高校基建檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑思考

摘 要：隨著高校的不斷合并與擴(kuò)建，基建項(xiàng)目與日俱增，高?；n案工作面臨許多新課題，對(duì)基建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提升基建檔案利用效率和利用質(zhì)量，是現(xiàn)階段檔案部門需要思考并解決的問題。筆者從工作實(shí)踐出發(fā)，立足于基建檔案管理工作的開展趨勢(shì)，從基建檔案的概念及其特性、實(shí)施規(guī)范化管理的必要性、以及管理現(xiàn)狀等方面入手，對(duì)基建檔案規(guī)范化管理實(shí)踐路徑進(jìn)行分析和闡述，希望能推動(dòng)檔案部門創(chuàng)新管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)基建檔案的效力與價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;規(guī)范化;管理

1 基建檔案規(guī)范化管理的基本理論

1.1 基建檔案的概念及其特性

基建檔案就是在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的文字、圖表及聲像等形式與載體的文件材料?；n案作為專門檔案的一種，它除了具備檔案的原始性、價(jià)值性、信息性、知識(shí)性普遍屬性外，還具有明顯的個(gè)體特征。

1.1.1 來源廣泛性

根據(jù)基建檔案的定義我們可以看出，只要有基本建設(shè)管理活動(dòng)和建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)的主體，就必然產(chǎn)生基建檔案。因此基建檔案來源廣泛性其一是指基建檔案產(chǎn)生的主體的廣泛性，主體包括基建檔案產(chǎn)生的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體、社會(huì)組織和個(gè)人。其二是指內(nèi)容的廣泛性，任何一個(gè)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收須經(jīng)過與工程建設(shè)息息相關(guān)的眾多單位部門，包括建設(shè)單位、地質(zhì)勘探單位、規(guī)劃設(shè)計(jì)單位、施工建設(shè)單位、監(jiān)理單位、財(cái)務(wù)審計(jì)部門和校內(nèi)外審批部門等數(shù)十個(gè)部門及單位。各單位在項(xiàng)目建設(shè)中都會(huì)形成依據(jù)性和階段性的檔案資料，使得基建檔案的來源具有廣泛性。

1.1.2 內(nèi)容專業(yè)性

基建項(xiàng)目本身就是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工程，各種工程項(xiàng)目的內(nèi)容涉及地質(zhì)、環(huán)境、建筑、人防、消防、給排水、電信、節(jié)能環(huán)保等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，每個(gè)專業(yè)領(lǐng)域都有相關(guān)的專業(yè)技術(shù)要求?；n案中的文字、數(shù)據(jù)、圖紙等多為專業(yè)技術(shù)資料，而基建檔案利用者又多為工程技術(shù)人員，因此，基建檔案的內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性[1]。

1.1.3 形式多樣性

從基建檔案的記錄方式來看，有文字書寫、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等;從載體形式來看，有紙張、膠片、磁性介質(zhì)等;從資料類型來看，有文件、圖紙、照片、光盤、磁盤等，涉及基建、聲像、設(shè)備、科研、財(cái)會(huì)等多種類型的檔案?；n案因形式多樣，所以較其他門類檔案復(fù)雜。

1.1.4 系統(tǒng)成套性

基建檔案以基建項(xiàng)目為主體，歸檔內(nèi)容包括立項(xiàng)文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計(jì)文件、工程招標(biāo)文件、開工審批文件、項(xiàng)目管理文件、財(cái)務(wù)管理文件、驗(yàn)收文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件和聲像電子文件等12個(gè)大類，93個(gè)小項(xiàng)[2]。完整詳實(shí)地記錄了從項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、可行性研究、審核報(bào)批、地質(zhì)勘探、施工建設(shè)、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過程，直接反映了建設(shè)工程管理水平和建設(shè)工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量，體現(xiàn)了基建檔案的成套性。

1.1.5 形成滯后性

由于基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工是一個(gè)周期長、階段多，投資大的工程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際操作過程中又存在彈性因素，如有些基建項(xiàng)目已竣工驗(yàn)收交付使用，但因種種原因遲遲沒有結(jié)算，按基建檔案歸檔要求，須在項(xiàng)目竣工結(jié)算后集中統(tǒng)一歸檔。還有些項(xiàng)目檔案資料在收集整理驗(yàn)收過程中，則需要時(shí)間對(duì)缺失、不規(guī)范的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充和完善等。因而基建檔案自然滯后于所反映的基建項(xiàng)目。

