xí)工人，固定的檔案從業(yè)人員比例不高。外包團(tuán)隊(duì)人員的不穩(wěn)定性，很容易造成科研檔案的實(shí)體和信息損壞或泄露，也不利于檔案整理規(guī)范的有效貫徹落實(shí);知識(shí)水平相差過大，使得檔案業(yè)務(wù)能力參差不齊，一方面不利于對(duì)科研檔案內(nèi)容的科學(xué)認(rèn)知，另一方面會(huì)極大地影響工作效率和工作效果;臨時(shí)性工作人員多，這些人往往不具備較高的職業(yè)道德，檔案意識(shí)淡薄，無法認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)于科研工作的重要性，從而以輕率、隨便的態(tài)度對(duì)待檔案工作。

五、科研檔案外包需解決的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)外包過程和成果的監(jiān)督審核，最大程度保證檔案安全性?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》指出，要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，但應(yīng)采取措施嚴(yán)防數(shù)字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對(duì)涉密檔案數(shù)字化要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。以《檔案數(shù)字化外包管理規(guī)范》為參考，結(jié)合檔案外包過程，科研院所檔案室可以從三個(gè)階段對(duì)外包全過程進(jìn)行監(jiān)督和規(guī)范，保證檔案實(shí)體和檔案信息的完整性，保證檔案數(shù)字化成果的可靠性。首先是立項(xiàng)階段，包括項(xiàng)目定位、檔案數(shù)量、場(chǎng)地、工期、費(fèi)用預(yù)算、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施方案。其次是加工階段，在外包過程中，最不受控制的因素應(yīng)該是“人”，因此對(duì)加工過程的監(jiān)督實(shí)際上是對(duì)人員操作和人員管理的監(jiān)督，可以由科研院所檔案室負(fù)責(zé)人與外包機(jī)構(gòu)檔案實(shí)際管理者共同組成檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)“借、拆、掃、掛、裝、還”六大環(huán)節(jié)的管理，明確各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而更大程度保障檔案安全。最后是收尾階段，科研院所檔案人員一方面應(yīng)明確質(zhì)檢內(nèi)容，有針對(duì)性、高效率地對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)質(zhì)檢不合格部分及時(shí)提出返工重做的要求;另一方面應(yīng)檢查檔案實(shí)體是否完整安全，從而最大化地實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與檔案信息的安全。

（二）加強(qiáng)對(duì)人的管理，針對(duì)性提高“兩方”能力。檔案外包服務(wù)中最難控制的是人的因素，最重要的也是人的因素，包括科研院所檔案室工作人員和檔案外包機(jī)構(gòu)工作人員?？蒲性核鶛n案室有必要提高專業(yè)檔案人員的計(jì)算機(jī)水平，至少要做到能夠理解檔案管理系統(tǒng)的原理，熟練操作本檔案室的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能更好地與檔案外包機(jī)構(gòu)交流，更好地維護(hù)自己的權(quán)益。提高檔案室工作人員計(jì)算機(jī)水平和信息化意識(shí)，一方面需要對(duì)原有人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，另一方面，應(yīng)多多引進(jìn)具有較高計(jì)算機(jī)水平的檔案專業(yè)管理人才。此外，還有必要對(duì)檔案外包機(jī)構(gòu)的工作人員進(jìn)行檔案意識(shí)、檔案素養(yǎng)的培訓(xùn)，要求外包工作人員以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待每一份檔案，杜絕檔案實(shí)體被破壞現(xiàn)象，同時(shí)要求外包工作人員增強(qiáng)對(duì)合作方保密的意識(shí)，杜絕檔案信息泄漏事故。加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的自律精神，才能促使檔案服務(wù)行業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案信息化宣傳教育，提高科研檔案的利用與服務(wù)水平。檔案的管理最終是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用，只有科研檔案更好地應(yīng)用于實(shí)際科研工作，更好地滿足科研人員的利用需求，才能更大地促進(jìn)科研檔案的整理與數(shù)字化。如今，檔案信息化建設(shè)，檔案數(shù)字化已成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)，對(duì)科研檔案的利用方式也應(yīng)從紙質(zhì)科研檔案查閱向電子科研信息查詢轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化是檔案外包的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，這項(xiàng)工作的完成必然能夠?qū)蒲腥藛T利用檔案提供方便，同時(shí)，因?yàn)榭蒲袡n案的數(shù)字化工作和科研檔案提供利用服務(wù)實(shí)際上是兩個(gè)相輔相成的部分，科研人員利用需求的加大也可以為檔案數(shù)字化提供動(dòng)力。科研院所檔案室通過加大對(duì)科研檔案信息化、數(shù)字化工作的宣傳，可以增強(qiáng)科研人員的電子檔案查詢意識(shí)，通過科研檔案利用效率的提高，檔案外包服務(wù)工作隱藏的一些問題可以盡快被發(fā)現(xiàn)，從而改正，間接促進(jìn)科研檔案外包服務(wù)業(yè)的健康發(fā)展。

（四）慎選外包公司，嚴(yán)防一家獨(dú)大。檔案外包實(shí)際上就是業(yè)務(wù)外包的一種，在選擇外包公司的時(shí)候，科研院所檔案室應(yīng)從市場(chǎng)出發(fā)，充分考慮外包公司的技術(shù)水平、設(shè)備先進(jìn)程度、人員團(tuán)隊(duì)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、市場(chǎng)價(jià)格等等。可以采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行，充分體現(xiàn)檔案服務(wù)行業(yè)的公平性和競爭性，堅(jiān)決避免檔案外包服務(wù)業(yè)一家獨(dú)大的情況。如果所有的外包服務(wù)都由同一個(gè)機(jī)構(gòu)承包，很明顯，長此以往，外包成果的質(zhì)量必然會(huì)下降、外包服務(wù)的效率必然會(huì)降低、外包價(jià)格必然會(huì)被壟斷。凡此種種，都不利于科研院所的檔案建設(shè)，更不利于整個(gè)檔案服務(wù)業(yè)的健康發(fā)展。此外，在與外包公司進(jìn)行合作時(shí)，必須以合同的方式進(jìn)行，并根據(jù)《保密法》《檔案法》與外包機(jī)構(gòu)和外包人員簽署保密協(xié)議和服務(wù)承諾書，明確外包機(jī)構(gòu)需要履行的義務(wù)，約束企業(yè)從嚴(yán)管理，規(guī)范操作，提高外包人員專業(yè)素養(yǎng)，維護(hù)科研院所自身權(quán)利。

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