高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究

李松

摘 要：高校檔案數(shù)字化是滿足新時期高校教育改革的現(xiàn)實需要。本文在分析了高校檔案數(shù)字化可行性和現(xiàn)實意義的基礎(chǔ)上，針對當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，有針對性地提出解決措施，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)價值。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案數(shù)字化;檔案信息

根據(jù)《高校檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）中的相關(guān)規(guī)定，高校人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對高校人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，能被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程的推進，進一步提升了人事檔案管理的信息化水平。

1 高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)實意義

1）異地備份，防范檔案篡改。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案修改會留有痕跡，雖然數(shù)字化后的人事檔案信息修改及編輯不會留有痕跡，影響人事檔案真實性，但可通過對其進行異地備份，有效解決檔案篡改問題。例如，將某機關(guān)的高校檔案數(shù)字化后的電子文件分別交由組織部、檔案局和上級教育主管部門進行備份，后期在利用過程中發(fā)現(xiàn)有可疑修改痕跡的，可與備份單位進行原掃描件核對，能夠徹底杜絕檔案被篡改問題。

2）保護原件，縮短查詢時間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，利用時會翻閱原始檔案，縮短檔案原件的保存壽命，檔案信息查找效率低下。但在信息條件下，利用計算機對檔案原件進行掃描成電子檔案，并對其進行數(shù)字化處理，制作干部人數(shù)檔案的數(shù)字化副本，原件在后期利用過程中不再受到侵?jǐn)_，有利于原件的保護。

3）綜合評價，利于人才管理。隨著高校制度改革的深入，干部的選拔、任用發(fā)生了很大變化，在倡導(dǎo)國家治理體系治理能力現(xiàn)代化的大背景下，高校檔案數(shù)字化，實現(xiàn)了人事檔案資源的共享，通過對高校的人事檔案進行分析，掌握機關(guān)人事檔案的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等，可以為高校人才現(xiàn)狀分析，緊缺人才引進作出科學(xué)的判斷，對干部的調(diào)整、選拔和任用提供第一手信息，提高人才使用和管理效率。

2 高校人事檔案數(shù)字化可行性

1）出臺標(biāo)準(zhǔn)，提供操作規(guī)范。隨著高校教育改革的深入，以及高校人事檔案管理的現(xiàn)實需要，高校檔案數(shù)字化進程顯著加快。根據(jù)《全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》的相關(guān)要求，中組部從2006年起開始研究包括高校檔案在內(nèi)的干部人事數(shù)字化技術(shù)及實施辦法，并在2011年起正式采用統(tǒng)一采集軟件對中管干部數(shù)字檔案管理，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等系列檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的陸續(xù)頒布實施，為高校檔案數(shù)字化提供了可靠技術(shù)保障。

2）專項審核，創(chuàng)造有利條件。近年來，國家加強了干部人事檔案質(zhì)量的嚴(yán)格把控，為高校檔案數(shù)字化創(chuàng)造了有利條件。2014年以來，中組部進行兩次大規(guī)模的干部人事檔案專項審核工作，對干部人事檔案進行了一次拉網(wǎng)式排查和深度“體檢”，并對檔案材料查漏補缺，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”，即年齡（出生日期）、黨齡（入黨時間）、工齡（參加工作時間），干部的學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷，以及干部身份，通過專項審核將領(lǐng)導(dǎo)干部信息進行認(rèn)定與固化。

3）技術(shù)進步，夯實應(yīng)用根基。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵和核心是數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展、進步，及其在檔案管理領(lǐng)域中的實際應(yīng)用。如高校檔案管理網(wǎng)站、局域網(wǎng)的建設(shè)為數(shù)字化提供過硬的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ);計算機、掃描儀以及專門的高校檔案信息管理系統(tǒng)，為數(shù)字化提供有力的軟硬件設(shè)備支持。此外，圖像數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、數(shù)字證書等身份認(rèn)證系統(tǒng)等等，一系列先進的技術(shù)應(yīng)用，為高校檔案數(shù)字化提供了成熟的軟硬件條件。

