探討文書檔案管理如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

摘 要：由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，我國(guó)科技實(shí)力的不斷提高，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展形式，所以企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨。但是由于現(xiàn)代化管理技術(shù)尚未成熟，在發(fā)展中也存在不少問題，給企業(yè)帶來了一定程度上的影響。基于此，本文分析了現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于企業(yè)文書檔案管理的重要性，并且對(duì)優(yōu)化其管理提出幾點(diǎn)有效方案。

關(guān)鍵詞：文書檔案;現(xiàn)代化;管理

文書檔案對(duì)于企業(yè)來說是重要的信息收集、查閱、記錄工作，能夠幫助企業(yè)及時(shí)了解公司信息，作出全面規(guī)劃和調(diào)整。社會(huì)的進(jìn)步同樣帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)在不斷擴(kuò)大規(guī)模中，其所要收錄的信息漸漸變得繁重，文書檔案工作從而出現(xiàn)了不少問題，給企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展帶來了阻礙。引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，可以減輕文書檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，使工作變得高效，以此促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步。

1 現(xiàn)代化管理文書檔案工作的重要意義

由于文書檔案工作涉及各行各業(yè)，所以對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理對(duì)于社會(huì)進(jìn)步來說具有重要意義。傳統(tǒng)的管理工作主要是對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行歸檔、分類、整理等，這樣就需要大量的人力和時(shí)間。在這樣以人力為主的工作形式當(dāng)中，難免會(huì)在裝訂檔案、抄寫文件內(nèi)容過程中產(chǎn)生誤差，給管理工作帶來困難，甚至嚴(yán)重程度上還會(huì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以減少很多繁瑣的工作環(huán)節(jié)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類、歸檔，節(jié)省了人力和時(shí)間?，F(xiàn)代檔案管理還可以提高文書檔案的利用率，工作人員可以自由地在電腦上輸入關(guān)鍵信息，快速簡(jiǎn)便地調(diào)用所需要地文檔，以此來提高工作效率。傳統(tǒng)的管理工作需要工作人們對(duì)文檔歸還情況做出嚴(yán)格地監(jiān)督，及時(shí)檢查發(fā)現(xiàn)是否存在信息丟失地情況。但是現(xiàn)代化管理就很好的解決了這個(gè)問題，不僅減少了工作環(huán)節(jié)，還實(shí)現(xiàn)了文檔信息互通，其他相關(guān)公司的人員也可以靈活查閱文檔信息，加強(qiáng)公司之間的緊密程度[1]。

2 文書檔案現(xiàn)代化管理的具體內(nèi)容

2.1 管理思想的創(chuàng)新化

企業(yè)文書檔案管理的核心內(nèi)容就是有創(chuàng)新化管理思想，因?yàn)檎_前衛(wèi)的思想可以指導(dǎo)人們做出更好的決定。所以這就需要文書檔案的工作人員能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理思想進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)更新管理措施方法，引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，并且定期給公司上層管理人員做出工作反饋，從而對(duì)管理模式做出更好地調(diào)整。文書檔案工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理，還需要工作人員擁有科學(xué)的方法觀念，并且能夠做到大力宣傳，讓其他工作人員和相關(guān)聯(lián)的公司人員，也能夠意識(shí)到管理思想創(chuàng)新化的重要性，從而加強(qiáng)整個(gè)工作鏈的緊密程度。

2.2 人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化

人才對(duì)于企業(yè)文書檔案管理工作來說也是關(guān)鍵因素，而加強(qiáng)對(duì)人才的現(xiàn)代化管理信息技術(shù)的培養(yǎng)，提高文檔工作管理要求，能夠促進(jìn)一個(gè)企業(yè)蓬勃發(fā)展?，F(xiàn)代化文書檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，對(duì)大量的文檔進(jìn)行記錄、分類、歸檔、調(diào)用查閱等工作，并且還可以同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行高效利用，更新自身知識(shí)水平，不斷提高自己的職場(chǎng)素養(yǎng)。所以對(duì)于文檔管理工作崗位來說，需要引入復(fù)合型人才，并且重視對(duì)人才的現(xiàn)代化管理技術(shù)培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化要求[2]。

2.3 現(xiàn)代化管理方法

企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化工作，就需要做到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和安全化相統(tǒng)一的管理目標(biāo)。全面引入數(shù)字化設(shè)備，例如掃描器等，通過對(duì)紙質(zhì)版文書進(jìn)行掃描，來獲得電子版信息，從而進(jìn)行備份，讓其他工作人員可以簡(jiǎn)單快速查閱所需要的文檔，提高工作效率。公司還需要建立內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，利用便捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓文書檔案通過電子文檔的形式，隨時(shí)隨地都可以被靈活調(diào)用。這樣的現(xiàn)代化管理就打破了傳統(tǒng)的空間限制，讓文檔通過電腦，就可以自由傳閱，從而加強(qiáng)了與其他合作公司的緊密程度，使得企業(yè)文書檔案的流動(dòng)性、透明度、實(shí)時(shí)性都得到大力加強(qiáng)[3]。

