約哈里窗口模型下高校辦公室管理問題及對(duì)策

曾愛華

【摘要】高校辦公室管理在學(xué)校整體管理工作中具有非常重要的地位，影響著學(xué)校整體管理決策和服務(wù)的質(zhì)量。本文以高校辦公室管理工作中的問題為研究切入點(diǎn)，運(yùn)用約哈里窗口模型分析管理問題中的阻礙因素及其消解對(duì)策，力圖為行政管理研究領(lǐng)域提供一種新的思路和解決路徑。

【關(guān)鍵詞】約哈里窗口;高校辦公室管理;問題;對(duì)策

高校辦公室管理在學(xué)校整體管理工作中扮演著重要的角色，肩負(fù)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通和管理督辦的職能，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)順利運(yùn)行的重要機(jī)構(gòu)。近年來，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，管理幅度逐步擴(kuò)充，管理內(nèi)容更加復(fù)雜，辦公室管理所需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)和問題也不斷增加，如崗位體系不夠健全，配置專業(yè)性尚待提高等矛盾日漸突出，影響了辦公室切實(shí)有效落實(shí)管理職能。因此對(duì)辦公室管理存在的問題進(jìn)行思考，積極尋求解決之道，有利于更好地發(fā)揮高校辦公室職能，提升管理效能，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利有序開展，為學(xué)校持續(xù)健康發(fā)展提供有力的保障和支撐。

一、約哈里窗口模型

約哈里窗口（Johari windows）是1955年由美國(guó)心理學(xué)家約瑟夫·勒夫特（Joseph Luft）和哈里·英厄姆（Harry Ingram）共同提出的分析人際關(guān)系和媒介傳播的理論模型，也被稱為“信息交流過程管理工具”。該模型通過窗口式圖形，把人際傳播中知覺的心理模式，展示為人際互動(dòng)信息交流中的四種區(qū)域：“開放區(qū)域（the open area）”指?jìng)鞑ジ鞣降摹拔摇本J(rèn)為公開的信息;“盲目區(qū)域（the blind spot）”指?jìng)鞑ジ鞣降摹拔摇辈恢赖乃嗽u(píng)價(jià)“我”的信息，即所謂“當(dāng)局者迷，旁觀者清”;“隱蔽區(qū)域（the hidden facade）”指?jìng)鞑ジ鞣降摹拔摇睕]有公開的私人的信息;“未知區(qū)域（the unknown area）”指?jìng)鞑ジ鞣蕉疾恢獣缘男畔?，如下圖所示。

各個(gè)區(qū)域的大小直接影響人際溝通傳播效果。積極傳播效果的取得有賴于傳播各方開放區(qū)域的大小。主動(dòng)擴(kuò)大開放區(qū)，有效回避盲區(qū)和隱蔽區(qū)，是取得積極溝通傳播的舉措。反之，盲區(qū)和隱蔽區(qū)增大，會(huì)阻礙溝通傳播的效果。現(xiàn)在，約哈里窗口已經(jīng)被引入管理學(xué)和人力資源領(lǐng)域，廣泛用于信息溝通、團(tuán)隊(duì)發(fā)展和組織動(dòng)力等問題的研究。本文擬以約哈里窗口模型理論為基礎(chǔ)，研究高校辦公室管理工作中的問題，力圖為行政管理研究領(lǐng)域打開新的思路，切實(shí)提升高校辦公室管理服務(wù)的能力和水平。

二、約哈里窗口模型下高校辦公室管理問題

（一）盲目區(qū)域障礙。首先，盲目區(qū)域指?jìng)鹘y(tǒng)的高校辦公室管理體系自身的機(jī)制構(gòu)建與協(xié)同效能不足的問題。高校辦公室管理范圍龐大，事務(wù)冗雜，但一直以來卻存在機(jī)制構(gòu)建滯后的問題。崗位多但編制有限，行政人員一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象比比皆是，閑人無(wú)所事事，忙人忙得不可開交，導(dǎo)致職責(zé)不明確，分工不均衡，工作人員易出現(xiàn)疲于應(yīng)付的局面，影響工作規(guī)范高效運(yùn)行。機(jī)制構(gòu)建滯后使本應(yīng)目標(biāo)清晰、職能明確的辦公室管理進(jìn)入了盲區(qū)。其次，部分高校辦公室缺乏一套系統(tǒng)健全的管理制度和完善的辦公制度，職責(zé)模糊不清，工作無(wú)章可循，靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)，行政命令來完成工作和處理問題，極易導(dǎo)致管理人員的工作積極性不高，計(jì)劃性不強(qiáng);并且缺乏有效的工作效果評(píng)估機(jī)制，影響工作效率與質(zhì)量。這種協(xié)同管理效能不足的問題也形成了辦公室管理體系中的盲區(qū)。

