企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題及解決策略探究

高志強(qiáng)

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案管理的問(wèn)題，本文對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出解決策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;社會(huì)化;策略

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)能否有著更好的發(fā)展在很大程度上都與人力資源管理有很大的關(guān)系，而且檔案在人事管理的當(dāng)中，是企業(yè)人員的專業(yè)水平，工作能力、與績(jī)效考核的一個(gè)重要憑證。所以要做好企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)問(wèn)題，對(duì)于提升企業(yè)管理的水平都有重要的意義

1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化概述

1）企業(yè)檔案管理的簡(jiǎn)介。檔案管理是單位管理中的重要工作，在檔案管理中，人事檔案管理是其中重要的一部分，人事檔案管理的內(nèi)容包含有員工的重要信息及相關(guān)的憑證。單位做好檔案管理是可以提高企業(yè)對(duì)員工的了解情況，減少員工與企業(yè)之間的矛盾，同時(shí)也減少員工之間的人事糾紛?，F(xiàn)在市場(chǎng)當(dāng)中員工的流動(dòng)性大導(dǎo)致檔案的流動(dòng)性比較大，倘若檔案管理未采取有序的方法就會(huì)帶來(lái)許多的麻煩。

企業(yè)檔案管理社會(huì)化意思就是企業(yè)將原本自身管理的職工檔案委托給社會(huì)上專業(yè)檔案管理的機(jī)構(gòu)進(jìn)行代管，社會(huì)化檔案管理最主要就是將企業(yè)的檔案管理進(jìn)行外包，讓檔案管理工作具有更高的透明度和開(kāi)放性。這種方式能夠讓檔案管理的工作得到有效的監(jiān)督和控制，并且企業(yè)人員的檔案實(shí)現(xiàn)了由企業(yè)到社會(huì)的一種轉(zhuǎn)變。

2）企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)措施。（1）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的集中管理

檔案管理社會(huì)化是設(shè)立的市場(chǎng)化的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)的檔案的集中化管理，從而能夠達(dá)到提升檔案管理的工作效率提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，在現(xiàn)代。信息市場(chǎng)化的時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作需要。引入現(xiàn)代的信息化技術(shù)，隨著當(dāng)下時(shí)代的改變，來(lái)拓展檔案服務(wù)管理工作的路徑，并且提高自身的服務(wù)質(zhì)量。（2）加強(qiáng)市場(chǎng)的引導(dǎo)作用。管理外包是現(xiàn)在檔案管理界的一種趨勢(shì)，雖然仍然有許多的中小城市和中小企業(yè)存在有對(duì)檔案管理工作不夠重視的情況。但是觀念源自于市場(chǎng)的引導(dǎo)和培育，隨著檔案中介服務(wù)市場(chǎng)的不斷完善和發(fā)展，加強(qiáng)市場(chǎng)的秩序管理，設(shè)置好進(jìn)入市場(chǎng)的門檻保障，保障市場(chǎng)的健康發(fā)展從而可以改變企業(yè)的觀念，市場(chǎng)也會(huì)逐漸地引導(dǎo)著企業(yè)對(duì)于檔案的管理和服務(wù)形成一定的觀念。這樣企業(yè)也都會(huì)漸漸關(guān)注檔案管理，給企業(yè)檔案社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)提供了動(dòng)力。

2 化企業(yè)檔案社會(huì)化的管理和存在的問(wèn)題

1）企業(yè)檔案的重視程度不高。隨著企業(yè)的發(fā)展，員工工作人員的增加、員工的不斷更替，導(dǎo)致許多企業(yè)在做人事檔案的時(shí)候?qū)⑵淞粼谄髽I(yè)內(nèi)部做簡(jiǎn)單的處理。而部分檔案管理機(jī)構(gòu)的管理技術(shù)操作也缺乏專業(yè)性，對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以及資金資料的完整程度都達(dá)不到相應(yīng)的水平，導(dǎo)致許多檔案仍然是使用傳統(tǒng)的管理水平。

2）企業(yè)檔案社會(huì)化監(jiān)管力度較弱。檔案管理一般在企業(yè)中無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造出有價(jià)值的服務(wù)。許多的部門都認(rèn)為檔案管理工作并不重要，所以一般的檔案管理都缺乏科學(xué)的工作運(yùn)行機(jī)制，對(duì)于檔案資料的收集和整理也未做到足夠細(xì)致，導(dǎo)致檔案不全、甚至有遺失的情況產(chǎn)生，影響了檔案的作用發(fā)揮，整體監(jiān)管的力度普遍較弱。

3）企業(yè)檔案社會(huì)化安全保障能力低下。許多的企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，并沒(méi)有嚴(yán)格的按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，有的甚至都未制成電子檔案，這種情況容易引發(fā)數(shù)據(jù)的丟失或者是檔案信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。整體安全保障能力低下，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)相應(yīng)的損失。

4）檔案管理業(yè)務(wù)水平低，設(shè)備落后。部分地方的檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平很低，特別是有許多年紀(jì)較大的員工，缺少專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于工作中的特殊問(wèn)題都不能妥善的解決。而且檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備老化，較為落后，許多設(shè)備不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要。而且檔案存放位置小，存放條件不符，這也是對(duì)于檔案工作有影響的原因之一。

