博物館展覽工作形成檔案的收集與管理分析

李靜

摘?要： 博物館每年都會(huì)根據(jù)自身的規(guī)模大小、自然條件、館藏文物，花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力舉辦各種展覽。有一個(gè)問(wèn)題不容忽視，那就是展覽成功之時(shí)，往往是展覽資料流失之時(shí)。在舉辦展覽過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因?yàn)闆](méi)有及時(shí)收集整理，在中途已經(jīng)丟失。有的資料分散在各個(gè)部門，沒(méi)有集中保管，處于失管狀態(tài)。如何將展覽陳列實(shí)踐中寶貴的第一手資料在第一時(shí)間保留下來(lái)，進(jìn)行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現(xiàn)實(shí)課題。

關(guān)鍵詞： 博物館展覽;檔案收集;管理;分析

【中圖分類號(hào)】G206?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）03-0287-01

1?新時(shí)期博物館展覽檔案管理的必要性

當(dāng)下，越來(lái)越多的民眾選擇到博物館休閑娛樂(lè)，學(xué)習(xí)體驗(yàn)，極大的推動(dòng)了文化產(chǎn)業(yè)類型的消費(fèi)。從博物館展覽的功能分析，展覽正好可以滿足這種迅速增長(zhǎng)的文化精神需求;同時(shí)作為觀眾了解歷史、文物的重要載體，在內(nèi)容方面展覽從前期籌備到展出到后期成果，既包含了展品信息、展陳設(shè)計(jì)、宣傳活動(dòng)、參觀人數(shù)、觀眾調(diào)查、展覽衍生品等方面，也為展覽檔案的管理工作提出了一些改革要求;因此從實(shí)際需求方面觀察，在現(xiàn)階段的博物館展覽檔案管理方面，應(yīng)該建立一套完整的展覽檔案方案，一是為了促進(jìn)博物館檔案的整體發(fā)展，二是奠定了今后博物館檔案社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)。比如在檔案整體發(fā)展方面，就可以借助信息采集、數(shù)據(jù)積累與分析，不斷完善展覽檔案信息，提高展覽檔案管理效率與利用率;而在社會(huì)公共服務(wù)的層面，可以利用這種展覽檔案管理更為多樣、清晰的為社會(huì)民眾日益增強(qiáng)的了解意愿、學(xué)習(xí)欲求、休閑娛樂(lè)等提供有內(nèi)容、有數(shù)據(jù)支持的多元服務(wù)等。

2?博物館陳列展覽檔案分類與管理工作的作用

博物館陳列展覽檔案主要包括博物館在舉辦陳列展覽活動(dòng)中所產(chǎn)生的相關(guān)的書面資料、影像記錄、音頻資料等，涉及范圍廣，種類繁多，相較于其他的檔案資料缺乏內(nèi)在的聯(lián)系性與規(guī)律性?；诖?，博物館陳列展覽檔案的分類與管理工作就顯得尤為重要，它可以幫助建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的博物館陳列與展覽檔案信息庫(kù)，將不同的陳列展覽檔案進(jìn)行聯(lián)系，為日后相關(guān)活動(dòng)的開展提供必要的信息支撐，為相關(guān)問(wèn)題的解決提供數(shù)據(jù)支持。

3?常設(shè)固定陳列的展覽檔案

3.1?內(nèi)容設(shè)計(jì)階段的展覽檔案

在展覽策劃前期，主要檔案資料包括展陳策劃書、可行性方案、展覽內(nèi)容大綱及相關(guān)討論記錄、專家論證會(huì)紀(jì)要、上報(bào)審批文件等等。其中，牽涉到內(nèi)容大綱的資料最多，也最為復(fù)雜。在內(nèi)容設(shè)計(jì)階段，展覽大綱的完善是一個(gè)不斷充實(shí)和修訂的過(guò)程，一個(gè)基本陳列的內(nèi)容大綱從起草到最后定稿，往往要經(jīng)歷十幾稿甚至二十幾稿之多的修改，每一版的內(nèi)容大綱都應(yīng)標(biāo)注修改時(shí)間并及時(shí)存檔，這對(duì)回溯策展過(guò)程，厘清展覽內(nèi)容線索有著相當(dāng)重要的意義。在展覽內(nèi)容設(shè)計(jì)階段，要進(jìn)行文物展品的甄選，展品清單也會(huì)隨著展陳大綱的修改而不斷調(diào)整，相應(yīng)產(chǎn)生的文物清單同樣應(yīng)標(biāo)明日期并作為該版內(nèi)容大綱的附件隨之存檔。