（二）隱蔽區(qū)域障礙。隱蔽區(qū)域指高校辦公室管理體系信息化建設(shè)不足的問題。隨著信息化大潮的到來，社會(huì)正進(jìn)入一個(gè)全方位的“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”的新時(shí)代，這無(wú)疑對(duì)辦公室管理工作也提出了更高的要求。然而，傳統(tǒng)的高校辦公室管理由于資金和技術(shù)支持有限，辦公設(shè)備設(shè)施滯后，信息化建設(shè)不到位，軟件系統(tǒng)效能低，不同部門的信息數(shù)據(jù)無(wú)法共享，重要的信息陷入“隱蔽區(qū)”，出現(xiàn)多個(gè)“信息孤島”，降低了整體工作效率和協(xié)同辦公效能。此外，專業(yè)信息化管理人員在傳統(tǒng)高校辦公室配備不足，大部分行政管理人員不是信息化專業(yè)出身，加之繁瑣的工作限制了行政管理人員的培訓(xùn)時(shí)間，從而導(dǎo)致在專業(yè)技術(shù)方面，無(wú)法保障信息化建設(shè)水平。這種辦公室管理的信息化建設(shè)不足間接“隱蔽”了大量高校的重要信息資源，阻礙了“開放窗口”的擴(kuò)大，降低了工作效率，影響了行政管理的效果。

（三）未知區(qū)域障礙。未知區(qū)域指高校辦公室管理的人本體系建設(shè)中，人員的素質(zhì)提升和職業(yè)發(fā)展?，F(xiàn)代化教育背景下，高校辦公室工作人員應(yīng)具備熟練的業(yè)務(wù)能力、扎實(shí)的工作作風(fēng)和與時(shí)俱進(jìn)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能滿足工作要求。由于高校辦公室工作事務(wù)繁雜，辦公室人員很少有外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，其發(fā)展性需求被忽視，未知提升空間受到阻礙。不少高校辦公室工作人員的學(xué)歷、專業(yè)程度和職業(yè)能力參差不齊，而不間斷專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會(huì)的缺乏，更令自我提升空間受限，影響了辦公室職能的有效發(fā)揮。

三、高校辦公室管理問題應(yīng)對(duì)策略

約哈里窗口理論認(rèn)為，四種窗口模型的大小不是靜止的，而是動(dòng)態(tài)變化的，達(dá)到最佳效果的方法就是不斷擴(kuò)大開放區(qū)域范圍。隱蔽區(qū)域、盲目區(qū)域和未知區(qū)域都可以通過改變轉(zhuǎn)化，成為開放區(qū)域的一部分。

（一）減少盲目區(qū)域。針對(duì)約哈里窗口模型中的盲目區(qū)域障礙，主要應(yīng)當(dāng)通過積極主動(dòng)構(gòu)建高校辦公室管理機(jī)制，完善組織協(xié)同，構(gòu)建高校管理體系，從而達(dá)到減少盲目區(qū)域，擴(kuò)大開放區(qū)域，提升辦公室管理效能的目的。首先，應(yīng)合理配置崗位編制。高校辦公室日常工作事務(wù)繁雜，面廣量大，且各類突發(fā)性、臨時(shí)性工作較多，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，適量增設(shè)相關(guān)行政管理編制，適度運(yùn)用“人事代理”“人才借調(diào)、派遣”等人力資源管理模式，依類設(shè)崗，分工細(xì)化，明晰職責(zé)。合理完善的機(jī)制體系可以減少盲區(qū)，提升辦公室管理人員的工作自尊和自信，促使他們走入開放區(qū)域，激發(fā)工作潛能。其次，應(yīng)加強(qiáng)組織制度協(xié)同，構(gòu)建科學(xué)高效的管理體系。高校辦公室應(yīng)建立起一套健全的管理制度，科學(xué)的規(guī)章和規(guī)范的工作流程，明晰崗位職責(zé)和任務(wù)分工，規(guī)范流程、分門別類將各項(xiàng)工作落實(shí)到崗，確保事事有章可循、有據(jù)可依，科學(xué)規(guī)范地開展各項(xiàng)工作。科學(xué)規(guī)范的管理體系可以讓辦公室管理各崗位走出盲區(qū)，明晰權(quán)責(zé)，并增進(jìn)各崗位之間的相互協(xié)調(diào)配合，增進(jìn)內(nèi)部有效溝通，從而更好地提升工作效率和質(zhì)量。再次，高校辦公室應(yīng)建立健全績(jī)效制度，優(yōu)化人員評(píng)價(jià)激勵(lì)體系?？?jī)效與評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制中，對(duì)于傳統(tǒng)考核標(biāo)準(zhǔn)要及時(shí)改進(jìn)，應(yīng)根據(jù)辦公室人員實(shí)際能力與工作成績(jī)，將硬性指標(biāo)和彈性指標(biāo)相結(jié)合，質(zhì)性評(píng)價(jià)與量化考核相結(jié)合，把工作業(yè)績(jī)與績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)表彰和職稱晉升等有效掛鉤，充分體現(xiàn)工作價(jià)值?？茖W(xué)合理的績(jī)效與評(píng)價(jià)機(jī)制可以讓辦公室管理走出盲區(qū)，使管理人員走入開放區(qū)域，激發(fā)其工作潛能，從而提升管理服務(wù)質(zhì)量與水平。

