大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)水平的不斷提高，對各個領(lǐng)域的發(fā)展帶來了全新機(jī)遇，文書檔案管理工作亦是如此。將計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作當(dāng)中，不僅能夠長久保存各項(xiàng)檔案資源，還能夠保證信息資料的真實(shí)性與完整性。在大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案的管理與利用依舊存在許多細(xì)節(jié)問題，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想，對管理內(nèi)容與方式進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理工作真正融入到市場經(jīng)濟(jì)當(dāng)中，提高檔案資源利用率，提升企業(yè)核心競爭力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;信息化管理;文書檔案

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容

1.1 數(shù)字化管理

通常情況下，文書檔案主要以紙質(zhì)為主，其中記錄海量的文字信息，因信息錄入時間較長，對相關(guān)工作人員的工作耐心與責(zé)任意識提出較高要求。因文書檔案中包含的信息量較大，并且內(nèi)容復(fù)雜，錄入信息時極易出現(xiàn)錯誤，為信息查找工作的開展帶來難度。因此，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作當(dāng)中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅能夠降低工作難度，還能夠提高工作效率與質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)背景下，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是數(shù)字化管理所具備的主要特征，為信息的保存與管理帶來便利。

1.2 安全化管理

在大數(shù)據(jù)背景下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作當(dāng)中，能夠從根本降低對檔案元件的損壞，并延長檔案元件的保存周期。但受自身與外界各項(xiàng)因素的影響，會直接影響到文書檔案信息化管理工作的開展。在當(dāng)前的大環(huán)境下，信息安全問題得到廣泛關(guān)注，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，對管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化管理方式，改進(jìn)完善管理信息化系統(tǒng)，構(gòu)建規(guī)范的安全管理體系，減少因人為因素產(chǎn)生的影響，避免為企業(yè)的發(fā)展帶來不必要的損失。

1.3 網(wǎng)絡(luò)化管理

為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案管理過渡，需借助龐大的網(wǎng)絡(luò)平臺，利用計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行全方位管理?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，不需要受時間與空間等因素的影響，可對其進(jìn)行應(yīng)用與修改，提高電子檔案的便捷性與合理性，查閱自己所需要的信息。另外，在處理檔案資料的過程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)對其進(jìn)行詳細(xì)分類，在管理系統(tǒng)中輸入自己所需要查找的信息，搜索引擎自行檢索，提高檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的便利性與高效性，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2 現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案管理存在的問題

2.1 尚未給予高度重視

受傳統(tǒng)工作理念的影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者習(xí)慣性將經(jīng)濟(jì)效益作為發(fā)展的關(guān)鍵，忽略了各項(xiàng)重要的支撐性基礎(chǔ)工作，文書檔案管理工作并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，只是對檔案進(jìn)行簡單的保管，尚未投入足夠的人力與物力，檔案管理工作逐漸成為企業(yè)降低成本效益的主要選擇對象。因檔案管理工作沒有得到高度重視，直接影響相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合，缺乏必要的交流互動，難以明確檔案管理工作的重要性，影響企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量的提高。

2.2 缺乏完善管理模式

相關(guān)管理工作得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，在企業(yè)的發(fā)展歷程中應(yīng)用先進(jìn)的管理模式，滿足后期各項(xiàng)工作開展的需求。企業(yè)文書檔案在日常工作中具有重要作用，但因缺乏完善的管理模式，在具體的工作中沒有給予監(jiān)督與指導(dǎo)。在具體工作中因各項(xiàng)制度的約束，文書檔案管理人員無法更好的遵循相關(guān)規(guī)則，工作存在較大的隨意性，直接影響到文書檔案工作效率。

2.3 工作人員能力有限

因文書檔案管理這項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但是在具體的工作當(dāng)中，部分企業(yè)尚未配備專業(yè)的檔案管理人員，因缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案管理認(rèn)知有限，只是將檔案進(jìn)行簡單的搜集與整理，無法從根本提高檔案管理工作質(zhì)量。另外，因缺乏對文書檔案的重視，也會阻礙企業(yè)檔案管理工作的開展，尚未深入開展數(shù)字化管理工作，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)今后發(fā)展產(chǎn)生不同程度的影響。

3 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理的策略

3.1 構(gòu)建專業(yè)的管理隊(duì)伍

在信息化背景下，為檔案管理人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求，文書檔案管理逐漸向著信息化與數(shù)字化方向過渡。檔案管理人員在開展相關(guān)工作時，不僅要采取科學(xué)的管理方式，還應(yīng)具有信息化意識與計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，滿足大數(shù)據(jù)背景下為文書檔案管理工作提出的要求。第一，對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行合理規(guī)劃，在文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，保證檔案管理工作的合理性與科學(xué)性，加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，滿足文書檔案信息化管理的要求。第二，定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，既要增強(qiáng)檔案管理人員的基本能力，還應(yīng)提高其專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算能力。

3.2 樹立信息化管理理念

從某種程度來看，人的思想意識會決定行為舉止，具有重要的引導(dǎo)作用，在文書檔案管理的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)對信息化的管理理念進(jìn)行正確引導(dǎo)。在我國現(xiàn)階段的文書檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)緊跟時代發(fā)展的需求，積極引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員明確文書檔案管理的重要性，對其全面了解之后加大創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，減少在思想與意識等方面的禁錮。與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，樹立現(xiàn)代化的管理思想，從根本保證文書檔案管理工作質(zhì)量，為后期各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。

3.3 搭建科學(xué)的管理平臺

為確保我國文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建科學(xué)合理的平臺，為文書檔案工作的順利開展提供保障?？v觀當(dāng)前實(shí)際情況，應(yīng)將信息數(shù)據(jù)庫的功能與優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進(jìn)一步開發(fā)文書檔案管理軟件，減輕文書檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高文書檔案管理水平與管理質(zhì)量。第一，構(gòu)建文書檔案加工系統(tǒng)，針對文書檔案中的初級加工范圍，對其進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。第二，構(gòu)建文書檔案儲存系統(tǒng)，因文書檔案當(dāng)中涉及大量的信息資料，借助計(jì)算機(jī)建立文書檔案資源的數(shù)據(jù)庫。第三，構(gòu)建文書檔案保密系統(tǒng)，保密工作在文書檔案管理中具有重要作用，甚至影響文書檔案管理水平。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，為文書檔案管理工作的開展提出了嚴(yán)格的要求。因此，為滿足時代的發(fā)展，應(yīng)給予文書檔案信息化管理高度重視，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用其中，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展提供多元化的服務(wù)，將檔案信息的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，既能夠滿足文書檔案管理工作的順利開展，還能夠提高文書檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

姚麗莎（1988-），女，漢族，海南省?？谑校肆Y源主管，助理館員，本科，研究方向：人事檔案管理。