高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化問(wèn)題探析

李婷

【摘要】普通高等學(xué)校是向社會(huì)輸送人才的地方，檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，因此如何建立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系，應(yīng)該引起各院校工作人員的重視，很多院校有意識(shí)地整改檔案管理制度，但由于管理模式老套，在管理中沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代科技給管理帶來(lái)的便利。本文闡述了如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化和創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化

檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，在任何單位里，檔案管理都是必不可少的工作內(nèi)容，如今很多高校的檔案管理工作存在棘手的問(wèn)題，需要加快改進(jìn)的步伐，本文從數(shù)字管理和創(chuàng)新管理兩方面對(duì)檔案管理問(wèn)題進(jìn)一步作出探討，提高管理人員素質(zhì)，使檔案管理工作取得更好的效果，尋求可以落到實(shí)際中的管理辦法，為檔案管理提供新思路、新動(dòng)力。

一、高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化的意義

（一）高校檔案管理創(chuàng)新的意義。創(chuàng)新是一切事物發(fā)展的動(dòng)力所在，沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有進(jìn)步，雖然很多院校設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位和檔案管理部門(mén)，但是由于管理模式不夠新穎，導(dǎo)致高校檔案在此方面有很多不足，一所學(xué)校是否能在眾多院校中脫穎而出，取決于多方面的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，絕對(duì)不是某方面較為突出。因此檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，其是否能夠不斷改善，決定著整個(gè)管理體系是否能更加完整，是否能推動(dòng)學(xué)校的整體發(fā)展，所以把創(chuàng)新帶進(jìn)高校的檔案管理是至關(guān)重要的。

（二）使高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義。檔案在個(gè)人和公共組織當(dāng)中具有重大意義，高等學(xué)校中的檔案記錄是對(duì)學(xué)校以及和學(xué)校相關(guān)人員重要信息完整性的保護(hù)，檔案是保存這些記錄的工具，然而管理這種工具是一件十分繁瑣的事情，甚至有些需要管理的資料數(shù)量超出人工能駕馭的范圍，所以需要一些工具將這些檔案進(jìn)行更好的處理和電子備份，讓檔案通過(guò)這種形式的保存能夠在學(xué)校工作的進(jìn)行中產(chǎn)生積極作用。數(shù)字化包含計(jì)算機(jī)和其他一些通信技術(shù)，現(xiàn)在很多院校有意識(shí)將檔案管理創(chuàng)新，可是沒(méi)有融進(jìn)數(shù)字化的創(chuàng)新是不徹底的創(chuàng)新，只有把當(dāng)今社會(huì)最新的計(jì)算機(jī)和各種通信技術(shù)跟創(chuàng)新接軌，才能讓檔案管理上升到更高層面。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。并不是所有高校都看重檔案管理工作，有很多學(xué)校認(rèn)為對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)才是工作的重點(diǎn)，不想花費(fèi)大量的時(shí)間精力以及人力和物力在檔案管理工作上，沒(méi)有高度重視檔案管理工作。

（二）沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。很多院校并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確分工，檔案管理在學(xué)校其他工作中沒(méi)有屬于自己的獨(dú)立地位，甚至是負(fù)責(zé)其他工作的老師兼職管理檔案，分工不明確導(dǎo)致管理檔案的老師沒(méi)有辦法把精力全部投入工作中，由于工作內(nèi)容混亂，很容易在管理檔案的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（三）管理模式老化。很多院校管理檔案的途徑是選擇沿用前輩的管理方法，這樣傳統(tǒng)管理模式中存在的諸多問(wèn)題不斷給管理工作帶來(lái)不利影響，沒(méi)有機(jī)會(huì)被更正，工作效率依舊停留在原有的狀態(tài)。

（四）管理設(shè)施落后。由于檔案是一種特殊的歷史，需要很大范圍的場(chǎng)地庫(kù)存資料，但是很多學(xué)校沒(méi)有為檔案保管提供足夠的空間，很多檔案無(wú)處保管以致丟失。也有很多院校雖然提供了足夠空間存放檔案，但是存放檔案的場(chǎng)所不能確保檔案完整安全，處理檔案相關(guān)信息的工具也很老化，檔案管理工作沒(méi)有辦法順利進(jìn)行。

