事業(yè)單位綜合檔案管理的創(chuàng)新改革

周亞君

摘 要：綜合檔案管理一直以來都是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，保障管理檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性是管理工作目標(biāo)所在，管理效果不斷提升對事業(yè)單位綜合發(fā)展具有推動作用?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位在綜合檔案管理方面依然存在一些問題，嚴(yán)重制約、影響事業(yè)單位綜合檔案管理水平。對此，本文分析當(dāng)前事業(yè)單位綜合管理現(xiàn)狀及潛在問題，并提出創(chuàng)新改革措施，希望能夠推動我國事業(yè)單位健康、良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;綜合檔案管理;創(chuàng)新改革

綜合檔案管理是對事業(yè)單位相關(guān)檔案文件信息進行全面化的管理，利用檔案作為決策發(fā)展參考依據(jù)，服務(wù)支撐相關(guān)工作地開展。綜合檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及各方各面，如檔案收集、整理、保管、編輯以及統(tǒng)計分析等，在面對大量檔案文件材料時采取集中化、系統(tǒng)化的綜合檔案管理方式，能夠有效應(yīng)對管理過程中存在的問題，從而充分發(fā)揮事業(yè)單位綜合檔案管理的作用與優(yōu)勢。

1 事業(yè)單位綜合檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位不同部門每天都會產(chǎn)生大量的檔案材料，而綜合檔案部門的職責(zé)就是對這些檔案材料進行有效的整理與保管，為事業(yè)單位各項工作的有序開展提供參考資料和重要憑證。但事業(yè)單位屬于服務(wù)型社會組織機構(gòu)，不以盈利為目的。所以綜合檔案管理也不會直接產(chǎn)生財富價值，也就意味著綜合檔案管理效果不能在一朝一夕內(nèi)完全體現(xiàn)，是一項漫長的過程，也就很容易被事業(yè)單位忽視[1]。加之綜合檔案管理工作比較復(fù)雜，不是獨立存在的個體，需要各方面資料人群的配合，所以會受到各種不確定因素的影響。

2 事業(yè)單位綜合檔案管理的潛在問題

1）管理意識淺薄。管理人員檔案管理意識淺薄是事業(yè)單位綜合檔案管理的通病，管理人員對檔案信息重視程度不夠，直接造成檔案文件不能及時收集整理、不同種類的檔案材料無法有效分類、亂七八糟的編目無法便捷查閱利用等等問題。綜合檔案管理過程中，各管理環(huán)節(jié)之間銜接度不高，檔案管理缺乏連貫性，綜合檔案管理作用難以發(fā)揮。既影響事業(yè)單位綜合檔案管理效果，阻礙事業(yè)單位發(fā)展，還在一定程度上對現(xiàn)代社會建設(shè)水平發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

2）管理制度不完善。管理意識淺薄，人員檔案管理重視度不高，還體現(xiàn)在缺乏完善的管理制度方面。雖然有部分事業(yè)單位建立管理制度，但在實施與執(zhí)行上力度不夠，過于形式化、表面化[2]。有的檔案室隨著檔案數(shù)量不斷增加，儲存空間已經(jīng)告急，出現(xiàn)檔案堆積如山的情況，工作量巨大，綜合檔案管理人員的耐心與信心受到極大考驗。一些特殊檔案材料，如外借檔案資料，如果檔案人員無法及時跟蹤追回，通常出現(xiàn)檔案歸還遙遙無期、有借無還的現(xiàn)象，甚至有人擅自更改檔案內(nèi)容，檔案可靠性與真實性大大降低。

3）資源開發(fā)利用不足。事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高，在自身意識局限下，無法充分挖掘、開發(fā)利用綜合檔案資源，目光僅僅局限于對綜合檔案的采集、整理、保管等方面，綜合檔案資源開發(fā)利用意識不夠，使得綜合檔案利用價值大大降低[3]。

4）綜合檔案管理設(shè)施不足。事業(yè)單位綜合檔案管理離不開軟硬件管理設(shè)施的支撐，它們是保障綜合檔案管理工作順利開展的物質(zhì)前提。但由于長期受到落后思想觀念、管理理念以及管理方法的影響，事業(yè)單位綜合檔案館里基礎(chǔ)設(shè)施投入建設(shè)力度不足，具體表現(xiàn)在檔案室年久失修;室內(nèi)簡陋、空氣流通不暢;危險物品隨意放置等，這些問題的存在嚴(yán)重危害檔案材料。計算機信息化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是事業(yè)單位綜合檔案管理未來發(fā)展方向，但事業(yè)單位在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入力度和重視程度明顯不足，阻礙事業(yè)單位綜合檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)發(fā)展，事業(yè)單位綜合檔案管理效率遲遲無法提升。