1.2 基建檔案規(guī)范化管理的必要性

“規(guī)范化”在百度百科中的定義是：“在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和科學(xué)及管理等社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范、規(guī)程和制度等）達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益”。由此可知基建檔案的規(guī)范化管理就是建設(shè)單位依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)、準(zhǔn)則等，結(jié)合本單位實(shí)際，從基建檔案的形成、收集、整理、立卷、歸檔、利用開發(fā)等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度、規(guī)章、辦法等規(guī)范，并嚴(yán)格地實(shí)施這些規(guī)范，使基建檔案管理工作井然有序，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

基建檔案作為高校檔案的重要組成部分，見證了高校建設(shè)和成長的歷程，是高校寶貴的不可再生資源?；n案在高校中發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一，憑證作用?；n案中保存的土地使用、道路紅線圖、竣工驗(yàn)收備案、房產(chǎn)證明等批復(fù)文件及證書，是維護(hù)合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是重要的固定資產(chǎn)憑證。另外，基建檔案中包含預(yù)概算、工程結(jié)算和審核，以及決算、財(cái)務(wù)審計(jì)等文件材料，是監(jiān)督、管理基建項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是審計(jì)核查的重要憑證[2]。第二，參考作用?；n案中的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建筑、結(jié)構(gòu)、管線、消防、竣工圖等是校園建設(shè)和發(fā)展必不可少的資料，可為建設(shè)項(xiàng)目后期穩(wěn)定運(yùn)行及日后的改擴(kuò)建提供必要的參考[2]?；n案要想獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，就必須要實(shí)施檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮基建檔案的憑證和參考作用。

近年來，隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，各高校為了改善辦學(xué)條件，提高辦學(xué)規(guī)模，不斷擴(kuò)建新校區(qū)，基建項(xiàng)目越來越多，基建檔案館藏量突飛猛進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，為了減輕基建檔案管理人員的工作壓力，最直接、最有效的途徑就是對(duì)基建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，用更便捷、更有效的服務(wù)，提升基建檔案的利用效率?；诨n案的重要性和必要性，基建檔案規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

2 高?；n案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏科學(xué)有效的管理制度

科學(xué)有效的管理制度是確?；n案規(guī)范化管理的重要依據(jù)，然而，從實(shí)際情況來看，在高校基建檔案管理中，制度缺乏是一個(gè)重要問題。首先，由于管理要求及政策水平的差異，許多高校制定的基建檔案管理制度只是一個(gè)框架，沒有具體的實(shí)施細(xì)則，比如基建檔案分類表、歸檔范圍、流程、保管期限等，從而導(dǎo)致基建檔案的內(nèi)容不完整、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式不相同等，影響了高?；n案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。其次，基建檔案管理人員崗位設(shè)置不合理，責(zé)任不明確，導(dǎo)致規(guī)章制度形同虛設(shè)。沒有設(shè)置基建檔案專兼職人員，明確相應(yīng)的工作責(zé)任，工作遇到問題，相互推諉，逃避責(zé)任，使高校基建檔案管理中出現(xiàn)的問題無法及時(shí)解決。第三，檔案管理部門在基建檔案形成過程中，缺少積極性、主動(dòng)性，沒有及時(shí)、認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。

2.2 基建檔案管理工作滯后

基建檔案管理工作滯后是高校普遍存在的問題，加大了基建檔案收集、整理、歸檔和利用的難度。其一，在基建項(xiàng)目的前期和初期階段，檔案管理工作沒有及時(shí)介入，造成基建項(xiàng)目前期資料收集不齊，甚至丟失。其二，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)期，檔案管理工作沒有及時(shí)跟上，基建檔案資料驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)沒有把好，造成基建檔案資料不規(guī)范、不完整。其三，基建工程周期長，階段多，涉及單位眾多，檔案管理部門與基建管理部門缺少溝通，對(duì)基建工程的流程不了解，形成的工程資料流向不清，造成基建檔案資料缺失，無法追回。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校一些大型的基建工程項(xiàng)目在檔案中查不到任何信息，嚴(yán)重影響了基建檔案的利用效力?；n案管理工作滯后跟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有關(guān)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，沒有把基建檔案工作列入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，許多需要檔案部門參與管理的工作，檔案部門卻被置之門外;基建管理部門領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，沒有把基建檔案工作納入基建工作計(jì)劃、管理之中，往往只重視工程建設(shè)工作，想盡辦法抓進(jìn)度、保質(zhì)量，忽略了對(duì)基建檔案的管理。

