事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)研究

劉敏

摘 要：在事業(yè)單位日常工作中，人事檔案管理工作是重要的組成部分，也是關(guān)鍵所在，具體職能是為單位選拔和聘用人才而提供主要依據(jù)。就目前情況，事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在一定的問題，為了更好地適應(yīng)信息時(shí)代，人事檔案管理要進(jìn)行改革和創(chuàng)新。本文就事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇展開論述，在挑戰(zhàn)中給出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;機(jī)遇與挑戰(zhàn);應(yīng)對(duì)方法

作為事業(yè)單位人才選拔提供重要依據(jù)的人事檔案管理部門，對(duì)于日常工作的具體落實(shí)尤為重要。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作與信息技術(shù)有效結(jié)合，打破傳統(tǒng)理念，構(gòu)建人事檔案管理平臺(tái)，發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值和作用，為事業(yè)單位在人才選拔以及今后是否能夠穩(wěn)定發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中的現(xiàn)實(shí)狀況

事業(yè)單位人事檔案管理部門主要工作是根據(jù)單位的具體情況提供人員資料統(tǒng)籌的部門，具體工作是收集人員信息，做到有效存儲(chǔ)管理，以便日后為事業(yè)單位工作中人員調(diào)動(dòng)和人才培養(yǎng)提供有效的數(shù)據(jù)支撐，調(diào)動(dòng)工作者的積極性，有效核實(shí)工作者的工作態(tài)度和績(jī)效情況。然而，在人事檔案管理工作中，管理制度需要加以完善，在具體落實(shí)時(shí)沒有將工作更加細(xì)致化，導(dǎo)致事業(yè)單位職能發(fā)展方向面臨問題，在實(shí)際工作中出現(xiàn)效率低下、信息管理出現(xiàn)偏差，這就要求事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作全面進(jìn)行審核，包括管理制度、人員素質(zhì)以及硬件方面都要有所提高。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中的機(jī)遇

1）完善人事檔案管理制度。在我國經(jīng)濟(jì)體制不斷變化中，事業(yè)單位的招聘機(jī)制也有一定的變化，有了合同制度和聘用制度。在人事改革的驅(qū)動(dòng)下，事業(yè)單位的人才流動(dòng)比較頻繁，對(duì)于人事管理制度上會(huì)有一定的難度。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，對(duì)于人員流動(dòng)中人事檔案在單位之間的調(diào)度會(huì)變得更加方便快捷，這就不會(huì)影響到勞動(dòng)合同在解除中人員檔案的調(diào)整問題。與此同時(shí)，事業(yè)單位的招工已經(jīng)不再是單一的方式，也可以通過人才招聘網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)于人才信息進(jìn)行檢索，這樣就位事業(yè)單位的招聘帶來許多便利條件。

2）提升人事檔案管理效率。事業(yè)單位人事檔案管理中，對(duì)于傳統(tǒng)的方式就是由管理人員保存職工的實(shí)體檔案，在管理過程中就會(huì)產(chǎn)生許多時(shí)間，并且耗費(fèi)巨大精力用于把各個(gè)人員的具體信息歸集整合到一起，放入檔案之中作為參考，遇到問題時(shí)，會(huì)進(jìn)行人事檔案地翻閱工作，在查找時(shí)，根據(jù)要求選擇查找方法，在這期間需要耗費(fèi)整理物力和財(cái)力，其中還需要承擔(dān)原始檔案，在查找過程中出現(xiàn)的丟失或者損壞的問題。面對(duì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，管理檔案的方式和手段也出現(xiàn)了很大變化，在和紙質(zhì)版檔案保存的基礎(chǔ)上，與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合建立網(wǎng)上存儲(chǔ)信息，更加科學(xué)和自動(dòng)化的將人員檔案建立成數(shù)據(jù)庫，這樣在查找人員信息中，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料查閱，在最大程度上節(jié)約了時(shí)間成本，提高了管理效率，這樣使得事業(yè)單位人事檔案管理更加方便，管理質(zhì)量得到了保證。

3）提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。事業(yè)單位人事檔案管理人員對(duì)于普通的人事檔案管理，只需要做到紙質(zhì)版保存完整便好，但是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，人事檔案管理人員必須要具備更加專業(yè)的業(yè)務(wù)水平，突出在管理和信息技術(shù)操作能方面的能力，用來更好地建設(shè)檔案管理信息化工作，再結(jié)合單位的具體情況，人事檔案管理工作人員需要在實(shí)踐中提高自身業(yè)務(wù)水平，通過不斷的學(xué)習(xí)來充實(shí)自己，這樣才能夠提升人事檔案管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力，在工作中更加專業(yè)的處理問題。