（五）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。很多院校檔案管理工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，到崗前沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的崗前培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作了解不夠透徹，對(duì)工作流程沒(méi)有完整系統(tǒng)的概念，無(wú)論是專(zhuān)業(yè)技能還是管理工作中需要具備的能力都比較薄弱，這樣的情況下負(fù)責(zé)檔案管理工作，很容易在管理過(guò)程中出現(xiàn)不熟悉工作流程和要領(lǐng)的情況，對(duì)工作進(jìn)度造成影響，甚至在管理過(guò)程中造成損失，影響學(xué)校發(fā)展。

三、實(shí)施檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效策略

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。對(duì)加強(qiáng)檔案管理意識(shí)的工作要從兩方面進(jìn)行：一方面，從校方入手加強(qiáng)檔案的管理意識(shí)，讓學(xué)校充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校的價(jià)值和意義，使學(xué)校肯對(duì)檔案管理工作下功夫，投入大量人力和物力，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位的完善;另一方面，提升管理人員的重視程度，有很多檔案管理工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，要讓他們認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值和意義所在，負(fù)責(zé)任地對(duì)待這份工作，讓他們用更認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度完成工作。

（二）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。自古就有“術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻”的說(shuō)法，在工作中，為檔案管理工作設(shè)立專(zhuān)門(mén)的崗位和專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)有助于工作者明確自己的走向及內(nèi)容，認(rèn)真細(xì)致地把工作完成好，否則檔案管理工作和其他工作混為一談，不但對(duì)檔案管理工作有影響，也會(huì)影響其他工作順暢進(jìn)行。

（三）更新管理模式。新事物取代舊事物是一切事物發(fā)展的根本規(guī)律所在，固守陳規(guī)往往會(huì)阻礙事物發(fā)展，因此要想讓高校檔案管理工作順利開(kāi)展，必須將工作模式進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，融入新鮮血液，才有利于檔案管理工作進(jìn)一步開(kāi)展，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的信息技術(shù)以及各種通信工具對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，讓檔案管理工作走向時(shí)代的風(fēng)口浪尖，這樣有利于工作人員接受最新信息，利用最新辦法幫助學(xué)校管理檔案，為學(xué)校人才發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（四）引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施。很多院校在管理檔案的過(guò)程中，并沒(méi)有使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信設(shè)備，還有一些院校即便引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信設(shè)備，但是由于計(jì)算機(jī)設(shè)施配置老化，或者版本過(guò)低，在管理工作中由于運(yùn)行緩慢影響整體工作的速度，通信設(shè)備落后，導(dǎo)致管理過(guò)程中溝通和交流所獲取的信息不夠完整。所以各院校應(yīng)該盡可能引進(jìn)配置高的計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)領(lǐng)先的通信設(shè)備，配置高的計(jì)算機(jī)可以讓工作者操作起來(lái)更加流暢，減少工作人員的煩躁情緒和工作壓力，使工作人員不排斥管理工作，幫助工作人員提高自信心，讓他們輕松快樂(lè)地完成自己的工作，進(jìn)而讓他們?cè)谶@種心境下更加熱愛(ài)自己的工作，更積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地工作，促使他們竭盡所能把工作做好。

（五）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。學(xué)校在選用檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)在專(zhuān)業(yè)對(duì)口的競(jìng)選人員中進(jìn)行選擇，篩選后的人員，學(xué)校要找經(jīng)驗(yàn)豐富的前輩對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，經(jīng)過(guò)層層選拔才能進(jìn)入檔案管理工作崗位，這樣檔案管理群體才具有一定的專(zhuān)業(yè)性。除此之外，高校還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，考核不合格者給予相應(yīng)處罰，用這種方式督促檔案管理工作人員時(shí)刻提高自己的專(zhuān)業(yè)水平，在不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步中提高自己的業(yè)務(wù)能力。