2.3 基建檔案數(shù)字化水平低

由于基建檔案具有獨(dú)特的個(gè)性特征，且利用率不高，其重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案，因此各高校這幾類檔案基本已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而基建檔案卻被“邊緣化”。大部分高?；n案尚未實(shí)行數(shù)字化管理，還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，手工編制，紙質(zhì)查檔，管理方式和專業(yè)技術(shù)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)信息需求。另外一些高校即便是實(shí)行了數(shù)字化管理，但數(shù)字化水平低，缺少硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的支撐，更沒有充足的資金進(jìn)行數(shù)字化外包業(yè)務(wù)。目前只實(shí)現(xiàn)了基建檔案目錄的數(shù)字化，沒有實(shí)現(xiàn)實(shí)體的數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)只能檢索到相關(guān)工程項(xiàng)目的條目，具體內(nèi)容還沒有進(jìn)行掃描和掛接，無法實(shí)現(xiàn)在線查檔，只能調(diào)出檔案進(jìn)行查閱和影印，嚴(yán)重制約了基建檔案的快速發(fā)展。

2.4 基建檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺

目前我國高校基建檔案管理人員整體素質(zhì)不高，很難引進(jìn)高層次專業(yè)技術(shù)人才，普遍存在缺乏專業(yè)知識(shí)、年齡偏大，專業(yè)技術(shù)水平低等問題。近年來，高校檔案部門比較注重檔案管理人員的培訓(xùn)，每年都安排專兼職檔案人員接受繼續(xù)教育，進(jìn)行檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，使之掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案專業(yè)技能。但往往忽略了對(duì)專門從事基建檔案管理工作的專職檔案人員進(jìn)行基建專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致基建檔案管理人員對(duì)基建項(xiàng)目管理的流程不了解，基建專業(yè)和技術(shù)知識(shí)欠缺，對(duì)基建檔案管理過程中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，使基建檔案的收集、整理、歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

3 高?；n案規(guī)范化管理實(shí)踐路徑

3.1 充分重視基建檔案管理工作

基建檔案雖然不能如同基建建設(shè)工作那樣產(chǎn)生立竿見影的效果，但基建檔案不僅為建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量鑒定、項(xiàng)目評(píng)價(jià)、維護(hù)和維修、裝修改造等提供重要憑據(jù)，同時(shí)，還可以為以后歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛、科學(xué)研究、校園總體規(guī)劃及學(xué)校發(fā)展提供素材，既服務(wù)于當(dāng)前需求，又有利于未來發(fā)展，是高校寶貴的資源財(cái)富。因此，高校要充分重視基建檔案管理工作，保障基建檔案工作所需的政策環(huán)境、人員、經(jīng)費(fèi)和場(chǎng)所。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案管理工作的前提。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把基建檔案工作列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，在人員配備、設(shè)備購置、經(jīng)費(fèi)使用等方面給予保障，加大檔案管理執(zhí)行力度，切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題。學(xué)校檔案部門必須參加重大基建項(xiàng)目的各種活動(dòng)，并且必須是工程驗(yàn)收小組成員，會(huì)同基建部門負(fù)責(zé)基建檔案材料的驗(yàn)收工作。其次，學(xué)校基建管理部門承擔(dān)著學(xué)?；窘ㄔO(shè)的重要任務(wù)，是基建檔案資料的第一責(zé)任人，基建管理部門對(duì)基建檔案的重視，是做好基建檔案管理工作的重要基礎(chǔ)?；n案工作要納入基建管理工作規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度和基建人員工作職責(zé)范圍。要與工程項(xiàng)目立項(xiàng)同步，與工程項(xiàng)目進(jìn)度同步，與工程項(xiàng)目審查同步，與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步。最后，基建檔案管理人員自身重視是做好基建檔案管理工作的重要保障。不管是專職還是兼職基建檔案人員，應(yīng)秉著認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，采用科學(xué)有效的管理方法做好基建檔案工作。

3.2 制定科學(xué)有效的基建檔案管理制度

“沒有規(guī)矩不成方圓”，高校檔案管理工作建制立規(guī)，制定與學(xué)校實(shí)際相適應(yīng)的基建檔案管理制度，使基建檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、高效化。根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》DA/T 28-2018，《高等學(xué)校檔案管理辦法》2008年9月1日施行，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，制定適應(yīng)本校的基建檔案管理制度：《基建檔案分類表》、《基建檔案歸檔范圍和保管期限表》、《基建檔案收集整理歸檔細(xì)則》、《基建檔案管理崗位職責(zé)》等。讓制度來指導(dǎo)、規(guī)范基建檔案工作，有的放矢地理順工作程序，明確工作任務(wù)，確?；?xiàng)目在不同階段檔案管理的連續(xù)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性[3]。