3 高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

1）數(shù)字化程度不高。長期以來，受到傳統(tǒng)的高校管理體制的影響，管理方式多以手工操作為主，人事檔案數(shù)字庫系統(tǒng)尚未完全建立，缺少專門的管理軟件，無論是硬件配置，還是軟件應(yīng)用都難以保障新時代高校檔案管理的現(xiàn)實需要。近年來，加大了數(shù)字化進程，但之前已歸檔的高校檔案（“存量”）尚未實現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋，錄入數(shù)據(jù)庫中的高校檔案信息更新不及時、不完整，以致高校檔案數(shù)字化水平較低，影響了高校檔案的查詢利用。

2）數(shù)字化能力不強。目前從事高校檔案管理隊伍的現(xiàn)狀分析來看，既熟悉高校檔案業(yè)務(wù)理論知識，又精通計算機管理、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才十分短缺。人事檔案大多是從辦公室、人事科等人員兼任，缺乏系統(tǒng)的人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，數(shù)字化技術(shù)、通信技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握和應(yīng)用也需要一個相對較長的時間保障，需要在實踐中不斷提升動手能力，這些因素都成為制約高校檔案管理人員素能提升的重要因素。

3）數(shù)字化利用薄弱。檔案價值的發(fā)揮在于其利用。但從當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來看，一方面，用人單位對高校檔案信息掌握不全面，影響了高校檔案信息的查詢和利用;另一方面，高校檔案工作者對高校檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)涵資源沒有充分的開發(fā)，使后期高校檔案數(shù)字化缺少必要的信息支撐。高校檔案數(shù)字化管理所需的經(jīng)費保障不足，設(shè)備軟件更新不及時，系統(tǒng)未定期升級，客觀上也是限制高校檔案資源開發(fā)利用的重要因素。

4 高校人事檔案數(shù)字化對策建議

1）內(nèi)容：推動數(shù)字化進程。對已經(jīng)歸檔的早期高校人事檔案進行專門的數(shù)字化，安排專人負(fù)責(zé)對其進行掃描、整理、編目，對“存量”人事檔案進行數(shù)字化。重點做好近期或者增量檔案的數(shù)字化進程，利用全國高校檔案專項審核成果逐步推進人事檔案數(shù)字化，先進行領(lǐng)導(dǎo)干部的（已做過專項審核，信息已認(rèn)定一致）進行數(shù)字化掃描，然后再對普通職工（正在進行專項審核）的人事檔案進行數(shù)字化，豐富高校檔案數(shù)字化館藏資源。

2）基礎(chǔ)：加大數(shù)字化投入。要高度重視高校檔案數(shù)字化工作，給予人事檔案數(shù)字化管理必須的人、財、物的支持和保障。要結(jié)合機關(guān)人事檔案數(shù)字化管理的工作職責(zé)、工作任務(wù)和工作量，合理增添安排人手，解決人員短缺的難題;加大經(jīng)費投入的保障力度，添置計算機、掃描儀、照相機等，購置正版的人事檔案管理軟件，以及相關(guān)的殺毒軟件等，確保高校人事檔案數(shù)字化管理所需的軟硬件條件。

3）隊伍：加強數(shù)字化培訓(xùn)。人事檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)是高校檔案數(shù)字化管理的保障和關(guān)鍵。檔案管理部門要高度重視檔案人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，樹立終身學(xué)習(xí)理念，注重隊伍的專業(yè)化素質(zhì)提升。通過聘請數(shù)字化領(lǐng)域的專家前來開展講座等途徑不斷提高檔案人員的數(shù)字化管理水平，培養(yǎng)和吸收和用好檔案管理人才，尤其是一些具有檔案專業(yè)知識背景，具有良好發(fā)展?jié)撡|(zhì)的青年人才，將其輸送至高校等專業(yè)機構(gòu)接受系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素能。

4）管理：完善數(shù)字化制度。針對高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，創(chuàng)建一套符合組織人事部門實際需要的數(shù)字化檔案管理制度。要結(jié)合高校檔案管理工作的保密性、安全性要求高的特點，探索制定和完善高校檔案信息采集、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案雙套制管理模式;完善高校檔案查詢利用制度，建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案檢索、查閱審批制度;做好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的授權(quán)審批制度，嚴(yán)格審批用戶登錄，定期對計算機軟件系統(tǒng)進行終端授權(quán)，明確用戶責(zé)任權(quán)限。此外，還要積極探索數(shù)字檔案“日掃描周備份”制度，安排專人定期對高校檔案進行數(shù)據(jù)備份，確保應(yīng)檔盡檔，應(yīng)數(shù)字化盡數(shù)字化。

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