如何提升煙草企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量

王強(qiáng)

【摘要】本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，首先簡(jiǎn)單分析了煙草企業(yè)人事檔案管理的重要性，然后就如何提升煙草企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量，提出建議，以期能為相關(guān)工作的實(shí)踐提供參考。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè);人事檔案管理;策略

當(dāng)前，煙草企業(yè)不僅要做好自身的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)工作，同時(shí)還要重視人事檔案管理工作的開(kāi)展，將其作為一個(gè)關(guān)鍵的課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐，深入認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，并改進(jìn)、優(yōu)化人事檔案管理措施，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，如此才更有利于企業(yè)的發(fā)展。

一、煙草企業(yè)人事檔案管理工作的重要性

（一）為企業(yè)人力資源管理工作提供重要參考和依據(jù)。通過(guò)人事檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)人力資源管理的推進(jìn)，提供翔實(shí)、豐富、完整的參考和依據(jù)，為企業(yè)決策層的人員選拔工作提供重要參考，并以經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核實(shí)和員工自己確認(rèn)的歷史記錄和真實(shí)數(shù)據(jù)，為人力資源管理工作的客觀(guān)性、合理性乃至公平、公正性提供保證，從而促進(jìn)企業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)。

（二）為企業(yè)行政管理工作提供重要輔助和支撐。行政管理是煙草企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理的主線(xiàn)，一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作、計(jì)劃落實(shí)，都依靠行政管理的高效運(yùn)作，可以說(shuō)企業(yè)的行政管理工作效率越高，企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率也就越高。而通過(guò)人事檔案管理，則能夠?yàn)槠髽I(yè)行政管理工作的開(kāi)展提供具有較高價(jià)值的資料和數(shù)據(jù)的輔助支撐，如行政管理工作決策，在很多時(shí)候需要結(jié)合企業(yè)員工隊(duì)伍的年齡、性別、參加工作時(shí)間、工作履歷、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、行業(yè)內(nèi)的職業(yè)技能等級(jí)等具體情況，這時(shí)候高質(zhì)量的人事檔案管理，顯得至關(guān)重要。

（三）為企業(yè)生產(chǎn)資源的優(yōu)化配置提供重要支持?？茖W(xué)、合理的資源配置，能夠提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、生產(chǎn)質(zhì)量以及經(jīng)營(yíng)效益。對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō)，其生產(chǎn)資源主要包括了技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施以及人才，其中又以人才為最主要的生產(chǎn)資源，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)影響最大。通過(guò)嚴(yán)格審慎的人事檔案管理，能夠幫助企業(yè)更加客觀(guān)、準(zhǔn)確地分析、辨別、認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)人才，更為全面和準(zhǔn)確地把握人才多個(gè)維度的素質(zhì)、能力、特長(zhǎng)，從而結(jié)合行政道、專(zhuān)業(yè)技術(shù)道、職業(yè)技能道、先進(jìn)模范道“四道”建設(shè)，對(duì)他們因才施策培養(yǎng)和任用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合理的人才梯隊(duì)建設(shè)目標(biāo)，達(dá)到優(yōu)化企業(yè)生產(chǎn)資源配置，提高企業(yè)生產(chǎn)效率、生產(chǎn)質(zhì)量以及經(jīng)營(yíng)效益的目的。

二、提升煙草企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量的策略

（一）提高對(duì)人事檔案管理的重視與投入力度。一方面，近年來(lái)行業(yè)越來(lái)越嚴(yán)格的規(guī)范經(jīng)營(yíng)要求和不斷提升的年度稅利目標(biāo)任務(wù)，使煙草企業(yè)尤其是煙草商業(yè)企業(yè)的煙草專(zhuān)賣(mài)執(zhí)法和卷煙銷(xiāo)售工作面臨前所未有競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)和壓力，煙草企業(yè)的規(guī)范意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，在符合規(guī)范性要求的前提下，不斷從各方面增強(qiáng)自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以適應(yīng)日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，但大多數(shù)煙草企業(yè)將自身競(jìng)爭(zhēng)力建設(shè)集中在辦公以及執(zhí)法的技術(shù)、設(shè)施、裝備的配備以及多方位開(kāi)展市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)工作方面，忽視了其他因素對(duì)自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的影響，如在人事檔案管理這一塊便是如此。針對(duì)這樣的問(wèn)題，當(dāng)前的煙草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員，必須要開(kāi)闊自身管理思想、管理眼界，用更加宏觀(guān)的思維來(lái)思考競(jìng)爭(zhēng)力建設(shè)問(wèn)題，尤其要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理可能對(duì)企業(yè)人力資源管理、生產(chǎn)資源配置優(yōu)化帶來(lái)的影響，這些都關(guān)系到企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的高低。從而提高對(duì)人事檔案管理的重視與投入力度，在工作環(huán)境、條件、人才、制度等等方面，予以改進(jìn)和完善，營(yíng)造良好的人事檔案管理工作氛圍，切實(shí)、有效地推進(jìn)人事檔案管理工作。