3 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理文書檔案工作的有效途徑

雖然我國(guó)文書檔案管理近幾年在很多方面都做出了改進(jìn)，并且也取得了較好的成績(jī)，但是從社會(huì)調(diào)查來看，依然存在不少工作細(xì)節(jié)方面的問題。比如說現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新意識(shí)不能滲透到公司各個(gè)層面，管理人員文化素質(zhì)不高，在技術(shù)操作方面能力也不強(qiáng)等問題。所以文化檔案管理工作還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，主要是在以下幾個(gè)方面做出優(yōu)化調(diào)整：

3.1 構(gòu)建完善標(biāo)準(zhǔn)的管理制度

企業(yè)需要對(duì)文書檔案管理工作做出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，制定合理的管理方案，從而來構(gòu)建完善的管理制度。對(duì)于建立現(xiàn)代化的管理制度，首要的一步就是廢除傳統(tǒng)的管理規(guī)定，將原本的管理模式做出統(tǒng)一更新。企業(yè)管理人員需要在國(guó)家法律合法規(guī)定的基礎(chǔ)上面，再通過結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況和需要，做出合理的調(diào)整。在企業(yè)內(nèi)部，高層人員也需要定期都文書檔案工作部門進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，監(jiān)督工作人員的工作規(guī)范性和科學(xué)性。嚴(yán)格把控文書檔案工作的門檻，篩選合適的人才進(jìn)入管理部門當(dāng)中，從而提高工作的有效性和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力[4]。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理的人才培養(yǎng)制度

現(xiàn)代化的信息管理對(duì)人才培養(yǎng)方案提出了新要求，需要管理人才不但能夠做到熟練操作計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行處理，還要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，做到有效利用文書檔案。但是目前來看，很多公司對(duì)于文書檔案管理這一工作，都缺少必要的重視，有的企業(yè)甚至認(rèn)為文書檔案工作屬于后勤部門管理，不需要專業(yè)人員進(jìn)行處理。所以很多部門的文書檔案管理的成員普遍素質(zhì)低下，人員短缺，并且也不能夠熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作。所以企業(yè)需要重視在這個(gè)領(lǐng)域的人才引進(jìn)，例如去一些高等院校進(jìn)行招聘，給出較好的工資待遇，從而引入復(fù)合型人才，提高文檔管理工作的效率，從而提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。定期對(duì)文書檔案管理部門進(jìn)行考核，優(yōu)勝劣汰，提高工作效率，并且高層管理人員還可以給部門員工舉行定期會(huì)議，總結(jié)他們?cè)诠ぷ魃厦娉霈F(xiàn)的失誤，對(duì)優(yōu)秀員工做出表揚(yáng)等。

3.3 加強(qiáng)創(chuàng)新化管理制度

企業(yè)需要對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理制度做出創(chuàng)新，讓這種創(chuàng)新理念滲透到公司的方方面面，這才是優(yōu)化文書檔案管理工作，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的有效手段。在之前的傳統(tǒng)文書管理工作中，這些內(nèi)容往往是分配給固定的人員進(jìn)行處理，各個(gè)環(huán)節(jié)之間沒有必然的聯(lián)系，這就導(dǎo)致很多問題，由于溝通不及時(shí)、不恰當(dāng)，而產(chǎn)生細(xì)節(jié)上面的問題。所以企業(yè)需要調(diào)整文書管理和其他部門之間的聯(lián)系，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立方便工作人員進(jìn)行溝通的平臺(tái)，這樣的互動(dòng)空間也可以不斷加大拓寬，讓其他相關(guān)公司的人員也加入到其中，方便企業(yè)與企業(yè)之間的信息傳遞和交流。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作現(xiàn)代化管理是非常有必要的，并且可以從人才培養(yǎng)、技術(shù)引進(jìn)、規(guī)范制度這幾個(gè)主要方面入手，通過科學(xué)合理的制度進(jìn)行調(diào)整，不斷完善管理機(jī)制。很多企業(yè)的管理制度綜合來看，依然存在不少問題，需要高層管理者進(jìn)行不斷改進(jìn)和調(diào)整，可以借鑒其他企業(yè)或者國(guó)外先進(jìn)的管理模式，來進(jìn)一步整改，從而提高自身的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李北川.文書檔案管理的有效途徑探索[J].國(guó)際公關(guān)，2020（03）：199.

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[3]張麗梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：89+95.

[4]周穎娜.文書檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：120-121.

作者簡(jiǎn)介

徐敏（1975-），女，漢族，江西上饒人，江西省咨詢投資集團(tuán)有限公司，館員（檔案中級(jí)），研究方向：文書檔案在招標(biāo)領(lǐng)域的作用。