3.2?形式設(shè)計(jì)階段的展覽檔案

基本陳列及專題陳列由于其長(zhǎng)期固定的性質(zhì)，對(duì)形式設(shè)計(jì)的要求普遍較高，在經(jīng)費(fèi)較充裕的條件下，往往會(huì)延請(qǐng)專業(yè)設(shè)計(jì)公司負(fù)責(zé)這一項(xiàng)工作。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，形式設(shè)計(jì)公司和展陳施工單位的確定必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的招標(biāo)程序，在這個(gè)不短的時(shí)間段內(nèi)產(chǎn)生的文件種類繁多，數(shù)量巨大，包括公開招標(biāo)文件、參加競(jìng)標(biāo)的各設(shè)計(jì)公司提供的展廳設(shè)計(jì)效果圖、招標(biāo)會(huì)專家論證紀(jì)要，以及展陳各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)文件等等，這些都是大型展覽項(xiàng)目中不可或缺的重要檔案。在形式設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)公司與博物館展陳人員將圍繞內(nèi)容大綱不斷充實(shí)、完善形式設(shè)計(jì)方案。

3.3?展陳施工階段的檔案

博物館展陳工程不同于普通的房屋裝修施工，涉及范圍廣，技術(shù)要求高。這一階段應(yīng)及時(shí)留存的檔案文件包括各類施工圖、施工進(jìn)度表、各種進(jìn)場(chǎng)材料的合格證或質(zhì)保書、施工監(jiān)理報(bào)告、安防及消防系統(tǒng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、展覽項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。施工階段的文件專業(yè)性強(qiáng)，法律意義尤其重大，博物館展覽團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)安排專人與施工方、監(jiān)理方進(jìn)行對(duì)接，妥善保存相關(guān)文件或副本。

3.4?布展階段的檔案

在設(shè)計(jì)和施工進(jìn)行到一定程度的時(shí)候，策展團(tuán)隊(duì)要確定最終的布展方案。布展方案需條理明晰，詳細(xì)具體，有較強(qiáng)的可操作性和指導(dǎo)意義，內(nèi)容包括計(jì)劃日程表、布展人員各自的具體職責(zé)、現(xiàn)場(chǎng)安保方案等等。進(jìn)入布展階段后，所有參與人員各司其職，嚴(yán)格按照布展方案執(zhí)行自己的工作，在文物出庫(kù)、現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)交、展品進(jìn)柜、燈光調(diào)試等一系列進(jìn)程中，應(yīng)安排專人全程拍攝現(xiàn)場(chǎng)工作照及視頻資料，以影像的形式真實(shí)記錄布展過(guò)程。布展工作照和布展方案同樣是布展階段檔案中不可或缺的重要部分。在布展全部結(jié)束后，應(yīng)盡快拍攝展廳現(xiàn)場(chǎng)效果照片，此時(shí)展廳尚未對(duì)觀眾開放，可以獲取比較整潔的畫面和全面的角度，拍攝的同時(shí)兼顧藝術(shù)性和紀(jì)實(shí)性。

4?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，博物館展覽檔案的收集、管理和完善需要展陳人員的共同努力，健全展覽檔案第一重要的是形成自覺(jué)意識(shí)，在展覽項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，要養(yǎng)成隨時(shí)將相關(guān)資料歸檔的習(xí)慣。一個(gè)展覽完成后，策展負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)撰寫展覽總結(jié)報(bào)告，盡快整理出該項(xiàng)目的展覽檔案，做到分門別類，條理清晰，檢索便捷。豐富而全面的展覽檔案是博物館展陳工作的真實(shí)記錄，也是展覽陳列研究的寶貴資料。隨著中國(guó)博物館事業(yè)的繁榮，在策劃舉辦優(yōu)秀展覽的同時(shí)，也應(yīng)更重視展覽檔案的收集和管理。期待在不久的將來(lái)，博物館展覽檔案工作能以藏品檔案管理為榜樣，早日走上制度化、規(guī)范化的道路。