（二）健全人事檔案管理工作方面的制度建設(shè)。煙草企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范、有序推進(jìn)，必須要有制度的指導(dǎo)、規(guī)范與約束，這一點(diǎn)是非常必要的，因?yàn)橹挥幸悦鞔_、科學(xué)且具有操作性的制度作為依據(jù)，各項(xiàng)人事檔案管理工作才能更為有效落實(shí)。煙草企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確人事檔案管理的內(nèi)容，如職工履歷表、干部履歷表、工作鑒定、學(xué)習(xí)鑒定、年度考核表、畢業(yè)成績(jī)表、職稱(chēng)評(píng)定審批表、已發(fā)表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會(huì)會(huì)員登記表以及有價(jià)值的學(xué)習(xí)總結(jié)體會(huì)等，都必須囊括在內(nèi)，盡量詳細(xì)、翔實(shí)。同時(shí)還要以《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，結(jié)合自身的實(shí)際工作情況，對(duì)人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等，都需要進(jìn)行相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說(shuō)明，為檔案管理工作的實(shí)踐提供指導(dǎo)。所有的檔案管理工作制度一經(jīng)確定，便需要嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)，一旦出現(xiàn)違規(guī)行為必須嚴(yán)肅處理和糾正，從而切實(shí)提高檔案管理的規(guī)范化水平。應(yīng)當(dāng)建立明確的人事檔案管理工作責(zé)權(quán)體系，將相關(guān)的工作職責(zé)、責(zé)任、權(quán)利等，細(xì)化到各個(gè)檔案管理工作崗位，并制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，最終保證人事檔案管理工作得以規(guī)范、有序和高效推進(jìn)。

（三）優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境、條件。為了能夠更好地開(kāi)展煙草企業(yè)人事檔案管理工作，我們必須要盡力優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境、條件，例如至少要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理工作室，與其他企業(yè)檔案的管理嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，室內(nèi)要嚴(yán)格控制溫度、濕度，注意防水、防火。另外還要配置符合當(dāng)前檔案管理工作需求的各類(lèi)信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、掃描儀、局域網(wǎng)，以推進(jìn)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

（四）嘗試對(duì)人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。當(dāng)前，人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)日趨成熟，并且已經(jīng)被應(yīng)用于多個(gè)社會(huì)行業(yè)、領(lǐng)域中，發(fā)揮了突出的作用。在如今的煙草企業(yè)人事檔案管理工作中，我們應(yīng)當(dāng)積極嘗試對(duì)人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，例如可以通過(guò)該項(xiàng)技術(shù)，將企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、人事檔案信息整合起來(lái)，進(jìn)行全面、深入的分析，評(píng)價(jià)當(dāng)前企業(yè)的人力資源現(xiàn)狀，有哪些優(yōu)勢(shì)、哪些不足，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和調(diào)整等等，為企業(yè)人力資源管理工作的開(kāi)展和生產(chǎn)資源的配置優(yōu)化，提供科學(xué)的參考依據(jù)，真正體現(xiàn)出人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育、培訓(xùn)工作。除了上面所提到的幾點(diǎn)之外，煙草企業(yè)還必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育、培訓(xùn)工作：一方面，要提高他們的責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，嚴(yán)格自律，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，堅(jiān)持原則，端正自身的思想、態(tài)度，真正履行好自身工作職能;另一方面，要提高他們的業(yè)務(wù)能力，不僅要在檔案管理方面具有全面、深入的知識(shí)了解、能力掌握，同時(shí)在檔案管理信息化操作技能方面，也必須要熟悉，這樣才能使其更好地適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作環(huán)境、條件，使其勝任力他們的工作，保證人事檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是煙草企業(yè)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，必須要引起企業(yè)的關(guān)注和重視，應(yīng)當(dāng)在認(rèn)識(shí)人事檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)管理工作措施的策略?xún)?yōu)化，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，體現(xiàn)人事檔案管理工作的價(jià)值，以促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展。

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