4）紙質(zhì)版檔案得到了有效保護(hù)。就目前情況來看，事業(yè)單位人事檔案的管理工作依舊離不開人員紙質(zhì)版的存檔，這些都是人事檔案原始記錄。在進(jìn)行人員檔案查看時(shí)，依舊需要翻閱紙質(zhì)檔案來獲取個(gè)人信息，在其中會(huì)遇到復(fù)印原始檔案的情況。隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)版人事檔案會(huì)遇到反復(fù)使用導(dǎo)致出現(xiàn)破損情況。將信息技術(shù)融入人事檔案的管理工作可以很好的解決這一問題。在查看人事檔案中，可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫調(diào)取資料進(jìn)行查閱和下載，不僅可以更加快捷的找出人員信息，減少查閱時(shí)間浪費(fèi)，更能對(duì)具有很強(qiáng)客觀性的紙質(zhì)檔案加以保護(hù)，起到了提高查詢效率和工作效率，幫助管理人員減少了不必要的工作負(fù)擔(dān)。

5）提高應(yīng)用價(jià)值。在信息化管理的人事檔案中，能夠?qū)⑷耸聶n案的信息資源實(shí)現(xiàn)共享，傳統(tǒng)的人事檔案管理無法達(dá)到。這是由于只依靠紙質(zhì)版的傳統(tǒng)人事檔案管理注重信息保存和整理工作，這樣無法將人事檔案資源信息化共享，并且限制了事業(yè)單位人事資源的整體把控，會(huì)出現(xiàn)事業(yè)單位人力資源配置不合理、無法正常的使用。信息化時(shí)代打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位人力資源的管理模式，將紙質(zhì)版信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，來達(dá)到資源上的最大共享，把人事檔案工作更加科學(xué)精確的實(shí)施管理，開拓了人事檔案服務(wù)管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3 事業(yè)單位人事檔案管理中的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)辦法

1）人事檔案管理理念面臨挑戰(zhàn)。事業(yè)單位人事檔案管理工作要科學(xué)化的展開，最重要的是將人員檔案進(jìn)行全面收集，在系統(tǒng)管理中對(duì)于人員信息的具體分析，這就說明人事檔案管理工作中需要突出工作者個(gè)人，要將他們的工作經(jīng)歷以及個(gè)人表現(xiàn)詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄在案，在事業(yè)單位對(duì)工作人員進(jìn)行執(zhí)業(yè)考核時(shí)做到有據(jù)可依，并且在一定程度上可以幫助工作者對(duì)職業(yè)生涯積極的主動(dòng)思考，這也是人事檔案管理工作的意義所在。在我國諸多事業(yè)單位中，人事檔案管理工作凌駕于工作者之上，用居高臨下的視角面對(duì)工作者，久而久之，在這種制度下改變之前的管理制度變得難上加難。想要改革和創(chuàng)新管理理念，需要事業(yè)單位在人事檔案管理部門的工作職能上進(jìn)行重新定位，主管人員以及下屬工作者要加強(qiáng)專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)和反思，明確自身工作職能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，明確管理方向、端正工作態(tài)度，對(duì)工作細(xì)節(jié)也要特別注意，在實(shí)際工作中逐步轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念。

2）人事檔案管理技術(shù)面臨挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作中，管理人員只需對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行妥善保存，在查閱時(shí)注意檔案不要出現(xiàn)損壞或丟失現(xiàn)象發(fā)生即可。然而面臨信息時(shí)代不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作需要更加科學(xué)、有序的進(jìn)行，這就對(duì)于人事檔案管理的技術(shù)提出了更高的要求。在不斷完善事業(yè)單位各項(xiàng)法律法規(guī)以及管理制度的前提下，還要保障人事檔案管理工作融入計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)，其中也包括管理軟件和安全技術(shù)領(lǐng)域的開發(fā)和使用。想要做到與時(shí)俱進(jìn)，防止檔案信息遭到破壞或者出現(xiàn)盜竊情況，就需要人事檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)本著不斷提高管理人員的專業(yè)技能，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的管理工作也要落到實(shí)處，在電子檔案管理過程中嚴(yán)格按照使用制度執(zhí)行，做好檔案信息的安全防止泄露信息，在技能培訓(xùn)中加入提高管理人員安全防范意識(shí)的傳播，全面提升管理人員的綜合素質(zhì)。與此同時(shí)，設(shè)立專門的安全管理崗位，可以提升人事檔案管理的工作質(zhì)量，提高工作效率。

3）人事檔案管理服務(wù)職能面臨挑戰(zhàn)。只有事業(yè)單位制度改革才能更好地促進(jìn)人事檔案管理工作順利發(fā)展，這樣就給人事檔案管理服務(wù)職能上帶來了重大挑戰(zhàn)。建議單位檔案管理部門對(duì)于工作的合理分配和具體責(zé)任要落到實(shí)處，分工要明確，可以讓工作人員在自己的工作范圍內(nèi)完成工作，沒必要每一位人員都能勝任所有工作，在信息化管理的人事檔案工作中，工作人員需要做到每一個(gè)環(huán)節(jié)都能快速、準(zhǔn)確的完成工作任務(wù)，順利解決工作中的實(shí)際問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)推陳出新，在挑戰(zhàn)中抓住機(jī)遇，完善管理制度、提高工作人員能力，結(jié)合本單位的具體情況，提供更優(yōu)質(zhì)的職能擴(kuò)展平臺(tái)，切實(shí)做好人事檔案管理工作。

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