四、高校檔案管理的原則

（一）檔案管理人員細(xì)化。很多高校設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位和檔案管理人員以及檔案管理部門(mén)，在專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)內(nèi)對(duì)工作進(jìn)行更細(xì)致的劃分，把所有的檔案管理人員分成幾個(gè)小組，選出一個(gè)組長(zhǎng)帶領(lǐng)組員進(jìn)行檔案管理，將工作人員進(jìn)行分級(jí)后，再將管理工作內(nèi)容細(xì)化，分配到相應(yīng)級(jí)別的工作人員手中，使工作人員的負(fù)擔(dān)減少，促使其認(rèn)真完成工作。同時(shí)還可以把重要的工作分給專(zhuān)業(yè)水平較強(qiáng)的工作人員，讓專(zhuān)業(yè)水平弱的工作者協(xié)助專(zhuān)業(yè)水平強(qiáng)的工作者進(jìn)行工作，使工作群體更和諧，讓管理工作能夠在更完美的搭配中完成。

（二）保證檔案的安全性和私密性。檔案涉及學(xué)校機(jī)密，因此檔案工作出現(xiàn)問(wèn)題，很容易連帶其他工作也出現(xiàn)問(wèn)題，這樣工作人員在管理檔案時(shí)一定不要讓檔案丟失，因?yàn)闄n案丟失很有可能泄露很多與學(xué)校相關(guān)的機(jī)密信息，會(huì)給學(xué)校帶來(lái)很?chē)?yán)重的損失。在檔案存放場(chǎng)所不允許其他無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，一定要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。在管理過(guò)程中，由于工作人員自身問(wèn)題導(dǎo)致檔案丟失的，校方應(yīng)該給予嚴(yán)重處罰。建立體系明確的管理制度，讓檔案管理人員高度重視檔案管理的安全性和私密性，以免造成不可挽回的損失。

（三）管理結(jié)構(gòu)符合實(shí)際情況。在檔案管理工作中，不但要維護(hù)檔案的完整性和安全性，而且還要便于同學(xué)和老師查找。我們知道，學(xué)校有很多與學(xué)生和教師相關(guān)的事宜，要利用他們的檔案，所以在設(shè)計(jì)管理結(jié)構(gòu)時(shí)，要考慮到是否便于需要檔案的人進(jìn)行查找，如果查找過(guò)程十分繁瑣，沒(méi)有給需要檔案的人及時(shí)提供所需資料，那么檔案的意義和價(jià)值就不復(fù)存在了，同時(shí)管理檔案的工作也就失去了意義。因此在遵守底線(xiàn)的同時(shí)，一定要在管理中滲透以人為本的理念，把管理和服務(wù)于學(xué)校、教師、學(xué)生相結(jié)合才是合格的管理，管理的含義也能得到更深層面的詮釋。培養(yǎng)檔案管理人員的成就感，讓他們更加熱愛(ài)這份工作，任勞任怨地工作，培養(yǎng)管理人員對(duì)這份工作的情感，促進(jìn)檔案管理工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

（四）有規(guī)律地進(jìn)行整理。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，在檔案管理過(guò)程中，這個(gè)說(shuō)法也是適用的，不僅要對(duì)檔案管理人員制定明確的規(guī)章制度，在整理檔案過(guò)程中，也要遵循一定的原則和規(guī)律，由于檔案源是歷史的積淀，從頭到尾整理起來(lái)十分麻煩，需要大量的時(shí)間，甚至有些檔案材料數(shù)量大，要想在有限的時(shí)間內(nèi)整理完是非常不切實(shí)際的，因此我們可以在前輩已經(jīng)整理好的檔案中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，運(yùn)用到自己整理檔案的過(guò)程中，這樣比我們自己沒(méi)有頭緒進(jìn)行整理要方便很多，還能節(jié)省整理時(shí)間。雖然在管理檔案的過(guò)程中，我們提倡打破原有的管理模式，但是不代表要全盤(pán)否定有用的經(jīng)驗(yàn)，在探索的路上去其糟粕、取其精華才會(huì)收獲最豐碩的成果。同時(shí)也可以根據(jù)檔案的出處，以及提供服務(wù)對(duì)象等其他切入點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，這樣也從本質(zhì)上提高了檔案查找的方便程度。

五、結(jié)論

總之，檔案是一個(gè)學(xué)校的命脈，只有留存好歷史中有價(jià)值的東西，才能不斷積累知識(shí)，為學(xué)校發(fā)展提供依據(jù)和動(dòng)力，由此看來(lái)，管理好檔案，根據(jù)各院校檔案管理中存在的問(wèn)題，尋找創(chuàng)新管理和數(shù)字化管理的有效策略，對(duì)推動(dòng)學(xué)校發(fā)展有著不可估量的作用。

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