3 事業(yè)單位綜合檔案管理創(chuàng)新改革

1）強化檔案管理意識。強化管理意識，有助于提高事業(yè)單位綜合檔案管理效率和質(zhì)量，提升服務(wù)水平。首先要提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、管理意識，領(lǐng)導(dǎo)起帶頭作用，激發(fā)管理人員工作積極性，在檔案管理中始終保持積極的態(tài)度，確保工作效率和質(zhì)量[4]。管理人員同心協(xié)力，才能進一步推動綜合檔案管理創(chuàng)新改革的腳步，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后管理思想觀念。同時，建立完善的檔案管理工作制度和管理體系，約束每項管理工作，強化工作規(guī)范性。具體操作為：根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)部崗位設(shè)置情況，明確檔案管理部門各崗位職責(zé)與義務(wù)，優(yōu)化制度，還可借助現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，幫助管理人員更好的管理檔案資料;借鑒成功事業(yè)單位綜合檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合自身實際情況，創(chuàng)新檔案管理制度內(nèi)容，提高自身管理能力。

2）實現(xiàn)檔案信息共享。我國大多數(shù)事業(yè)單位的性質(zhì)是相同的，存在很多相同之處，在信息方面可實現(xiàn)互相使用、資源共享。因此，事業(yè)單位之間必須創(chuàng)新信息傳輸渠道。同類型、同地區(qū)事業(yè)單位可建立資源共享平臺，建立共享體系，通過目錄形式整理收集所有檔案信息[5]。另外，還可利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)化操作，從而進一步提升事業(yè)單位服務(wù)能力。

3）完善綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。事業(yè)單位要加大對綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，充分認(rèn)識到綜合檔案管理對事業(yè)單位總體發(fā)展產(chǎn)生的作用，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入，創(chuàng)造良好工作環(huán)境與工作條件，充分挖掘、開發(fā)利用檔案資源，提升檔案資源利用價值。建立完善的管理制度與管理體系，保障檔案室儲存環(huán)境，之后要加強監(jiān)督管理力度，針對違反制度規(guī)范的行為一定要給予嚴(yán)厲的懲罰。如綜合檔案資料丟失、盜竊、私自更改、轉(zhuǎn)讓等不良行為，一旦發(fā)現(xiàn)必須追究責(zé)任。加強監(jiān)督管理，避免信息泄露，事業(yè)單位使用一些先進的監(jiān)督設(shè)備對管理工作、檔案室等進行實時監(jiān)管，安裝數(shù)據(jù)分析軟件、監(jiān)視器、攝像頭等，全面化、全覆蓋監(jiān)管，杜絕不良行為，保證綜合檔案完整性、真實性。

4）人力資源優(yōu)化創(chuàng)新。管理人員素質(zhì)高低直接影響綜合檔案管理水平高低，二者息息相關(guān)，相輔相成。事業(yè)單位要為管理人員提供專業(yè)化的培訓(xùn)教育，讓管理人員對檔案管理制度、管理體系有全面的了解，才能保證自己在實際工作中嚴(yán)格按照規(guī)定程序開展相關(guān)工作。除此之外，事業(yè)單位還要積極引入新型檔案管理模式，解決并改善綜合檔案管理工作中的問題與不足[6]。事業(yè)單位招聘綜合檔案管理人員時要對其進行審核，聘請專業(yè)相關(guān)、業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的人員，才能保證綜合檔案管理效果，提高事業(yè)單位管理水平。

事業(yè)單位可建立一支綜合素質(zhì)高、具有豐厚檔案學(xué)基礎(chǔ)知識、熟練操作計算機信息化技術(shù)、適應(yīng)能力、創(chuàng)新能力強、滿足時代發(fā)展需求的專業(yè)管理團隊，確保事業(yè)單位綜合檔案管理創(chuàng)新改革順利進行。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位綜合檔案管理的創(chuàng)新改革，要基于自身實際工作情況，借鑒成功管理經(jīng)驗，找尋最合理的改革對策，創(chuàng)新實踐，以完善檔案管理制度、解決管理問題為目的，實現(xiàn)資源共享，加強監(jiān)督管理，完善綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，提升綜合檔案管理現(xiàn)代化水平。如此一來，事業(yè)單位綜合檔案管理工作才能有序開展，管理效率不斷提升。

參考文獻

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[4]張立志.試論事業(yè)單位改革與人事檔案管理的創(chuàng)新[J].卷宗，2018，（25）：76.

[5]王春陽.淺談事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新[J].科技展望，2017，27（12）：246.

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