（二）縮小隱蔽區(qū)域。針對(duì)約哈里窗口模型中的隱蔽區(qū)域障礙，主要應(yīng)通過積極建設(shè)高校辦公室信息化系統(tǒng)，建立信息共享機(jī)制，統(tǒng)籌各部體系，使信息互通，從而達(dá)到釋放隱蔽區(qū)域，擴(kuò)大開放區(qū)域，提高辦公室行政管理效能的目的。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校辦公室管理信息化環(huán)境雖有所提高，但仍存在相當(dāng)?shù)奶嵘蛣?chuàng)新空間。高校辦公室應(yīng)加強(qiáng)行政管理信息化建設(shè)，增加相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化管理體系，建立信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各崗位的數(shù)據(jù)信息資源的互通交流，打破不同管理崗位的“信息孤島”，讓現(xiàn)代信息化終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)高效的信息傳輸和多層次行政事務(wù)管理，為各部門協(xié)同一致、通達(dá)協(xié)調(diào)、加強(qiáng)合作提供便利條件。此外，對(duì)于不斷建設(shè)更新的信息化辦公設(shè)備，要不定期組織人員培訓(xùn)，介紹使用方法及日常維護(hù)技巧，為辦公設(shè)備的順利運(yùn)行和切實(shí)有效服務(wù)提供保障。信息化共享體系的不斷建設(shè)和完善，可以讓辦公室管理縮小行政溝通中的隱蔽區(qū)域，自我揭示，擴(kuò)大開放，各部門通達(dá)協(xié)作，從而有效提升辦公室管理的綜合效能和質(zhì)量。

（三）探索未知區(qū)域。根據(jù)約哈里窗口模型，構(gòu)建不斷擴(kuò)大的開放區(qū)域，應(yīng)通過積極建設(shè)高校辦公室人本管理模式，優(yōu)化行政隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升管理工作人員的政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)。高校應(yīng)為辦公室管理人員不斷提供繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)，有計(jì)劃開展各類培訓(xùn)，不斷提高管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)。其目標(biāo)包括：一是不斷提高政治素養(yǎng)和自身責(zé)任意識(shí)，不斷加強(qiáng)世界觀和價(jià)值觀的修養(yǎng)，培養(yǎng)管理人員隊(duì)伍以敬業(yè)為特征，忠于職守。二是培養(yǎng)深入探索精神，強(qiáng)化服務(wù)理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與方法，不斷強(qiáng)化專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，從而滿足新時(shí)期發(fā)展對(duì)高校辦公室行政管理工作提出的新要求，適應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展的新標(biāo)準(zhǔn)。人本管理模式的不斷建設(shè)和完善，可以激發(fā)辦公室管理隊(duì)伍的潛能，不斷探索其未知能力，擴(kuò)大開放，創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)而不斷提升高校辦公室管理工作的質(zhì)量和效能。

四、結(jié)語(yǔ)

高校辦公室管理在學(xué)校整體管理工作中具有非常重要的地位，影響著學(xué)校管理決策和服務(wù)的質(zhì)量。本文以高校辦公室管理工作中的問題為研究切入點(diǎn)，運(yùn)用約哈里窗口模型分析了管理問題中的阻礙因素及其消解對(duì)策，力圖為行政管理研究領(lǐng)域提供新的思路和解決問題的路徑。作為行政管理主體，高校辦公室可以通過積極主動(dòng)縮小盲目區(qū)域，自我揭示減少隱蔽區(qū)域，努力探索提升未知區(qū)域，減少和規(guī)避行政管理中的問題和障礙，不斷提升管理服務(wù)的質(zhì)量和效果，切實(shí)提高管理效能和服務(wù)水平。

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