高校檔案管理中的信息資源共享探微

李云義

摘 要：在高校的管理中，加強(qiáng)對(duì)高校的檔案管理是高校管理的重要組成部分，但是由于高校的檔案信息和數(shù)據(jù)較為復(fù)雜，在進(jìn)行管理的過程中如果缺乏相應(yīng)的技術(shù)手段會(huì)影響其管理水平的提升，本文從影響高校檔案信息資源共享的因素以及高校檔案管理中的信息資源共享手段等方面進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析和研究，針對(duì)高校檔案管理中的問題提出相應(yīng)的解決方案，從而為高校的檔案管理提供更多的技術(shù)參考，并促進(jìn)高校檔案管理信息共享技術(shù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;信息資源共享;解決方案

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，信息化、數(shù)字化以及智能化作為現(xiàn)今社會(huì)中最為常見的技術(shù)手段不斷改變著人們的生活方式和思維方式，同時(shí)也誕生了信息資源共享管理模式和技術(shù)[1]。而在高校的管理中，檔案信息管理作為其中的重要內(nèi)容，通過采用信息資源共享技術(shù)手段，可以對(duì)檔案管理中復(fù)雜的信息管理進(jìn)行數(shù)字化和智能化，并規(guī)范以往檔案管理中的亂象，從而提高高校檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。

1 影響高校檔案信息資源共享的因素

在高校的管理中，檔案信息管理是其中的重要內(nèi)容。但在一些高校中，由于管理規(guī)章制度不及時(shí)更新，加之無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化和數(shù)據(jù)化社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案信息管理存在嚴(yán)重的問題[2]。首先，在高校的檔案信息化管理中，信息化管理不到位是其中的重要問題，在一些高校的檔案管理中，依然采用傳統(tǒng)人工的管理方式，對(duì)于信息化管理設(shè)備以及人才培訓(xùn)的投入不到位，一些高校在進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)和信息資源整合上存在著較大的缺陷，這在一定程度上限制了信息資源開發(fā)和利用;另一方面，在高校檔案信息化資源的共享中，對(duì)信息資源共享技術(shù)熟練的人才缺失也是其中的重要因素。在一些高校的檔案信息化管理中，由于管理人員屬于后勤人員，一些高校對(duì)這些后勤保障人員的重視不到位，使得一些檔案管理人員的信息化管理技術(shù)無法得到有效提升，從而導(dǎo)致他們無法開展與之配套的數(shù)字檔案開發(fā)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作;此外，信息資源共享模式老套也是其中的重要因素，在一些高校的檔案管理中，管理部門對(duì)信息共享模式的創(chuàng)新不足，依然采用傳統(tǒng)的信息資源共享方式，這使得高校在進(jìn)行檔案管理的過程中無法融入現(xiàn)代社會(huì)，進(jìn)而在一定程度上對(duì)后續(xù)檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展造成負(fù)面影響。因此可以看出，高校檔案的信息資源共享方式的推行存在著較大的困難。

2 高校檔案管理中的信息資源共享探析

2.1 創(chuàng)新信息服務(wù)模式

在高校檔案管理中，首先要更新信息資源共享下高校檔案信息服務(wù)模式，在一些高校的檔案信息服務(wù)中，傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校的發(fā)展沒這事在進(jìn)行檔案的信息服務(wù)中，要借助大數(shù)據(jù)的手段創(chuàng)新信息服務(wù)模式，通過信息化和大數(shù)據(jù)的技術(shù)手段可以幫助高校檔案在進(jìn)行管理的過程中根據(jù)學(xué)校的具體情況進(jìn)行資源的有效配置，進(jìn)而提高高校檔案管理以及信息資源共享的能力[3]。其次，在創(chuàng)新服務(wù)模式中要善于借助互聯(lián)網(wǎng)，在一些高校的信息資源共享中，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的方式對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的管理，通過建立目錄數(shù)字化、信息數(shù)字化以及檔案相關(guān)術(shù)語與庫(kù)存數(shù)據(jù)銜接，從而增強(qiáng)高校檔案信息資源的有效管理，提高高校檔案管理的信息化能力。最后在高校檔案信息資源共享中，區(qū)域共享模式也是其中的一種重要手段，在區(qū)域共享模式中，高校檔案館可以先建立相應(yīng)的開放鑒定小組，加強(qiáng)對(duì)開放檔案的內(nèi)容等進(jìn)行審核，然后選擇高校中技術(shù)力量較強(qiáng)的檔案館作為網(wǎng)站信息維護(hù)的主要區(qū)域，將其檔案信息統(tǒng)一儲(chǔ)存到服務(wù)器中，從而建立區(qū)域內(nèi)資源共享中心，提供統(tǒng)一的檢索服務(wù)，之后規(guī)范檔案信息資源共享機(jī)制，保障檔案信息的安全，促使其良性發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)用戶服務(wù)

