事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對(duì)策探索

董乃源

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅關(guān)乎檔案保存的安全性、規(guī)范性和保密性，而且直接影響到事業(yè)單位工作開展的效率、水平和質(zhì)量，甚至影響到各項(xiàng)工作決策的實(shí)施，從這個(gè)角度來看，提升事業(yè)單位檔案管理水平具有較強(qiáng)的緊迫性。本文主要就事業(yè)單位檔案管理工作的意義、問題入手，嘗試探索事業(yè)單位檔案管理工作的新路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;對(duì)策;探索

檔案是事業(yè)單位有效開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，為科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)參考和提供公共服務(wù)的重要載體和媒介，檔案管理的水平和質(zhì)量直接影響到事業(yè)單位整體工作水平和工作質(zhì)量，是事業(yè)單位不可忽視的重要工作之一。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作水平不斷提升，但是也存在一些亟待解決的問題，比如重視和認(rèn)知不足、檔案管理質(zhì)量不高、檔案人才責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、檔案信息化水平有待提升等，需要事業(yè)單位不斷強(qiáng)化檔案管理的認(rèn)知和重視程度，制定有針對(duì)性的措施，及時(shí)加以解決。

1 提升事業(yè)單位檔案管理水平的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展

作為事業(yè)單位來講，一般都具有公共事務(wù)管理的某一方面職能，比如教育部門、人事部門、工商部門等等，這些事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的開展和實(shí)施，與本單位的檔案資料密不可分。通過對(duì)這些檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的管理和使用，事業(yè)單位可以更好地履行所承擔(dān)的職能和職責(zé)。比如，教育部門就要做好學(xué)生和教師檔案的管理，通過這些檔案資料，才能履行招生考試等各項(xiàng)具體職能，因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理對(duì)事業(yè)單位工作開展來講非常重要。

1.2 有利于保障特定群體的切身利益

作為事業(yè)單位來講，它管理和使用的檔案資料，往往與檔案的所有者自身利益息息相關(guān)，比如學(xué)生檔案、人事檔案、房屋檔案等等，一旦這些檔案的管理和使用出現(xiàn)漏洞和不規(guī)范的環(huán)節(jié)，將會(huì)直接影響到檔案資料所有人的切身利益，而對(duì)于一些歷史檔案資料來講，一旦發(fā)生毀壞和遺失，則是不可彌補(bǔ)的。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理對(duì)保障人民群眾的切身利益也是至關(guān)重要的。

1.3 有利于事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)規(guī)范決策

對(duì)于一些具有特定職能的事業(yè)單位來講，比如統(tǒng)計(jì)部門、審計(jì)部門、衛(wèi)生部門來講，通過獲取和分析特定人群的數(shù)據(jù)資料，可以對(duì)某一項(xiàng)特定工作措施進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估和判斷，對(duì)后續(xù)工作的開展具有明顯的參考作用。一旦檔案資料的使用、采集和管理存在不規(guī)范的問題，導(dǎo)致檔案資料失真、遺失，也就無法給事業(yè)單位進(jìn)行工作決策提供必要的參考和借鑒，也會(huì)在很大程度上影響事業(yè)單位工作措施的制定和實(shí)施。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足和問題

2.1 對(duì)檔案管理工作重視和認(rèn)知存在偏差

一些事業(yè)單位的管理者對(duì)檔案資料和檔案管理工作的重視和認(rèn)知不足，有的認(rèn)為檔案資料就是用來保存的，只要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，保證檔案資料安全性和保密性即可，不必對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的管理。有的事業(yè)單位因?yàn)樽陨硪?guī)模、經(jīng)費(fèi)、人員等方面的不足，往往造成對(duì)檔案管理工作不重視，造成檔案管理的資源不足，硬件設(shè)施建設(shè)滯后，給檔案管理工作造成了一定的阻礙和影響。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)亟待提升

目前，事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)存在很大的差距，一方面，檔案管理方面的專業(yè)人才相對(duì)較少，大多數(shù)都是由其他專業(yè)的人員兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，造成檔案管理存在諸多不規(guī)范的環(huán)節(jié)。另一方面，由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視，管理人員也存在責(zé)任意識(shí)不足的問題，對(duì)檔案資料的處理和管理存在很大的隨意性，加之考評(píng)管理存在漏洞和空白，造成了工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)嚴(yán)重滯后。