5）管理人員缺乏責(zé)任感。檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)非常枯燥的工作，一些管理人員缺乏工作責(zé)任感，對(duì)于企業(yè)轉(zhuǎn)交過(guò)來(lái)的檔案只是簡(jiǎn)單的登記，并未按照要求進(jìn)行詳細(xì)的編寫(xiě)入檔，就導(dǎo)致許多檔案中存在許多問(wèn)題。時(shí)間一長(zhǎng)，檔案管理人員的工作情緒不大穩(wěn)定，工作人員流動(dòng)性大，就更加難以保證檔案工作的效率。

3 企業(yè)檔案管理的相應(yīng)對(duì)策

1）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。要做好企業(yè)檔案社會(huì)化的管理，就必須要進(jìn)行全方面的考慮。對(duì)于許多企業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的情況，就要加大宣傳力度，通過(guò)企業(yè)具體的事情來(lái)宣傳檔案管理的重要性，讓各企業(yè)對(duì)于檔案管理都有充分的認(rèn)識(shí)和了解，從而能夠正確的對(duì)待人事檔案管理。檔案管理人員需要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做好相關(guān)檔案的更新和備檔，做好工作監(jiān)督，不允許個(gè)人隨便借用檔案，有批準(zhǔn)借用的要求指定時(shí)間內(nèi)歸還，做到保障安全，逐步解決檔案管理中存在的相應(yīng)問(wèn)題。

2）健全檔案科目，細(xì)化管理目標(biāo)。企業(yè)要能夠快速的發(fā)展離不開(kāi)人力資源的科學(xué)合理地分配，要健全檔案科目就要對(duì)于管理目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分，將個(gè)人檔案的內(nèi)容進(jìn)行加強(qiáng)完善。比如員工的個(gè)人特性以及其專業(yè)能力水平的相關(guān)資料，這些內(nèi)容的健全是可以在企業(yè)對(duì)于員工職稱晉升以及為企業(yè)選拔人才的時(shí)候可以使用得到的，對(duì)檔案科目分的越多，對(duì)于檔案資料的內(nèi)容越詳細(xì)，對(duì)于企業(yè)未來(lái)培養(yǎng)員工的能力發(fā)展都有促進(jìn)的作用。

3）重視檔案的應(yīng)用。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的快速發(fā)展，企業(yè)人員的流動(dòng)力也非常的頻繁。此時(shí)，對(duì)于檔案信息資源的應(yīng)用開(kāi)發(fā)就更加的重要。各種新型的管理模式，將企業(yè)的人事檔案與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的需求進(jìn)行掛鉤，能夠更為方便各企業(yè)人力資源部門對(duì)于工作關(guān)系和檔案的調(diào)整服務(wù)。

4）拓展檔案信息公開(kāi)的建設(shè)范圍。要做好企業(yè)的檔案管理就必須重視檔案管理工作，改善企業(yè)檔案管理的相關(guān)條件，落實(shí)具體的細(xì)節(jié)操作，成立專門的管理小組，解決檔案管理中遇到的所有問(wèn)題，一方面要完善政府信息與某些既定的文件做好傳送、應(yīng)用，保證各項(xiàng)信息的公開(kāi)探索，并且要簡(jiǎn)化相關(guān)的手續(xù)，做好信息資料的查詢與復(fù)制工作，讓群眾真正信得過(guò)檔案建設(shè)機(jī)構(gòu)，并能夠由機(jī)構(gòu)中了解更多的相關(guān)信息;另一方面對(duì)于檔案中介企業(yè)涉及的對(duì)象需要包括一些黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位，要求業(yè)務(wù)范圍也從傳統(tǒng)的檔案管理拓展到紙質(zhì)檔案電子化、建設(shè)檔案管理體系、開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、檔案委托保管等，為檔案管理社會(huì)化覆蓋率更為廣闊。

5）創(chuàng)新管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提高管理水平。要在當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用下來(lái)提升管理水平就應(yīng)該要對(duì)于管理的理念進(jìn)行更新，切實(shí)采取相應(yīng)的方法和措施來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量，可以通過(guò)先進(jìn)的管理理念來(lái)運(yùn)用信息技術(shù)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化檔案管理工作的流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化，為廣大群眾搭建廣闊的檔案平臺(tái)，構(gòu)建高層次的服務(wù)機(jī)制促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高。要求檔案管理人員要有專業(yè)的操作能力，從而保障檔案管理工作的效率，并且需要不斷的學(xué)習(xí)和加強(qiáng)新的檔案管理技術(shù)，從而適應(yīng)整體時(shí)代不斷變化中的新的要求，只有這樣才能夠真正的去解決企業(yè)檔案管理當(dāng)中面臨的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展都有重要的意義，提升檔案的使用質(zhì)量和服務(wù)水平是能夠提高企業(yè)自身的發(fā)展。做好企業(yè)檔案管理社會(huì)化也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必要途徑，做好企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅僅節(jié)省企業(yè)的管理成本，同時(shí)能夠提高檔案管理的使用率，對(duì)于社會(huì)的促進(jìn)也有重要的作用。

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