在高校檔案管理中，用戶的反饋對(duì)于學(xué)校提升信息資源共享水平和質(zhì)量至關(guān)重要。因此，在進(jìn)行檔案的信息資源共享中，要對(duì)不同用戶使用的情況反饋進(jìn)行關(guān)注，通過用戶使用后的反饋和建議對(duì)高校的信息資源共享進(jìn)行提升。同時(shí)，在高校的檔案管理中，校方可以設(shè)置這一專業(yè)對(duì)其資源共享進(jìn)行分析，通過教學(xué)實(shí)踐和理論分析，判斷是否滿足查檔用戶的需求，這樣可以根據(jù)學(xué)校自身的情況對(duì)信息資源管理模式進(jìn)行調(diào)整，并且能夠加強(qiáng)高校檔案信息資源共享管理的時(shí)效性和針對(duì)性。再者，自媒體的發(fā)展也為檔案的管理提供了重要的途徑，在進(jìn)行檔單的管理中可以將加工后的檔案信息資源上傳到微博、微信等現(xiàn)代社交平臺(tái)，通過這種開放式的社交媒體可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全社會(huì)共享，使得師生可以借助微信或者微博的方式查找信息，不僅能夠提高用戶的信息服務(wù)水平，同時(shí)可以快速便捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全社會(huì)共享，滿足師生對(duì)檔案信息的需求，提高檔案信息資源共享水平和效率。

2.3 提高管理隊(duì)伍質(zhì)量

在以往高校的檔案管理中，其管理人員大多是后勤人員，他們?cè)谶M(jìn)行管理的過程中一般都是采用人工的管理手段，這對(duì)于高校檔案信息資源共享模式的建立起到巨大的阻礙作用[4]。故此，在進(jìn)行信息資源共享中，一方面要加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，可以定期開展相關(guān)的管理知識(shí)培訓(xùn)講座，對(duì)管理人員普及相關(guān)信息資源共享知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)手段下信息資源共享模式已經(jīng)成為現(xiàn)今社會(huì)重要的管理方式，進(jìn)而提高管理人員思想水平;另一方面，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理技術(shù)培訓(xùn)，在信息資源共享模式中涉及大量的管理技術(shù)，這對(duì)于管理人員來具有重要的作用，通過實(shí)戰(zhàn)演練的方式對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)提升，這對(duì)于以后高校檔案信息資源共享模式的創(chuàng)新都具有重要的意義。

2.4 加大投入力度

在高校檔案管理中，由于檔案形式較多且較為復(fù)雜，在進(jìn)行管理的過程中如果缺乏相應(yīng)的技術(shù)手段和運(yùn)行模式會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量[5]。據(jù)此，在高校檔案信息管理中，要做好以信息共享為基礎(chǔ)的高校檔案管理工作就要徹底摒棄傳統(tǒng)的觀念，樹立信息資源共享的服務(wù)意識(shí)，并在高校檔案管理中積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理的理論知識(shí)。同時(shí)，在高校檔案的信息管理中，要革除以往人工檔案管理的問題，加大對(duì)信息資源共享模式建立的資金投入，這樣可以建立信息化的檔案管理信息服務(wù)中心，并在檔案管理信息化的過程中，加強(qiáng)檔案信息資源的采集，且在采集的過程中保證其真實(shí)性、完整性和客觀性;針對(duì)社會(huì)需求重點(diǎn)建設(shè)一批特色專題檔案，進(jìn)而滿足多元化信息共享需求，提升高校檔案信息資源共享水平;同時(shí)在信息資源共享中，加大資金和技術(shù)建立起檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，并為人員提供相應(yīng)的網(wǎng)上檢索服務(wù)，這樣可以借助連接的方式將相關(guān)網(wǎng)站鏈接起來，實(shí)現(xiàn)館際間較低層次的檔案信息資源共享。

3 結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)今的高校管理中，檔案信息化的管理作為其中的重要管理內(nèi)容。如何提高其管理效率成為其中的重點(diǎn)，而在檔案管理中，通過大數(shù)據(jù)的手段借助信息資源共享技術(shù)進(jìn)而提高高校的檔案管理水平。故此，在高校的檔案管理中，要加大對(duì)信息資源共享技術(shù)的資金和技術(shù)投入，并對(duì)管理人員進(jìn)行先關(guān)技術(shù)方面的培訓(xùn)，創(chuàng)新學(xué)校檔案管理模式，將以往傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行變革，通過強(qiáng)化用戶服務(wù)，從而促進(jìn)高校檔案管理效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王微.面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2017（10）：99-99.

[2]石言民.高校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].文教資料，2017（17）：132-133.

[3]楊淑捷.高校檔案管理人員專業(yè)化發(fā)展探微[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2018（2）.

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[5]王卓.信息資源共享視角下高校檔案管理模式思考[J].檔案時(shí)空，2019（6）：15-16.