2.3 檔案管理制度規(guī)范程度不高

需要看到的是，事業(yè)單位檔案資料不僅僅具有較強(qiáng)的不可復(fù)制性，而且具有較強(qiáng)的保密性，一旦管理不規(guī)范，很容易造成重要檔案資料的泄密和遺失，會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而一些事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度不足，有的缺乏有效的管理制度，有的管理制度缺乏操作性，有的管理制度滯后，有的管理制度落實(shí)不到位等等，這些因素都給事業(yè)單位檔案管理水平提升造成了嚴(yán)重阻礙。

2.4 檔案管理的信息化程度不足

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸向信息化、智能化方向發(fā)展，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出了更高要求。從目前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理的信息化水平仍然不足，有的單位缺乏信息化的硬件設(shè)施，有的單位對(duì)信息化檔案的錄入存在一定的隨意性，造成檔案信息化管理的部門化傾向較為嚴(yán)重，各個(gè)事業(yè)單位的檔案資料往往不能共享和兼容，這也使檔案管理的效率和質(zhì)量大打折扣。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的有效路徑

3.1 不斷提升對(duì)檔案管理工作重視和認(rèn)知程度

針對(duì)在檔案管理方面存在的認(rèn)知和重視方面的短板和誤區(qū)，事業(yè)單位管理者必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的學(xué)習(xí)和探索，從提升事業(yè)單位工作科學(xué)化水平的高度認(rèn)識(shí)檔案管理工作，成立檔案管理工作小組，委派分管領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案管理，定期開展檔案工作檢查。要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施投入，通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、配齊配強(qiáng)保密安全設(shè)施等方面入手，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的安全化、科學(xué)化、規(guī)范化水平。

3.2 不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

要從思想意識(shí)和能力素質(zhì)兩個(gè)方面入手，提升檔案人員的整體水平。一方面，要做好檔案管理人員的思想動(dòng)員工作，通過檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)等方式，進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)化知識(shí)水平和能力，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)心和關(guān)注，通過建立完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，不斷對(duì)檔案管理工作水平進(jìn)行量化考核，通過有針對(duì)性的激勵(lì)制度，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.3 不斷提升檔案管理的制度化和規(guī)范化程度

一要提升檔案管理的制度化水平。要立足本單位業(yè)務(wù)檔案資料的特性，建立有針對(duì)性的管理制度，進(jìn)一步明確檔案資料的管理流程、步驟和規(guī)范，讓檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。二要提升規(guī)范化程度，通過帶領(lǐng)檔案管理人員到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)考察等方式，進(jìn)一步借鑒先進(jìn)地區(qū)和上級(jí)部門在檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，充分結(jié)合本單位實(shí)際，進(jìn)一步堵塞檔案管理存在的不足和漏洞，持續(xù)提升檔案管理水平。

3.4 不斷提升檔案管理的信息化水平

為更好地應(yīng)對(duì)檔案資料的信息化趨勢，事業(yè)單位要逐漸提升檔案管理的信息化水平。一方面，要不斷加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過搭建本部門檔案管理專用網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)檔案管理的信息化和高效化。另一方面，要主動(dòng)按照檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)際工作要求，主動(dòng)提升檔案資料的兼容性，讓本單位的檔案資料與其他各部門的檔案資料實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而有效增強(qiáng)檔案資料利用的價(jià)值和效率。

綜上所述，做好事業(yè)單位檔案管理工作，有針對(duì)性的解決存在的不足和問題，是事業(yè)單位必須要重視和解決的重要問題。事業(yè)單位要從各自的職能和業(yè)務(wù)工作入手，深入探索檔案資料的特征和管理規(guī)律，制定有針對(duì)性的管理措施和制度，不斷提升從業(yè)人員素質(zhì)能力，持續(xù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作再上新水平。

參考文獻(xiàn)

[1]黃海蓉.衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的問題及對(duì)策[J].管理觀察，2019（12）.

[2]張俊煒.基層事業(yè)單位人力資源管理工作存在的問題及其對(duì)策探析[J].全國流通經(jīng)濟(jì)，2019（12）.