基建檔案歸檔范圍要涵蓋工程項(xiàng)目的各個(gè)階段，內(nèi)容不僅包括各類文件、圖紙、記錄、總結(jié)、報(bào)告、協(xié)議、說明等材料，還包括各種照片、聲像、電子文件等材料。細(xì)則重點(diǎn)要明確項(xiàng)目各個(gè)階段檔案材料的收集和歸檔時(shí)間，整理要符合材料形成規(guī)律、內(nèi)在聯(lián)系，確保齊全完整。設(shè)置基建檔案專兼職人員崗位，明確其崗位職責(zé)，落實(shí)到位，責(zé)任到人。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行分級(jí)管理，層層負(fù)責(zé)。由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案管理部門負(fù)責(zé)主管，基建管理部門協(xié)助，基建檔案專職人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助兼職人員完成檔案的收集、整理、歸檔工作，基建檔案兼職人員負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)項(xiàng)目參建單位（包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）檔案材料的收集和整理。為了確?；n案的形成規(guī)范、收集齊全完整，還可以制定項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范，同時(shí)簽訂基建項(xiàng)目檔案協(xié)議，對(duì)基建檔案完成情況與支付工程款掛鉤，以此約束參建單位做好基建檔案管理工作。

3.3 加快基建檔案數(shù)字化步伐

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，各高校正處于建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各項(xiàng)檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，基建檔案作為高校建設(shè)發(fā)展的見證者，也不能落后，基建檔案數(shù)字化建設(shè)是規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，刻不容緩。鑒于目前高?；n案管理的實(shí)際情況，數(shù)字化建設(shè)可分三步走。第一步，爭(zhēng)取資金，加快基建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的建設(shè)。開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)基建檔案的管理和利用，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，如：檔案目錄數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫、影像數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、圖紙數(shù)據(jù)庫等，方便快捷基建檔案利用服務(wù)。第二步，對(duì)現(xiàn)有基建檔案進(jìn)行數(shù)字化，應(yīng)“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”。對(duì)館藏基建檔案進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)項(xiàng)目、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，基建項(xiàng)目竣工資料和基建項(xiàng)目圖紙資料是基建檔案中價(jià)值最大、利用率最高的核心檔案，可以優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。第三步，紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔?；n案資料在歸檔錄入系統(tǒng)時(shí)，所形成的電子文件一一對(duì)應(yīng)傳入檔案信息系統(tǒng)，這樣既保證了電子文本的完整，又節(jié)省了今后數(shù)字化工作的人力、財(cái)力和時(shí)間，加快了基建檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.4 提升基建檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平

由于基建檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn)，這就給基建檔案管理人員提出了更高的要求?；n案管理人員既要具備檔案專業(yè)知識(shí)，又要了解和掌握建設(shè)工程專業(yè)知識(shí)，還要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化必備的技能，成為一崗多能，“專才”基礎(chǔ)上的“通才”。一方面我們要提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，注重基建項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案信息化建設(shè)技能的培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案管理部門和基建管理部門的溝通交流，可以定期舉行業(yè)務(wù)交流會(huì)，進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓檔案管理人員知曉建設(shè)工程方面的知識(shí)，了解工程項(xiàng)目的每一個(gè)流程;讓基建工程管理人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，了解檔案規(guī)范化管理的專業(yè)知識(shí)，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工程建設(shè)過程中遇到的問題。還要讓基建檔案管理人員走出去，到基建檔案管理先進(jìn)的高校進(jìn)行交流考察，取長補(bǔ)短，從而幫助檔案人員開闊視野，活躍思維，增強(qiáng)檔案人員的創(chuàng)新能力[4]。另一方面要積極想辦法，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，提升檔案管理人員的整體水平。

綜上所述，基建檔案規(guī)范化管理是高校建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這是一項(xiàng)任務(wù)艱巨的工作，必定面臨重重困難。這就需要各高校積極準(zhǔn)備，層層部署，采取行之有效的措施，從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，充分重視基建檔案管理工作，用制度去指導(dǎo)和規(guī)范，加快基建檔案數(shù)字化步伐，提升基建檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平，著力做好基建檔案規(guī)范化管理工作。

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作者簡介

張莉（1975-），女，漢族，四川省攀枝花人，本科，館員，研究方向：檔案管理。